Manual SGD 02 General

INPE-OSI-MU MANUAL DE USUARIO
INPE-OSI-
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
MU
INPE
Vigencia: 03/05/2020 Estándar para la formulación del Manual de Usuarios V2.0
E
Instituto Nacional Penitenciario
Oficina de Sistemas de Información
Manual de Usuario
SGD-INPE
Modulo General
José Mondalgo Rodriguez

ELABORADO
Analista//Desarrollador de Sistemas
POR :
REVISADO
POR :
APROBADO
POR :
Marzo / 2021
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INPE
Historial de versiones
Descripción Cargo
Versión Fecha Autor
de la revisión
1.0 22/03/2021 Creacion del Mondalgo Rodriguez, Analista/Desarrollador
documento José de Sistemas
1.0 Revision del
documento
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INDICE
HISTORIAL DE VERSIONES ........................................................................................................... 2

CAPITULO I: INFORMACIÓN GENERAL ......................................................................................... 5
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 5
OBJETIVO DEL MANUAL ............................................................................................................. 5
REQUISITOS PREVIOS ............................................................................................................... 5
CAPITULO II: ENTORNO AL SISTEMA ........................................................................................... 7
2.1. INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................... 7
2.2. CAMBIO DE CONTRASEÑA.................................................................................................. 8
2.3. PANTALLA DE INICIO ........................................................................................................... 9
2.3.1. CAMBIO DE DEPENDENCIA ........................................................................................ 10
2.3.2. MENÚS DEL SISTEMA ................................................................................................. 10
2.3.3. RESUMEN DE DOCUMENTOS .................................................................................... 11
CAPITULO III: MENÚ CONFIGURACIÓN ...................................................................................... 13
3.1. CONFIGURACIÓN PERSONAL ........................................................................................... 13
3.2. TIPOS DE DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA ............................................................... 13
3.2.1. NUEVO .......................................................................................................................... 13
3.2.2. ELIMINAR ...................................................................................................................... 14
3.3. MOTIVOS POR DEPENDENCIA ......................................................................................... 15
3.3.1. AGREGAR ..................................................................................................................... 15
3.3.2. ELIMINAR ...................................................................................................................... 16
CAPITULO IV: MENÚ DOCUMENTOS .......................................................................................... 18
4.1. EMISIÓN DE DOCUMENTOS.............................................................................................. 18
4.1.1. CREAR NUEVO DOCUMENTO .................................................................................... 18
4.2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS........................................................................................ 24
4.2.1. RECIBIR DOCUMENTO (SIN INGRESAR AL DETALLE DEL DOCUMENTO) ............. 24
4.2.2. RECIBIR DOCUMENTO (INGRESANDO EL DETALLE DEL DOCUMENTO) ............... 25
4.2.3. ATENDER Y/O DERIVAR DOCUMENTOS ................................................................... 26
4.2.3.1. ARCHIVAR DOCUMENTO...................................................................................... 27
4.2.3.2. ATENDER DOCUMENTO - ADMINISTRATIVO ...................................................... 28
4.2.3.3. ATENDER DOCUMENTO - PERSONAL................................................................. 29
4.3. EMISIÓN DEL PROFESIONAL (DOCUMENTOS PERSONALES) ...................................... 30
4.3.1. CREAR NUEVO DOCUMENTO (DOCUMENTOS PERSONALES) ............................... 31
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CAPITULO V: FIRMAR DOCUMENTOS ........................................................................................ 36

5.1. FIRMAR DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.................................................................... 36
5.2. FIRMAR DOCUMENTOS PROFESIONALES (PERSONALES) ........................................... 39
CAPITULO VI: MENÚ CONSULTAS .............................................................................................. 43
6.1. DOCUMENTOS EMITIDOS ................................................................................................. 43
6.2. DOCUMENTOS RECIBIDOS ............................................................................................... 44
6.3. DOCUMENTOS VISTO BUENO .......................................................................................... 44
6.4. DOCUMENTOS DEL PROFESIONAL ................................................................................. 45
6.5. SEGUIMIENTO DE EMITIDOS ............................................................................................ 45
6.6. SEGUIMIENTO DE RECIBIDOS .......................................................................................... 46
INPE-OSIN-MU MANUAL DE USUARIO
INPE-
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CAPITULO I: INFORMACIÓN GENERAL
INTRODUCCIÓN
El manual de usuario del Sistema de Gestión Documental del Instituto Nacional

