PROCESO GESTIÓN CONTABLE CÓDIGO GCPD01

PROCEDIMIENTO CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE VERSIÓN 8

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Subdirección Financiera Subdirector Financiero Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
17/09/2014 24/09/2014 24/09/2014
Generar, validar y aprobar los Estados Financieros de la Entidad, a reportar al ente regulador -Contaduría General de la Nación –CGN- y demás entidades de vigilancia y
control, mediante la verificación y clasificación de la información de entrada, recibida de las áreas fuente respecto de los hechos económicos a registrar; la realización de
OBJETIVO conciliaciones periódicas; el reconocimiento y causación de la información pertinente en el Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Nación II y la realización de
ajustes contables a que haya lugar, de conformidad con los principios y normas de contabilidad pública, con el propósito de obtener Estados Contables razonables y
oportunos en procura de una gestión pública eficiente y transparente.
Inicia con el envío por parte de las áreas fuente de información de la información relacionada con los hechos, económicos de la Entidad; el análisis y clasificación de la misma
asegurando que se ajuste a los requerimientos establecidos. Continúa con la validación y registro de la información contable en el SIIF Nación II; la verificación de saldos de
ALCANCE cuentas; y realización de los ajustes contables a que haya lugar. Termina con: la generación de los Estados Financieros de la Entidad; la estructuración de las matrices
CGN001 y CGN002 exigidas por la Contaduría General de la Nación y el cargue y transmisión en el Sistema de Información Consolidador de Hacienda e Información Pública-
CHIP.
AMBITO DE
Este procedimiento aplica para todos procesos financieros que se desarrollan en la entidad.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Catálogo General de Cuentas: se constituye en el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones económicas, con base en una clasificación
organizada, flexible y pormenorizada de las cuentas, que identifica la naturaleza y funciones de cometido estatal de la Entidad contable pública. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública –
RCP- de la CGN, Título I).
Cierre Contable: El cierre contable consiste en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe
proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser un excedente o déficit.

Clasificación: actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según Catálogo
General de Cuentas. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el proceso contable- CGN. Pág. 570).
Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP: es una herramienta a través de la cual se genera, transmite, y difunde la información financiera producida por las
entidades públicas con destino al gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. El objetivo del CHIP es mejorar la capacidad de seguimiento y control de las autoridades
nacionales y territoriales y de la ciudadanía en general sobre la información proveniente de las entidades públicas colombianas, así como apoyar la definición de políticas públicas y la
adecuada toma de decisiones por parte de estas autoridades. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública).
Comprobantes de Contabilidad: Son documentos en los cuales se resumen las operaciones económicas de la entidad. Deben elaborarse en Castellano indicando la fecha, origen descripción

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y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continúa, su codificación se hará de acuerdo con el catálogo
general de cuentas.
Contabilidad Pública: Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados,
territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos.
(Tomado de la Ley 298 de 1996).
Deterioro Del Valor De Los Activos Generadores De Efectivo. Es una pérdida en los beneficios económicos futuros de un activo, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través
de la depreciación o amortización. El deterioro de un activo generador de efectivo, por tanto, refleja una disminución en los beneficios económicos futuros que el activo le genera a la SNS que
lo controla.

