La organización como fase del proceso administrativo

La organización es la segunda fase o etapa del proceso administrativo después de

la planificación y en ella se encarga de crear la estructura orgánica, establecer los
niveles de autoridad y responsabilidad y establece las funciones que correspondan
a sus actividades para lograr los fines planteados.

La organización como etapa del proceso administrativo Se basa en la obtención

de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional
de todos los recursos que forman parte del grupo social. Después de establecer
los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar qué
medidas utilizar para lograr lo que se desea. Es el proceso de determinar y
establecer la estructura, los procedimientos y los recursos necesarios apropiados
para el curso de acción seleccionado.

Características de la organización como sistema

Autoridad jerárquica, es decir, todas las actividades establecidas en la

organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos. Respetando
la cadena de mando.

Coordinación de esfuerzos, que se logra mediante la creación de políticas y

normas

División del trabajo, cada persona realiza tareas distintas pero relacionadas

Objetivo común, es el propósito colectivo principal

Esto permite el equilibrio, la homeostasis o autorregulación para el mantenimiento

y la constancia de la empresa.

Pasos para el proceso de organizar

1. plantearse el objetivo, objetivos, misión y visión de la organización.

2. identificar las funciones, actividades, y tareas para alcanzar los objetivos de

la organización.
 3. descripción de tareas y procedimientos en diferentes cargos.

4. preparar el organigrama que mejor se exprese los aspectos antes

mencionados.

5. preparar el manual de cargos y procedimientos. seleccionar el personal

idóneo para los cargos

6. identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución

de las tareas.

7. conseguir y acondicionar el área física para el funcionamientos de la

organización.

Principios que se deben tener en cuenta en la organización

Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la organización debe

establecer los fines permanentes o (teología) hacía los cuales se encamina la
organización.

Principio de los canales de supervisión bien definida: Según este principio, en el

organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar
conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por
otra de jerarquía mayor.

. Principio del espacio de control: De acuerdo con este principio, se debe

establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se
aconseja que el número de personas esté entre 7 y 8, tomando en cuenta: a) la
naturaleza del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la preparación de los
subordinados. d) el medio ambiente físico.

Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad: De acuerdo con este principio,

la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el
cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la
responsabilidad total final por la autoridad delegada.
. Principio de fijación de responsabilidades: Este principio establece que la
responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de la que implica la
autoridad delegada, ni debería ser menor.

Principio de la selección y adiestramiento del personal: Se enuncia diciendo que el

personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser
adiestrado, recibiendo entrenamiento. Principio de la selección y adiestramiento
del personal: Se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado
debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo
entrenamiento.

Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y

diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que trabajen en
una sola especialidad o área de actividades.

Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una

cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el
último subordinado y que esta debe funcionar claramente a través de toda la
organización.

Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una

cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el
último subordinado y que esta debe funcionar claramente a través de toda la
organización.

Instrumentos que se deben usar en la organización

Permiten establecer de manera formal (escrita) la estructura y funciones de la
organización.

Organigramas es la representación gráfica que muestra cómo estan relacionadas

las unidades de la estructura de una organización.

Describe gráficamente la división del trabajo, responsabilidad, niveles de

autoridad, canales de supervisión y comunicación.

Manuales: es un documento que contiene o incluye de forma sistematizada las

actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y las formas en
que las mismas deberán ser realizadas.

Suministra información para la acción.

Sirve de guía para la ejecución del trabajo.

Instruye sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas,

procedimientos, etc., de la institución.

El manual de organización: es un instrumento que contiene detalles sobre la

empresa o institución, tales como: Los objetivos de la empresa. Las diferencias
entre las líneas de organización y las de la comunidad. La estructura de la
organización y la base sobre la cual se diseñó dicha estructura. La relación entre
la función de línea y la de asesoría. Los deberes y responsabilidades específicas
del nivel operativo.

El manual de política: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son
la guía básica para la acción; así mismo, prescriben los límites generales dentro
de los cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulación de las
políticas, en un manual, permitirá: Agilizar el proceso decisorio. Establecer líneas o
guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los
objetivos de la institución. Facilitar la descentralización. Servir de base para una
constante y efectiva revisión.
El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de
operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual
más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la
actividad operativa de la empresa o institución. El manual de procedimiento
incluye la descripción de normas, la descripción de procedimientos, el flujo gramas
de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos.