UA 5: El control general de la actividad de bar-cafetería

UA Unidad de aprendizaje
El control general de la actividad de bar-cafetería
5

Objetivos

Objetivo general
Conocer las exigencias propias del control documental general de la actividad del bar-cafetería.

Objetivo especí co
Desarrollar y analizar documentación asociada a las gestiones propias del control general del bar-
cafetería.
Reconocer si una documentación cumple con las exigencias impuestas por la normativa vigente.

Mapa conceptual o esquema de contenidos

1 Comparación y aplicación de sistemas y procesos de control de la

producción y el servicio en el bar-cafetería
1.1 El sistema APPCC, las GPCH y la implantación de la trazabilidad
1.2 Aplicación de los sistemas presentados
1.3 Comparativa de los sistemas y planes presentados

2 Análisis sencillo de la situación económico- nanciera del bar-

cafetería

3 Diario de producción y cierre de caja

3.1 Diario de producción
3.2 Cierre de caja

4 Aplicación de métodos sencillos para auditar los procesos de

facturación, cobro, cierre diario de la producción y liquidación de
caja en el bar-cafetería
4.1 Procesos de auditoría de gestiones económicas (facturación, cobro y liquidación de caja)
4.2 Procesos de auditoría para el cierre diario de la producción
 5 Comparación y aplicación de sistemas de organización de la
información
5.1 Comparativa de los sistemas de organización de la información
5.2 Aplicación de los sistemas de organización de la información

6 Normalización y formalización de documentación que se genera en

la actividad
6.1 Normalización y formalización documentación interna
6.2 Normalización y formalización de documentación externa

Introducción
Cuando se afronta la puesta en marcha de un bar-cafetería, son muchos los registros documentales que nos
pueden ayudar a decidir cuál es la estrategia comercial que debemos seguir, el tipo de oferta, la posible
demanda o qué precio vamos a aplicar.
Pero el desarrollo de la actividad también requiere del seguimiento de registros propios que nos permitan el
análisis económico- nanciero, como el diario de producción.
La apertura y cierre de caja son otros procesos asociados a la facturación del bar-cafetería, procesos que se
dan a diario y que juegan un importante dato histórico, pues permiten hacer una comparativa de los
movimientos de ventas que se producen.
En función de estas premisas, y para ofrecer una mayor practicidad en el estudio de las empresas de bar-
cafetería, continuaremos exponiendo los casos acontecidos en el bar-cafetería Oslo.
 UA 5: El control general de la actividad de bar-cafetería

1. Comparación y aplicación de sistemas y procesos de control

de la producción y el servicio en el bar-cafetería

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Una vez que se recepciona la mercancía teniendo presente los controles establecidos, es importante
contar con un procedimiento correcto en el aseguramiento de la calidad de dichos productos, evitando
la pérdida de sus características organolépticas e incluso su contaminación.
En el bar-cafetería Oslo, se ha implantado un sistema APPCC, en el que se recogen todos los parámetros
por los que pasa un producto hasta su venta. Además, tienen un registro documental que permite
conocer la trazabilidad del producto.

Ya conoces el sistema documental asociado al control económico y nanciero del bar-cafetería, así como la
documentación relacionada con el aprovisionamiento y control de consumos y costes propios de esta actividad.
Ahora debemos centrarnos en la descripción de los sistemas de control asociados al proceso productivo, ya
que un alto porcentaje de los productos servidos en este tipo de establecimientos requieren ser transformados
para su venta. Esto hace necesario la descripción del sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control
Críticos (APPCC) y de las Guías de Prácticas Correctas de Higiene (GPCH), así como la implantación
documental que asegure la trazabilidad de los productos en todo momento.

1.1 El sistema APPCC, las GPCH y la implantación de la

trazabilidad
Para garantizar el sistema productivo y de servicio en el bar-cafetería se deben tener implantados, al menos, el
sistema APPCC y las GPCH, sin olvidar además el aseguramiento del plan de trazabilidad, ya que permitirá
retirar cualquier producto, y sus derivados de este, que puedan presentar alguna irregularidad. Todo ello se
explica a continuación:

Sistema APPCC
Sistema preventivo que permite de forma sistemática identi car, evaluar y controlar los peligros que,
en cada uno de los eslabones de la cadena alimentaria, puedan afectar de una u otra manera a la
inocuidad de los alimentos.

Su implantación requiere del cumplimiento de siete principios, que son:

1. Identi car y analizar peligros.

2. Establecer parámetros de control para cada punto de control crítico.
3. Implantar un sistema de registro.
4. Determinar los puntos de control críticos.
5. Establecer el sistema de vigilancia para cada punto de control crítico.
6. Aplicar procesos de veri cación periódicos.
7. Implantar medidas correctoras.

La implantación del sistema APPCC ofrece ventajas sobre el operador o empresa alimentaria, los
consumidores y las autoridades sanitarias competentes. Algunas de estas ventajas son:

Operador empresa alimentaria
Consumidores
Autoridad sanitaria competente
Permite una mejor gestión de la empresa.
Garantiza la aplicación de la legislación vigente.
Agiliza la comunicación interna y externa.
Ofrece productos homogéneos en cuanto a sus
características organolépticas.
Aumenta la con anza hacia el producto comercializado.
Refuerza el interés como consumidor en cuanto a la
protección de su salud.
Agiliza el control o cial correspondiente a la actividad de la
empresa.
Ante posibles crisis, mejora la e cacia en la toma de
decisiones para enfrentarse al problema.

