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IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LA

INSTITUCIÓN INPEC

aprendiz

Leonel Bautista peña

Tutor:

Fabián Rolando Caballero Cortes

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

T.G análisis y desarrollo de sistemas de información

REGIONAL SENA

2021
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INTRODUCCIÓN
Los sistemas de información se han convertido al pasar del tiempo en un
elemento casi que fundamental para un área funcional de cualquier tipo de
empresas, tanto que en la actualidad cualquier organización se ha
concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de
información como una herramienta importante, que brinda la posibilidad de
obtener grandes ventajas e incrementar la capacidad de organización de la
empresa. Pero para esto es importante implementar un sistema que sea
eficaz y que a su vez ofrezca diferentes posibilidades, permitiendo acceder
a los datos que sean relevantes de manera frecuente y oportuna.
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SECTOR EMPRESARIAL

INSTITUNO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO

INPEC
EPMSC NEIVA

Direccionamiento estratégico

El instituto nacional penitenciario y carcelario (INPEC) es un organismo público,

adscrito al ministerio de justicia y del derecho, responsable de la ejecución
de la pena y las medidas de seguridad interpuestas por las autoridades
judiciales y la atención básica de la totalidad de la población reclusa y el
tratamiento orientado a la resocialización de la población condenada, su
sede principal se encuentra en Bogotá.

Quienes somos

una entidad del estado garante de los derechos humanos de los privados de la
libertad garantizando. Siempre su resocialización ante la sociedad acompañado
de principios, valores institucionales misión, visión entre otras.

misión institucional

Contribuimos al desarrollo y la redefinición de las potencialidades de las

personas privadas de libertad, a través de los servicios de tratamiento
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penitenciario, la atención y la seguridad básica, basados en el respeto a los

derechos humanos.

visión institucional

En el 2030 seremos reconocidos a nivel nacional e internacional como un

modelo de gerencia penitenciaria, en la atención social, el tratamiento, la
custodia y vigilancia, con un talento humano capacitado y comprometido
que contribuye a la resocialización y los derechos humanos de las personas
privadas de la libertad.

valores institucionales

Honestidad
Respeto
Compromiso
Diligencia
Justicia

objetivos de la institución

1. Ejecutar y desarrollar la política carcelaria y penitenciaria dentro de los

lineamientos que establezca el Gobierno Nacional.
 
2. Hacer cumplir las medidas de aseguramiento, las penas privativas de la
libertad y las medidas de seguridad, que establezcan las autoridades
judiciales.
 
3. Diseñar y ejecutar programas de resocialización, rehabilitación y reinserción
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a la sociedad, para los reclusos de los

establecimientos carcelarios y penitenciarios.
 
4. Diseñar y establecer los mecanismos necesarios de control de los
programas de resocialización, rehabilitación y reinserción de los internos a
la sociedad.

cuantos funcionarios integran la institución sede Neiva

El establecimiento penitenciario de Neiva cuenta actualmente con 170

personas adscritas al cuerpo uniformado cumpliendo diferentes labores de
custodia y vigilancia divididas en tres cuatro compañías tres de seguridad y
una para labores administrativos, igualmente contamos con 20 funcionaros
administrativos que son los encargados de promover el área de
subdirección, talento humano, jurídica, sanidad, tratamiento penitenciario,
psicología, atención al ciudadano, financiera, área virtual para visitas,
expendido, entre muchas más.

negocio de la empresa

Como tal la institución cuenta con varias dependencias las cuales todas tienen
un objetivo diferente tomando como referencia para esta actividad el área
de almacén de inventarios que su objetivo es controlar los recursos físicos
que ingresa y sale del establecimiento igualmente todo lo relacionado con
los bienes devolutivos y de consumo para el personal privado de la libertad
y es acá donde vamos a analizar que necesidades o problemas tiene

nuestro cliente en común ya que ciertos procesos son evaluados manualmente

lo cual no se está estableciendo un buen control por falta de un buen
sistema de información; los beneficios del control de inventarios es una
parte modular de las operaciones de la organización y contribuye de
manera importante en la generación de utilidades. El manejo eficiente del
inventario trae múltiples beneficios para la institución.

-Organizar y complementar la información de tus inventarios: es muy

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importante contar con el sistema de control

actualizado y depurado de los productos. Es fundamental también tenerlos
debidamente clasificados en familias o grupos de artículos y relacionados
con cada uno de los proveedores, todo esto para tener una buena base de
información.

-clasificar los productos en categorías

1-productos de alta rotación: este tipo de productos tiene un nivel de ventas

constante.

2-productos temporalidad: los productos que no tienen un nivel constante de

ventas.

3-productos especiales o sobre pedido: productos que son ventas eventuales

en este caso solamente se ordenan cuando se realiza el pedido por parte
del cliente.