Penitenciario SGD-INPE y los módulos que los componen , pretende dar a conocer
las características y formas de funcionamiento paso a paso del sistema, guardando
la secuencia de acciones sobre las ventanas, para lograr los resultados e sperados
en cuanto al ingreso, búsqueda y obtención de información. Sin embargo, más
adelante, al dominar el manejo del Sistema, Ud. podrá seguir el orden que desee de
acuerdo a sus necesidades y recurrir al manual para consultas específicas.
Asegúrese de leer íntegramente el manual.
OBJETIVO DEL MANUAL
El presente manual tiene como objetivo servir al Usuario, como herramienta básica
para el manejo operativo del sistema. El usuario encontrara en este manual, la
descripción detallada de las ventanas de cada módulo, soluciones frente a
problemas que se pudieran presentar en el momento de la operatividad del Sistema
y sugerencias para poder realizar los pasos correctos al mom ento de registrar la
información respectiva.
REQUISITOS PREVIOS
Conocimientos mínimos del usuario
• Conocimientos informáticos a nivel de usuario.

• Conocimiento básico de las herramientas de Microsoft Office.
• Haber recibido capacitación sobre el uso del s istema SGD-INPE.
• Conocimiento en la Firma Digital con el Programa “Firma ONPE” .
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Requisitos técnicos previos
• Disponer de una cuenta propia del sistema.

• Tener instalados y configurados todos los componentes del SGD-INPE
• Contar con el certificado digital asociado a la cuenta del usuario
Software necesario
• Herramientas Microsoft Office Word (versión superior al 2013). Con opción a

guardar en PDF.
• Navegador compatible (Chrome, Firefox, Microsoft Edge)
• Visor PDF (Adobe Acrobat, Foxit Reader, etc)
• Herramienta Java Runtime Enviroment - JRE
• Instalador Firma ONPE
• Instalador Tramite Documentario
• Instalador del certificado de firma digital
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CAPITULO II: ENTORNO AL SISTEMA
2.1. INGRESO AL SISTEMA

Para el ingreso del Sistema de Gestión Documental INPE (SGD-INPE), puede
acceder por una de las siguientes opciones;
a) Por el acceso directo al SGD-INPE
b) Mediante URL: (https://sgd.inpe.gob.pe:8181/sgd/login.do)

Ingresar las credenciales del usuario, l uego presionara el botón [Aceptar], el sistema
validará su información ingresada, en caso no sean los datos correctos el sistema
no permitirá su ingreso, en caso que los datos sean correctos, ingresará a la pantalla
de inicio principal que le permitirá realizar operaciones de acuerdo al perfil del
usuario registrado.
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Para el uso del sistema necesita contar con un usuar io y una clave la cual le será
asignada por la Oficina de Sistemas de Información de la sede central y/o el
Informático de su Sede Regional, según corresponda .
NOTA: La clave es personal e intransferible, por lo cual cada usuario deberá cambiar
su clave al inicio del uso del sistema y de manera frecuente.
2.2. CAMBIO DE CONTRASEÑA

Para el cambio de contraseña se selecciona la opción “Cambiar contraseña” . uso
del sistema necesita contar con un usuario y una clave la cual le será asignada por
la Oficina de Sistemas de Información de la sede central y/o el Informático de su
Sede Regional, según corresponda.
Aparecerá una ventana donde debe ingresar el usuario, contraseña actual, y se elige
una nueva contraseña. Finalmente se da clic al botón “cambiar”
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2.3. PANTALLA DE INICIO

Al ingresar al sistema nos muestra un resumen de nuestros documentos y las
opciones activas para cada usuario.
• 01.- Menús del Sistema; Son opciones generales del sistema.

• 02.- Icono del estado; Permite indicar si el sistema se encuentra operativo
para el registro de documentos.
• 03.- Resumen de documentos; Tabla de resumen que muestra la cantidad de
documentos agrupados por estados. Asimismo, permite ir directamente al
estado seleccionado del documento.
• 04.- Datos técnicos del sistema; Indica la versión del sistema y la ruta trabajo
donde se encuentran los documentos del sistema .
• 05.- Datos informativos (pie de página); Indica la dependencia y sede regional
de donde se encuentra el usuario.
• 06.- Datos informativos (encabezado de página); Indica la dependencia y sede
regional de donde se encuentra el usuario.
• 07.- Botón salir; Permite cerrar todo el entorno del sistema.
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2.3.1. CAMBIO DE DEPENDENCIA

