ESPECIALIZACION GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

INFORME DE RESULTADO.

PRESENTADO POR:

JHOAN CRUZ

INSTRUCTOR (A): OSCAR MEZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

2020

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 ESPECIALIZACION GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

JUSTIFICACION

La Distribuidora LAP considera de suma importancia contar con un plan de formación para los
empleados, para que todos los miembros de la organización tengan claro y definido el
funcionamiento de la empresa y se apropien de la misma, de este modo se ahorrará tiempo y dinero
ya que será mucho más fácil y eficiente el desarrollo de cada una de las actividades propuestas en
cada uno de los departamentos u áreas.

Este informe sobre las Necesidades de Formación en la Distribuidora LAP, se realiza dado que,
mediante el diagnóstico organizacional y el conocimiento del caso de esta organización, podemos
observar claramente que existen falencias e irregularidades, las cuales pueden ser subsanadas por
medio de un plan de formación, el cual será dirigido estratégicamente al personal que lo requiera.
Es necesario que la entidad funcione como organización, es decir como un conjunto, mas no como
partes aisladas sin sentido, tal como se observa en el caso de la Distribuidora, donde algunos
colaboradores como lo es por ejemplo el director financiero, director logístico y el director comercial
actúan como sub sistemas aislados, se observan fallos de tales colaboradores, convirtiéndose en
irregularidades para el funcionamiento efectivo de la organización para el cumplimiento de la razón
de ser. Estas irregularidades se presentan en gran parte, por la falta de formación corporativa, por
tanto se requiere de un análisis de necesidades de formación, para combatir contra estos errores
mencionados anteriormente.

OBJETIVO GENERAL

Lograr una organización con una estructura organizacional basada en un capital humano
competente y siempre actualizado, trabajando en la inversión constante y que sea medible y
cuantificable

OBJETIVO ESPECIFICO

Hay dos preguntas esenciales que se deben formular los líderes de gestión humana (Cuáles son
nuestras necesidades de capacitación) y (Qué deseamos lograr por medio de nuestros esfuerzos
en el DRH), los objetivos pueden ser muy estrechos si están limitados a la capacidad de supervisión
del gerente, o pueden ser lo suficientemente amplios para incluir la capacidad de todos los
supervisores de línea y las demás fuentes revisadas (evaluación de desempeño, metas
estratégicas del negocio, cambios en tareas, entre otros). Saber lo que la organización necesita
requiere de un estudio serio y confiable, liderado por el área de Gestión del Talento Humano,
haciendo uso de diferentes métodos y técnicas, de esta manera identificar:

 Estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de formación de los

empleados.

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 Estructurar un plan de formación que permita garantizar en cada puesto de trabajo la

constante actualización en formación del capital humano.
 Hacer seguimiento constante con indicadores de gestión que permita evidenciar las
mejoras o falencia de formación.
 Realizar el seguimiento a la gestión de capacitación con formatos de evaluación.
 Presupuestar el ingreso requerido para las capacitaciones necesarias durante el año

METODOLOGIA UTILIZADA

Se generan encuestas personalizadas a todos los miembros de la organización, las cuales permiten
determinar si ellos tienen conocimiento de la empresa, Se realizan preguntas de comprensión
simple, con el tipo de respuesta (si o no), de igual manera se deja un espacio en donde el trabajador
puede hacer las observaciones que desee.

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACION

Para la obtención de la información necesaria en el proceso de recolección de datos es indispensable

llevar a cabo un proceso ordenado y estructurado, el levantamiento de la información debe ser un
proceso metódico, organizado y estructurado, que facilite la recolección de los datos obtenidos
entre la población.

Para determinar este informe sobre las necesidades de formación se hizo uso de estudio de Caso
(Distribuidora LAP S.A.S.), es decir que la forma en que se llega a la deducción sobre tales
necesidades, es por medio de la observación del caso.

Para esto se deben seguir los tres niveles en los que se debe hacer el análisis.

