MANUAL DE PROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS

10 SEPTEMBER

DESAJ
Dario Cañon
Lady Hernandez
John Ramirez
Jania Torres

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Contenido
Introducción.................................................................................................................4
1. Objetivo.................................................................................................................4
2. Alcance..................................................................................................................4
3. Definiciones...........................................................................................................5
4. Generalidades........................................................................................................6
4.1 Estructura Interna.............................................................................................6
.....................................................................................................................................6
4.2 Presentación de la empresa................................................................................6
4.3 Misión.................................................................................................................7
4.4 Visión..................................................................................................................7
4.5 Política de calidad..............................................................................................7
4.6 Valores corporativos..........................................................................................7
4.7 Simbología utilizada...........................................................................................8
4.8 Identificación y caracterización de los procesos................................................9
.....................................................................................................................................9
4.9 Diagramas de flujo para recepción de documentos por ventanilla única, medio
físico, medio electrónico.............................................................................................10

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Introducción
El presente manual tiene como fin dar a conocer los procesos y procedimientos de la
Ventanilla Única de correspondencia permitiendo a la entidad la mejora en los tiempos de
respuesta para el control de documentos físicos y electrónicos, de igual manera para
decepcionar, radicar, registrar, distribuir, conservar y brindar el servicio de consulta sobre
todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la
labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

1. Objetivo
Establecer un manual de procesos y procedimientos ya que son la mejor herramienta,
para plasmar el proceso de actividades concretas dentro de la organización en las cuales
se especifican los procedimientos, políticas y aspectos legales, para realizar actividades
de una manera oportuna.

2. Alcance
Este manual va está dirigido a todos los usuarios, con el fin de establecer los lineamientos
que se agrupan en los diferentes procedimientos, los cuales son necesarios para realizar el
proceso, con el fin de establecer una apropiada comunicación que permita realizar las
tareas de forma ordenada y adecuada.

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3. Definiciones
 Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de su gestión.
 Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
 Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a
las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.
 Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
 Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
 Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.

4. Generalidades
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 4.1 Estructura Interna

Cumple en el desarrollo de las actividades fundamentales para el correcto funcionamiento

de las mismas.

4.2 Presentación de la empresa

La DESAJ tiene la tarea de administrar los recursos de la Rama Judicial, por esto se dice
que sus principales funciones son administrar y planear
Está compuesta por 2 salas
Sala Disciplinaria: Resuelve los procesos en los que se estén investigando funcionarios
de la Rama Judicial.
Sala Administrativa: Como su nombre lo dice, administra y planea  los recursos de la
Rama Judicial, en especial todo lo que tiene que ver con las personas que trabajan para
ella.

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 4.3 Misión
Impartir Justicia de la mejor manera para que haya una convivencia pacífica y se
resuelvan los conflictos o problemas, respetando la dignidad del hombre, la diversidad
racial y cultural, de acuerdo a la organización de nuestro País en el desarrollo de las
actividades fundamentales para el correcto funcionamiento de las mismas.

4.4 Visión
Las instituciones de la Rama Judicial, esperan impartir justicia de manera más rápida,
tratando de que las faltas contra las leyes no queden sin castigo y buscando evitar que se
presenten problemas o conflictos utilizando mejores herramientas.

4.5 Política de calidad

Busca la satisfacción de las necesidades de la sociedad en materia de justicia y amparo
efectivo de los derechos, con una gerencia pública eficaz y transparente, un talento
humano comprometido y competente, y una cultura de la calidad.

4.6 Valores corporativos

 Igualdad de trato.
 Diligencia y compromiso.
 Ética profesional.
 Honestidad.
 Transparencia.
 Equidad.
 Responsabilidad.
 Justicia.
 Liderazgo.
 Colaboración y trabajo en equipo
 Mejora continua
 Independencia Judicial.
 Prudencia.
 Respeto.

4.7 Simbología utilizada

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Estos son los símbolos utilizados en los diferentes diagramas de flujos, para una mejor
compresión de los procesos levantados.

4.8 Identificación y caracterización de los

procesos
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4.9 Diagramas de flujo para recepción de
documentos por ventanilla única, medio

8
 físico, medio electrónico.

Acción popular

Acción de grupo

9
10
Acción de tutela

11
PQRS

12
Tutela y derechos de petición.

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