En el caso que el usuario pertenezca a dos a más dependencias dentro de la
institución, podrá elegir la dependencia, dándole clic en la opción “Datos
informativos (encabezado de página)”, como resultado obtendrá la siguiente
pantalla.
2.3.2. MENÚS DEL SISTEMA

a) Menú Configuración; Permite mostrar las configuraciones de la dependencia
del usuario y agregar o modificar parámetros propios del usuario.
b) Menú Documentos;
• Emisión de documentos; Modulo que se utiliza para elaborar documentos
administrativos pertenecientes a su dependen cia. Estos llevarán la firma
digital del funcionario a cargo. También servirá para realizar consultas,
búsquedas y seguimiento de documentos creados y emitidos.
• Recepción de documentos; Modulo donde se encuentran los documentos
que han sido enviados desde otras dependencias. Aquí se realizará la
recepción de los documentos, consultas, búsquedas y seguimiento.
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• Emisión Personal; Este módulo permite emitir documentos personales, los

cuales deberán llevar la firma del propio usuario. Además, se pueden
realizar consultas, búsquedas y seguimiento.
c) Menú Consultas; Nos permite realizar seguimiento y reporte de emisión y

recepción de documentos, los cuales pueden ser exportados a PDF y Excel.
2.3.3. RESUMEN DE DOCUMENTOS
a) Para Despacho; Aquí se encuentran los documentos que están listos para la
firma y emisión.
b) En Proyecto; Se encuentran los documentos que aún no han sido culminados
y que aún pueden ser modificados.
c) Recibidos (Oficina); Se encuentran los documentos que han sido enviados por
otras dependencias hacia la dependencia del usuario.
d) No leídos (Oficina); Se encuentran los documentos que no han sido
recepcionados.
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e) Recibidos (Profesional); Se encuentran los documentos que han sido

enviados por otras dependencias o usuarios hacia la el usuar io del sistema.
f) No leídos (Profesional); Se encuentran los documentos que no han sido
recepcionados por el usuario del sistema.
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CAPITULO III: MENÚ CONFIGURACIÓN
3.1. CONFIGURACIÓN PERSONAL

Permite visualizar la configuración actual del usuario ingresado (solo lectura),
muestras los datos como; dependencia del usuario, acceso al módulo de mesa de
parte, etc.
3.2. TIPOS DE DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA

Permite asignar tipos de documentos existentes hacia cada una d e las dependencias
registradas en el sistema.
3.2.1. NUEVO
Para asignar tipos de documentos a una dependencia, debe seleccionar la
dependencia en la lista. Luego hacer clic en el botón . Se mostrará la

siguiente ventana.
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En esta ventana hacer clic sobre el registro de tipo de documento, que desea
agregar a la dependencia seleccionada previamente.
3.2.2. ELIMINAR
Para eliminar el registro de tipo documento a una dependencia previamente
seleccionada, haga clic en el registro que desea eliminar, luego hacer clic en el
botón . Y confirmar el registro a eliminar.
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3.3. MOTIVOS POR DEPENDENCIA

Permite asignar los motivos por cada uno de los documentos que tiene asignado una
dependencia seleccionada.
3.3.1. AGREGAR
Para agregar los tipos de motivos por cada uno de los documentos. Debe seleccionar
la lista dependencia y el tipo de documento. Luego hacer clic en el botón

, se mostrará la siguiente ventana.
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En esta ventana hacer clic sobre el registro del motivo, que desea agregar al
documento de la dependencia previamente seleccionada.
3.3.2. ELIMINAR
Para eliminar el registro del motivo de una dependencia y tipo de documento
seleccionada previamente, haga clic en el registro que desea eliminar, luego hacer
clic en el botón . Y confirmar el registro a eliminar.
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CAPITULO IV: MENÚ DOCUMENTOS
4.1. EMISIÓN DE DOCUMENTOS

Esta opción sirve para generar los diversos documentos a utilizar por la dependencia
correspondiente.
Al ingresar al módulo nos muestra una lista de documentos por defecto en estado
“En Proyecto”.
• 01.- Botones de Acción; permite interactuar con las op ciones para la emisión
de documentos administrativos.
➢ Nuevo; permite crear un nuevo documento administrativo.
➢ Editar; permite modificar el documento administrativo.
➢ Ver Documento; permite visualizar el documento digital subido.
➢ Ver anexos; permite visualizar el documento(s) anexos digitales subidos.
➢ Seguimiento; permite visualizar el seguimiento del documento administrativo
➢ Salir; permite cerrar la ventana.
• 02.- Filtros de búsqueda; permite buscar el documento administrativo por los
campos que se visualizan en el grupo de filtro.
• 03.- Tabla de resultados; Permite mostrar los resultados encontrados por los
filtros aplicados.
4.1.1. CREAR NUEVO DOCUMENTO

