DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

SOFTWARE DE CONTROL DE ACCESO

ACTIVIDAD EVALUATIVA - TALLER EJE 4

Integrantes

Ximena Duran Mariño

Ingrid Jimena Gonzalez Ortiz
Nicolas Urresti Gonzalez
Edubio Andrés Vega

DISEÑO DE PROCESOS
ANA LUCIA ACOSTA SANCHEZ
Grupo 134

Fundación Universitaria del Área Andina

 2021
 INTRODUCCIÓN

Con esta intervención a la empresa Tomodachi se pretende brindar apoyo al área de

recursos humanos en donde identificamos la necesidad de contratar más personal con el fin de

evitar sobre carga laboral para los empleados y de esta manera disminuir pagos de horas extras,

evitar deserción laboral y minimizar los accidentes laborales en las tareas que rigen cada área, se

evidencia falencias en la prestación del servicio del restaurante.

Observamos gran falencia en la parte del área de bienestar no se está implementando y se

ve la necesidad de la misma en la empresa. Una vez la empresa, logre conocer que ofrece su

mejor competencia, ya que según los clientes se sienten satisfechos con la calidad el producto,

más no con los tiempos de espera, se debe empezar a ordenar poco a poco sus procesos internos,

empezar a crear manuales de procesos que le permita a la compañía crear políticas en cada una

de las áreas, establecer tiempos, definir responsables, realizar monitoreos constantes, medir el

desempeño de cada área por medio de gestión de indicadores y así mantener el orden y

eficiencia.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un proceso de gestión administrativa implementando acciones para mejorar el control

del personal y propuesta de desarrollo de un software a la medida a partir de la aplicación de
instrumentos de recolección de información que contribuyan a que la empresa Tomodachi
ubicada en el barrio Chapinero Alto, mejore su desempeño interno.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

❖ Proponer un plan de acción diseñando un proceso mediante la implementación de un

sistema que permita optimizar la gestión interna de la compañía en la cual se está
presentando la falencia del control del personal.

❖ Identificar los aspectos anteriores y proponer el plan de acción a llevar a cabo y la

implementación del software que se requiere para que de esta manera cumpla con todos
las funcionalidades para mejorar el proceso administrativo que se está llevando
actualmente.
 PROBLEMA IDENTIFICADO

ÁRBOL DEL PROBLEMA

El gran problema que presenta la empresa Tomodachi es que manejan un horario laboral

muy extenso, y no tienen definidos los procesos para cada encargado, lo cual hace que las

personas laboren más de las 8 horas diarias generando sobrecarga laboral y pago de muchas

horas extras que generan sobrecostos, se evidencia que las personas no conocen cuáles son sus

roles, no se realiza un control interno para determinar qué proceso está fallando al momento de

prestar el servicio, todo esto genera desorden, la información que genera cada uno de los

procesos es deficiente, ya que no se está controlando, lo cual hace que el mesero también tenga

que manejar la caja y ser en parte administrativo cuando ya hay un encargado de esto, todos

implementan los mismos roles, Acorde a esta problemática podemos indicar que no cuentan con

una ejecución de procesos estable.

 ANÁLISIS

Con esta intervención a la empresa Tomodachi se pretende brindar apoyo al área de

recursos humanos en donde identificamos la necesidad de contratar más personal con el fin de
evitar sobre carga laboral para los empleados y de esta manera disminuir pagos de horas extras,
evitar deserción laboral y minimizar los accidentes laborales en las tareas que rigen cada área, se
evidencia falencias en la prestación del servicio del restaurante.

Observamos gran falencia en la parte del área de bienestar no se está implementando y se

ve la necesidad de la misma en la empresa. Teniendo en cuenta esta dificultad pueden tener
algunas críticas e inconvenientes con sus clientes, nosotros estaremos dispuestos a colaborar,
buscar alternativas e implementarlas para que la empresa mejore de manera progresiva y consiga
una mejor satisfacción en sus clientes.

Con el fin de ayudar a mitigar esto, se pondrán en práctica el conocimiento adquirido

durante la formación aplicando instrumentos de recolección de datos como lo es la encuesta para
poder adquirir información e implementar un sistema que ayude a la parte administrativa a
generar un cronograma de ejecución, una implementación y estado de mejoramiento continuo
obteniendo los logros y fines propuestos según nuestra investigación para lograr los mejores
resultados en pro de la empresa.

Una vez la empresa, logre conocer que ofrece su mejor competencia, ya que según los
clientes se sienten satisfechos con la calidad el producto, más no con los tiempos de espera, se
debe empezar a ordenar poco a poco sus procesos internos, empezar a crear manuales de
procesos que le permita a la compañía crear políticas en cada una de las áreas, establecer
tiempos, definir responsables, realizar monitoreos constantes, medir el desempeño de cada área
por medio de gestión de indicadores y así mantener el orden y eficiencia.

