PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE TRAMITE

DOCUMENTARIO
NUESTRA EMPRESA:

Nuestra Empresa ZETANET EIRL, realiza equipamiento y venta de suministros informáticos para
todo tipo de industrias, nuestra política de ética está firmemente basada en los principios de
Integridad, Innovación y Desarrollo.

SERVICIO A COTIZAR:

SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

FUNCIONALIDADES:

1.- REGISTRO DE EXPEDIENTES:

El sistema permite registrar los expedientes de Mesa de Partes (Figura 01) y derivarlos al área
encargada de resolver el trámite.

El sistema permite relacionar los expedientes entrantes con cada procedimiento

administrativo del TUPA.

El sistema genera la hoja de envío en formato imprimible (Figura 02) del expediente para ser
remitida al área destino.

Figura 01: “Formulario de registro de documentos en Mesa de Partes”

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 Figura 02: “Hoja de Envio Imprimible generada por el sistema para anexar al expediente físico”

2.- REGISTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS:

El sistema permite a cada oficina el registro de sus propios documentos (Figura 03) y hacerles
su respectivo seguimiento.

El formulario de envío de documentos internos soporta el envío a varios destinatarios.

El sistema permite el trabajo concurrente de secretarias para la creación de documentos de un

mismo jefe, por lo que cuando se solicite el número que corresponda el sistema retornará el
próximo número del tipo de documento que se desee realiza sin posibilidad de duplicarse.

El sistema permite subir los documentos en formato digital para que luego puedan ser
visualizados por sus destinatarios.

Figura 03: “Formulario de registro de documentos internos”

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3.- BUSQUEDA Y SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS:

El sistema permite buscar los expedientes recibidos por mesa de partes y los documentos
internos creados en cada oficina y hacerle su respectivo seguimiento (Figura 04).

El sistema tiene una variedad de filtros que permitirán a los usuarios encontrar fácilmente a un
documento.

El seguimiento del documento, nos muestra la lista de oficinas por las que ha pasado un
trámite con su respectiva fecha y hora, así como sus detalles (Figura 05).

Figura 04: “Búsqueda de documentos”

Figura 05: “Seguimiento de documentos”

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4.- VISUALIZACION DEL TUPA:

El sistema nos presenta una interfaz en el cual es posible hacer una búsqueda rápida de todos
los procedimientos administrativos del TUPA y conocer los requisitos y costos de cada trámite,
el cual también podría ser integrado a la página web de la municipalidad. (Figura 06)

Figura 06: “Interfaz de visualización del TUPA”

5.- DIRECTORIO TELEFONICO:

EL sistema nos muestra un directorio telefónico de todos los trabajadores de la municipalidad

con su respectivo correo electrónico y teléfono.

Figura 07: “Directorio telefónico virtual”

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6.- REPORTES:

El sistema tiene una serie de reportes que nos proporciona información para una toma de
decisiones eficiente, algunos de los cuales son:

 Reporte de Expedientes recibidos por Mesa de partes

 Reporte de trámites internos creados en cada área (Figura 08)
 Reporte de documentos enviados que siguen en Trámite
 Reporte de documentos Recibidos que siguen en trámite
 Otros reportes a Solicitud del usuario.

Todos los reportes tienen filtros avanzados que nos permite seleccionar la información
deseada y poder exportarla a un archivo en formato Excel.

Figura 08: “Reporte de trámite internos creados en cada área”

7.-MODULO DE MESA DE PARTES VIRTUAL:

Se podrá enviar documentos a través de la página web de la municipalidad, dichos

documentos serán recepcionados a través del sistema y procesados para su trámite en el resto
de oficinas.

ESPECIFICACIONES TECNICAS:

 Lenguaje de programación: PHP, Javascript

 Framework : Codeigniter
 Servidor de base de datos: SQL Server 2014
 El sistema funciona bajo la arquitectura cliente – servidor, requiere estar instalado
en un servidor con:
o Procesador Core i3 o superior
o MÍnimo 4GB De RAM

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 o Espacio en disco requerido: 1GB, adicionalmente reservar un espacio para los
archivos digitales adjuntos.
 El sistema puede ejecutarse en un servidor con Apache (Linux) o ISS (Windows).

TIEMPO DE IMPLEMENTACION:

10 días calendarios, contados a partir de la firma de contrato o recepción de la orden de

servicio.

PROPUESTA ECONOMICA:

Pago único de 1200 (doce mil) soles, Incluye IGV, se emitirá factura.

EL precio incluye:

 Sistema funcionando según la propuesta.

 Código fuente del sistema
 02 capacitaciones de forma virtual al personal designado
 Soporte técnico y garantía de 01 año vía telefónica ante cualquier percance
que incumpla con las funcionalidades propuestas.

CONTACTO:

Ing. Jairo Wilfredo Puente de la Vega Chávez

Desarrollador – Programador

TELEFONO: 984222409

Email: jpuentech@hotmail.com