ANALISIS TOTAL DE LA ORGANIZACIÓN

Se refiere a los objetivos trazados por la entidad a largo plazo, que conforman una filosofía de la
formación, el autor se refiere en este sentido al estudio detallado de la Misión, Visión y Valores, sus
recursos, la distribución de estos en la ejecución de los Objetivos Estratégicos, así como el estudio
del ambiente socioeconómico y tecnológico, este análisis orienta la pregunta (¿Qué debe enseñarse
en términos de un plan de formación para establecer la filosofía para toda la organización?).

La respuesta permite ver en qué puntos se debe hacer énfasis, en este sentido se deberán estudiar
todos los factores que intervienen en la formación tales como planes, fuerza laboral, eficiencia
organizacional, clima, cultura y otros que orientarán el plan de formación, de esta forma se podrán
establecer las prioridades y recursos para colmar tal expectativa. Podemos decir que de este nivel
surge la política general del plan de formación, ya que se estructura a qué debe responder y cómo
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se verá revertida la inversión hecha en la sostenibilidad de la organización y en su capital humano,

en la medida en que la organización crece, sus necesidades de formación cambian y se deberá
responder a ellas con nuevas habilidades, conocimientos y actitudes.

ANALISIS DE LOS RECURSOS HUMANOS

En este nivel se busca identificar si las personas tienen las competencias técnicas de conocimiento
específico para el cargo y personales, habilidades blandas para gestionar el cargo, para llevar a
cabo las actividades actuales y futuras de la organización, visto de otro modo, las personas son
gestores de conocimiento.

Para conseguir un buen análisis es necesario revisar variables como:

 Número de empleados necesarios en cada cargo.

 Nivel de calificación exigida para cada puesto de trabajo.
 Nivel de conocimiento exigido por el trabajo.
 Actitud de cada empleado para la gestión de su cargo.
 Nivel de desempeño cualitativo y cuantitativo por empleado.
 Habilidades y conocimientos específicos y genéricos.
 Potencial de cada empleado dentro de la organización.
 Tiempo de entrenamiento para alcanzar el nivel esperado.
 Índice de ausentismo y rotación del personal.

Analizar estos aspectos, permitirá a la organización cerrar las brechas entre lo que las personas hoy
son capaces de ofrecer y lo que deben dar en el escenario competitivo, dentro de un periodo
definido y con unos recursos previstos.

ANALISIS DE LAS OPERACIONES Y TAREAS

En este nivel se analizan los requisitos, descripción y perfil del cargo que pide la posición (cargo)
para ser gestionada de forma exitosa. Este análisis servirá para determinar las habilidades,
conocimientos, actitudes y experiencia necesarios para desempeñarse en un puesto.

Aspectos por evaluar:

 Patrones de desempeño para la tarea.

 Identificación de procesos, procedimientos y tareas que hace el cargo.
 Cómo desempeñar cada tarea para cumplir estándares del cargo.
 Habilidades, conocimientos, actitudes para el desempeño del cargo.

Este análisis nos permite identificar las brechas que hay entre las cualidades y capacidades de las
personas y los requerimientos del cargo, que se pueden complementar con un proceso de formación
o entrenamiento.
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NIVELES DE ANALISIS DE LA INFORMACION

Reacción: Evaluar la reacción es lo mismo que medir la satisfacción de los participantes, si la

formación es eficaz, es importante que los estudiantes reaccionen favorablemente, las líneas e ideas
que definen el primer nivel de medición son básicamente:

 Determinar qué es lo que deseas saber

 Provocar a la gente para que verdaderamente escriba comentarios y sugerencias.
 Pide una respuesta inmediata después del esfuerzo formativo.
 Pide que las respuestas sean verdaderas y honestas
 Comunica las reacciones si lo consideras adecuado.

Aprendizaje: En este nivel se busca información que nos ayude a determinar si se ha producido una
transferencia de conocimientos y propiamente un aprendizaje. (Es importante medir este
aprendizaje porque no podríamos esperar modificaciones en el comportamiento al menos que
cierto conocimiento se haya logrado aprender). La medición del aprendizaje significa determinar
entre otras cosas

¿Qué conocimiento ha sido aprendido?, ¿Qué habilidades han sido desarrolladas y mejoradas?,
¿Qué actitudes fueron modificadas?

