GESTIÓN DE COSTOS

UNIDAD Nº II
Conceptos de instrumentos de medición de costeo

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Introducción
La dinámica actual indica que las empresas dependen cada vez más de los
sistemas como medio de control para disminuir los riegos que las mismas implican, así
como la forma de monitorear dichos riesgos.
En función de ello, los empleados deben capacitarse e interiorizarse del
funcionamiento de dichas aplicaciones.
Bajo este razonamiento, un aspecto principal a la hora de analizar el control
interno dentro de una organización es tener la clara la diferencia entre un control de
aplicación y un control general de ambiente de cómputo.
Como ejemplo de controles de aplicación podemos encontrar la edición de
registros, segregación de funciones, totales de control, transacciones y reportes de
errores. El objetivo principal de los controles de aplicación es asegurar que el ingreso
de los datos sea exacto, completo, autorizado y correcto; que los datos son procesos
en tiempo oportuno; que los datos son almacenados de forma adecuada y completa;
que las salidas del sistema son adecuadas y completas; que los registros son
mantenidos para realizar un seguimiento de las entradas y eventuales salidas del
sistema para obtener datos históricos.
Por otro lado, los controles generales del ambiente de cómputo, IT General
Controls (ITGC), se aplican a todos los sistemas del área de la tecnología de
información, relacionada con: Diseño e implementación de controles generales de
tecnología de información; Auditoría de sistemas (Controles generales de tecnología de
la información, revisiones de infraestructura, sistemas operativos y bases de datos,
controles gerenciales); Revisión de la seguridad física del centro de procesamiento de
datos; Revisión de configuración, servidores y seguridad de la red del cliente, tanto
interna como externa; Documentación de políticas y procedimientos de tecnología de
información, manual de organización y funciones.
Otro aspecto importante de abordar durante esta semana es la lógica de
controles en la organización, y para ello es necesario conocer algunas fuentes de
información, ya sean fuentes primarias o secundarias. Se denominan fuentes de
información a diversos tipos de documentos que contienen datos útiles para satisfacer
una demanda de información o conocimiento.
Conocer, distinguir y seleccionar las fuentes de información adecuadas para el
trabajo que se está realizando es parte del proceso de investigación.
Durante esta semana se hará mención a diferentes fuentes de investigación
secundaria, para el beneficio de los estudiantes e integración a los diferentes análisis
que se necesitará realizar en la asignatura.

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Ideas Fuerza

Las organizaciones buscan reducir sus costos, optimizar sus recursos, e incrementar sus
beneficios.

Para alcanzar sus objetivos, es preciso que las organizaciones creen y ejecuten herramientas
de control para autoevaluar y rediseñar procesos más óptimos.

Los distintos controles se pueden clasificar de acuerdo a su función, es decir, se enfocan

hacia los recursos o insumos, hacia el área de procesos de transformación, o hacia los
productos o servicios.

Los controles preventivos son utilizados como herramientas de control orientados al futuro,
esto quiere decir, que constituyen un conjunto de mecanismos y procedimientos que se
utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar, antes de su
autorización o antes de que esté en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y
legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y
presupuestos.

El control preventivo se enfoca en la supervisión y regulación de los recursos o insumos, con el

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1. TIPOS Y FUENTES DE CONTROL

Debido a que la escasez nos lleva a economizar y a elegir el máximo beneficio al

mínimo costo, el individuo hace uso de los pocos recursos con que cuenta, para
afrontar la escasez y generar riqueza. Optimizar éstos evaluando el mejor uso que se
les puede dar, y procurar el máximo beneficio al mínimo costo, dentro de los límites de
lo posible.
Las organizaciones utilizan el mismo concepto, es decir, reducir sus costos,
optimizar los recursos e incrementar sus beneficios.
Asimismo, alcanzar sus objetivos les lleva a ordenar y crear herramientas de
control, para autoevaluar y rediseñar procesos más óptimos.
Las organizaciones o empresas son sistemas interrelacionados a través de los
cuales una serie de recursos son transformados en productos a través del tiempo.
Las distintas modalidades de control se pueden clasificar de acuerdo a su
función, es decir, si se enfocan hacia los recursos o insumos, hacia el área de procesos
de transformación, o hacia los productos o servicios.