GPCH
Las Guías de Prácticas Correctas de Higiene expondrán el conjunto de acciones llevadas a cabo de
forma correcta durante el proceso de elaboración u obtención de un producto con el n de garantizar
su inocuidad.

En el bar-cafetería, dichas guías deberán recoger los principios relacionados con la higiene de los
procesos realizados, donde es clave evitar la contaminación cruzada.

Las GPCH recogerán información sobre:

Higiene del personal, sus hábitos y salud.

Condiciones estructurales del establecimiento, así como de instalaciones y equipos.
Procedimientos de limpieza y desinfección.
Desinsectación y desratización.
Prácticas correctas de higiene durante las fases de elaboración y servicio.
Medidas preventivas de autocontrol y APPCC.
Plan de trazabilidad
La implantación de un plan de trazabilidad posibilita localizar y seguir el rastro de un producto a
través de las etapas de producción, transformación y distribución.

Se debe contemplar la trazabilidad hacia delante, interna y hacia atrás, diferenciando en cada caso:

Trazabilidad hacia atrás: es necesario un sistema documental que nos permita identi car qué se
ha recibido y cuánta cantidad, quién lo ha suministrado y cuándo lo ha hecho.
Trazabilidad interna: es necesario un sistema documental que permita identi car el producto
durante todo el proceso.
Trazabilidad hacia delante: es necesario un sistema documental que permita localizar un
producto una vez que salga de nuestras instalaciones o es servido. Así, se podrá retirar si existe
algún riesgo.

1.2 Aplicación de los sistemas presentados

La aplicación de los sistemas y procesos de control de la producción y el servicio en el bar-cafetería deben ser
impuestos por normativa, tal y como re eja el Reglamento 852/2004, del que hay que destacar que:
La aplicación se llevará a cabo en toda la cadena alimentaria.
El operador de la empresa alimentaria es el principal responsable de la seguridad alimentaria.
El diseño de los sistemas y planes deben ser exibles con el n de poder adaptarse a posibles modi caciones.
Dichos sistemas serán aplicados en función de las pautas dadas por dicha normativa, que indica los siguientes
puntos obligatorios:

Aplicación del sistema APPCC

Aplicación del plan de trazabilidad

Aplicación de las GPCH

1 El sistema APPCC es uno de los medios más indicados para asegurar que se cumplen con
los requisitos de higiene en todas las etapas de producción, transformación y distribución,
ya que permite evaluar el producto a lo largo de todo el proceso productivo. Esto hace que
su aplicación requiera de las siguientes directrices:

Formación de un equipo APPCC.

Descripción del producto.
Identi cación del uso esperado.
Elaboración de diagramas de ujo.
Con rmación in situ del diagrama de ujo y del plano esquemático de la planta.
Enumeración de todos los posibles peligros relacionados con cada fase, ejecución de
un análisis de peligros y el estudio de las medidas a controlar.
Determinación de los PCC.
Establecimiento de límites críticos para cada PCC.
Adaptación de un sistema de vigilancia para cada PCC.
Aplicación de acciones correctoras.
Implantación de procedimientos de veri cación.
Establecimiento de un sistema de documentación y registro.

2 Hay que seguir el rastro de todos los productos y, para ello, es necesario imponer un
sistema de gestión documental (registro).
Para su aplicación hay que generar un registro propio, lo que requiere:

Llevar a cabo un estudio de los sistemas de archivo propios.

Conocer la documentación facilitada por proveedores y clientes.
De nir el ámbito de aplicación, así como la agrupación de aquellos productos que lo
permitan.
Establecer registros y documentos necesarios.
Aplicar mecanismos de veri cación y validación.
Implantar mecanismos de comunicación entre empresas.
Establecer mecanismos que posibiliten la localización, inmovilización o retirada de
productos.
 3 Las GPCH es el documento que nos ayudará al seguimiento de unas prácticas correctas
de higiene. Para su elaboración es posible recoger los principios que desde los organismos
o ciales nos brindan, que servirán como base y se cumplimentarán con aquellos aspectos
propios de tu establecimiento. Así, son necesarios los siguientes aspectos:

Describir las condiciones higiénicas de los productos utilizados.

Exponer las necesidades de formación que tiene el equipo que forma parte del
establecimiento.
Desarrollar las condiciones requeridas para el mantenimiento de los locales, equipos e
instalaciones.
Presentar las necesidades propias de limpieza y desinfección.
Indicar las necesidades en torno al control de las plagas.
Establecer parámetros para el control del abastecimiento de agua.
Presentar las buenas prácticas de manipulación y elaboración.
Describir las necesidades de trazabilidad.

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 Nota

La aplicación de los sistemas descritos es complementaria y necesaria según las exigencias sanitarias
con el n de prevenir la contaminación y deterioro de los alimentos, así como poder actuar de forma
e caz ante la necesidad de localización, inmovilización o retirada de cualquier producto.

1.3 Comparativa de los sistemas y planes presentados

Es necesario destacar que los sistemas y planes presentados sobre el control de la trazabilidad, el seguimiento
e implantación de unas prácticas correctas de higiene, así como el seguimiento del sistema de análisis de
peligros y puntos de control críticos, forman parte de un sistema general documentado que propicia el
aseguramiento de la calidad. No obstante, cada uno de ellos basa su estudio en parámetros concretos,
pudiendo plantearse situaciones contrapuestas. Algunas comparaciones al respecto se presentan a
continuación:

GPCH versus APPCC

Para la correcta gestión del bar-cafetería es imprescindible el desarrollo e implantación de ambos
planes o sistemas, sabiendo que mientras que las GPCH se centran en indicar los parámetros y pautas
a favor de la higiene del producto, el sistema APPCC determinará si las fases indicadas para el
desarrollo son las correctas, así como si es necesario imponer nuevas fases.