4-productos próximos a vencer: alerta de productos próximos a su vencimiento.

5-orden de pedidos: decir el nivel en cantidades de productos en existencia

para el cual es necesario realizar el pedido.

-diseñar un programa de inventaros que permita a la institución:

Automatizar el movimiento de inventarios, en sincronía con ventas y compras.

Conocer el punto de reordenar, así como máximos y mínimos para
reabastecimiento de mercancía, para que nunca pierdas ventas por falta de
existencia.
Generar reportes.
Saber el nivel de existencias en tiempo real.
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ENTREVISTA

 ¿Nos puede regalar su nombre?

 ¿Cuál es su cargo actual en esta institución?
 ¿Cuánto tiempo lleva en este cargo?
 ¿Conoce la misión y visión de esta institución?
 ¿Cuantas personas conforman esta área de inventario?
 ¿Se contrata al personal con conocimientos con el manejo del inventario?
 ¿Cuál es la funcionalidad de esta área?
 ¿Cuál es el procedimiento de entrada y salida de algún producto?
 ¿Qué sistema de información maneja actualmente?
 ¿Qué opina de su funcionalidad?
 ¿Cómo calificaría usted al control que se tiene en el manejo de los
productos?
 ¿qué clase de productos son los del inventario?
 ¿los productos cuentan con un código de identificación?
 ¿qué tipo de información se registra o se guarda de estos productos
 ¿cuenta con algún sistema que le permita identificar la existencia de ciertos
productos?
 ¿Cree usted que es necesario realizar un conteo periódico de los productos
con mayor rotación?
 ¿Cuál es el proceso más importante de la entidad que le gustaría se
automatizara?
 ¿Ha presentado inconvenientes con este sistema si en caso de tenerlos diga
¿cuáles y con qué frecuencia?
 ¿Ha presentado perdidas de la información?
 ¿Cree usted que debería mejorar el sistema de información?
 ¿Si usted tuviera la oportunidad de agregarle algo al sistema que sería?
 ¿Cuáles serían las posibilidades de integrar un sistema de información y que
ventajas tendrían para la entidad?

 ¿Estaría de acuerdo que todo el proceso de inventario se sistematice?

 ¿Le gustaría recibir semanal o mensual informes de ingresos y salidas de
inventarios?
 ¿cuáles serían los reportes o informes que le gustaría recibir para el control
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 de la información?
 ¿En caso de registro de información en que tiempo se guarda y cuál es la
disponibilidad de las consultas?

ENCUESTA

Le gustaría llevar un historial de los productos no conformes que se sacan del

inventario.
Sí ___ No ___

Cuantas personas dentro de su área tienen acceso a consultar el inventario

a. Una persona ( )
b. Dos personas ( )
c. Más de dos personas ( )

Como controlan el inventario

Kardex
Modulo PCT
Excel
Otros y cual _________________________________________________

Le gustaría que el sistema de información le genere alertas cuando haya pocas

existencias de algunos productos

Sí ___ No ___

Qué modelo de inventario tiene

Demanda constante ( )
Demanda variable ( )

Desea que el inventario dentro del sistema tenga filtros de consultas para
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entradas y salidas de productos

SI ___ No ___

Como le gustaría ver el modulo PCT en el sistema

_______________________________________________________________
__

Desea obtener filtros de consultas respecto a precios referencias de productos

Sí ___ No ___

Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios

Sí ___ No ___

¿Conoce usted si por la falta de organización de los productos ha existido una

perdida?
Si_ no__

¿Cada que tiempo realiza pedidos?

1 a 2 semanas ( )
3 a 4 semanas ( )
5 a 6 semanas ( )

¿Qué tipo de inventarios físicos (periódicos o rotativos) se realizan y cuando se

efectúan?

Si_____ no______ n/a____

¿Se usa el sistema de registros para controlar la existencia física?

Si______ no_____________ n/a_______

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Identificación de la necesidad

Una vez realizada tanto la encuesta como la entrevista pudimos evidenciar que
el sistema operativo que se manejan en las tres áreas de inventarios sufren
de algunas necesidades tales como la falta de llevar un historial de los
productos no conformes que se sacan del inventario, la falta de alertas que
emita el sistema de información cuando un producto este próximo a
vencerse o claudicarse, la falta de filtros para las diferentes consultas para
que sea más fácil la usabilidad del sistema a la hora de buscar alguna
información, las pérdidas de información que se generan por falta de un
buen sistema, la falta de crear una base de datos que garantice la
información a la medida que se valla generando información ya que
podemos evidenciar que en el sistema de módulo pct. en el área de
almacén la información cargada en la base de datos solo se registra cuando
en su totalidad de ingreso sea completa mas no a la medida que se valla
generando, claramente podemos analizar que el principal problema son
necesidades que suple el sistema de las diferente áreas