1.1. Controles preventivos

Los controles preventivos, son utilizados como herramientas de control
orientados al futuro, esto quiere decir, que son un conjunto de mecanismos y
procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado
realizar, antes de su autorización o antes de que esté en marcha, con el propósito de
determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad
con los planes, programas y presupuestos.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el
presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán.
Los presupuestos financieros son el tipo más común de control preventivo a la
acción, porque la contratación de empleados, adquisición de equipos y suministros
requieren dinero.
Los controles preventivos nos ayudan a detectar hechos antes de que ocurran o
que un evento suceda. Por ejemplo, el requerimiento de un login y password en un
sistema es un control preventivo. Éste previene (teóricamente) que personas no
autorizadas accedan al sistema.

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Desde el punto de vista teórico, los controles preventivos son siempre preferidos
por razones obvias.
El control preventivo, se enfoca en la supervisión y regulación de los recursos o
insumos, con el fin de asegurarse de que cumplen con las normas requeridas para
llevar a cabo el proceso de transformación.
Los insumos que pueden estar sujetos a un control preventivo son la materia
prima; las personas, el dinero, el tiempo, o cualquier otro recurso utilizado por la
empresa. Este tipo de control persigue evaluar los insumos potenciales y rechazar o
corregir aquellos que no satisfacen las normas requeridas.
El énfasis de este tipo de controles se basa en prevenir posibles problemas en el
proceso productivo.
Este tipo de control también recibe el nombre de control preliminar, pre-control o
control directivo.
En resumen, aun cuando el control preventivo puede contribuir de manera
significativa a la efectividad de la empresa, por lo general, no cubre todas las
contingencias posibles, por lo que resulta necesario contar con otros tipos de controles.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como
parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el
control preventivo siempre es interno, ya que los administradores de cada empresa son
responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los
sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno
responsable de realizar dicha labor.

1.2. Controles concurrentes

Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad, incluye la supervisión de las actividades del proceso de transformación. Este
tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de
los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que
aparezcan, con objeto de asegurar que tales actividades se desarrollan conforme a las
normas establecidas para el negocio.
Por ejemplo, hoy en día los sistemas computacionales son programados para
brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado
una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la
orden y le dirán dónde se encuentra el error.
En este tipo de control se hace énfasis en la identificación de aquellas
dificultades que se pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar
como resultado productos o servicios deficientes.

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Al control concurrente también se le conoce como control de sí/no, pues incluye

puntos de medición en los que habrá de determinarse si continuar o no con el proceso,
realizar alguna acción correctiva, o detener de plano el trabajo.
Ya que el control concurrente se basa en la supervisión de las actividades, se
requiere de un conocimiento profundo de las tareas específicas necesarias para la
realización del proceso, así como de su interrelación para el logro del producto o
servicio final. En otras palabras, debe ser factible la separación e identificación de
normas para las diversas actividades.
Por todo lo anterior, puede resultar difícil implantar tal tipo de control en aquellas
tareas que requieren de creatividad o innovación, ya que para tales actividades resulta
prácticamente imposible la especificación exacta de lo que debería hacerse para lograr
el resultado deseado.
Por ello, cuando la creatividad e innovación son significativas, deberá otorgarse
mayor importancia, tanto al control preventivo (gente competente, equipo adecuado,
etc.), como al control de retroalimentación.