Las GPCH deben especi car de forma completa todos los parámetros relacionados con un sector o
actividad, siendo propios de ellos. En cambio, el sistema APPCC se basa en unos criterios generales,
fundamentados en siete principios, que requieren simplemente de una adaptación en los
procedimientos llevados a cabo para la obtención del producto.

Plan de trazabilidad versus GPCH

El plan de trazabilidad determina el origen y seguimiento de un producto, no entrando en valor con las
GPCH. No obstante, la generación de dichas guías (GPCH) requiere observar si no inciden en la
correcta identi cación de los productos.
Por tanto, mientras que el plan de trazabilidad busca la identi cación constante del producto o
elaboración, las GPCH se centran en el aseguramiento de la calidad del producto.

APPCC versus plan de trazabilidad

El sistema APPCC permite identi car los parámetros y puntos críticos que controlar en el proceso de
elaboración o servicio. Dicho sistema necesita de un preciso registro documental en el que se
identi can temperaturas, métodos de elaboración, ingredientes utilizados, sistema de servicio
impuesto, etc., por lo que el seguimiento de la trazabilidad puede verse comprometido.

Por su lado, es necesario que el plan de trazabilidad asegure la identi cación del producto en toda la
cadena productiva, incluyéndose cada uno de los puntos determinados por el APPCC.
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2. Análisis sencillo de la situación económico- nanciera del bar-

cafetería

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Hace tres años que comenzó la gestión del establecimiento bar-cafetería Oslo. Por ahora, los datos
registrados indican que, aunque el bene cio esperado no se está cumpliendo, es cierto que la
rentabilidad del negocio es su ciente para cubrir tanto los gastos generados en la inversión inicial como
los costes de materia prima, personal, mantenimiento, etc., y además soportar un ahorro que se utilizará
para futuras mejoras.

Emprender un nuevo negocio requiere de un importante desembolso económico, muchas veces no

contemplado, lo que propicia la inviabilidad del establecimiento. A su vez, también es necesario valorar:

Inversión inicial
Es necesario analizar la inversión inicial, con el n de plantear los gastos que supone la creación de la
empresa. En este caso, se diferencia entre:

Activo corriente: se trata de los bienes y derechos necesarios para el desarrollo de la actividad,
con un periodo inferior a un año (materias primas, material de limpieza…).
Activo no corriente: representado por los bienes y derechos necesarios para el desarrollo de la
actividad, teniendo un uso imprescindible (edi cios, locales, maquinaria, mobiliario, equipos, etc.).
Fuentes de nanciación
Se deben analizar los requisitos de nanciación, estudiando las formas de obtener el dinero necesario
para avanzar el proyecto.

Previsión de ingresos
Hay que analizar los ingresos que se esperan obtener con el n de conocer la viabilidad del proyecto.
Para ello, es necesario establecer una estimación de ocupación y consumos diarios; es decir, hay que
formular una previsión de ingresos y consumos.

Costes de producción y prestación del servicio

Es necesario establecer un análisis del consumo estimado de materia prima empleada para ofrecer el
servicio, valorando una ratio para cada gama.

Prevención de gastos generales y gastos de personal

Hay que establecer un análisis de los gastos asociados a compras y gastos variables como puede ser
la contratación de personal extra.

Prevención de tesorería
Es necesario establecer un análisis del ujo de caja en cuanto a los pagos y cobros, pudiendo afrontar
la solicitud de un crédito en aquellos meses o rangos en los que el análisis sea negativo. En esos casos
también se debe amortizar el crédito solicitado.

Análisis de resultados, balances y ratios

 Se deben analizar las cuentas de pérdidas y ganancias, así como la realización de un balance nal,
asociado al primer año de actividad.

En cuanto a los ratios, también será necesario su estudio.

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 Nota

El análisis de estos principios dará como resultado un estudio completo que, junto con la labor comercial
y de publicidad, posibilitará que las ventas aumenten año tras año, obteniéndose así una previsión de
pérdidas/ganancias.
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3. Diario de producción y cierre de caja

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Con el n de sacar el máximo partido al personal del bar-cafetería Oslo, Antonio ha generado un registro
documental en el que se exponen los procesos que deben llevar a cabo cada uno de los integrantes del
establecimiento.
Este registro ha tenido una muy buena acogida, ya que permite una mayor organización de sus
integrantes. Al mismo tiempo, se cubren con tareas de limpieza y organización los momentos que antes
se destinaban al recreo u ocio, sacando un mayor provecho a la mise en place.

Para que un negocio de bar-cafetería obtenga resultados económicos positivos es necesario aplicar un sistema
productivo adecuado, que rentabilice los servicios prestados. De nada sirve que el producto que se ofrece
requiera de un gasto excesivo en su gestión. Otro factor determinante tiene que ver con el control económico
del establecimiento, donde el proceso de cierre de caja es uno de los procesos más signi cativos.