Para crear un nuevo documento, hacer clic en el botón “Nuevo”, el cual mostrara la
siguiente ventana.
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La ventana muestra secciones que son parte del registro de un nuevo documento
administrativo.
a) Seccion botones de acción; permite interactuar en el proceso de creación de

un nuevo documento administrativo.
➢ Grabar; permite grabar el nuevo documento administrativo.
➢ Generar Doc.; permite crear el documento digital en formato Word.
➢ Abrir Doc.; permite mostrar el documento digital previa cargado.
➢ Cargar Doc.; permite cargar subir el documento redactado convertido en formato PDF.
➢ Ver/Cargar Anexos; permite mostrar una ventana de anexos en el cual se puede visualizar
los anexos ya cargados o cargar nuevos anexos.
➢ Anular; permite anular el documento siempre y cuando no haya sido enviado a un
destinatario.
➢ Cerrar; permite cerrar la ventana actual y regresar a la ventana anterior.
➢ Salir; permite cerrar todas las ventanas y nos dirige a la pantalla principal (inicio)
a) Seccion Expediente; Son campos en modo lectura, se registran automáticamente

después de haber guardado el documento administrativo.
Asimismo, el campo estado se encuentra en tipo “En Proyecto” determina que el

documento está en modo edición, aún no ha finalizado la redacción del documento.
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Una vez finalizado debe cambiar el estado por el tipo “Para Despacho”, cuando el
documento se encuentre listo para la firma.
b) Seccion remitente; Son campos que determinan la dependencia del usuario ingresado, si
el usuario tiene acceso a más de una dependencia, entonces se puede listar el conjunto
de dependencias que pertenecen al usuario. Asimismo, si el usuario tiene permiso sobre
la dependencia puede cambiar el campo tipo de firmarte para aplicar la firma digital del
documento administrativo a emitir.
c) Seccion destinatario; Permite enviar el documento administrativo generado hacia el o los

destinatarios que indique el usuario.
Asimismo, el tipo de destinatario se divide en cuatro (04) opciones;

➢ Institución; cuando se requiere enviar a una dependencia que pertenece a la
institución.
➢ Persona Jurídica; cuando se requiere enviar a una empresa privada o una institución
pública.
➢ Ciudadano; cuando se requiere enviar a una persona natural peruana.
➢ Otros; cuando se requiere enviar a una persona extranjera.
d) Seccion Visto Buenos; permite indicar si el documento nuevo necesita de los vistos
buenos (firmas digitales) de las dependencias agregados antes de finalizar el proceso de
envió al destinatario.
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e) Seccion Referencias; permite agregar documentos de referencia para el nuevo

documento administrativo, para ello debe indicar el número documento de tipos “Informes
y Oficios”.
f) Seccion Observación; permite registrar alguna observación del documento administrativo

nuevo, la observación es interna para la dependencia del usuario.
Para la creación de un nuevo documento s eleccionar el tipo de documento a

elaborar, colocamos el asunto y dias de atención correspondiente, y por último el o
los destinos, adicional a ello podemos insertar alguna referencia documentaria.
Posterior a ello procedemos hacer clic en el botón “Grabar”, lo cual generara un

numero de emisión.
Luego de haber grabado se debe hacer clic a la opción “Generar Doc”, lo cual
desplegará el documento en Microsoft Word, donde se podrá redactar el contenido
del documento.
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Al terminar con la redacción del documento debemos grabar el documento Word

(.docx) y generar un documento PDF, el cual debe ser cargado haciendo clic con la
opción “Cargar Doc”.
Se debe grabar nuevamente en la opción “Grabar”, para asegurar la carga del
documento.
Para adjuntar anexos se debe dar clic en la opción , que permitirá subir
cualquier tipo de archivo que tenga como peso máximo 5 MB.
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Para la carga de un anexo, se da clic a la opción “Cargar anexo” y se busca la

ubicación del archivo correspondiente a cargar. Este anexo toma como descripción
el mismo nombre del archivo lo cual puede modificar. Para que se procesa a hacer
el cambio se debe Guardar.
Como último paso se debe cambiar e l estado del documento de “En Proyecto” a
“Para Despacho”
a) En proyecto; Son los documentos que aún no están terminados, son modificables.
b) Para despacho; Son los documentos que están preparados para la firma digital del jefe
correspondiente.
Al realizar los procedimientos establecidos, aparecerá de forma automática en la