En el momento que se logre establecer y diseñar todos sus procesos, podrán siempre estar
en constante cambio para ser competente en el sector, crecer financieramente, darse a conocer
como una compañía ordenada y de confianza con la cual se puede trabajar.
 JUSTIFICACIÓN

Con esta intervención a la empresa Tomodachi, se pretende brindar apoyo al área

administrativa y de recursos humanos en donde identificamos la necesidad de evitar sobre carga

laboral para los empleados y de esta manera disminuir pagos de horas extras, definir tareas y

evitar deserción laboral, ya que se evidencia falencias y esto está generando gastos innecesarios

dentro de la empresa.

Con el fin de ayudar a mitigar esto, lo que se pretende desarrollar es la estructuración de

la organización de todo lo anterior mencionado y la implementación de un sistema de

información, en este caso un software a la medida que pueda ejecutar los ingresos y salidas de

los colaboradores donde el administrador y los usuarios cuenten con una plataforma web donde

puedan ingresar, validar turnos y así mismo realizar la marcación y finalización de turnos.

Se pondrán en práctica todos los conocimientos adquirido durante la formación aplicando

instrumentos de recolección de datos para poder adquirir información e implementar el software

mencionado que ayude a la parte administrativa a generar un cronograma de ejecución, una

implementación y estado de mejoramiento continuo obteniendo los logros y fines propuestos

según nuestra investigación para lograr los mejores resultados en pro de la empresa.
 ACCIONES PARA LA PROPUESTA

Información del proyecto:

Con el fin de optimizar los procesos que se están llevando actualmente en la compañía se

propone implementar el siguiente plan de acción con respecto al acceso de empleados, rotación

de turnos, sobrecarga laboral y asignación de tareas (jerarquía).

Lo primero a desarrollar en un organigrama para que así el encargado administrativo

pueda delegar las funciones de cada colaborador, con el fin de que no todos estén en todas las

áreas que es lo que está ocasionando demoras en algunos procesos. Se presenta a continuación:

En Tomodachi se empieza con la dirección de la gerente y en producción se procede a diseñar

según la asesoría prestada. El desarrollo y ejecución del proyecto se le encarga a producción y se

finaliza con el producto terminado.

 Organigrama

Luego de haber elaborado el respectivo organigrama, como segunda parte se propone ejecutar la

asignación de tareas, vemos que en en la parte de producción en los auxiliares quienes son los

encargados de cocina, solo hay dos personas y aquí es donde se pueden evidenciar la rotación del

personal ya que debido a la sobrecarga laboral prefieren renunciar, se requiere contratar a 3

personas más para completar la producción y que esta sea de manera eficiente y con un horario

normal, es donde ingresa el tercer paso de implementar el horario laboral de 8 horas diarias, para

poder mitigar la sobrecarga laboral que se lleva actualmente ya que manejan turnos de 12 a 16

horas la mayoría de veces lo cual causa agotamiento y generación de errores en la prestación del

servicio. Adicionalmente, servirá para reducir los costos en el área de nómina debido a la

cantidad de horas extras que se están pagando.

Ya teniendo los anteriores procesos definidos vamos al paso cuatro donde se requiere

controlar el acceso de los empleados ya que no cuenta con este sistema y así mismo apoyar al

área de nómina con la generación de reportes de turnos, horarios, recargos, horas extras, entre

otros.
 En este cuarto paso se propone implementar un sistema de información web (software)

se valida con la empresa, ya que la implementación de estos servicios genera cierto costo, en lo

cual están de acuerdo. El fin de esta implementación es que permita al área administrativa le

permita controlar el acceso de todos los funcionarios, en este mismo se podrán asignar las tareas

según el organigrama), la programación de turnos y generar automáticamente por la plataforma

de reportes e indicadores con el fin de optimizar la gestión empresarial de la compañía y para los

empleados poder revisar a través de la plataforma web los turnos asignados y el registro de

ingreso y salida. La compañía cuenta con buen capital para destinar a este tipo de servicios, ellos

tienen varios restaurantes por lo cual sus ganancias son amplias. Sin embargo, como Tomodachi

es uno de los restaurantes más nuevos no le han invertido mucho en ningún proceso, lo tienen

como a un lado y como tienen buenas ventas desea estructurarlo mejor. A continuación se detalla

a fondo todos los requerimientos del software a desarrollar.

Proyecto: Desarrollo de una plataforma web para el control de acceso de empleados.