3.1 Diario de producción

El diario de producción recoge las exigencias y necesidades que hay que implantar para que la gestión del
establecimiento sea la adecuada. Deben considerarse tres aspectos:

Personal

Procedimiento

Sistema organizativo

Ten presente que un resultado no indicado implica pérdida de materiales, tiempo y recursos humanos. Además,
se asocia con la insatisfacción del cliente y, por tanto, con una mayor pérdida económica. Estos factores in uirán
en el denominado diario de producción, y son analizados a continuación:

Recursos humanos
El gasto de personal es uno de los más importantes, por lo que su control debe ser exhaustivo. Esta
gestión será llevada a cabo por RR. HH., y será fundamental el empleo de técnicas de motivación y
liderazgo. Al mismo tiempo, la política de contratación será un factor determinante, así como el nivel
de contratación de los empleados.

Sistema técnico
La necesidad de transformar las materias primas requiere contar con maquinaria especí ca que debe
corresponderse con las necesidades de producción. Tanto el diseño como la distribución de la
maquinaria deben establecerse en función de las labores que se lleven a cabo.

Sistema organizativo
Es necesario establecer un ujo productivo adecuado, permitiendo agrupar aquellas elaboraciones
que tengan una misma base o procedimiento, facilitando así la labor. Al mismo tiempo, se debe velar
 por la calidad y cumplir con el protocolo de servicio.

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 Nota

El diario de producción debe con gurarse con el n de dar solución a todas aquellas situaciones que
pueden darse en el establecimiento, dando una solución consensuada, que facilite tanto la gestión del
personal como la satisfacción del cliente.

El diario de producción re eja cada uno de los pasos que llevar a cabo en el establecimiento, por lo que,
aunque representa una única unidad, diferencia los procesos que deben realizar cada uno de los
departamentos.
En dicho documento se hace una descripción precisa de todos los procesos que van a implantarse, indicándose
al mismo tiempo su periodicidad.
Este sistema documental debe contemplar y congeniar las indicaciones establecidas en el diseño de los PGH,
el plan o sistema APPCC e incluso las chas técnicas de elaboración.
Con el n de simpli car su exposición, haciéndolo viable, es común diferenciarlo por departamentos, por
partidas o incluso por integrantes del departamento. También es muy común llevar a cabo una diferenciación en
torno a los momentos de servicio o producción. Así, su lectura será directa y sencilla, lo que propiciará su
seguimiento, ya que son muchos los registros que pueden verse re ejados según la actividad dirigida.

El diario de producción puede contar con plantillas

que permitan registrar cada uno de los procesos
realizados, con el n de facilitar la gestión.

3.2 Cierre de caja

Para conocer el ujo de dinero (entradas y salidas) del bar-cafetería, es preciso llevar a cabo el proceso llamado
cierre de caja.
Este proceso es rutinario y se establece de forma generalizada en cualquier tipo de establecimiento con el n
de contabilizar todos los movimientos monetarios realizados durante el día. Este proceso diferencia tres pasos:
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 Nota

Dado que el proceso de servicio en el bar-cafetería suele contar con varios cambios de turno de su
personal, como medida de control se utiliza un recurso denominado arqueo, que permite llevar a cabo
una comprobación de lo recaudado en la caja con el n de hacer frente a cualquier irregularidad antes
del cierre. Con esta herramienta puedes conocer las transacciones del efectivo en un momento
determinado y su comprobación, incluyendo el dinero en efectivo, los cheques o vales que pudiera
haber, etc.

En el proceso de cierre de caja pueden presentarse diferencias con el dinero recaudado y el registrado. De
ser así, es necesario la formulación de un documento aparte en el que se re ejarán a modo de informe los datos
obtenidos, adjuntando físicamente el dinero sobrante, si es el caso. Esto será remitido a gerencia o al
Departamento Administrativo (según esté establecido) en sobre cerrado y rmado, indicando además el importe
interno.

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 Importante

La información obtenida en el cierre de caja deberá asentarse mensualmente en un diario de cuentas o

libro mayor (), quedando re ejadas todas las cantidades totalizadas del reporte de actividad diaria.

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 Aplicación práctica 13
Duración: 45 minutos
Objetivo:

Desarrollar y analizar documentación asociada a las gestiones propias del control general del
bar-cafetería.

Enunciado:
Trabajando como gerente del bar-cafetería Oslo, observas que no todos los miembros del equipo
desarrollan la actividad propia de su puesto con los mismos criterios. Esto provoca que el servicio no sea
uniforme, lo que puede in uir en la satisfacción del cliente.
Partiendo de la necesidad de organizar un servicio de bar-cafetería de desayunos, en el que, además de
cafés, infusiones y digestivos, se sirve chocolate, churros y tostadas, tanto en mesa como en barra,
describe un ejemplo de diario de producción en el que se describan los procesos que deben llevarse a
cabo.
Recuerda que este documento se diseñará de forma única sobre las características, funcionalidad,
organización y oferta del establecimiento. Su descripción debe ser sencilla, no obstante, la complejidad
re ejada en algunos de los procesos hace que sea necesaria su departamentalización o incluso que se
haga en función de los puestos de trabajo de cada departamento.
Justi ca tu respuesta.
Las instrucciones para realizar la tarea las podrás encontrar en la página principal del curso; tu valoración
será tenida en cuenta para la evaluación nal.
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4. Aplicación de métodos sencillos para auditar los procesos de

facturación, cobro, cierre diario de la producción y liquidación
de caja en el bar-cafetería

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Durante el proceso de cobro llevado a cabo en el bar-cafetería Oslo, muchos clientes se han quejado
porque se han incluido alimentos y bebidas no solicitadas o, aunque las han solicitado, no han sido
servidas, por lo que es evidente que existe un problema en dicho proceso.
Para intentar erradicar este problema se va a hacer una auditoría, revisando la metodología aplicada
hasta el momento. Todo apunta a que es necesaria la automatización del proceso de toma de comanda,
ya que hasta ahora se está haciendo de forma manual, lo que requiere, además de una gestión más
compleja, una mayor implicación del personal.

