AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

CLASES DE AUDITORÍA

Primera Parte
Segunda Parte ¿Quien ?
Tercera Parte
Interna
Externa

Suficiencia ¿Qué se audita?

Cumplimiento
Producto/ Proceso/Proyecto

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

 Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema de calidad con requisitos

especificados.
 Determinar la eficacia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de
calidad.
 Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar su sistema de calidad.

PASO 1: NOMBRAR AUDITOR PRINCIPAL

 Auditor líder
 Auditor principal
 Auditor jefe
 Auditor interno: responsable de planear, ejecutar y hacer seguimiento

Responsabilidades del Auditor

 Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas.

 Documentar las observaciones.
 Informar los resultados.
 Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado).
 Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoría.
 Cooperar y apoyar al auditor líder.

Responsabilidad del Auditor Líder

 Responsable por todas las etapas de la auditoría.

 Ayudar en la selección de otros miembros.
 Preparar el plan de auditoría.
 Representar el equipo frente a la gerencia.
 NC basadas en evidencias objetivas y sólidas.
 Reuniones de enlace se realicen regularmente.
 Presentar el informe de auditoría.

PASO 2: ENTRENAR AUDITOR PRINCIPAL

 Curso de auditor interno de calidad

 Presentar examen
 Si es posible que asista a varias auditorías de calidad como observador

Preparación Individual del Auditor

 Lea los procedimientos con anticipación.
 Determine donde se realizan inspecciones.
 Utilice listas de verificación.
 Conozca la responsabilidad y posición de las personas auditadas.
 Sepa que pistas puede seguir.

PASO 3: DETERMINAR NÚMERO AUDITORES DE CALIDAD INTERNOS

 Numero de áreas, plantas y ciudades

 Tiempo estimado en ver los elementos que le competen a cada área.
 Tiempo máximo del ciclo de auditora
 3 a 4 auditorías al año
 Máximo 2 semanas por ciclo
 Ciclos de máximo 1 trimestre

PASO 4: ENTRENAR AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

 Curso de auditor interno

 Excelente conocimiento de la norma
 Preparar listas chequeo
 Si posible asistir a auditorías como observador

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Establezca fecha y tiempo.

Sitio / Área Informe al Gerente 1
Preparación Sepa que hace el área.
Presente los Reunión de
Plan de auditoria
hechos Cierre
Lista de verificación Auditoria de
Suficiencia Reporte
Reunión de apertura Manual
Procedimientos Seguimiento
Registros
Realización de la
Auditoria Auditoria de
Cumplimiento Levante NC.

SI
Levante el RNC.
Acuerde RNC? Fin
los hechos
NO
Acción correctiva
1

PASO 5: INICIAR CICLOS DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

 Sensibilización de todo el personal

 Hacer simulacros
 Excelente preparación vivencial de los auditores
 Manejo de objeciones y conflicto inmediato

CICLO AUDITORÍA

Definir el objetivo
 Suficiencia
 Control proceso
 Fichas de control
 Cumplimiento de lo pactado con el cliente
 Rendimiento áreas de apoyo

Plan de Auditoría

 Define objetivo
 Planea
 Ejecuta auditoría
 Hace seguimiento
 Escala si necesario
 Informe a la gerencia general

Planeación

 Listas chequeo
 Que preguntar por cargo
 Manejo del tiempo
 Lectura de la documentación escrita
 Revisión técnica y administrativa

Realizar Auditoría

 Acta apertura
 Auditoría
 Análisis de la auditoría
 Auditoría segunda ronda
 Análisis
 Reunión cierre
 Seguimiento

REALIZANDO LA AUDITORÍA

 Entrevista Jefe
 Entrevista personal de piso
 Observa el trabajo y las áreas de trabajo
 Mira los archivos y recursos: presente, pasado y futuro según listados maestros

Reunión de Apertura

 Presentar miembros a la directiva.

 Revisar alcance y objetivos.
 Métodos utilizados en la auditoría.
 Conductos oficiales de comunicación.
 Necesidad de recursos especiales.
 Explicar NC, como se reportan y califican (mayor /menor).
 Hora y fecha de reunión de cierre y otras.
 Aclaraciones.

Enfoque de la Auditoría

 Haga sentir cómodo al auditado

 Sea amigable.
 Explique el propósito de la auditoría.
 Evite preguntas cuya respuesta sea SI o NO.
Los 7 amigos del Auditor

 ¿Qué?
 ¿Como?
 ¿Por qué?
 ¿Muéstreme?
 ¿Donde?
 ¿Quien?
 ¿Cuando?