1. Propósito

El propósito del proyecto es el desarrollo de una plataforma web la cual permitirá

estructurar, organizar y optimizar el proceso de acceso de empleados, así como también contar

con un control general de la base de datos dentro de los procesos que desarrolla Tomodachi, con

la posibilidad de integrarse a otro tipo de software de nómina que manejen o diferentes tipos de

dispositivos de acuerdo a los requerimientos básicos de este documento. En este documento se

destaca los requerimientos iniciales del software.

2. Alcance del producto / Software

El alcance del proyecto busca suplir las necesidades que actualmente se tienen dentro del

proceso de control de acceso de los empleados, de manera que el sistema organice, estructure y

automatice toda la información que se recauda por parte de la empresa Tomodachi. La

plataforma web se utilizará en diferentes áreas de la compañía optimizando los procesos desde

diferentes perspectivas y labores, se sistematizará todo el ingreso y salida y programación de

turnos y tareas.

3. Clase de Usuarios

La plataforma web será utilizada por dos (2) tipos de usuarios:

Usuario – Encargado Administrativo

Usuarios – Funcionarios.

4. Funcionalidades del producto

Usuario – Encargado Administrativo:

➔ Inicio de Sesión ➔ Programación de turnos

➔ Registro de usuarios ➔ Generación de indicadores y reportes

➔ Asignación de tareas

Usuario - Funcionarios:

➔ Inicio de Sesión

➔ Visualización de turnos

➔ Registro de ingreso y salida.

 1. Entorno de desarrollo

La plataforma web se desarrollará en lenguaje HTML, SQL y JavaScript en PHP, esto

recopilará, organizará y estructurará todos los datos con los que contará.

2. Requerimientos funcionales

Las principales funcionalidades de la herramienta tecnológica a desarrollar son:

➔ Inicio de Sesión: El usuario tendrá que acceder al sistema mediante el uso de un usuario

y una contraseña predeterminada como mecanismo de seguridad.

➔ Registro de usuarios: El encargado administrativo podrá realizar registro de los

funcionarios desde la plataforma web cuando lo requiera, la creación será en línea, así

mismo podrá realizar la eliminación.

➔ Asignación de tareas: El encargado administrativo le asignará a cada funcionario una

tarea, la tarea específica el área a desempeñar en su turno, (esto con el fin de controlar

que no estén en otras áreas).

➔ Programación de turnos: Se manejarán turnos rotativos, por lo cual cada semana o

cuando el administrador lo requiera podrá programar los turnos y así mismo modificarlos.

➔ Generación de indicadores y reportes: Esto permitirá generar directamente desde la

plataforma web reportes de todos los ingresos y salidas y gestión de indicadores para

temas internos de la compañía de bonificaciones y control de acceso.

➔ Visualización de turnos: Los funcionarios podrán ver la programación de sus turnos

semanales por medio de la plataforma web y así mismo su rol (tarea) asignado.

➔ Registro de ingreso y salida: Los funcionarios se registraran al momento de ingresar y

salir de su turno.
 3. Requerimiento de interface externa

3.1 Interface de Software

El software será una plataforma web desarrollada en HTML con conexión PHP, la base

de datos se manejará en lenguaje SQL con servidor MySQL. (Nota: La configuración de los

lenguajes a trabajar puede ser modificada a lo largo del proyecto en base a la funcionalidades y

requerimiento de las librerías a implementar.

3.2 Interface de Hardware

La plataforma web será desarrollada para que cualquier dispositivo tecnológico pueda

acceder a la plataforma desde que cuente con una conexión estable de internet, para una mejor

experiencia de uso se recomienda utilizar el Explorador Google Chrome.

3.3 Interface de comunicación

El sistema se conectará al servidor vía conexión PHP y JSON, las solicitudes de email se

enviarán a la dirección de correo electrónico discutida. Incluye formatos de mensajería,

estándares de comunicación (Ej. FTP, HTTP, etc.).

4. Realizar la entrega de una plataforma web instalada en los servidores determinados

por la compañía con las siguientes características:

➔ Ficheros de origen disponibles: XML; JAVA; PSD; Swift; TypeScript, Javascript, PHP,

HTML.

➔ Framework: Codeigniter.

➔ Características adicionales: CardView, LinearLayout, RelativeLayout, Material Desing;

 ➔ Versión de PHP: PHP5.x

Software requerido:

➔ Sublime Text2 or later, Notepad++;

➔ Adobe Photoshop;

➔ Visual Studio Code;

El servidor se configuraría con los siguientes componentes:

➔ Apache 2.4.3 – 2.4.37 (Estable) ➔ MySQL 5.5.43 – 5.37.2

➔ Cpanel ➔ PHPMyAdmin 2.11.11.3

➔ PHP 5.6

4. Anexos

Diagrama de funciones
 INSUMOS Y COSTOS

El costo del plan de acción indicado anteriormente solo sería para la parte del sistema de

información - software.

