Manual Del Modulo Administrativo v1

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Manual del Módulo Administrativo
1. Gestión de Visitantes y Alumnos

En esta sección se explica el procedimiento para crear a los visitantes y a los alumnos.
Para esto hay que tomar en cuenta que un visitante es cualquier persona que desee saber
información sobre matrículas, cursos o las carreras que imparta la Institución. Mientras que el
Alumno ya es quien se está matriculando en algún curso o carrera de la Institución.
1.1. Creación de visitante
En esta pestaña se debe crear al visitante, para esto debemos ir al menú:

Académico/Visitantes/Visitantes y dar clic en “Crear”. ( Figura 1 y Figura 2).Aquí se debe
ingresar la información indicada en las Figuras 1 y 2.
Figura 1. Creación del Visitante-Parte I
Calle Bello Horizonte A-5. Int 601. Yanahuara. Arequipa- Perú. 5154-618025, 5154-618026
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Figura 2. Creación del Visitante-Parte II
1.2. Matricular Visitante
Una vez que se ha creado al visitante, se debe proceder a matricular sólo a los visitantes que
van a separar una matrícula o van a cancelar alguna cuota de su matrícula, para esto se debe
ir al menú: Académico/Visitantes/Visitantes y dar clic en “Matricular/Aceptar”. ( Figura 13 y
Figura 4)
Figura 3. Matricular
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Figura 4. Matricular-Aceptar
Luego se debe proceder a llenar los Datos personales como: Dirección, Sexo, Estado Civil,
Lugar de Nacimiento, Datos Académicos y Datos de Contacto. Esta información se verá
reflejada en el Estado Académico y Matricula del Alumno. Seguidamente se debe colocar
Guardar y ya tendremos creado a nuestro Alumno. (Figura 5)
Figura 5. Llenado de la información
2. Gestión de Matriculas
En esta sección se explica el procedimiento para matricular al Alumno.
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2.1. Formulario Matrículas

Para el llenado de este formulario se debe ingrese al menú Académico/Estudiantes/ Alumnos
e ingresar al alumno a Matricular y se hace click en “Matrículas” (Figura 6)
Figura 6. Formulario Matrículas
Luego se debe dar clik en “Crear”
Figura 7. Crear Matrícula
Y aparecerá la siguiente ventana donde nos mostrará los campos que se deben llenar.
(Figura 8)
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Figura 8. Matrícula-Presupuesto
Los principales campos que se den llenar son los siguientes:
Ciclo, Programa
En el campo “Ciclo “se escoge el ciclo del año al que corresponde la matricula, dependiendo de si se
trata del primer ciclo o segundo ciclo del año. (Figura 9)
Figura 9. Ciclo
En el campo “Programa“, se escoge el programa al que se desea inscribir eligiendo el turno

(Mañana(M), Tarde (T), Noche (N)). (Figura 10)
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Figura 10. Programa

2.1.1. Vencimiento de Cuotas
Se puede colocar opcionalmente una fecha para el pago de la matrícula. (Figura 11)
Figura 11. Vencimiento de Cuotas

2.1.2. Solicitud Relacionada
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Esta pestaña se usa para indicar si el alumno tiene Beca, Media Beca o se le ha otorgado este
beneficio.(Figura 12)
Figura 12. Solicitud Relacionada

2.1.3. Descuentos
Esta pestaña se usa para indicar si el alumno tiene algún descuento por: Pago completo, ser alumno o
ex alumno o si tienen algún convenio específico. (Figura 13)
Figura 13. Descuentos