1.3. Controles posteriores o de retroalimentación

Los controles posteriores o de retroalimentación, son los que se llevan a cabo
después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación
del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares.
Por ejemplo, en las auditorías contables, estadística, contabilidad, etc.
Una de las prácticas habituales es realizar cada cierto tiempo una Revisión de
Cuentas, pero generalmente esto se realiza cuando ya se han descubierto situaciones
incorrectas, y lo que se quiere finalmente es determinar el monto de la pérdida o cuán
profundo es el problema.
En otras palabras, el control posterior o de retroalimentación, es el que se ejerce
después de que un producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que
éste cumpla con las normas y objetivos correspondientes (Control de calidad). Este tipo
de control, también denominado control de después de la acción o control de salida,
cumple con otras funciones importantes.
En primer lugar, se utiliza cuando el control preventivo y el control concurrente
no son factibles, o cuando resultan muy caros.
En segundo, también es utilizado en los procesos que involucran producción de
un bien o servicio y son difíciles de especificar con anticipación. En tales casos, se usa
como último filtro para medir las desviaciones que no hubiesen sido detectadas
anteriormente.

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Una tercera función del control de retroalimentación, es surtir de información que

contribuya al proceso de planificación, tal como: número de unidades fabricadas o
vendidas, costo de ciertos aspectos de la producción, medidas de calidad, rendimiento
sobre la inversión, clientes atendidos u otras que puedan ser usadas para la revisión de
los planes existentes y la formulación de otros nuevos.
Por último, este tipo de control provee de información particularmente valiosa
para el proceso de evaluación y recompensa del desempeño de los trabajadores.

1.4. Fuentes de control

Existen cuatro fuentes de controles básicos: Grupos interesados, la organización
misma, los grupos y los individuos.
El control de los grupos interesados, está constituido o se refiere a las presiones
externas que recibe la organización para que ésta modifique ciertas conductas.
Ejemplos de fuentes que presionan al cambio de conductas de la empresa u
organización son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores,
accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas, políticas y procedimientos
formales de la organización, ya sea para prevenir o corregir desviaciones de planes y el
cumplimiento de los objetivos planteados.
Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas,
presupuestos, auditorías y otros.
El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores implementados en la
organización, y que comparten los miembros de ésta, y mantienen mediante premios y
castigos.
Ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante
otros grupos, etc.
El autocontrol individual consiste en los mecanismos o herramientas que operan
sobre el individuo, para orientarlo hacia lo que espera la organización de él.
La llamada ética profesional constituye un punto de partida muy importante para
el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir
conocimientos detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de conducta
básicas. No importa cuál sea la profesión, se espera que ejerza el autocontrol individual
en la realización de su labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva
profesión.

Áreas del control

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El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la organización, todas las
actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.

Figura 1

Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la Worl Wide Web:

http://www.monografias.com/trabajos96/nuevo-marco-control-interno-integrado-coso-2013/nuevo-marco-
control-interno-integrado-coso-2013.shtml

Las principales áreas de control en la empresa son:

Áreas de producción

Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si

la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los
servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e

implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción,
cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

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Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o
servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o
de mano de obra.

Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar
desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto sub-

ensamblados como terminados, entre otros.

Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre

otros.

Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre

otros.

Área comercial

Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios

producidos.

Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la
empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o
distorsiones en relación con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

- Por volumen total de las mismas ventas.

- Por tipos de artículos vendidos.

- Por volumen de ventas estacionales.

- Por el precio de artículos vendidos.

- Por clientes.

- Por territorios.

- Por vendedores.

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- Por utilidades producidas.

- Por costos de los diversos tipos de ventas.

Control de propaganda: Para acompañar la propaganda contratada por la empresa y verificar

su resultado en las ventas.

Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones
de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

Área financiera

Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la

facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros.

Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:

Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por

departamento, para verificar cualquier desvío en los gastos.

Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de
producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de
la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y
amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.

Área de recursos humanos

Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que
siguen:

Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que
verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.

Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en

vacaciones y por cuántos días.

Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos,
entre otros.

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos

que se suceden. Se establece estándares de control, que son los criterios de

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evaluación o comparación, es decir, la norma o criterio que se establece como base de

comparación frente a otra.