Deterioro del Valor de los Activos no Generadores de Efectivo. Es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o
amortización. Los activos no generadores de efectivo son aquellos que la Entidad mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios
de no mercado, es decir, la SNS no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado
Devengo. Principio de contabilidad pública por el cual los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de
efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por
el hecho incide en los resultados del periodo.
Estados Contables Básicos: Los estados contables básicos constituyen las salidas de información de conformidad con las necesidades generales de los usuarios y presenta la estructura de
los activos, pasivos y patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden de la entidad a una fecha determinada, con el fin de presentar información financiera económica y social, son elaborados
siguiendo los lineamientos y normatividad de la Contaduría General de la Nación.
Informes contables complementarios: se preparan por sujeción a las reglas de clasificación de usuarios estratégicos, para satisfacer necesidades de información, económica y pueden
prepararse y presentarse en forma comparativa con el periodo anterior. Esto implica la relevancia de la información de base contable como insumo para elaboración de otro tipo de informes
para sistemas estadísticos y macroeconómicos. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública, 9. Normas Técnicas de Contabilidad Pública)
Informes contables específicos: se preparan para satisfacer necesidades particulares de ciertos usuarios de la información contable y se caracteriza por tener uso limitado y por suministrar
mayor detalle de algunas transacciones, hechos y operaciones. Cuando sea necesario suministrar información adicional a la estructura del informe se hará por medio de notas. (Tomado del
Régimen de Contabilidad Pública, 9. Normas Técnicas de Contabilidad Pública)
Libros de Contabilidad: Son los documentos que sistematizan cronológicamente los hechos económicos que afectan las partidas de los estados financieros. Los asientos que se realizan en
los libros de contabilidad deben estar respaldados en comprobantes de contabilidad.
Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública: Entiéndase por Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema
de Contabilidad Pública el conjunto de lineamientos, directrices, parámetros y acuerdos en materia contable para el adelanto del registro, causación, depuración y demás operaciones contables
al interior de la Superintendencia Nacional de Salud. Usualmente este conjunto de requerimientos se adoptará mediante un Acto Administrativo que responderá a los requerimientos de la
Contaduría General de la República.
Periodo contable. Principio de Contabilidad que corresponde al tiempo máximo en que la Entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando
las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se pueden solicitar estados financieros
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intermedios e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con a las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique,
necesariamente, la ejecución de un cierre.
Procedimientos contables: contienen las directrices que deben seguir los usuarios de la información y regulación contable pública en armonía con las normas técnicas contenidas en el Plan
General de Contabilidad Pública, contienen orientaciones para reconocer y revelar determinados hechos, operaciones y transacciones de las entidades contables públicas con el objeto de que
cumplan con las características cualitativas de la información contable pública. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública, Titulo III)
Reconocimiento. Proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o en el estado de resultados, de un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio,
ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios económicos o potencial de servicio asociado y que tenga un valor que se pueda medir con
fiabilidad.
Registro: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información
producida durante las actividades precedentes al proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el
proceso contable- CGN. Pág. 570)
Reportes Contables: son informes de propósito específico que suministran datos e información necesaria para el proceso de consolidación desarrollado por la Contaduría General de la
Nación -CGN. Estos informes constituyen el insumo básico para la preparación de informes requeridos por diferentes usuarios estratégicos
Revelación. Es la etapa en que la Entidad sintetiza y representa la situación financiera, el rendimiento financiero o resultado del ejercicio y los flujos de efectivo en estados financieros. Incluye
su estructuración y presentación de los mismos. La subetapa de notas a los estados financieros integra la información cualitativa y cuantitativa que explica los hechos económicos, con el fin de
proporcionar información relevante que no necesariamente afecta la estructura de los estados financieros, para un mejor entendimiento e interpretación de la posición financiera y el
desempeño de la Entidad por parte de los usuarios de la información.
Soportes de contabilidad: Son documentos idóneos de respaldo que permitan la verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Estos documentos estarán bajo la custodia de las áreas
que los generan y acorde al Sistema de Gestión Documental de la Entidad. Los documentos soportes comprenden reportes de áreas fuente, actas, actos administrativos, contratos, matrículas
inmobiliarias, facturas de venta, comprobantes de pago, comprobantes de ingreso, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, liquidaciones de nómina, certificaciones de cumplimiento de
contratos. En cada caso, el documento soporte idóneo que se encuentre regulado por normativa alguna, debe cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así
como las políticas y demás criterios definidos por la Entidad.

Sistema Nacional de Contabilidad Pública: Es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que, al interactuar con las
operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública.
(tomado de la Ley 298 de 1996)
Módulo de contabilidad: opera en función de una base de datos central racionalmente organizada y elabora los estados financieros de las unidades ejecutoras que conforman la
administración central nacional como resultado de la agregación de la información económico-financiera previamente almacenada en los módulos de ingresos, egresos, y cuenta única
nacional, situación que garantiza la coherencia de los mismos, dado que se da originan en la misma fuente informativa.
Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF. Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una
mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus Entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.

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Formularios contables: constituyen el mecanismo a través del cual las entidades reportan la información económica, de naturaleza cuantitativa y cualitativa, es decir, son las diferentes
estructuras informáticas que se obtienen a partir de las categorías de información y se integran por la agrupación de conceptos y variables.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Art. 7o. SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. El Sistema Nacional de Contabilidad Pública es el conjunto de políticas,
principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y
actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo
de la administración pública.
Ley 298 de 1996 "Por la cual se desarrolla el
Art.  8o. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA. El Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, es un conjunto
artículo 354 de la Constitución Política, se crea la
integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la producción de información para la gestión financiera pública.
Contaduría General de la Nación como una
Unidad Administrativa Especial adscrita al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se Art. 10. CONTABILIDAD PÚBLICA. Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad
dictan otras disposiciones sobre la materia" General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al
que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos.

Art. 11. Las entidades u organismos de carácter público que actualmente se encuentran sujetos a normas contables expedidas por
organismos que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deberán aplicar las políticas, normas y principios contables que
determine la Contaduría General de la Nación, en los términos y condiciones que ésta establezca
Artículo 38. Deberes. Son deberes de todo servidor público

Ley 1952 de 2019 "por medio de la cual se expide
el Código General Disciplinario, se deroga la Ley
734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley
1474 de 2011, relacionadas con el derecho
disciplinario”.
32. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que
la modifiquen o complementen.
34. Adoptar el Sistema Contabilidad Pública y el Sistema Información (SIIF), así como la demás información a que se encuentre la
administración pública, y cuando los recursos presupuesta les para el efecto

Artículo 57. Faltas relacionadas con la hacienda pública ....