bandeja del listo para para ser firmarlo por el jefe o responsable de la dependencia.
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(ver “Capítulo V: 5.1 Firmar Documentos Administrativos”)
4.2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Esta opción permite visualizar todos los documentos administrativos enviados a la
dependencia del usuario.
Al ingresar al módulo nos muestra una lista de documentos por defecto en estado
“No leído”.
• 01.- Botones de Acción; permite interactuar con las opciones para la

recepción de documentos administrativos.
➢ Recibir; permite recibir el documento administrativo seleccionado.
➢ Editar; muestra los datos del documento para visualizar o modificar según
corresponda.
➢ Seguimiento; permite visualizar el seguimiento del documento administrativo.
➢ Avance; permite realizar el registro de anotaciones (notas) de avance del
documento.
• 02.- Filtros de búsqueda; permite buscar el documento administrativo por los
filtros aplicados.
4.2.1. RECIBIR DOCUMENTO (SIN INGRESAR AL DETALLE DEL DOCUMENTO)

Para recibir un documento enviado por otra dependencia, seleccione el documento
que desea recibir (el registro se resaltara de color amarillo) y luego hacer clic en el
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botón . Confirmar el mensaje de recepción del documento, e l registro

seleccionado pasará al estado recibido, y desaparecerá de nuestra lista .
4.2.2. RECIBIR DOCUMENTO (INGRESANDO EL DETALLE DEL DOCUMENTO)

Para recibir un documento enviado por otra dependencia, seleccione el documento
que desea recibir (el registro se resaltara de color amarillo) y luego hacer clic en el
botón o en el botón . Se mostrará la siguiente ventana.
En esta ventana validamos la información del documento, para dar la conformidad
de la recepción. Haciendo clic en el botón . Luego confirmar el mensaje de

recibir el documento.
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La confirmación de la recepción crea un Número de Recepción correlativo por

dependencia. Además, el estado del documento cambia de “NO LEIDO” a
“RECIBIDO”.
Al realizar los procedimientos anteriores, el documento ya se encuentra en poder de

la dependencia que ha recepcionado el documento.
4.2.3. ATENDER Y/O DERIVAR DOCUMENTOS

Para la atención y/o derivación de un documento enviado por otra dependencia,
debe estar previamente recepcionado el documento. Luego ir al menú “Recepción
de documentos”. En la ventana seleccionar el tipo del estado del documento a
“Recibido”, luego hacer clic en el botón “Buscar”.
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Seleccione el documento que desea atender y/o derivar (el registro se resaltara de
color amarillo) y luego hacer clic en el botón o en el botón (Editar). Se

mostrará la siguiente ventana.
4.2.3.1. ARCHIVAR DOCUMENTO

Ubicar la sección “Atención/Archivar”, luego proceda a ingresar la fecha de atención
y la fecha de archivamiento.
Puede agregar observaciones de recepción del documento si fuera el caso, en la

sección “Datos de Recepción” del documento.
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Una vez registrado los datos anteriores, haga clic en el botón para guardar
los datos de la recepción. El estado del documento cambiara a “Archivado”.
4.2.3.2. ATENDER DOCUMENTO - ADMINISTRATIVO

Ubicar el botón “Atender/Derivar” y hacer clic en la opción que corresponde
“Documento Administrativo”.
Se genera un nuevo documento administrativo de la dependencia del usuario como

atención al documento inicial, el nuevo documento toma como referencia automática
el documento previamente recibido como se muestra en la siguiente ventana.
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Los datos que debe completar el registro del nuevo documento para la atención es;
• Tipo documento a elaborar
• Agregar los destinatarios del documento
• Agregar y/o modificar el asunto
Para finalizar, se graba los datos en el botón , luego se debe aplicar los pasos
que se realizan en el proceso de “Emisión de documentos nuevos”. Debe ser
firmado por el Jefe de la dependencia o área responsable, para que pueda ser
emitido.
4.2.3.3. ATENDER DOCUMENTO - PERSONAL

Ubicar el botón “Atender/Derivar” y hacer clic en la opción que corresponde
“Documento Personal”.
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Se genera un nuevo documento personal de la dependencia del usuario como

atención al documento inicial, el nuevo documento toma como referencia automática
el documento previamente recibido como se muestra en la siguiente ventana.
Los datos que debe completar el registro del nuevo documento para la atención es;
• Tipo documento a elaborar
• Agregar los destinatarios del documento
• Agregar y/o modificar el asunto
Para finalizar, se graba los datos en el botón , luego se debe aplicar los pasos
que se realizan en el proceso de “Emisión de documentos profesionales
(documentos personales)”. Debe ser firmado por el usuario que elabora el
documento, para que pueda ser emitido.
4.3. EMISIÓN DEL PROFESIONAL (DOCUMENTOS PERSONALES)