EJECUTANDO LA AUDITORÍA

 Haga un muestreo de actividades, no se centre en una.

 Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros.
 Haga anotaciones completas.
 Escuche las explicaciones del auditado.
 Anote y confírmelas más adelante si es procedente. No de la impresión de que no cree.
 Escriba los detalles: procedimientos, registros, órdenes, lotes, etc.
 Auditoría abierta y amigable resultará en un acuerdo de que el problema existe.
 Verifique si la NC es o no puntual.

Actividades de la Auditoría

 Inicio de la Auditoría
 Revisión de la Documentación
 Preparación de la Auditoría de Campo
 Realización de las actividades de la auditoría en campo
 Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría
 Finalización de la auditoría
 Realización de las actividades de seguimiento.

INICIO DE AUDITORÍA

Establecimiento del contacto inicial con el auditado

 Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado.

 Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría.
 Proporcionar información sobre las fechas, duración propuesta y la composición del equipo auditor.
 Solicitar acceso a los documentos.
 Reglas de Seguridad.
 Hacer los preparativos para la auditoría.
 Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías.

REVISION DE LA DOCUMENTACION

 Revisión de los documentos del Sistema de Gestión, incluyendo registros y determinación de su

adecuación con respecto a los criterios de auditoría.
 Si la documentación es inadecuada, se debe informar al cliente, a los responsables de gestionar el
programa y al auditado. Decidir si se continúa con la auditoría.

PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA DE CAMPO

Preparación del Plan de auditoría

Contenido del plan:

 Objetivos de la auditoría.
 Criterios de la auditoría y los documentos.
 El alcance, identificar unidades funcionales.
 Fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría de campo.
 La hora y la duración estimada de las actividades, incluyendo reuniones con la dirección del auditado
y las del grupo auditor.
 Funciones y responsabilidades del equipo auditor y de los acompañantes.
 Asignación de los recursos necesarios en áreas criticas.

Asignación de las tareas al Equipo Auditor

 Asignar a cada miembro del equipo auditor las responsabilidades para auditar procesos, funciones,
lugares, áreas o actividades específicas.

Preparación de los documentos de trabajo

 Listas de verificación y planes de muestreo de auditoria.

 Formularios para registrar información, evidencias de apoyo, hallazgos de auditoria.
 Registros de auditoria.

Realización de la reunión de apertura

 Confirmar el plan de auditoria.

 Proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoria.
 Confirmar los canales de comunicación.
 Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Comunicación durante la auditoría

 Los miembros del equipo deben consultarse periódicamente para evaluar los progresos y reasignar
tareas.
 El auditor líder debería comunicar los progresos al auditado. Evidencias que sugieren riesgos deben
ser comunicadas inmediatamente.

Papel y Responsabilidades de los Guías y los Observadores

 Establecer los contactos y horarios para las entrevistas.

 Acordar visitas a partes específicas.
 Asegurase de que se cumplan las reglas de seguridad.
 Ser testigos de la auditoria en nombre del auditado.
 Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información.

Recopilación y Verificación de la Información

 Entrevistas.
 Observación de actividades.
 Revisión de documentos.

Generación de hallazgos de la auditoría

 Pueden indicar conformidad, como no conformidad.

 Deben registrarse.
 Pueden clasificarse.
 Revisarse con el auditado.
 Resolver cualquier opinión divergente respecto a los hallazgos.
 Registrarse los puntos en que no hay acuerdo.
Preparación de las Conclusiones de la Auditoría

 Revisar los hallazgos y cualquier información recopilada frente a los objetivos.

 Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso.
 Preparar recomendaciones, si esta especificado en los objetivos.
 Comentar el seguimiento de la auditoria, si esta en el plan.

Realización de la Reunión de Cierre

 Presidida por el auditor líder.

 Presentar hallazgos y conclusiones.
 En presencia del auditado y cliente.
 Presentar plan de acciones correctivas y preventivas.
 Si se especifica en los objetivos, dar recomendaciones para la mejora.

PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA

Preparación del Informe

 Los objetivos de auditoria.