37. Publicar en la página WEB de la respectiva entidad, los informes de gestión, resultados financieros y contables que se determinen por

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PROCEDIMIENTO
Ley 1066 de 2006 "por la cual se dictan normas
para la normalización de la cartera pública y se
dictan otras disposiciones."
Ley 1266 de 2008 “por la cual se dictan las
disposiciones generales del hábeas data y se
regula el manejo de la información contenida en
bases de datos personales, en especial la
financiera, crediticia, comercial, de servicios y la
proveniente de terceros países y se dictan otras
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autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.
10. Ejecutar por razón o con ocasión del cargo, en provecho suyo o de terceros, actos, acciones u operaciones o incurrir en omisiones
tendientes a la evasión de impuestos, cualquiera que sea su naturaleza o denominación, o violar el régimen aduanero o cambiario.
11. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las
disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de
contabilidad pública SE: expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.
ARTÍCULO 54. Faltas relacionadas con la Contratación Pública
2. Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de
incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley, o con omisión de los estudios técnicos, financieros y jurídicos previos
requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental.
Artículo 2°. Obligaciones de las entidades públicas que tengan cartera a su favor. Cada una de las entidades públicas que de manera
permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que
dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán:
5. Reportar a la Contaduría General de la Nación, en las mismas condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004, aquellos deudores que
hayan incumplido los acuerdos de pagos con ellas realizadas, con el fin de que dicha entidad los identifique por esa causal en el Boletín de
Deudores Morosos del Estado.
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco de datos,
sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada.
Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada
en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público.
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PROCEDIMIENTO
disposiciones “
Ley 1314 de 2009 por la cual se regulan los
principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de información
aceptados en Colombia, se señalan las
autoridades competentes, el procedimiento para
su expedición y se determinan las entidades
responsables de vigilar su cumplimiento
Decreto 2674 de 2012 “Por el cual se reglamenta
el Sistema de Información Financiera – SIIF
Nación”
Resolución 248 de 2007 "por la cual se establece
la información a reportar, los requisitos y los
plazos de envío a la Contaduría General de la
Nación."
Resolución 356 de 2007 “por la cual se adopta el
Manual de Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública”
Resolución 375 de 2007 "por la cual se modifican
los artículos 10 y 11 de la Resolución 248 de 2007
respecto a los plazos de reporte de la información
contable a la Contaduría General de la Nación."
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CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE VERSIÓN 8
Mediante la Ley 1314 de 2009, el Estado colombiano establece como política, la convergencia de la regulación contable del país hacia
normas internacionales de información financiera y de contabilidad que tienen aceptación mundial. Esta ley define las autoridades de
regulación y normalización técnica y, de manera particular, respeta las facultades regulatorias que en materia de contabilidad pública tiene
a su cargo la Contaduría General de la Nación.
De acuerdo con los criterios definidos en el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas del Fondo Monetario Internacional 2001, las
Entidades que conforman el sector público se clasifican en Gobierno General y en Corporaciones (Empresas). En este sentido, la
Resolución 533 de 08 de octubre de 2015 y aquellas que la modifiquen o remplacen, emitida por la Contaduría General de la Nación,
incluye a la Superintendencia Nacional de Salud en el Grupo Entidades de Gobierno, teniendo como referente la clasificación efectuada por
el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas. Bajo este entendido, le son aplicables las normas que
expida el ente regulador en materia contable pública, Contaduría General de la Nación, para este grupo de Entidades.
Artículo 3°. Campo de aplicación. El presente decreto aplica a todas las entidades y órganos que hacen parte del Presupuesto General
de la Nación.
Artículo 5°. Obligatoriedad de utilización del Sistema. 
CAPÍTULO III Del pago a beneficiario final, (Art. 18 y Art. 19)
Artículo 27. Obligaciones de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación. 
Artículo 28. Responsabilidades de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación.
Artículo 30. Del período de ajustes previos al cierre definitivo del sistema.
CAPITULO I Aspectos Generales
CAPITULO II Información, económica.
Aplica toda la norma.
Aplica toda la norma.
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Resolución 145 de 2008 "por la cual se modifica