La auditoría tiene como nalidad determinar si se está actuando de forma correcta en un proceso ya
establecido. Esta concluirá con la implantación de una metodología de trabajo adecuada, o bien con rmará, en
función del proceso auditado, que se actúa de forma correcta.
La actividad de bar-cafetería hace necesario que los procesos implantados cumplan con las máximas
exigencias y en consonancia con la gestión económica o de producción, ya que se llevan a cabo muchas
transacciones diariamente.

4.1 Procesos de auditoría de gestiones económicas (facturación,

cobro y liquidación de caja)
El proceso manual que aún se observa en algunos establecimientos hace ver su complejidad. No obstante, una
correcta gestión no tiene por qué asociarse a ningún error. La comanda es el elemento utilizado como
comprobante de la gestión y servicio ofrecido.
La revisión de las comandas generadas a lo largo de una jornada de trabajo permitirá comprobar la totalidad
de los servicios prestados y, por tanto, contabilizar las ventas.
Si existen reclamaciones por el proceso de facturación, cobro y liquidación de caja, se debe crear un histórico
que ayudará a dar una futura solución tras el proceso de auditoría, que se desarrollará según los siguientes
procesos:
 Formalización del equipo auditor. Normalmente suele llevarlo a cabo una empresa externa; no
obstante, los integrantes de la plantilla que tengan una formación adecuada y su ciente podrán
incorporarse a dicho equipo.

Diseño y descripción del proceso de auditoría. Determinación de los niveles de ejecución y cambio a
soportar.

Recopilación de informes del proceso que se va a auditar. En este caso, se hará una recopilación de las
comandas, órdenes de servicio y tickets de venta.

Se estudiará cuál es el porcentaje de errores existentes en los documentos recopilados.

Se emitirá un informe de los errores, así como las causas por las que se han cometido.

Se emitirá un veredicto en el que se expongan los problemas que van a solucionarse.

Se establecerán los criterios de cambio, así como los límites aceptados en función de un porcentaje de
errores inevitables.

Se describirán las necesidades que llevar a cabo para implantar dichos cambios, así como las
necesidades de revisión.

La auditoría dará como resultado un informe concluyente que deberá ser acatado por todos los integrantes
implicados (personal del bar-cafetería). Al mismo tiempo, hay que tener presente que desde gerencia deben
propiciarse dichos cambios poniendo a disposición del personal los instrumentos y medios necesarios.



 Ejemplo

En el bar-cafetería el estudio sobre la gestión económica establece de forma sistemática la importancia

de la automatización del proceso de toma de comanda, los procesos de cobro y liquidación.

4.2 Procesos de auditoría para el cierre diario de la producción

Finalizado el servicio de alimentos y bebidas, cada uno de los departamentos implicados debe cotejar los
gastos soportados. Para ello, es necesaria la revisión de las órdenes de servicio y comandas generadas con el
n de conocer el montante de insumos de cada uno de los departamentos implicados, pues, aunque la
facturación pueda ser soportada por un único departamento, los insumos pueden tener distinta procedencia.
La auditoría de este proceso se relaciona con el cotejo de la documentación generada, siendo en este caso la
siguiente:

Comanda
Documento en el que se registran las peticiones del cliente.

Orden de servicio
Documento en el que se registran las peticiones del cliente, relacionándose con la organización de
eventos o servicios especiales.
 Relevé
Documento en el que se registran los insumos soportados a lo largo de un servicio o jornada.

Transfer
Documento de pedido o solicitud entre departamentos. Con él se controlan los movimientos internos
entre partidas y departamentos, aunque no incluyen los relacionados con el economato.

El proceso de auditoría comenzará por comprobar si la gestión para generar la documentación pertinente se
hace de forma correcta. Algunos ejemplos de errores en esta fase son:

Traspaso de insumos que, aun siendo propios de un departamento, son obtenidos de otro.

Unidades de medida utilizadas para el registro documental incorrectas.

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 Ejemplo

Si en el bar-cafetería se lleva a cabo el servicio de zumo de naranja, las naranjas deben ser solicitadas de
forma directa al economato por el departamento de barra y no al departamento de cocina, ya que la
previsión de dicho departamento no prevé el consumo en sus pedidos y, por tanto, podrá romper su
stock.

En cuanto a los principios citados, y con el n de implantar una metodología acertada, el proceso de auditoría
para el cierre diario de producción requiere los siguientes pasos, contando siempre con una previa selección y
diseño de un equipo y una metodología:

Recopilación de la documentación asociada a los procesos de solicitud de

consumos y pedidos
Se debe asegurar que se cuenta con toda la información necesaria según la solicitud de consumos, así
como gastos generados.

Asignación de consumos
Independientemente de quién factura el producto, es necesario indicar de dónde se obtiene el
producto servido con el n de transferir los gastos generados.

Contabilización y cotejo de documentación

Se comprobará que los departamentos implicados en el proceso cuentan con la misma información y
establecen el mismo criterio en el reparto de consumos.