Las ideas y líneas que guían este segundo nivel son:

 Apóyate si es posible en un grupo de personas para el control del nivel 2

 Evalúa conocimientos, habilidades y aptitudes antes y después de cada programa formativo.
 Utiliza un cuestionario para medir estos conocimientos y actitudes, debe de responderse al
100% del cuestionario
 Utiliza los resultados para llevar a cabo acciones correctivas a los programa de formación.

Comportamiento: Cómo impacta la formación en el desempeño del propio empleado, qué sucede
cuando los empleados concluyen la acción formativa y regresan a su puesto de trabajo, cuánto
conocimiento, actitudes y habilidades se ha podido transferir, son preguntas que se hace el propio.
Habla en definitiva, de los cambios que se han producido en el puesto de trabajo de la persona que
ha asistido a un programa formativo. Las ideas que guían este segundo nivel son básicamente:

 Apóyate de nuevo si te es posible en un grupo de personas para el control de estos cambios

de comporta- miento.
 Permite que pase un cierto tiempo después de haber realizado el esfuerzo formativo para
que los cambios realmente puedan suceder.
 Evalúa de nuevo el antes y el después de la formación.
 Diseñar un formato que te cuantifique las reacciones y trata en la medida de lo posible
establecer estándares de medición, toma medidas correctivas apropiadas.

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 Permite que pase un cierto tiempo después de haber realizado el esfuerzo formativo para
que los cambios realmente puedan suceder.
 Investiga o entrevista a formadores, supervisores, subordinados y otras personas que
interaccionen con los formados y pide un 100% de respuestas a tus preguntas.
 Repite esta evaluación periódica- mente.

Resultados: Sin duda que este es el más difícil de los niveles, este nivel se enfoca en los resultados
de negocio que se logran con la formación, ideas básicas para alcanzar este nivel son:

 Permite que los resultados se lleguen a dar.

 Mide de nuevo el antes y el después.
 Considera coste vs. beneficio.
 Quédate satisfecho con la evidencia si no te es posible probarlo.

ROI: Este nivel es del Dr. Phillips. Ideas básicas para alcanzar este nivel son:

 Toma en cuenta las ideas mencionadas para el nivel cuatro.

 Determina el coste directo de la formación
 Mide la productividad o desempeño antes de la formación y después de la
formación y su incremento.
 Traduce el incremento a pesos y réstale el coste directo de la formación.
 Calcula el ROI.

Existe una metodología detallada para alcanzar cada uno de los niveles, que comienza con la
planificación del proyecto y considera las herramientas, las técnicas para recoger la información
adecuada, analizarla y finalmente poder obtener indicadores e informes para su evaluación y
presentación.

TECNICAS PARA INVENTARIAR NECESIDADES DE FORMACION

Corresponde al administrador de línea detectar los problemas provocados por la carencia de

entrenamiento, a él le competen todas las decisiones referentes al entrenamiento, bien sea
que utilice o no, los servicios de asesoría prestados por especialistas en entrenamiento, la
responsabilidad de entrenar al personal y convertirlo en apto para el cargo a desempeñar, es
una función del líder funcional, cuyo apoyo recae en el área de gestión del Talento humano.

NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO Y FORMACION

 Observación directa del trabajo y sus ejecutores.

 Aplicación de cuestionarios.
 Solicitud de supervisores y líderes.
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 Entrevistas estructuradas o semiestructuradas con líderes y supervisores.

 Reuniones interdepartamentales.

Otras fuentes de información de necesidades de formación:

 Informe de resultados de evaluación en periodo de prueba.

 Evaluación de desempeño.
 Cambios en procesos y procedimientos por ocasión del trabajo.
 Resultados generales en función de los objetivos estratégicos.
 Análisis de las descripciones y perfiles de cargos.