el Manual de Procedimientos del Régimen de Aplica toda la norma.
Contabilidad Pública."
Resolución 557 de 2008 "por la cual se modifica
el Manual de Procedimientos del Régimen de Aplica toda la norma.
Contabilidad Pública."
Resolución 669 de 2008 "Por la cual se modifica
el Plan General de Contabilidad Pública y el
Aplica toda la norma.
Manual de Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública."
Resolución 141 de 2009 "Por la cual se modifica
la vigencia de la Resolución 669 de 2008 y se Aplica toda la norma.
precisa su ámbito de aplicación"
Resolución 237 de 2010 "Por medio de la cual se Aplica toda la norma.
modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se
deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010."
Resolución 4061 de 2018, Por medio de la cual Artículo 10: (…Adóptese para la Superintendencia Nacional de Salud, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del
se conforma el Comité de Sostenibilidad Contable Sistema de Contabilidad Pública …).
y se adopta el Manual de Políticas Contables .
Resolución 1623 de 2020. Por medio de la cual Aplica Artículo sexto funciones del Grupo de Contabilidad.
se modifica parcialmente la Resolución 180 de
2014 y se deroga la Resolución 001272 de 2015,
(confirmación de grupos internos de trabajo y
se asignan las funciones)
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La causación y cierre contable de los hechos económicos, de la Entidad se regirá por los principios, normas y procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
El Cierre Contable se hará en forma mensual, de acuerdo a las fechas establecidas en cada año por el SIIF Nación para el registro de ingresos y afectaciones contables El flujo de
información hacia el Grupo de Contabilidad se debe dar de tal manera que garantice mensualmente que la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales que afecten la
situación de la Entidad, estén incluidos en la contabilidad y que, estando incluidos cumplan con las normas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

2. La información contable pública deberá garantizar las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, así como deberá suministrarse con la debida oportunidad y
calidad al Grupo de Contabilidad.
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3. Previo al registro contable de todo hecho económico, de la Entidad en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, toda adquisición de costo o gasto con recursos propios
o administrados debe tener disponibilidad y compromiso presupuestal.
4. Todo comprobante de contabilidad debe contar con los documentos fuente o soportes de las operaciones respectivos, en cada caso, éstos deberán cumplir los requisitos que señalen las
disposiciones legales que le apliquen.
En Surtido el proceso de registro y pago de la transacción, hecho u operación, deberán archivarse y conservarse los documentos soporte contable en la forma y el orden en que hayan
sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.
5. El cargue de los Estados Financieros de la Entidad en el Sistema de Información Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP, será de obligatorio cumplimiento en los
plazos y requisitos de envió establecidos por la Contaduría General de la Nación.
6. Consultar permanentemente la página web de la Contaduría General de la Nación para actualizarse sobre normas contables expedidas o de cambios producidos.
7. La publicación de los Estados Financieros de la Entidad será en lugar visible y de fácil acceso para que sea consultada por los ciudadanos y demás usuarios, de acuerdo con la normatividad
vigente.

DESCRIPCIÓN ÁREÁ
ID ACTIVIDAD / TAREA ÁREA RESPONSABLE CARGO REGISTRO
¿CÓMO? PARTICIPANTE
¿QUÉ?
1. Generar la Las áreas fuente generan y consolidan la información de los hechos Secretaría General –
información de los económicos y la remiten al Grupo de Contabilidad, según el Manual Oficina Asesora Jefe Oficina Subdirección ASFL01 - Memorando
hechos de Políticas Contables de la Entidad relaciona con: Jurídica Financiera –Grupo de Interno radicado,
económicos, Contabilidad remitiendo información.
oportunamente.  Reportes liquidación de nómina de funcionarios y seguridad social. Oficina de Control Jefe Oficina GCMN01 - Manual de
 Relación incapacidades originadas y canceladas por las EPS. Disciplinario Interno Asesora Políticas Contables
 Relación de actos administrativos contra funcionarios o contratistas
en procesos de responsabilidad fiscal por pérdida de fondos, Oficina de Control
bienes o derechos. Interno Coordinador
 Relación de entradas y salidas de almacén.
 Relación de saldos de cuentas de almacén y de propiedad, planta y Secretaría General –
equipo. Grupo de Talento Profesional
 Reporte movimientos de inventarios y de compra de activos, Humano.
debidamente soportados.
 Actas de adquisición y venta de inversiones y valoración del
Portafolio. Secretaría General –
 Relación de Actos Administrativos de multas sanciones impuestas. Subdirección
 Relación de los Títulos de Depósito Judicial en custodia. Administrativa–Grupo
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 Relación de saldos de Cuentas por Cobrar por tasa, régimen de Recursos Físicos.
subsidiado y multas en gestión de cobro coactivo.
 Relación discriminada de los saldos por tercero y total de las Secretaría General –
cuentas por cobrar (Tasa, multas y Régimen Subsidiado). Subdirección
Financiera –Grupo de
El envío de la anterior información se realizará mediante memorando Tesorería
interno, Código ASFL01, a través del Sistema de Gestión
Documental.
Secretaría General –
Subdirección
Financiera –Grupo de
Control Financiero de
Cuentas.
Secretaría General –
Subdirección
Financiera- Grupo de
Contribución y Apoyo
Técnico a la
Subdirección
Financiera.