Esta opción nos permite emitir documentos personales, tales como informes; los
cuales son dirigidos a un jefe a cargo de una dependencia. De la misma forma, los
documentos deben contar con la firma del usuario emisor, con la finalidad de que el
jefe pueda visualizarlos en su bandeja Al ingresar al módulo nos muestra una lista
de documentos por defecto en estado “En Proyecto”.
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• 01.- Botones de Acción; permite interactuar con las opciones para la emisión
de documentos administrativos.
➢ Nuevo; permite crear un nuevo documento personal.
➢ Editar; permite modificar el documento personal.
➢ Seguimiento; permite visualizar el seguimiento del documento administrativo
• 02.- Filtros de búsqueda; permite buscar el documento personal por los
filtros aplicados.
4.3.1. CREAR NUEVO DOCUMENTO (DOCUMENTOS PERSONALES)

Para crear un nuevo documento personal, hacer clic en el botón , el cual
mostrara la siguiente ventana.
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La ventana muestra secciones que son parte del registro de un nuevo documento
administrativo.
a) Seccion botones de acción; permite interactuar en el proceso de creación de un nuevo

documento personal.
➢ Grabar; permite grabar el nuevo documento personal.
➢ Generar Doc.; permite crear el documento digital en formato Word.
➢ Firmar Doc.; permite firmar digitalmente el documento del usuario.
➢ Cargar Doc.; permite cargar subir el documento redactado convertido en formato PDF.
➢ Ver/Cargar Anexos; permite mostrar una ventana de anexos en el cual se puede
visualizar los anexos ya cargados o cargar nuevos anexos.
➢ Anular; permite anular el documento siempre y cuando no haya sido enviado a un
destinatario.
➢ Cerrar; permite cerrar la ventana actual y regresar a la ventana anterior.
➢ Salir; permite cerrar todas las ventanas y nos dirige a la pantalla principal (inicio)
b) Seccion Expediente; Son campos en modo lectura, se registran automáticamente

después de haber guardado el documento administrativo.
Asimismo, el campo estado se en cuentra en tipo “En Proyecto” determina que el

documento está en modo edición, aún no ha finalizado la redacción del documento.
c) Seccion remitente; Son campos que determinan la dependencia del usuario ingresado al
sistema.
d) Seccion destinatario; Permite enviar el documento personal generado hacia el jefe de la

dependencia o área.
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e) Seccion Visto Buenos; permite indicar si el documento necesita de vistos buenos (firmas
digitales) de las dependencias agregados antes de finalizar el proceso de envió al
destinatario.
f) Seccion Referencias; permite agregar documentos de referencia para el nuevo

documento administrativo, para ello debe indicar el número documento, tipo de
documento, año, etc.
Para la creación de un nuevo documento seleccionar el tipo de documento a

elaborar, colocamos el asunto y dias de atención correspondiente, y por último el o
los destinos, adicional a ello podemos insertar alguna referencia documentaria.
Posterior a ello procedemos hacer clic en el b otón “Grabar”, lo cual generara un
numero de emisión.
Luego de haber grabado se debe hacer clic a la opción “Generar Doc”, lo cual
desplegará el documento en Microsoft Word, donde se podrá redactar el contenido
del documento.
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Al terminar con la redacción del documento debemos grabar el documento Word

(.docx) y generar un documento PDF, el cual debe ser cargado haciendo clic con la
opción “Cargar Doc”.
Se debe grabar nuevamente en la opción “Grabar”, para asegurar la carga del
documento.
Para adjuntar anexos se debe dar clic en la opción , que permitirá subir
cualquier tipo de archivo que tenga como peso máximo 5 MB.
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Para la carga de un anexo, se da clic a la opción “Cargar anexo” y se busca la

ubicación del archivo correspondiente a cargar. Este anexo toma como descripción
el mismo nombre del archivo lo cual puede modificar. Para que se procesa a hacer
el cambio se debe Guardar los datos.
Como último paso se debe hacer clic en el botón para emitir el documento,
se abrirá el software correspondiente para firmas digitales , el cual debe seguir los
pasos para firmar un documento (ver “Capítulo V: 5.2 Firmar Documentos
Profesionales”)
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CAPITULO V: FIRMAR DOCUMENTOS
5.1. FIRMAR DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos que se encuentran con el estado “PARA DESPACHO” son aquellos
que están listos para ser firmados digitalmente. Para poder ubicarlo se puede
acceder desde el menú resumen, en la opción “Para Despacho” de la ventana
principal o del menú “Documentos/Emis ión de documentos” con el tipo de estado
“Para Despacho”.
En la ventana de Emisión de documentos, se muestra todos los documentos que