INFORME GENERAL DE RESULTADOS CORPORATIVOS

Además se deben tener en cuenta las necesidades futuras, por esto es indispensable que la
gestión de talento humano esté alineada con la estrategia del negocio, de tal forma que pueda
anticipar los nuevos entrenamientos para dar respuesta a nuevas necesidades tanto de
productos como de servicios. Ente ellos tales como:

 Expansión o reducción de la empresa

 Reducción en el número de empleados
 Cambios y métodos de trabajo
 Sustituciones o movimientos de personal
 Ausencias o licencias de personal
 Expansión de los negocios
 Modernización de métodos y técnicas de trabajo
 Problemas presentados en las diferentes líneas de producción
 Baja productividad
 Devoluciones y quejas de los clientes (internos o externos)
 Problemas de comunicación o relacionamiento
 Gastos excesivos
 Desperdicios de tiempo o materia prima.

FORMA, METODO, PLAN DE CAPACITACIO Y/O ENTRENAMIENTO

Se definen una vez realizado el diagnóstico de las necesidades de formación, esto implica el
análisis sistemático de la información recogida y la planeación para atender dichas
necesidades, en tal sentido se debe preguntar:

 ¿Cuál es la necesidad?
 ¿En dónde ocurre?
 ¿Qué tipo de entrenamiento se debe brindar?
 ¿A cuántas personas está dirigido?
 ¿Es común a un área o cargo?
 ¿Cuál es la prioridad para iniciar el proceso?
 ¿La necesidad es permanente o coyuntural?
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 ¿Cuál es el tiempo disponible para tal entrenamiento?

 ¿Cuál es el costo de tal entrenamiento?
 ¿Cuáles son los recursos, internos y externos disponibles para suplir la necesidad?
 ¿Quién o quienes pueden impartir la formación?

ANALISIS DE LA INFORMACION

Se puede analizar la información de la siguiente manera, haciendo estudio de caso por persona
que requiere un Plan de Formación, así:

 Podemos analizar que el Señor Ricardo Vargas, Director Financiero y Administrativo, Es

una persona con poco pensamiento estratégico, sin visión a largo plazo y tiene deficiencia
con el buen trato a los empleados. Ha presentado diferencias con la coordinadora de
Talento Humano.
 El señor Fernando Pérez, Director Logístico, Es una persona con falta de carácter y actitud
personal frente a sus ideas, necesita aprobación de otro. Ha presentado Diferencias con
el DirectorFinanciero.

 Carlos Rodríguez, Coordinador Comercial, Es una persona que le gusta controlar a los
demás, es muy pragmático, se torna egoísta y de malas relaciones personales con sus
colaboradores, hasta con la misma encargada de Talento Humano de la Distribuidora.
 Por último, la señora Carolina Prieto, Coordinadora de Recursos Humanos, Es una
persona que lehace falta capacitación y actualización con relación a la Gestión del Talento
Humano. Ha tenido enfrentamientos con el Director Financiero.

FORMATO PARA EL LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE FORMACION

Datos generales

Ciudad y fecha: Nombre

completo:

Área: Cargo: Tiempo en el

cargo:

A continuación encontrará una serie de preguntas que buscan identificar las necesidades de
formación que usted percibe requiere para su cargo, por favor sea lo más específico posible y
piense en el DESEMPEÑO DE SU CARGO. Diligenciado este formato, por favor enviarlo a
Gestión Humana.

1. Revisando la MISION DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Qué habilidades considera deberá aprender para exhibirla
en su comportamiento habitual?