2. Verificar que la El profesional asignado deberá efectuar la verificación del Secretaría General -
información cumplimiento de los parámetros mínimos que debe contener la Subdirección Profesionales Oficina Asesora GCMN01 - Manual de
recibida se ajuste a información remitida de acuerdo con en el Manual de Políticas Financiera - Jurídica – Grupo de Políticas Contables.
los parámetros Contables. Código GCMN01. Grupo de Contabilidad Cobro Persuasivo y
establecidos. Jurisdicción Coactiva. ITS - Acta de Reunión,
En caso de inconsistencia en la información recibida, se devuelve con soportes de
para ser corregida por la dependencia correspondiente. En caso Oficina Asesora conciliaciones contables
contrario, se inicia el proceso de registro en el Módulo Contable del Jurídica – Grupo de realizadas.
SIIF Nación II, como se detalla en la actividad No. 3. Defensa Judicial

Según corresponda se realiza cruces de información con los Oficina de Control

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registros históricos contables y adelanta conciliación con los Disciplinario Interno

profesionales a cargo de la información en las áreas fuente. La
conciliación contable implica realizar el cruce de información de los Oficina de Control
registros contables con los documentos soporte, disponibles en las Interno
áreas fuente. El resultado de la conciliación queda evidenciado en el
Formato Acta de Reunión, código ASFT06. Secretaría General –
Grupo de Talento
Humano.

Secretaría General –
Subdirección
Administrativa –
Grupo de Recursos
Físicos.

Secretaría General –
Subdirección
Financiera –Grupo de
Tesorería

Secretaría General –
Subdirección
Financiera –Grupo de
Control Financiero de
Cuentas.

Secretaría General –
Subdirección
Financiera- Grupo de
Contribución y Apoyo
Técnico a la

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Subdirección
Financiera.

Documento externo-
Soportes Contables
Comprobantes
Contables - SIIF
Documento externo-
Registros Contables -
SIIF
Documento externo-
Reporte de Saldos y
Clasificar la Previo análisis de la información que soporta el hecho económico se Secretaría General - Movimientos - SIIF
Información de clasifica según la clase, grupo, cuenta y subcuenta contable que Subdirección Documento externo-
3. No Aplica
acuerdo al tipo de afecta, de acuerdo con las normas técnicas relativas a cada tipo de Financiera - Profesionales Reporte de Obligaciones
hecho generador. cuenta y de elaboración de los comprobantes contables- SIIF. Grupo de Contabilidad Recíprocas - SIIF
Documento externo-
Reportes Libro Mayor y
Balances - SIIF
Documento externo-
Reportes Libro Diario -
SIIF
Documento externo-
Reportes Libro Auxiliar -
SIIF
4. Registrar los Atendiendo a la técnica contable y a los parámetros y condiciones Secretaría General - Documento externo-
hechos, establecidas por la administración del SIIF Nación II se realiza el Subdirección Soportes Contables
operaciones y reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, Financiera - Profesionales comprobantes
transacciones. mediante el registro en el SIIF Nación II, de conformidad con la Grupo de Contabilidad Contables - SIIF
dinámica, características y condiciones específicas del movimiento Documento externo-
contable. Registros Contables -
SIIF
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El funcionario a cargo del perfil aprobador en el SIIF Nación II Documento externo-

registra aprobación del movimiento efectuado, tratándose de Reporte de Saldos y
comprobantes manuales. Movimientos - SIIF
No Aplica Documento externo-
Reporte de Obligaciones
Recíprocas - SIIF
Cuando se trata del registro de obligaciones, se imprime y el Documento externo-
Coordinador del Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces Reportes Libro Mayor y
aprueba documento mediante la firma del mismo, dado así el trámite Balances - SIIF
para continuar el procedimiento para el pago (Procedimiento Gestión Documento externo-
de Pagos, identificado con el código GTPD03). Reportes Libro Diario -
SIIF
Documento externo-
Reportes Libro Auxiliar -
SIIF
5. Verificar saldos de Periódicamente, de forma mensual, se genera reporte del SIIF Secretaría General - Documento externo-
cuentas y realizar Nación II denominado Balance de Prueba, con el fin de verificar Subdirección Profesionales Soportes Contables
ajustes contables. movimientos y saldos de cada cuenta contable. En caso de Financiera - Comprobantes
identificarse inconsistencias, se genera un reporte auxiliar de la Grupo de Contabilidad Contables - SIIF
cuenta afectada y se analiza para definir el ajuste a que haya lugar. Documento externo-
Registros Contables -
El ajuste proyectado se presenta y analiza junto con el Coordinador No Aplica SIIF
de Grupo, de ser necesario con todo el grupo, y como resultado el Documento externo-
Coordinador aprueba su cargue en el SIIF Nación II. Reporte de Saldos y
Movimientos - SIIF
Documento externo-
Reporte de Obligaciones
Recíprocas - SIIF
Documento externo-
Reportes Libro Mayor y
Balances - SIIF
Documento externo-
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Reportes Libro Diario -