Tramitación de solicitud de consumo

Se debe garantizar que se genera la documentación asociada a la gestión de cada uno de los
documentos implicados.
Validación de documentación
Es necesario cotejar cada uno de los insumos anotados, cerciorando que se utilizan las unidades
adecuadas en su descripción.

Cotejar la información de consumos

Se debe revisar la documentación relacionada con los consumos generados y las solicitudes de
clientes. De esta forma, se comprueba si el personal lleva a cabo una gestión adecuada de las chas
técnicas y escandallos.

Generar informe
Comprobadas las premisas indicadas, hay que emitir un informe detallado de los posibles errores
observados, así como la descripción de las acciones que tomar para subsanarlos.
 UA 5: El control general de la actividad de bar-cafetería

5. Comparación y aplicación de sistemas de organización de la

información

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La puesta en marcha del nuevo terminal TPV en el bar-cafetería Oslo ha propiciado un aumento de
ventas del 20 %, ya que se ha agilizado la toma de comanda y expedición de ticket, por lo que está siendo
posible doblar las mesas. La organización del servicio de barra también ha reducido el tiempo de espera
del cliente, y ahora hay una mayor rotación.

La organización del bar-cafetería dispone en la actualidad de avanzados programas de control y gestión. Al

mismo tiempo, el desarrollo de la electrónica y las aplicaciones informáticas han propiciado que dicho
desarrollo haya podido ser integrado de forma generalizada en un alto porcentaje de establecimientos, lo que
ha supuesto la especi cidad de su desarrollo.

5.1 Comparativa de los sistemas de organización de la

información
El sistema organizativo del bar-cafetería ha pasado de estar basado en un registro documental manual
complejo y arcaico, en el que era imprescindible la duplicidad de la mayor parte de los registros, a estar
representado por un sistema funcional informatizado, donde un adecuado seguimiento permite un control
exhaustivo en el que podemos no solo controlar los niveles de stock o producción actuales, sino también
conocer datos históricos que facilitarán la gestión del establecimiento (previsión de picos de trabajo, orientación
de la oferta de alimentos y bebidas…).
En la actualidad, muchas aplicaciones y programas están ideados para el desarrollo organizativo del bar-
cafetería. De forma común, dichos sistemas deben cumplir con dos objetivos básicos:

Contribuir a la organización entre departamentos

Obtener una mayor e ciencia del personal

Los softwares ideados para la organización de la información referida a la gestión del bar-cafetería presentan un
alto porcentaje de elementos coincidentes, variando simplemente su imagen o metodología organizativa,
dependiendo de la marca o proveedor. Una comparativa de estos sistemas en cuanto a la funcionalidad que
ofrecen nos puede aportar la siguiente información:

Gestión de caja
Las diferentes alternativas relacionadas con la gestión de caja que presentan los softwares destinados
a la organización de la información pueden incluir las siguientes acciones:

Control de caja, que permita comprobar posibles hurtos, descuadres, etc.

Aceptación por pago en efectivo y tarjeta, así como medios virtuales.
Pago automatizado para clientes.
Cobro fraccionado de una misma cuenta.
Personalización
 Es importante contemplar las opciones de personalización que tiene el software, pudiéndose adaptar
en mayor o menor medida a las necesidades propias del establecimiento.

Sistema analítico
No solo es importante la generación de información, sino que también es necesario disponer de
sistemas que contribuyan a su análisis. Ejemplos de ello pueden ser los informes de ventas por horas,
por trabajador, por producto…

Monitorización de la documentación
Si el sistema software permite la monitorización de la documentación propia del establecimiento, esto
contribuirá a la gestión de los pedidos, la organización del almacén, la generación de inventarios…

Comunicación
Es fundamental que el software utilizado permita la comunicación interdepartamental. Así, la solicitud
de insumos podrá llevarse a cabo de forma automatizada.

Administración
Disponer de la información generada por el software en otro lugar es fundamental, de esta forma se
podrá llevar a cabo la gestión del establecimiento desde cualquier punto (posibilidad de trabajo en la
nube).

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 Importante

Otro aspecto que considerar en la comparativa entre los sistemas de organización de la información se
relaciona con su posibilidad de trabajo o ine. De esta forma, el sistema utilizado podrá tener
funcionalidad pese a no disponer de internet.

5.2 Aplicación de los sistemas de organización de la información

La actividad del bar-cafetería requiere de un exhaustivo control documental según su gestión, por lo que se
debe implantar una metodología que, además de e ciente, presente un uso fácil.
Ten presente que la aplicación del sistema organizativo de nirá las reglas, estrategias y los procesos en la
gestión de los documentos de control, con la nalidad de alcanzar la excelencia operacional, lo que permitirá
una toma de decisiones e ciente para adquirir una posición ventajosa frente a los competidores.
Estas premisas hacen que el sistema de organización de la información cuente con las siguientes pautas de
aplicación:

1
Se aplicará un diseño que permita el archivo de todo el registro documental asociado a las
entradas y salidas de mercancía, así como el intercambio o ujo de insumos entre
departamentos.

2
Se empleará un sistema organizativo que permita diferenciar los costes por departamentos.
3
El sistema organizativo propiciará la gestión de compras y, por tanto, será capaz de gestionar
la documentación asociada a las entradas y salidas de material, su calidad, necesidad de
almacenamiento, elaboración de inventarios, estimación de stock...