Plantea una solución desde el punto de vista de sistema de información

La solución para esta problemática es Identificar, Analizar, diseñar, desarrollar

e implementar un software de análisis de sistemas de información que
ayude a la gestión de inventarios, será un sistema que ofrecerá al usuario la
posibilidad de registrar la producción diaria, semanal, mensual, registrar la
compra de todas las actividades de ingreso para las diferentes
dependencias, supervisar el horario de entrada y salida de los productos,
garantizando una base de datos plenamente actualizada trabajando y
guardando la información la medida que se valla ingresando, generando
mayores filtros para mejorar la usabilidad y así evitar pérdidas de tiempo,
generar y optimizar un solo software con todas estas aplicaciones para las
tres dependencias ya que cada una se registran con diferentes sistemas y
así poder estandarizar una mejor seguridad al sistema.
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ENCUESTA

De acuerdo a los resultados se procede a realizar una identificación

general con el fin de analizar el requerimiento, la propiedad de la
institución de sus necesidades o problemas que se realizó con las
técnicas de recolección de datos

Le gustaría llevar un historial de los

productos no conformes que se
sacan del inventario

SI 3
NO 0

le gustaria llevar un historial de los productos no conformes

que se sacan del inventario

si no

100%
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Cuantas personas dentro de su área

tienen acceso a consultar el inventario

Una persona 2
Dos personas 0
Más de dos personas 1

SI

cuantas personas dentro de su area tienen acceso a

consultar el inventario

una persona
33% dos personas
mas de dos personas

67%

67%
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NO
Como controlan el inventario

33%
Kardex 1
Modulo pct. 1
Excel 1
otros

como controlan el inventario

33% 33%
kardex modulo pct excel otros

33%

Le gustaría que el sistema de información

le genere alertas cuando haya poca
existencias de algunos productos

Si 3
no 0
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le gustaria que el sistema de informacion le genere alertas

cuando haya pocas existencia de algunos productos

si no
100
%

Qué modelo de inventario tiene

Demanda 0
constante
Demanda 3
variable

que modelo de inventario tiene

demanda constante
demanda variable

100%

Desea que el inventario dentro del

sistema tenga filtros de consultas
para entradas y salidas de productos

SI 3
NO 0
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Desea que el inventario dentro del sistema tenga filtros

de consultas para entradas y salidas de productos

SI
NO

100%

Desea obtener filtros de consultas respecto

a precios, referencias de productos

SI 2
NO 1

Desea obtener filtros de consultas respecto a precios,

refrencias de productos

33%
SI NO

67%

Se cuenta con alguna medida de seguridad

para los registros de inventarios

SI 2
NO 1
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Se cuenta con medidas de seguridad para los registros

de inventarios

33%
SI NO
67%

Conoce usted si por falta de organización de

los productos ha existido una perdida

SI 2
NO 1

Conoce usted si por la falta de organización de los

productos ha existido una perdida

33%
si no

67%

Cada que tiempo realiza pedidos

1 a 2 semanas 2
3 a 4 semanas 0
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5 a 6 semanas 1

cada que tiempo realiza pedidos

33% 1 a 2 semanas
3 a 4 semanas
5 a 6 semanas
67%

Qué tipo de inventario físico, periódicos o

rotativos se realizan y cuando se efectúan

Si y cada 6 meses 3
No y cada año 0

que tipo de inventarios fisicos, periodicos, o rotativos

se realizan y cuando

si y cada 6 meses
no y cada año

100%

Se usa el sistema de registro para

controlar la existencia física
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SI 3
NO 0

Se usa el sistema de registro para controlar la existencia

fisica

SI
NO

100%

CONCLUSIÓN

Se pudo concluir de acuerdo a sus necesidades que: Al Implementar un

sistemas de información ofrecerá a la institución la facilidad de digitalizar
sus datos y llevar un control más efectivo de las actividades de inventario,
sería de gran utilidad, efectuando esto ayudara a incrementar la efectividad
en la operación de sus procesos y la producción que es una de las fuentes
principales de esta institución esto va proporcionar ventajas competitivas,
mejora la calidad del producto y mejorara la económicas de una manera
real, sin obtener pérdidas económicas. El crecimiento de la institución
depende de que se cree un control, dicho control tiene cuatro aspectos
básicos que son inventariar, registrar, supervisar y facturar la producción
diaria, semanal y mensual de la mercancía y personal de la empresa.
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Anexo evidencia de las encuestas y posteriormente los videos de las respectivas

entrevistas las cuales fueron el fundamento básico para la recolección de
información y así poder analizar e identificar las necesidades o problemas de
nuestro sector empresarial.
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