2.1.4. Generación de Cronograma
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Para generar el cronograma se hace click en “Guardar” y luego se hace click en el botón
“Cronograma”. (Figura 14)
Figura 14. Generación del Cronograma
El sistema genera los datos adecuadamente y con las fechas de vencimiento mensualizadas
dependiendo del curso al que se esté matriculando el alumno y al día de pago que se ha indicado.
Esta información la proximidad a la fecha de vencimiento: (Figura 15)
El color rojo: la fecha de vencimiento está muy próximo o esta vencida.
En color gris: son aquellos que todavía tienen bastante tiempo para vencer.
En color azul: indica que ya está próximo a vencerse con una proximidad de 3 días.
Figura 15. Fecha de Vencimiento
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Una vez que ya se tiene esta información, la matricula se encuentra en estado borrador inicialmente,
esto significa que el área de ventas debe verificar y validar que los datos son los correctos, que los
montos son adecuados y si aplica algún descuento en particular para la carrera y de acuerdo al
semestre en que se está matriculando el alumno.
Cuando ya está confirmado y validado los datos se procede a confirmar la matricula haciendo click en
“Confirmar venta” y con esto cambiará a estado “Venta a facturar”.
Figura 16. Confirmar Venta
Adicionalmente, en esta ruta se puede observar que hay una pestaña “Cursos Matriculado”, que es
donde se va a mostrar según el plan curricular vigente y de acuerdo a la carrera cuales son los cursos
que componen el semestre al que esta matriculándose.(Figura 17)
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Figura 17. Cursos Matriculado
3. Facturación y Pagos
En esta sección se va confirmar la matricula del alumno a través de la facturación y pago .Es importante
señalar que por esta ruta solo se factura y paga la matrícula y pensión.
3.1. Crear Comprobante
Cuando el alumno ya va a pagar su matrícula o pensión, se debe hacer click en “Crear Factura”
Figura 18. Crear Comprobante
Y saldrá la siguiente pantalla, donde se debe dar click en “Mostrar líneas a facturar”. (Figura 19)
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Figura 19. Mostrar líneas a facturar
Luego nos mostrara una pantalla donde se debe colocar con un check las la matricula o pensión a
pagar y se debe ir al botón “Mas” para hacer click en “Crear Factura”.(Figura 20)
Figura 20. Crear factura
El sistema nos mostrara una ventana donde nos permitirá colocar en la columna “A PAGAR “el monto
que nos están pagando (sea monto total o parcial) como se muestra en la Figura 21.
Figura 21. Líneas a facturar
A continuación se debe hacer click en “Crear y ver Factura(s)” y nos dará como resultado la Factura
borrador dependiendo del usuario asociado a una caja nos indica el número que correspondería de
este comprobante y lo que hará el usuario es hacer click en “Validar”. (Figura 22)
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Figura 22. Creación de comprobante
Una vez que se valida, nos mostrará el detalle de lo facturado y esos importes se descontaran de la
deuda del alumno.
El paso final para el usuario es registrar el pago, para eso se hace click en “Registrar Pago” (Figura 23).
Luego aparecerá una nueva ventana donde se debe registrar el “Método de pago” y “Medio de pago”
y se hace click en “Registrar Pago”(Figura 24), con esto el comprobante ya se encuentra pagado.
Figura 23. Registrar Pago-I
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Figura 24. Registrar Pago-II
Para poder cotejar que la deuda del alumno ya ha sido disminuida podemos retroceder a pedido de
venta a facturar y observaremos que ya está con estado facturado la cuota cancelada en su totalidad,
mientras la que se pago parcialmente no muestra el check de facturado porque aun no ha sido
cancelada en su totalidad. (Figura 25)
Figura 25. Cotejar pago de alumno en Pedido de Venta
También podemos visualizar en la matricula del alumno como se visualiza su deuda pendiente
y allí veremos que nos muestra el saldo pendiente de pago en la columna llamada “Deuda”.
(Figura 26)
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Figura 26. Cotejar pago de alumno en Matricula

3.1.1 Verificación de Arqueo
El operario que vaya a realizar los cobros en el día, tiene la posibilidad de contabilizar estos cobros en
la parte de arqueos. Para esto se debe ir a la siguiente ruta: Contabilidad/Clientes/Arqueo (Figura
27).
Figura 27. Arqueo
Ya en la ruta indicada, se debe buscar por la fecha en que se realiza el pago y filtrar también por Fecha
de pago, Día de Pago y Caja, es aquí donde se visualizara los pagos realizados en una determinada caja.
(Figura 28).
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Figura 28. Verificación de Arqueo
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1. Gestión de Visitantes y Alumnos

1.1. Creación de visitante

En esta pestaña se debe crear al visitante, para esto debemos ir al menú:

Figura 1. Creación del Visitante-Parte I

Figura 2. Creación del Visitante-Parte II

1.2. Matricular Visitante

Figura 5. Llenado de la información

2.1. Formulario Matrículas

Figura 6. Formulario Matrículas

Luego se debe dar clik en “Crear”

Figura 7. Crear Matrícula

Los principales campos que se den llenar son los siguientes:

En el campo “Programa“, se escoge el programa al que se desea inscribir eligiendo el turno

Figura 10. Programa

Figura 11. Vencimiento de Cuotas

Figura 12. Solicitud Relacionada

Figura 13. Descuentos

Figura 14. Generación del Cronograma

Esta información la proximidad a la fecha de vencimiento: (Figura 15)

El color rojo: la fecha de vencimiento está muy próximo o esta vencida.

Figura 15. Fecha de Vencimiento

Figura 16. Confirmar Venta

Figura 17. Cursos Matriculado

3.1. Crear Comprobante

Figura 18. Crear Comprobante

Figura 19. Mostrar líneas a facturar

Figura 20. Crear factura

Figura 21. Líneas a facturar

Figura 22. Creación de comprobante

Figura 23. Registrar Pago-I

Figura 24. Registrar Pago-II

Figura 25. Cotejar pago de alumno en Pedido de Venta

Figura 26. Cotejar pago de alumno en Matricula

Figura 27. Arqueo

Figura 28. Verificación de Arqueo

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