4
La aplicación del sistema organizativo será capaz de evitar las duplicidades y facilitará los
cálculos asociados a las exigencias administrativas.
 UA 5: El control general de la actividad de bar-cafetería

6. Normalización y formalización de documentación que se

genera en la actividad

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Uno de los clientes del bar-cafetería Oslo nos ha remitido una reclamación, ya que, aunque nos solicitó
una factura de lo consumido en su última visita, los datos aportados no eran ni su cientes ni adecuados,
por lo que su empresa aún no le ha devuelto el importe.
Antonio, como gerente del establecimiento, le pide disculpas al cliente, aportándole nuevamente la
factura solicitada. En este caso, la documentación cuenta con todos los datos requeridos por la
Administración, habiéndose constatado previamente con la gestoría que se ha contratado para las
cuestiones administrativas.

Pese a que muchos de los documentos generados en la gestión del bar-cafetería tienen un uso interno, es
necesario formalizar su diseño y uso con el n de establecer una metodología de uso y gestión que sea
reconocida por todos los integrantes del establecimiento. Al mismo tiempo, hay que considerar la
documentación de gestión destinada a peticiones o gestiones externas, en las que, además de tener un diseño
adecuado, deben contemplar las exigencias que la normativa establece para su distribución.

6.1 Normalización y formalización documentación interna

La documentación interna asociada a la gestión del bar-cafetería gira en torno al control de consumos y costes,
las necesidades de aprovisionamiento y almacenamiento y el aseguramiento de la calidad y seguridad
alimentaria.
Descritos con anterioridad los diferentes registros documentales asociados a dichas actividades (unidades 3 y
4), es importante citar ahora los requisitos en cuanto a su formalización y normalización:

Normalización
Los documentos generados para contabilizar los gastos y consumos deberán:

Usar las unidades de medida estándar, siendo:

Unidades de peso: kilogramos (kg) o gramos (g) en función del peso de producto.
Unidades de volumen: litros (l) o mililitros (ml) según el volumen de producto.
Otras medidas normalizadas se asocian a unidades de venta siempre que sean reconocidas por
todos los integrantes, como pueden ser cajas, botellas, etc.
Cauces de tramitación, en los que hay que tener presente:
Fechas establecidas para la solicitud de pedidos.
Medio de entrega.
Rangos y horarios de entrega.
Plazos de retirada o suministro.
Volumen máximo y mínimo de solicitud.
Formalización
El registro documental generado en la empresa debe ser garantista; lo que implica:

Todo documento debe ser rmado o sellado por el responsable de departamento o sección, tanto
en la entrega como en el posterior suministro.
 Todo documento deberá seguir los cauces establecidos para su tramitación, garantizando su
registro.
Los documentos cuyo diseño y tramitación estén indicados por normativa deberán presentar
tantos datos como su regulación exija, así como una tramitación adecuada.

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
 Importante

Hay que tener presente el plazo de guarda o conservación de la documentación, que quedará jado en
la normativa correspondiente.

Otra documentación
Además de la documentación presentada en la Unidad 2 (relativa a la constitución y puesta en marcha), el
desarrollo de la actividad del bar-cafetería requiere del cumplimiento de las exigencias que la legislación
vigente establece sobre los procesos de producción y transformación de los alimentos. Para ello, y en función
de las exigencias de normativas como el Reglamento 852/2004, es necesario el desarrollo e implantación de
un registro documental que garantice la calidad de los alimentos, así como también la seguridad del
consumidor.

Este registro estará a disposición de todos los integrantes del equipo y de las autoridades competentes siempre
que lo soliciten, por lo que deben cumplir con las exigencias según su normalización y formalización, de las que
hay que destacar las siguientes:

Los registros deben garantizar la información desde la entrada a la salida de los alimentos, así como
poder seguir su trazabilidad una vez suministrados.

Los registros deben formalizarse teniendo presentes las indicaciones de las GPCH y el sistema APPCC.

La información transmitida en los informes debe estar a disposición de todos los integrantes de la
empresa, y disponibles ante su petición por parte de la Administración, por lo que se deben respetar
los principios normativos para su descripción.

Todo registro debe ser representativo de una acción, re ejando de forma fehaciente lo sucedido.

Siempre se ha de identi car a la persona o personas que llevan a cabo los registros.

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
 Nota

La existencia de registros de control generados por empresas externas (control bacteriológico, control de
plagas…) deben llevarse a cabo con arreglo a los procedimientos impuestos por normativa. Además, es
necesario que cumplan con un registro documental que permita su correcta identi cación.

6.2 Normalización y formalización de documentación externa

Los dos documentos más habituales en la gestión del bar-cafetería son los albaranes y las facturas. Su
formalización y normalización viene dada por la normativa vigente y su seguimiento debe ser exhaustivo. Ten
presente que, como empresa, también puedes emitir facturas, por lo que resulta aún más importante tener
conocimientos al respecto.
Recuerda que los albaranes y facturas son documentos de gestión administrativa y su correcto seguimiento
está estrechamente ligado a la viabilidad de tu negocio.
La descripción de dichos documentos viene dada por la Agencia Tributaria, transmitiéndose a continuación los
datos más relevantes que tener presentes.

Albarán
Pese a que no existe una norma legal en la que se exija los registros o contenidos que debe contener un
albarán, es necesario que incluya la siguiente información:

Datos del vendedor

Se incluirán los datos del vendedor, incluyendo nombre o razón social, domicilio, NIF y teléfono de
contacto.

Datos del comprador

Son los datos del comprador, nombre o razón social, domicilio y teléfono de contacto.