requieren ser firmados. Para lo cual se debe seleccionar el documento (al hacer clic
se seleccionar de forma automática) y proceder a darle clic al botón .
Dentro de la ventana del detalle del documento, ubicar y hacer clic en el botón
. Se abre el software de firma digital (Firma ONPE) con el documento en

digital, el cual nos va a permitir firmar el documen to.
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Dentro del software de firma digital, ir al icono firmar, luego seleccione la opción “Firma
titular” y seleccionar el certificado digital.
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Si su certificado de firma digital cuenta con el nivel de seguridad alto, el software solicitara
su clave privada, debe ingresar su clave.
Como resultado tenemos el documento firmado digitalmente.
Cerramos el software de firma digital y se procederá a emitir el documento, haciendo
clic en el botón . El estado del documento cambia a “ EMITIDO”. En este

estado no se pueden realizar modificaciones y/o correcciones porque el documento
ya se encuentra en las bandejas de los destinatarios.
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Si desea realizar algún cambio en el documento, debe cambiar el estado del documento
“EN PROYECTO”, siempre y cuando los destinatarios no hayan recepcionado el
documento.
5.2. FIRMAR DOCUMENTOS PROFESIONALES (PERSONALES)

En la ventana de emisión de documentos profesionales (personales), en el proceso de
registro haga clic en el botón “Firma Doc.”
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Se abre el software de firma digital (Firma ONPE) con el documento en digital, el

cual nos va a permitir firmar el documento.
Dentro del software de firma digital, ir al icono firmar, luego seleccione la opción “Firma
titular” y seleccionar el certificado digital.
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Si su certificado de firma digital cuenta con el nivel de seguridad alto, el software solicitara
su clave privada, debe ingresar su clave.
Como resultado tenemos el documento firmado digitalmente.
Cerramos el software de firma digital y se procederá a emitir el documento, haciendo
clic en el botón . El estado del documento cambia a “EMITIDO”. En este

estado no se pueden realizar modificaciones y/o correcciones porque el documento
ya se encuentra en las bandejas de los destinatarios.
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Si desea realizar algún cambio en el documento, debe cambiar el estado del documento
“EN PROYECTO”, siempre y cuando los destinatarios no hayan recepcionado el
documento.
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CAPITULO VI: MENÚ CONSULTAS
Permitirá visualizar los registros de consultas que seleccionemos, asimismo se puede exportar
la información en formato PDF o Excel.
6.1. DOCUMENTOS EMITIDOS

Permite listar los registros de documentos emitidos de la dependencia del usuario.
Del resultado obtenido se puede realizar búsqueda y aplicar filtros de los registros.
Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.
➢ Detalle; permite ver el detalle del documento generado.

➢ Exportar; permite exportar el resultado de los registros obtenidos en formato PDF o
Excel, según la opción que seleccione el usuario.
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OSIN-MU
INPE
6.2. DOCUMENTOS RECIBIDOS

Permite listar los registros de documentos recibidos de otras dependencias. Del
resultado obtenido se puede realizar búsqueda y aplicar filtros de los registros.
Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.

6.3. DOCUMENTOS VISTO BUENO

Permite listar los registros de documentos (administrativos) para ser aprobados o
por el visto bueno del usuario actual. Del resultado obtenido se puede realizar
búsqueda y aplicar filtros de los registros. Asimismo, la consulta cuenta con los
botones de acción.

Pág. 44
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OSIN-MU
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6.4. DOCUMENTOS DEL PROFESIONAL

Permite listar los registros de documentos profesionales (personales) del usuario
actual. Del resultado obtenido se puede realizar búsqueda y aplicar filtros de los
registros. Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.

6.5. SEGUIMIENTO DE EMITIDOS

Permite listar los registros de los documentos mostrando las fechas de vencimiento
y atención de los documentos emitidos por nuestra dependencia. Puede utilizarse
una búsqueda avanzada configurando los filtros por tipo de documentos, fechas,
estados y vencimiento. Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.