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2. De acuerdo con la VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué conocimientos considera debe adquirir para
alcanzar las metas trazadas?
3. Desde el punto de vista de los VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué habilidades considera debe
aprender para exhibirlos en su comportamiento habitual?_
4. Para alcanzar los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Cuáles son las habilidades que
requiere desarrollar?
5. Evaluando el CLIMA ORGANIZACIONAL que usted percibe ¿Cuáles son las actitudes que considera debe
aprender para
optimizarlo?
6. De acuerdo con los CAMBIOS EN EL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN ¿Cuáles son los nuevos
conocimientos / habilidades / actitudes que debe aprender para estar a la altura de las expectativas del
mercado?
7. Analizando las COMPETENCIAS TÉCNICAS que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera son los
conocimientos y habilidades que requiere fortalecer para mejorar su
desempeño?
8. Analizando las COMPETENCIAS PERSONALES que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles considera son los
conocimientos, habilidades y actitudes que requiere mejorar el servicio que presta en su cargo?

9. De acuerdo con los PROCESOS, TAREAS O RESPONSABILIDADES a su cargo, ¿cómo considera que puede
optimizar el tiempo de
ejecución?
10. De acuerdo con la última EVALUACION DE DESEMPEÑO, ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes
recomendó su jefe puede fortalecer para lograr los objetivos
trazados?
11. Quién considera es la persona más apta para transmitirle el conocimiento requerido:
a. Una persona de la organización
b. Una persona externa de la organización
c. Una combinación de ambas
12. Qué tipo de formación requiere para obtener las habilidades y conocimientos anteriores:
a. Presencial
b. Virtual
c. Combinada
13. De qué forma adquiere más fácilmente los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere para
mejorar el desempeño de su cargo: (puede marcar hasta dos opciones)
a. Por si mismo
b. En reuniones grupales
c. Experimentando lo aprendido

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PLAN DE ACCION

Se planea especialmente emprender actividades de formación general en tres niveles de la

organización (Organización Total, Departamento de Recursos Humanos y en Departamento de
Operaciones y Tareas). El plan de acción quizá más relevante es la formación de la Señora Carolina
Prieto, dado que como encargada del Departamento de Recursos Humano, es considerada una pieza
clave para emprender procesos, procedimientos y tareas específicas sobre la identificación de
requerimientos y necesidades de formación futuras que puedan surgir en la empresa. Por tal razón,
se emprenderá la formación de la Señora Prieto, actualizando sus conocimientos sobre la Gestión
del Talento Humano, fortaleciendo sus competencias y sus capacidades, respectivamente.

La capacitación de la encargada de Recursos Humano debe estar mediada por un experto en el

asunto, el cual la visitará en el puesto de trabajo para verificar todo con relación al manejo del cargo
que desempeña actualmente en la Distribuidora, para precisar sobre asuntos en los cuales debe
centrarse a aprender. Se debe dedicar siquiera 2 horas al día, durante un mes de formación.

Una vez los conocimientos de la señora Prieto se encuentren actualizados, en conjunto con un
experto en Administración en Finanzas y especialista en Gerencia empresarial, se emprenderá
acciones de formación para el señor Ricardo Vargas, Director Financiero y Administrativo. Tales
acciones consisten en talleres y reuniones, para tratar sobre el manejo de personal, su importancia
y las ventajas de una administración efectiva del capital humano; por otra parte, sobre la
importancia de realizar proyecciones financieras a corto, mediano y largo plazo, describiendo la
trascendencia que puede tener la parte financiera según sea el comportamiento de indicadores
importante, tales como indicadores de liquidez, solvencia, apalancamiento, endeudamiento, entre
otros.

La señora Prieto, bajo delegación de la Alta Gerencia y con la potestad de encargada del
Departamento de Recursos Humanos, debe emprender acciones de formación para el señor Carlos
Rodríguez, Director Comercial de la empresa. Entre otras cosas, debe instruir sobre la importancia
de las relaciones interpersonales, los valores corporativos y de la Gestión del Talento Humano en
las Organizaciones, dado que tal personaje no prevé sobre las buenas relaciones con sus
colaboradores y de los resultados de las buenas prácticas y valores corporativos, es más desconoce
lo importante que es el Departamento de Recursos Humano, para el buen desempeño colectivo y
organizacional de las empresas.