SIIF
Documento externo-
Reportes Libro Auxiliar -
SIIF
Documento externo-
Soportes Contables
Comprobantes
Contables - SIIF
Documento externo-
Registros Contables -
Previo al cierre contable de operaciones de la Entidad, se deberá
SIIF
registrar el reembolso de las Cajas Menores, viáticos y gastos de
No Aplica Documento externo-
viaje, a través de la solicitud en el SIIF Nación II, por parte de las
Reporte de Saldos y
dependencias responsables del manejo de las mismas.
Secretaría General - Movimientos - SIIF
Realizar cierre
Subdirección Documento externo-
6. contable de Teniendo en cuenta las fechas y políticas de la Contaduría General
Financiera - Profesionales Reporte de Obligaciones
operaciones. de la Nación-CGN y de la administración del SIIF Nación II, en los
Grupo de Contabilidad Recíprocas - SIIF
plazos establecidos se procede a realizar el cierre contable de las
Documento externo-
operaciones, integrando la información producida en todas las áreas
Reportes Libro Mayor y
que generan hechos económicos, aplicando los procedimientos
Balances - SIIF
contables del régimen de Contabilidad Pública.
Documento externo-
Reportes Libro Diario -
SIIF
Documento externo-
Reportes Libro Auxiliar -
SIIF
7. Generar los Dando cumplimiento a las disposiciones del Régimen de Secretaría General - Profesional No Aplica Documento externo-
Estados Contabilidad Pública y los procedimientos relativos a los estados, Subdirección Reportes Estado de
Financieros de la informes y reportes contables, el Coordinador del Grupo de Financiera - Coordinador Documento externo-
Entidad para el Contabilidad al finalizar el periodo contable, previos ajustes y cierre Grupo de Contabilidad Cambios en el
periodo contable de las operaciones en los libros de contabilidad, genera los Estados Subdirector Patrimonio - SIIF
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 PROCESO GESTIÓN CONTABLE CÓDIGO GCPD01

PROCEDIMIENTO CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE VERSIÓN 8

Financieros del SIIF Nación II, que se conforman por: Documento externo-
Reportes Estado
 Estado de situación financiera Actividad Financiera -
 Estado de Resultados Pérdidas y Ganancias -
 Estado de cambios en el Patrimonio, SIIF
 Estado de flujos de efectivo Documento externo-
 Notas a los estados financieros Notas a los Estados
Financieros – SIIF
Se conserva copia electrónica de los Estados Financieros en el Documento externo-
archivo de gestión del Grupo de Contabilidad, de acuerdo con los Informes Contables
procedimientos establecidos en el régimen de contabilidad pública, Específicos – SIIF
para tal fin. Documento externo-
Boletín de Deudores
establecido. Registrar la información requerida del Boletín de Deudores Morosos Morosos - CHIP
del Estado (BDME), en los formularios y en los plazos dispuestos por
la Contaduría General de la Nación:

 CGN2009 BDME REPORTE SEMESTRAL

 CGN2009 BDME INCUMPLIMIENTOS
 ACUERDO PAGO SEMESTRAL
 CGN2009 BDME RETIROS
 CGN2009 BDME CANCELACION ACUERDOS DE PAGO
 CGN2011 BDME ACTUALIZACION

El diligenciamiento de los anteriores formularios y formatos externos

deberá realizarse de acuerdo con las herramientas de captura para
reporte de BDME y para retiros y actualizaciones del BDME.
8. Previo al cargue de información en el CHIP se verifica la consistencia Secretaría General - Coordinador Documento externo-
y veracidad de la misma registrada en los formularios exigidos. Subdirección Matriz CGN2015-001
Registrar y validar Financiera - Profesionales Saldos y Movimientos -
la información en el Los Estados Financieros de la Entidad generados del SIIF Nación II, Grupo de Contabilidad CHIP

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PROCEDIMIENTO CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE VERSIÓN 8