Fecha
Se indicará la fecha de emisión del albarán.

Identi cador
Se utilizará un registro o número de documento, con el n de facilitar la búsqueda ante posibles
peticiones.

Datos envío
Se indicará la forma de envío, así como las condiciones y datos del transporte.

Descripción artículos
Se concretará de forma completa la descripción de la mercancía, incluyendo número de unidades o
medida identi cativa que permita identi car la cantidad de bienes entregados.

Observaciones
Se dejará un apartado para la anotación de cualquier incidencia observada dirigida tanto al vendedor
como al transportista. También puede utilizarse para dejar constancia de alguna anotación por parte
de los implicados en el proceso de recepción.

Firma
Será necesario identi car a la persona que recibe la mercancía, con datos como la rúbrica, el DNI y el
nombre completo.

Factura
Aunque la normativa diferencia distintos tipos de facturas, en el ámbito del bar-cafetería, las exigencias de
facturación suelen estar relacionadas con importes bajos, pudiendo ser recogidos en las denominadas facturas
simpli cadas (importe menor a 400 € o 3.000 € en algunos de los casos).
Actualmente, dichas facturas deben presentar los siguientes datos:
 Número y, en su caso, serie

Fecha de expedición o fecha de operación.

NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.

Identi cación de los bienes entregados o servicios.

Tipo impositivo y opcionalmente también la expresión "IVA incluido".

Contraprestación total.

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 Importante

El Departamento de Gestión Tributaria podrá autorizar, en determinadas circunstancias, la expedición de

facturas simpli cadas que no incluyan, entre otros, los siguientes requisitos:

Número y, en su caso, serie.

Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
Tipo impositivo y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”.
Contraprestación total.

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 Para saber más

Para conocer más en profundidad las exigencias de normalización y formalización de las facturas,
accede a este enlace perteneciente a la Agencia Tributaria ().

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
 Actividad colaborativa 6

Es el momento de realizar la siguiente Actividad colaborativa. No obstante puedes seguir estudiando la

unidad didáctica y realizar esta actividad en otro momento que te sea más favorable.

En el proceso de facturación es posible cometer errores, para lo que la administración ha dispuesto las
llamadas facturas recti cativas.
Es posible que en tu día a día tengas que enfrentarte a su realización, por lo que haciendo uso de fuentes
de internet o publicaciones especializadas, en esta actividad deberás hacer una búsqueda sobre su
formalización y normalización.
Comparte la solución con tus compañeros/as en el foro de la unidad.

Para realizar las Actividades colaborativas debes acceder a la página principal del curso, allí
encontrarás la información necesaria para realizarla. Podrás identi car las Actividades colaborativas
por la numeración correspondiente.

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 Actividad de aprendizaje 6
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
A continuación realizarás una actividad en la que deberás reconocer si la documentación facilitada
cumple con las exigencias marcadas por la normativa vigente.

En el bar-cafetería Oslo se ha recibido en el día de hoy el pedido de café. Al revisar la mercancía se

observa que la cantidad entregada no coincide con la anotada en el albarán, por lo que se anota en las
observaciones de dicho albarán para que quede constancia a la hora de llevar a cabo la recti cación en
la emisión de la factura nal.
¿Qué otros datos de los presentados a continuación deberán constar en el albarán con el n de cumplir
con lo establecido en la normativa vigente?

 a. Datos del vendedor.

 b. Datos del comprador.

 c. Fecha.

 d. Número de identi cador.

 e. Datos de envío.

 f. Descripción de artículos.

 g. Precio de artículos.

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 Aplicación práctica 14
Duración: 15 minutos
Objetivo:

Reconocer si una documentación cumple con las exigencias impuestas por la normativa vigente.

Enunciado:
Uno de los clientes del bar-cafetería Oslo ha solicitado la factura de las consumiciones realizadas a lo
largo de la mañana con el n de presentarla a su empresa, ya que su visita ha tenido un carácter laboral.
Explica un modelo de factura que incluya toda la información pertinente.
Las instrucciones para realizar la tarea las podrás encontrar en la página principal del curso; tu valoración
será tenida en cuenta para la evaluación nal.
 UA 5: El control general de la actividad de bar-cafetería

Resumen
La actividad del bar-cafetería en el proceso productivo hace necesaria la implantación de un sistema
documental, que puede estar representado por:

Dicha documentación requiere de un seguimiento, formulación y normalización concreta, cuyas directrices

están recogidas en la normativa vigente correspondiente.

En torno al análisis económico- nanciero del bar-cafetería, es importante conocer y saber gestionar la
documentación propia asociada a esta actividad, que se relacionará con:

El control económico del bar-cafetería es fundamental y, por ello, son muchos los mecanismos ideados para su
valoración. Uno de estos procesos es la auditoría, que cotejará toda la documentación generada,
fundamentalmente la siguiente:

Establecer un sistema organizativo en el bar-cafetería tiene como objetivos básicos:

En la actualidad, dicho sistema organizativo se basa en el uso de software especí co, que, además de mejorar la
gestión administrativa (control de costes y niveles de stock, por ejemplo), facilita la labor de servicio, lo que
genera una mayor satisfacción del cliente y más rentabilidad para el establecimiento.
Finalmente, es necesario destacar que el sistema documental generado en la actividad del bar-cafetería
requiere de una normalización y formalización, siendo en muchas ocasiones descrita por normativa. Dos
ejemplos de ello son los albaranes y las facturas.