Pág. 45
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OSIN-MU
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6.6. SEGUIMIENTO DE RECIBIDOS

Permite listar los registros de los documentos mostrando las fechas de vencimiento
y atención de los documentos recibidos por nuestra dependencia. Puede utilizarse
una búsqueda avanzada configurando los filtros por tipo de documentos, fechas,
estados y vencimiento. Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.

Pág. 46
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OSIN-MU
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Pág. 47

Manual SGD 02 General

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INPE-OSI-MU MANUAL DE USUARIO

José Mondalgo Rodriguez

HISTORIAL DE VERSIONES ........................................................................................................... 2

CAPITULO V: FIRMAR DOCUMENTOS ........................................................................................ 36

CAPITULO I: INFORMACIÓN GENERAL

El manual de usuario del Sistema de Gestión Documental del Instituto Nacional

OBJETIVO DEL MANUAL

Conocimientos mínimos del usuario

• Conocimientos informáticos a nivel de usuario.

Requisitos técnicos previos

• Disponer de una cuenta propia del sistema.

• Herramientas Microsoft Office Word (versión superior al 2013). Con opción a

CAPITULO II: ENTORNO AL SISTEMA

2.1. INGRESO AL SISTEMA

a) Por el acceso directo al SGD-INPE

b) Mediante URL: (https://sgd.inpe.gob.pe:8181/sgd/login.do)

2.2. CAMBIO DE CONTRASEÑA

2.3. PANTALLA DE INICIO

• 01.- Menús del Sistema; Son opciones generales del sistema.

2.3.1. CAMBIO DE DEPENDENCIA

2.3.2. MENÚS DEL SISTEMA

• Emisión Personal; Este módulo permite emitir documentos personales, los

c) Menú Consultas; Nos permite realizar seguimiento y reporte de emisión y

2.3.3. RESUMEN DE DOCUMENTOS

e) Recibidos (Profesional); Se encuentran los documentos que han sido

CAPITULO III: MENÚ CONFIGURACIÓN

3.1. CONFIGURACIÓN PERSONAL

3.2. TIPOS DE DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA

dependencia en la lista. Luego hacer clic en el botón . Se mostrará la

botón . Y confirmar el registro a eliminar.

3.3. MOTIVOS POR DEPENDENCIA

la lista dependencia y el tipo de documento. Luego hacer clic en el botón

clic en el botón . Y confirmar el registro a eliminar.

CAPITULO IV: MENÚ DOCUMENTOS

4.1. EMISIÓN DE DOCUMENTOS

4.1.1. CREAR NUEVO DOCUMENTO

a) Seccion botones de acción; permite interactuar en el proceso de creación de

a) Seccion Expediente; Son campos en modo lectura, se registran automáticamente

Asimismo, el campo estado se encuentra en tipo “En Proyecto” determina que el

c) Seccion destinatario; Permite enviar el documento administrativo generado hacia el o los

Asimismo, el tipo de destinatario se divide en cuatro (04) opciones;

e) Seccion Referencias; permite agregar documentos de referencia para el nuevo

f) Seccion Observación; permite registrar alguna observación del documento administrativo

Para la creación de un nuevo documento s eleccionar el tipo de documento a

Posterior a ello procedemos hacer clic en el botón “Grabar”, lo cual generara un

Al terminar con la redacción del documento debemos grabar el documento Word

Se debe grabar nuevamente en la opción “Grabar”, para asegurar la carga del

Para la carga de un anexo, se da clic a la opción “Cargar anexo” y se busca la

Al realizar los procedimientos establecidos, aparecerá de forma automática en la

(ver “Capítulo V: 5.1 Firmar Documentos Administrativos”)

4.2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

• 01.- Botones de Acción; permite interactuar con las opciones para la

4.2.1. RECIBIR DOCUMENTO (SIN INGRESAR AL DETALLE DEL DOCUMENTO)

botón . Confirmar el mensaje de recepción del documento, e l registro

4.2.2. RECIBIR DOCUMENTO (INGRESANDO EL DETALLE DEL DOCUMENTO)

botón o en el botón . Se mostrará la siguiente ventana.

En esta ventana validamos la información del documento, para dar la conformidad

de la recepción. Haciendo clic en el botón . Luego confirmar el mensaje de

La confirmación de la recepción crea un Número de Recepción correlativo por

Al realizar los procedimientos anteriores, el documento ya se encuentra en poder de

4.2.3. ATENDER Y/O DERIVAR DOCUMENTOS

color amarillo) y luego hacer clic en el botón o en el botón (Editar). Se

4.2.3.1. ARCHIVAR DOCUMENTO

Puede agregar observaciones de recepción del documento si fuera el caso, en la