Los cuatro tipos de estándares; que son:

“Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de

existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de
calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre
otros.
Estándares de costos: Como costos de producción, costos de
administración, costos de ventas, entre otros.
Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como
fin evaluar lo que se está haciendo.
Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera
etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido
como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o
falla con relación al desempeño esperado.
Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir
el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es
siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación
con relación al estándar esperado” (Extraído de la Worl Wide Web:
http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#ixzz3sX2DSXQ
F)

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Guía de fuentes secundarias para encontrar información económica

Por interés cultural e investigación resulta vital saber qué fuente puede
revelarnos la información más inteligente, adecuada y rigurosa.
A continuación, se hace una breve selección de algunos organismos
internacionales que manejan datos económicos sólidos y pertinentes al área que nos
interesa:
Banco Mundial: Indicadores, perfiles de países y estudios especializados.
Fondo Monetario Internacional - FMI: Con una potente base de datos también aporta
información por países con noticias y nueva legislación continuamente actualizada.
Organisation for Economic Co-operation and Development - OECD: Sus
estadísticas abarcan a los países miembros, y a una selección de economía no
partícipes en la OECD. La base de datos aborda temas económicos, agrícolas, de
pesca, educación, energía.
World Economic Forum: El organismo especializado en desarrollo económico y social
se localiza en Suiza. Posee publicaciones de alto interés sobre todo por sus distintos
rankings competitivos y sus informes de escenarios económicos.
Bank of International Settlements: Situado en Suiza, se trata de la aportación de
bancos centrales y otras agencias en pro de la estabilidad monetaria. Entrega
informacionese estadísticas bancarias, en su mayoría.
Peterson Institute for International Economics: Realiza investigación de alto nivel en
torno a los temas económicos más actuales. Uno de sus principales objetivos es
informar sobre pautas que ayuden a anticiparse a situaciones futuras complejas.
Hudson Institute: Ubicada en uno de los puntos de mayor poder en el mundo:
Washington, cuenta con un amplio grupo de expertos cuyos artículos abordan temas
económicos, sociales, de bienestar, entre otros. Imprescindible si se quiere reflexionar
sobre qué está sucediendo en el mundo.
Banco Central de Chile: El Banco Central de Chile fue creado el 22 de agosto de
1925 durante el gobierno de Arturo Alessandri Palma. Tiene por objetivo velar por la
estabilidad de la moneda, esto es, mantener la tasa de inflación baja y estable en el
tiempo. También debe promover la estabilidad y eficacia del sistema financiero,
velando por el normal funcionamiento de los pagos internos y externos. Estos objetivos
ayudan o permiten crear un entorno predecible para la toma de decisiones,
contribuyendo a suavizar los ciclos económicos y sentando las bases para un
crecimiento sostenido del país.
El Instituto Nacional de Estadísticas – INE: Es uno de los organismos públicos con
mayor trayectoria en el país. Desde 1843, año de su creación oficial, cuenta en su

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quehacer numerosos censos, encuestas y estudios de la realidad nacional. En la

actualidad, el INE entrega al país más de 70 indicadores de calidad en una diversidad
temática que incluye empleo, precios, población, cultura, seguridad ciudadana,
economía y otros aspectos relevantes para la toma de decisiones en políticas públicas.

Comisión Económica para América Latina y el Caribe – CEPAL: Organismo

dependiente de la Organización de las Naciones Unidas responsable de promover el
desarrollo económico y social de la región. Sus labores se concentran en el campo de
la investigación económica, particularmente de la región que indica su nombre.

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Conclusión
El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo
que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De
este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
Los controles en la organización tienen dos finalidades principales; por un lado
corregir fallas o errores existentes, y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
Para que éste sea efectivo se debe desarrollar como una unidad y aplicarse en
todo tiempo a la organización, pudiendo aplicarse como: control preliminar, control
concurrente, control posterior o de retroalimentación
El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las
variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o
pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.
La aplicación del control genera distintos beneficios y logros, indistintamente del
proceso que se quiera controlar, porque establece medidas de corrección a las
actividades, de forma que se alcancen los planes deseados de manera exitosa.
Es aplicable a todo; a unidades, personas, y a los actos, determina y analiza
rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a
presentar en el futuro.

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Bibliografía

Sáez Torrecilla, Á.; Gutiérrez Díaz, Gerardo (1993). Contabilidad de Costes y

Contabilidad de Gestión. Volumen 1. España.

Mankiw, G. (s/f). Los10 Principios de la Economía.

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