Documento externo-
Matriz CGN2015-002
Operaciones Recíprocas
se convierten en archivos planos para proceder al cargue de
Sistema de - CHIP
información trimestral el CHIP, dispuesto por la Contaduría General
Información Documento externo
de la Nación –CGN, en los siguientes formularios:
dispuesto por la -Matriz CGN2005NE-
Contaduría 003 Notas de Carácter
CGN2015_001 Saldos y Movimientos_ Convergencia
General de la Específico - CHIP
CGN2015_002 Operaciones reciprocas _ Convergencia
Nación. Documento externo
CGN2016NG_01_ Variaciones _ Trimestrales _ Significativas
Matriz CGN2005 NG-
003 Notas de Carácter
General - CHIP
Documento externo-
Matriz CGN2015-001
Saldos y Movimientos -
De acuerdo con los procedimientos contables del régimen de CHIP
contabilidad pública se elaboran los informes contables básicos y de Documento externo-
acuerdo con las solicitudes internas y externas los demás Matriz CGN2015-002
Secretaría General - Coordinador
requeridos. Operaciones Recíprocas
Elaborar los Subdirección
9. – CHIP
informes contables. Financiera - Profesional
Tales documentos deberán responder a los requerimientos CGN2016NG_01_
Grupo de Contabilidad
efectuados de acuerdo y en concordancia a la información reportada Variaciones _
de manera periódica a la Contaduría General de la Nación y a la Trimestrales _
información registrada en el SIIF. Significativas
Documento externo-
Informes Contables
Específicos - SIIF
10 Publicar los Teniendo en cuenta las formalidades comunes para la elaboración y Secretaría General – Profesional Documento externo-
. Estados divulgación de los Estados Financieros, encabezado, referencias Subdirección Despacho del Matriz CGN2015-001
Financieros de la cruzadas, certificación y firmas de los Estados Financieros, Financiera - Superintendente Saldos y Movimientos -
Entidad. señalados en el Régimen de Contabilidad Pública, el representante Grupo de Contabilidad Nacional de Salud CHIP
legal de la Entidad deberá garantizar la publicación de los Estados Documento externo-
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Financieros certificados, junto con la declaración de la certificación,
en un lugar visible y público, para la Superintendencia Nacional de
Salud se emplea la cartelera y página web institucional.
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
/ TAREA
Verificar que la información
2. requerida se ajuste a los
parámetros establecidos.
4. Registrar los hechos,
operaciones y transacciones.
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PROCEDIMIENTO CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE VERSIÓN 8
Coordinador de Matriz CGN2015-002
Contabilidad Operaciones Recíprocas
CHIP CGN2016NG_01_
Variaciones _
Trimestrales _
Significativas
Documento externo-
Informes Contables
Específicos – SIIF
PUNTOS DE CONTROL
MÉTODO DE CONTROL FRECUENCI RESPONSABLE REGISTRO
A
El profesional asignado deberá efectuar la verificación del GCMN01-Manual de Políticas
cumplimiento de los parámetros mínimos que debe contener la Contables de la Entidad
información remitida, de acuerdo con el Manual de Políticas Contables ASFT06 - Acta de Reunión, con
de la Entidad. soportes de conciliaciones
contables realizadas.
Podrá realizarse cruces de información con los registros históricos y Diaria Secretaría General -
adelantarse ejercicios de conciliación con los responsables del registro Subdirección Financiera -
de la información en las áreas. En caso de encontrarse inconsistencia Grupo de Contabilidad
en la información recibida, se devuelve para ser subsanada por área
correspondiente.
Verificación de la consistencia, idoneidad, confiabilidad y archivo de la Diaria Secretaría General - Documento externo- Soportes
información que soporta el comprobante de contabilidad, comprobar la Subdirección Financiera - Contables
causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones en Grupo de Contabilidad Comprobantes Contables - SIIF
el sistema integrado de información financiera SIIF Nación II, previo a Registros Contables - SIIF
la revelación en los Estados Contables de la Entidad. Documento externo- Reporte de
Saldos y Movimientos - SIIF
Documento externo- Reporte de
Obligaciones Recíprocas - SIIF
Documento externo- Reportes
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Generar los Estados
7.
Financieros en el SIIF.
Registrar y validar la
información en el Sistema de
8.
Información dispuesto por la
Contaduría General de la
Nación.
Elaborar los informes
9.
contables
Las diferentes actividades de este procedimiento se desarrollan en un tiempo no mayor a un día. El reporte de la información a la Contaduría General de la Nación viene dado por la ley.
Adicionalmente, cuando se presentan eventos adversos que impidan adelantar las actividades contables libre y deliberadamente, estos factores se dirimirán en un término prudencial y
generalmente no mayor a una semana.
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PROCEDIMIENTO CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE VERSIÓN 8
Libro Mayor y Balances - SIIF
Documento externo- Reportes
Libro Diario - SIIF
Documento externo- Reportes
Libro Auxiliar - SIIF
Documento externo- Reportes
Verificación de los saldos de los libros frente a los Estados Contables
Estado de Cambios en el
e informes producidos para determinar las situaciones que ameriten
Patrimonio - SIIF
ser explicadas o subsanadas, a través de ajustes y elaboración de
Documento externo- Reportes
notas a los estados contables y así obtener una mejor comprensión de Secretaría General -
Estado Actividad Financiera -
la información. Mensual Subdirección Financiera -
Pérdidas y Ganancias - SIIF
Grupo de Contabilidad
Documento externo- Notas a los
Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad
Estados Financieros - SIIF
corresponden con la información contenida en los comprobantes de
Documento externo- Informes
contabilidad y demás documento soporte.
Contables Específicos - SIIF
Documento externo- Matriz
CGN2015-001 Saldos y
En el proceso de validación y envió de los diferentes formularios, el
Movimientos - CHIP
sistema advierte a la Entidad, sobre diferentes tipos de mensajes que Secretaría General -
Documento externo- Matriz
indican que la información no cumple con algún parámetro de Mensual Subdirección Financiera -
CGN2015-002 Operaciones
validación previamente definido por la Contaduría General de la Grupo de Contabilidad
Recíprocas - CHIP
Nación, los cuales están clasificados en permisibles y no permisibles.
CGN2016NG_01_ Variaciones _
Trimestrales _ Significativas
Verificar que la información contable suministrada a la Alta Dirección o Depende del Secretaría General - Documento externo- Informes
entes externos se ajuste a lo reportado por las áreas fuente y bajo los informe Subdirección Financiera - Contables Específicos - SIIF
parámetros establecidos. requerido Grupo de Contabilidad
ANÁLISIS DE TIEMPO
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos económicos.
Régimen de Contabilidad Pública.
Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.
Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables.
Normas Técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre contable.
Catálogo General de Cuentas que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual.
Guía para la Elaboración de los Formularios CHIP Categorías – CGN.2012
Guía para la Elaboración de los Formularios de la Categoría Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME.
Guía de operación herramienta de captura Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME.
Archivo para la Guía del deudor moroso del Estado.