➔ Tipo de contrato: Prestación de servicios.

➔ Objeto contractual: Desarrollo de una plataforma web para control de acceso.

➔ Monto del contrato: $2.500.000 (dos millones quinientos mil pesos).

➔ Duración del contrato: Tres (3) semanas.

Forma de pago:
La forma de pago es de la siguiente manera:
● Primer pago: A la firma del contrato
40 % del valor del contrato.

● Último pago: A la entrega de la plataforma instalada en los servidores determinados por

la empresa correspondiente a la plataforma tecnológica con correcciones y ajustes
(viables de implementar) solicitados por el cliente.
60 % del valor del contrato.
Nota: Las metodologías de pago pueden ser modificadas de acuerdo a los protocolos que tenga
Tomodachi para realizar los pagos.

TIEMPOS DE EJECUCIÓN

El tiempo de ejecución para desarrollar el plan de acción es de una semana mientras se

contrata al personal que hace falta y se disponen los pasos a seguir y el tiempo para ejecutar el

sistema de información es de 3 semanas.

 RECOMENDACIONES

1. Implementación del software de control de acceso, de forma inmediata después de haber

recibido la capacitación requerida y de esta manera saber cual es el funcionamiento del
mismo.

2. Se debe implementar para cada uno de los empleados de la empresa desde el área
administrativas hasta el área de producción.

3. Cumplir con el periodo de ejecución e implementación del software dentro de la empresa.

4. Planificar las actividades a realizar para obtener un mejor desempeño y poder ofrecer a
los clientes la atención y servicios requeridos.

LECCIONES APRENDIDAS

Como tema principal de lecciones aprendidas dentro de este periodo de diseño de

procesos de innovación es la creación de un software el cual es capaz de facilitar al área de

recursos humanos la liquidación de las horas extras excesivas dentro de la empresa y a si poder

llevar a cabo la reducción de los costos del pago de las nóminas y sus prestaciones sociales.

También se logró aprender cómo se clasifica una investigación de procesos de innovación

dentro y fuera de una compañía fundada o con el ánimo de realizar una apertura; el cual genera

nuevas estructuras dentro de los estándares de calidad al momento de la implementación del

buen uso y manejo de los procesos.

Se logró aprender que al realizar la autoevaluación previamente se puede tomar como una

herramienta que mejore el trabajo y permita reformular proyectos.

 CONCLUSIONES

Mediante un trabajo de investigación de mercado(encuesta) se logró identificar

las falencias que no permiten a la empresa Tomodachi crecer en el sector y peor aun

brindar un buen servicio a sus clientes, es así como se llega a la conclusión de que la

mejora continua asegura a las empresas el éxito en el logro de sus objetivos

organizacionales, por eso la importancia de innovar y crear procesos que mejoren la

productividad. La propuesta planteada anteriormente tiene como objetivo dar solución a

las falencias que la empresa Tomodachi presenta respecto a la definición de sus procesos

y como la falta de estos afecta la productividad y calidad de los servicios que ofrecen.

La implementación y ejecución correcta de los procesos dentro de las empresas

son la clave para crecer y aumentar la productividad, lo que se ve reflejado en las

ganancias económicas y el buen prestigio de sus servicios. He ahí la importancia de

invertir dinero y tiempo en la creación de estos.

De esta manera detectar los re-procesos que se estén desarrollando y así buscar

una manera eficiente a la hora de desarrollar el trabajo y obtener los mejores resultados

posibles.

La elaboración de este trabajo permitió consolidar los conceptos de innovación,

competitividad y diseño de procesos operativos articulados con elementos

administrativos, se confirmó que la existencia de una estrategia de innovación, soportada

en un sistema formal y estructurado representa una necesidad en las organizaciones que

buscan diferenciarse y ser destacadas en el mercado.

 BIBLIOGRAFÍAS

Agudelo, L. (2012). Evolución de la gestión por procesos. Icontec 2012. Colombia: Legis

S.A.

Pérez, J. (1996). Gestión por procesos. Reingeniería y mejora de los procesos de la

empresa. ESIC Editorial, España.

Autsoft Solutions S.A.S https://autsoftsolutions.com/software-a-la-medida.html

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (s.f.). Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Recuperado de http:// www.mintic.gov.co

Espejo, R., y Reyes, A. (2016). Sistemas organizacionales. Colombia: Ediciones

Uniandes.