 El alcance.
 La identificación del cliente.
 Identificación del líder y miembros del equipo auditor.
 Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoria en campo.
 Los criterios.
 Los hallazgos.
 Las conclusiones.
 El plan de auditoria.
 Lista de representantes del auditado.
 Las áreas no cubiertas.
 Las opiniones divergentes entre el equipo y el auditado.
 Recomendaciones para la mejora, si se especificó.
 Plan de seguimiento acordado.
 La lista de distribución del informe.

Aprobación y distribución del Informe

 Emitirse en un tiempo acordado.

 Fechado, revisado y aprobado según el procedimiento de auditorias.
 Distribuirse a los receptores designados por el cliente.
 Es propiedad del cliente.
 Mantener la confidencialidad del contenido del informe.

FINALIZACION DE LA AUDITORIA

 Cuando todas las actividades descritas en el plan se hayan realizado.

 Cuando se haya distribuido el informe aprobado.

LA REUNION DE CIERRE

Preparación

 Cada uno relata sus hallazgos.

 El equipo evalúa y revisa los hallazgos.
 Se define si son NC y su clase.
 Se prepara un borrador del reporte final.
 Dirigida por el auditor líder

Reunión de cierre

 Agradecimientos.
 Resumen del alcance.
 Objetivo y método usado.
 No todas las NC se pueden descubrir.
 Preguntas y discusiones al final.
 Presentación de las NC por el equipo. Hechos solamente.
 Resumen general por el A. Líder.
 Invitación a discutir cualquier punto.
 Acuerdo de las fechas para terminación de las acciones correctivas

REPORTE DE DISCREPANCIAS

 Cada N.C. debe tener un reporte separado.

 Reporte debe contener 3 ítems:
o Descripción completa y precisa de lo observado.
o Referencia a la cláusula del estándar/ documento de calidad de la organización.
o Explicación de los requisitos de la cláusula / documento.
 Las discrepancias deben atribuirse solamente a una cláusula de la norma, la más aplicable.
 En ocasiones, la única referencia es la documentación de la organización.

INFORME FINAL DE LA AUDITORIA

 Alcance y objetivos.
 Fechas e identificación de la organización.
 Detalles del plan de auditoria, miembros y entrevistas.
 Documentos de referencia: norma, manual de calidad, etc.
 Relación de las no conformidades encontradas.
 Análisis de las fortalezas del sistema.
 Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos.
 Lista de distribución.

CICLO AUDITORIA

Seguimiento

 Revisar el cumplimiento de los reportes de no conformidad.

 Revisar lo pactado con el jefe del área.
 Levantar la no conformidad.
 Asegurar mejora sistema.
 Las conclusiones pueden indicar necesidad de acciones correctivas, las cuales deben resolverse en
un determinado tiempo. No se considera parte de la auditoria.
 La verificación de la implementación de las acciones correctivas forma parte de otra auditoria.
 El programa puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor.
 Planes de auditoria.
 Programas de auditoria.
 Informes de auditoria.
 Informes de no conformidades.
 Informes de acciones correctivas y preventivas.
 Seguimiento a auditorias, si aplica.
 Competencia de auditores.
 Selección del equipo auditor.
 Mantenimiento y mejora de la competencia.
Escalar

 Volver a diligenciar la no conformidad

 Que el jefe del jefe se comprometa
 Asegurar en forma impersonal la acción correctiva
 No buscar culpables
 No crear enemistades

Informe a la gerencia

 Fecha de corte
 Informe en una pagina
 Presenta la capacidad de realizar acciones correctivas
 Presenta problemas muy frecuentes

SEGUIMIENTO

VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS

DESPUÉS DE LA FECHA ESTABLECIDA
NO
SI

ESTABLEZCA UNA
NUEVA FECHA

SI
VERIFIQUE DE CIERRE LOS REPORTES
NUEVO DE NO CONFORMIDAD

NO

ESCALE

EL PASO SIGUIENTE: HACERLO EN LA EMPRESA

 Siga los pasos

 Excelente planeación
 Manejo del conflicto
 Auditoria suficiencia
 Auditoria con recomendaciones y aclaraciones

ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Seguimiento/mto. del desempeño

 Evaluación del desempeño: observaciones de auditoria, etc.
 Consistencia entre los auditores:
o Talleres de entrenamiento.
o Revisión de informes de auditoria.
o Rotación de auditores entre equipos.
Entrenamiento.
o Controlar necesidades y actuar.

Factores operacionales
 Recursos.
 Planificación y programación de auditorias.
 Formatos formalizados.
 Confidencialidad.