ASPECTOS QUE CAMBIARON
EN EL DOCUMENTO
Adopción del documento
CONTROL DE CAMBIOS
RESPONSABLE DE LA FECHA DEL CAMBIO
DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS VERSIÓN
SOLICITUD DEL CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 2014 Artículo 20 se adoptan los procedimientos del
Proceso de Gestión Contable. Secretario General 07/10/2014 1

Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Resolución 1622 y se adoptó el Manual

Adopción del documento de Procesos y Procedimientos de la entidad. Secretario General 19/12/2014 1

Modificación del documento Mediante NURC: 3-2015-015312 se Ajustan las Actividades del Procedimiento
sustituyendo al Grupo de Cartera por Grupo de Control Financiero de Cuentas. Secretario General 04/08/2015 2

Como Resultado de Plan de Mejoramiento suscrito por la Dependencia se remite

Modificación del documento
Modificación del documento
Mediante NURC: 3-2015-023433 la Política de Operación Número 9 del Secretario General 27/11/2015 3
Procedimiento GCPD02.
Teniendo en cuenta que se debe dejar una trazabilidad de la devolución de 22/06/2016 1
documentos para el cobro de manera que se pueda hacer seguimiento al documento
principal y a sus anexos se incorpora el formato GCFT04.
Adicionalmente se elimina Actas de adquisición y venta de inversiones y valoración Secretario General
del Portafolio. Porque la entidad ya no adquiere ni vende dichos títulos, estos títulos
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son manejados directamente por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Eliminar el formato “El envío de la anterior información se realizará mediante
memorando interno, Código ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental.”,
porque se encuentra relacionado como un registro.
Se modificó la actividad No 1 así:
Eliminar; Actas de adquisición y venta de inversiones y valoración del Portafolio.
Modificación del documento El envío de la anterior información se realizará mediante memorando interno, Código
ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental. Secretario General 05/07/2016 4
Se adicionó, Devoluciones de Cuentas por pagar sin el lleno de los requisitos a
proveedores de bienes y servicios, y GCFT04- Devoluciones de Cuentas por pagar
sin el lleno de los requisitos, mediante NURC 3-2016-012781
Mediante memorando NURC: 3-2017-020811 se solicita agregar la Guía de revisión
Modificación del documento de cuentas por pagar. Secretario General 03/01/2018 5
Mediante memorando NURC: 3-2018-000053 se aprueba ajuste documental
Se actualizan las definiciones y normatividad; las políticas de operación y actividades
de acuerdo con la normatividad vigente.
Se incluyó como registro el Manual de Políticas Contables.
Modificación del documento La solicitud se realizó a través de memorando 3-2018-003007 de fecha 23/02/2018 de Secretario General 01/03/2018 6
febrero de 2018 y aprobado mediante memorando 3-2018-003310.
Mediante Memorando 3-2018-016316, se solicitan las siguientes modificaciones:
Modificación del documento a guía en la actividad 1. Secretario General 05/10/2018 7
Se aprueba la modificación con memorando 3-2018-016446
Mediante Memorando 3-2020-6652, se solicitan las siguientes modificaciones:
Modificación del documento Se actualizan las normas en temas de funciones de grupos, contables, y Secretario General 27/05/2020 8
disciplinarios.
Se excluyen los formatos y procedimientos que tienen que ver con cuentas por pagar,
GCFT01, GCFT02, GCFT03, GCFT04, GCGU01, GCGU02, GCFT05 y formatos
GCDE.
Se aprueba la solicitud y su publicación con memorando 3-2019-6918.

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