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PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS

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PROCEDIMIENTO
ACCIONES
PREVENTIVAS

Elaborado Revisado Aprobado

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Cargo Gerente (E)
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1. OBJETIVO: Establecer un método que contemple las actividades a realizar para identificar y
eliminar causas potenciales que afecten la calidad de los servicios, el medio ambiente y la salud e
integridad de los trabajadores, para evitar la ocurrencia de no conformidades.

2. ALCANCE: Este procedimiento tiene aplicación para detectar y eliminar causas de problemas
potenciales en cualquiera de los servicios, a través de sugerencias de los usuarios, ideas o
sugerencias de los trabajadores, revisiones gerenciales del Sistema integral y/o análisis de
indicadores.

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El comité de gestión integrada es el responsable de implementar y mantener actualizado este

procedimiento

ÁREAS INVOLUCRADAS
Todas las áreas de la empresa.
4. CONDICIONES GENERALES

Una Acción Correctiva y/o Preventiva puede ser emprendida por cualquier cargo de la empresa,
cuando se detecte una no conformidad o situación que pueda llegar a generarla.

La solución a una no conformidad consiste en mejorar el resultado o condición deficiente hasta lograr
un nivel razonable. Las causas de las no conformidades se investigan desde el punto de vista de los
hechos, y se analiza la relación entre las causas y el efecto. Se diseñan e implementan acciones que
contrarresten el problema para evitar que los factores causales se vuelvan a presentar.

Cualquier Acción Correctiva y/o Preventiva, puede generar cambios en los documentos del Sistema
de Gestión Integrada, esto se maneja de acuerdo al Procedimiento de Control Documentos.

Los medios utilizados para la documentación y/o control de las acciones preventivas, pueden ser los
mismos que se utilizan para las Acciones Correctivas (Reporte de Acciones Correctivas y/o
Preventivas)

5. DEFINICIONES

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial no
detectada u otra situación potencial indeseable.
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad no detectada u otra
situación indeseable.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos especificados.

6. METODO:

DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE

6.1 Llevar a cabo supervisiones periódicas por áreas para detectar
las causas potenciales de no conformidades utilizando las siguientes
fuentes de información:

 Identificación y valoración de riesgos para la calidad en la

prestación del servicio.
 Investigación de incidentes.
 Evaluación de riesgos en S&SO y aspectos e impactos
ambientales.
 De una Acción Correctiva implantada (La acción correctiva
en un área o proyecto se puede aplicar como preventiva en Responsables de los procesos
otro). Directores área, Jefes de unidad
 Cambios en los riesgos y en el Panorama de Factores de de todas las áreas y/o Comité de
Riesgo. gestión integrada y/o Cualquier
 Cambios en los requisitos legales. trabajador
 De una posible falla en el Sistema de Gestión Integrada,
proceso de prestación del Servicio y/o entrega.
 Estrategias de mejoramiento.
 Tendencias de Indicadores de Gestión.
 Resultados de Auditorias.
 Informes del Servicio.
 Quejas y Reclamos del Cliente o de la Comunidad.
 Análisis estadísticos.
 Planificación del servicio.
 Sugerencias.

6.2 Registrar el hallazgo en el formato Solicitud acción correctiva y Quien detecta el problema
preventiva (R-GC-06) potencial

6.3 Establecer la acción a seguir y determinar el responsable de

Líder del proceso, Quien detecta
llevar a cabo la acción preventiva y el plazo máximo para
el problema potencial.
implementarla.

Líder del proceso involucrado.

6.4 Implementar la acción preventiva establecida

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DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE

6.5. Verificar la implementación de la acción preventiva y su eficacia Quien detecta el problema

potencial.

¿La acción preventiva implementada es eficaz?

NO: Ir a 6.6

SI: Ir a 6.7
6.6 Quien detecta el problema
6.6 Determinar una nueva acción, plazo y diligenciar el formato potencial, líder del proceso
Acción Correctiva y Preventiva (R-GC-06) y volver al paso 6.4 involucrado.

6.7 Efectuar el cierre de la acción preventiva y registrarlo en el 6.7 Quien detecta el problema
potencial.
formato Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva (R-GC-06).
6.8 Estandarizar Las acciones preventivas para evitar que los
problemas potenciales ocurran. Estos estándares además deben ser
6.8 líder del proceso involucrado,
claros, con el fin de ser entendidos por el personal actual y el
coordinador de calidad
personal nuevo que sea vinculado al proceso.

6.9 En caso de reincidencia se levanta Acción Correctiva, Ver 6.9 Quien detecta el problema
Procedimiento Acciones Correctivas (P-GC-04). potencial, líder del proceso
involucrado.

7. FLUJOGRAMA:

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Inicio

Llevar a cabo supervisiones periódicas por

áreas para detectar las causas potenciales
de no conformidades

Consignar el hallazgo en el formato Acción

correctiva y preventiva(R-Xx-xx-xx).

Establecer la acción a seguir y determinar

el responsable de llevar a cabo la acción
preventiva y el plazo máximo para
implementarla.

Implementar la acción preventiva

establecida

Verificar la implementación de la acción

preventiva y su eficacia.

Determinar una nueva acción, plazo y

¿La acción preventiva
diligenciar el formato Acción correctiva y No
implementada es eficaz?
preventiva(R-Xx-xx-xx)

Si

Efectuar el cierre de la acción preventiva y

registrarlo en el formato Solicitud de Acción
Correctiva y Preventiva (R-xx-xx).

Estandarizar Las acciones preventivas

para evitar que el problema ocurra o se
vuelva recurrente

En caso de reincidencia se levanta Acción

Correctiva, Ver Procedimiento Acciones
Correctivas(P-1030-07)

Fin

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8. REGISTROS:

Acción correctiva y preventiva (R-GC-06)

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento acciones correctivas (P-GC-04).

Procedimiento Auditorías Internas (P-GC-06)

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