El plan de acción que se realizara en la Distribuidora LAP será por medio de capacitaciones
obligatorias sobre conocimiento de la empresa. Además de esto se realizaran guías que deben ser
resultas semestralmente. Para esto es necesario contratar una persona la cual se encargue de la
parte humana de los empleados. Por lo tanto se realizaran actividades motivacionales determinadas
por la persona encargada del departamento humano.

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ENCUESTA PARA EL DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACION EN LA EMPRESA

Por favor responda las siguientes preguntas acerca de la Gestión Humana en su Empresa. Considere
para cada respuesta afirmativa un punto.

 Cuenta la empresa con misión y visión definidas.

 Tiene la empresa claramente definidos sus valores empresariales.
 Existe en la empresa un departamento/responsable de la gestión humana.
 Existe un plan estratégico para la gestión de los recursos humanos.
 Este plan está vinculado a la estrategia empresarial.
 Existen indicadores que midan la gestión humana de la empresa.
 Se tienen en cuenta los valores de la empresa para definir las competencias de los
colaboradores.
 Existen en la empresa políticas y procedimientos para el reclutamiento y selección de los
colaboradores.
 Existe un método para validar las competencias de los candidatos a las posiciones vacantes.
 Se definen los perfiles de puestos de la empresa.
 Existen descripciones de puestos.
 Estas descripciones se actualizan periódicamente.
 Existe un manual de inducción para el nuevo empleado.
 Existen políticas y procedimientos definidos para la medición del desempeño.
 Cuenta la empresa con instrumentos para la medición del desempeño.
 Existe un mecanismo de validación para asegurar que la formación esté orientada al logro
de los objetivos de desempeño.
 La medición del desempeño está vinculada a la política salarial de la empresa.
 Existen políticas y procedimientos definidos para la formación y desarrollo de los
colaboradores.
 El plan de formación y desarrollo está basado en la detección de necesidades de
capacitación.
 La medición del desempeño está orientada a elevar la rentabilidad y garantizar la
permanencia y el desarrollo empresarial.
 Cuenta la empresa con instrumentos para la medición del desempeño.
 .Existe un mecanismo de validación para asegurar que la formación esté orientada al logro
de los objetivos de desempeño.
 La medición del desempeño está vinculada a la política salarial de la empresa
 Existen políticas y procedimientos definidos para la formación y desarrollo de los
colaboradores.
 El plan de formación y desarrollo está basado en la detección de necesidades de
capacitación.
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 La medición del desempeño está orientada a elevar la rentabilidad y garantizar la

permanencia y el desarrollo empresarial.

NOTA: Si el resultado final suma menos de 15 puntos, su empresa tiene deficiencias críticas en la
gestión humana, un resultado entre 16 y 21 puntos indica que su empresa tiene oportunidades
de mejora, a partir de los 21 puntos, su empresa tiene un nivel aceptable de gestión humana.

CONCLUSION

El plan de formación es la herramienta con que cuenta la organización para cerrar las brechas
entre el nivel actual de los colaboradores y el que se requiere para su sostenimiento. Es
necesario establecer objetivos específicos, medibles y observables en diferentes plazos.

Para su desarrollo es importante contar con facilitadores o formadores calificados técnica y

personalmente, de tal forma que logren la aceptación de los participantes en el programa de
formación. Existe una diferencia entre entrenamiento, formación y educación; la primera se
refiere al desarrollo de habilidades, capacidades y conocimientos en el corto plazo, para
habilitar a un trabajador en su puesto de trabajo, se cumple de inmediato. La formación es
sistemática y prolongada en el tiempo, también busca desarrollar competencias en los
trabajadores, pero en el mediano plazo y se da en el entorno laboral, aunque puede ser
administrada por personal interno o externo, mientras que la educación es un proceso a lo
largo de la vida y puede ser administrada de forma independiente a la organización y de
manera formal, esto en un plantel educativo acreditado. Todo lo anterior, forma el aprendizaje
del individuo en diferentes momentos de su vida y aporta al mejor desempeño de su cargo,
así como también, a cumplir objetivos en el corto, mediano y largo plazo.

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