PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

CONTABLES, SEGÚN CALENDARIO TRIBUTARIO.

Presentado por:
NATALIA ANDREA GONZALEZ ZULETA, ID: 000595385

Profesor:
ALBEIRO AGUIRRE RIOS

Asignatura:
PRACTICA PROFESIONAL III

NRC: 15884

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO – SECCIONAL BELLO
FACULTAD DE EDUCACION VIRTUAL Y A DISTANCIA
CONTADURÍA PÚBLICA
BELLO, COLOMBIA
2021
Contenido
Resumen......................................................................................................................................................3
Introducción................................................................................................................................................4
Justificación.................................................................................................................................................5
Diagnostico..................................................................................................................................................6
Alcance........................................................................................................................................................8
Objetivos.....................................................................................................................................................9
Metodología..............................................................................................................................................10
Recolección de la información...........................................................................................................10
Descripción de la empresa.........................................................................................................................12
Marco teórico............................................................................................................................................15
Marco Normativo......................................................................................................................................23
Desarrollo de los objetivos........................................................................................................................28
Conclusiones..............................................................................................................................................35
Recomendaciones.....................................................................................................................................36
Referencias................................................................................................................................................37
Anexos.......................................................................................................................................................38
 Resumen

En el proyecto de mejora de procesos de gestión documental de la empresa Asesorías

Contables y Financieras, inicialmente fueron identificadas las necesidades de restructuración del

archivo documental para la recepción de documento considerados en el desarrollo de la

formulación de los mismos, la viabilidad de un sistema de recepción más robusto para poder

garantizar la aplicabilidad y funcionalidad al interior de la empresa.

Definido el problema nace como objetivo la urgencia de re potenciar un sistema de gestión

documental que cumpla con los requisitos y garantice la necesidad tanto al cliente interno como

el externo, para ellos se profundiza en el presente documento la fase de formulación en cuyo

desarrollo se evaluaron distintas herramientas con el fin de solucionar la mejor alternativa.

Es así como en el presente documento se logra concluir cuál de las herramientas es la que

más se ajusta y es donde se estructura la fase de planeación dándole a la empresa Asesorías

Contables y Financieras la herramienta para ejecutar el presente proyecto, resolviendo con este

sus deficiencias en el manejo documental.

Con el presente trabajo se evidencio la importancia que ha presentado la recepción de

documentos y el archivo físico para la empresa Asesorías Contables y los grandes beneficios que

implica presentar un archivo en óptimas condiciones tanto para el área de recepción, para los

clientes y como para la entidad.

 Introducción

Actualmente las instituciones, empresas y organizaciones generan gran cantidad de

documentos como consecuencia de sus actividades, es ahí donde nace la necesidad de saber

ordenar, clasificar y archivar cada uno de éstos porque al no ser así su gestión administrativa

estaría en desventaja provocando el incumplimiento de objetivos para el cual fue creado, es por

esto que el tratamiento que se le da al archivo es decisivo y muy importante porque está formado

de documentos cuya información es valiosa e influye directamente en la toma de decisiones.

Este Informe de practica presenta una Investigación de campo que tiene como objetivo la

reestructuración del plan de recepción de documentos contables, orientado a garantizar

integridad, autenticidad y confiabilidad en la información contable por cada cliente; su ejecución

se enfoca en la descripción cuantitativa, porque los objetivos, el proceso de investigación y los

resultados del estudio son destinados exclusivamente a los investigadores y al organismo o

centro de investigación.

De ese mismo modo pretende proponer procedimientos de control interno para el proceso

contable con el fin de mejorar su nivel de competitividad y asegurar la calidad de la información

financiera, documentando los lineamientos y directrices a llevar a cabo para la correcta

recolección y registro de la información contable.

Gracias a estos resultados la empresa Asesorías Contables actualmente cuenta con un

Manual de Procesos y Procedimientos estructurados de forma manual, adicionalmente una Guía

Documental que servirá de base para una posterior implementación de Gestión Documental y los

Manuales de Funciones de cada cargo que procesa información contable y financiera.

 Justificación

Debido a la ausencia de controles internos en los procesos y actividades que desarrolla la

empresa en base al calendario tributario y a su vez la falta de procedimientos documentados para

ello, se requiere la elaboración de un mecanismo documental para los procesos contables de la

organización, lo que facilitará la comprensión del paso a paso de cada uno de los procesos y el

cumplimiento de las funciones contables garantizando la continuidad de los mismo.

El propósito del informe de práctica es ofrecer un trabajo de calidad mediante la

organización y conservación de archivos para obtener una asistencia eficaz con cada una de las

dependencias. Desde este enfoque, el punto de partida fue el re-diseño de estrategias efectivas

que permitan optimizar la organización documental, la coordinación de procesos y la elaboración

de un plan de mejora para la documentación contable.

Espero como ejecutora de este proyecto de práctica, como futura contadora pública,

generar conocimiento útil para mi desempeño profesional, de modo que me permita un

crecimiento fundamentado en el control, la información de calidad y la objetividad en las

decisiones, pues el perfil profesional se basa en la gestión de la información y la implementación

de sistemas que soporten dentro del ejercicio la facultad de dar fe pública; de igual forma la

Universidad en desarrollo de su función social busca que nosotros los estudiantes fomentemos el

crecimiento con la aplicación del conocimiento adquirido, en una interacción e integración con

las comunidades del entorno, permitiendo estrechar vínculos que conlleven al intercambio de

saberes y experiencias.
 Diagnostico

Actualmente la empresa Asesorías Contables y financieras no se generan documentos de

forma indiscriminada sin que responda a una planeación, control y organización de los mismos

conforme a unas funciones específicas. Por lo tanto, no existe una estructura definida para la

administración, en consecuencia, existen diversos problemas, lo cual contribuye a la

desorganización, la incompleta información, tiempos de respuesta lentos y en algunas ocasiones

deficiencia a la hora de la entrega.

El presente informe de practica tiene un enfoque predominantemente cuantitativo, porque

los objetivos, el proceso de investigación y los resultados del estudio son destinados

exclusivamente a los investigadores y al organismo o centro de investigación. La población no

tiene que conocerlos ni discutirlos.

De este modo y conociendo la manera de operar en el proceso y teniendo en cuenta que se

debe incurrir en estos deberes tributarios de los clientes de manera consecutiva, nace la

necesidad de hacer una evaluación en la metodología que se tiene frente al calendario de

obligaciones tributarias, por medio del manejo y gestión eficiente y eficaz de las obligaciones en

estudio.

Por eso desde el punto de vista contable es conveniente que se proponga mejorar la

organización de la plantilla con la que se cuenta en el momento para el funcionamiento y la

evaluación de los procesos de documentación de las obligaciones tributarias de los clientes y

contribuir a disminuir los riesgos que se pueden controlar y manejar durante el proceso de

prácticas.
Procedimiento:

1. Elaboración de Propuesta.

2. Diagnóstico del proceso de gestión documental.

3. Elaboración del informe final.

 Alcance

El informe de practica incluye el análisis, reestructuración de un modelo más

complementado para la administración y control de las diferentes bases que se manejan frente al

calendario tributario, va encaminado a dar cumplimento con los objetivos y garantizando la

organización transparente y la gestión administrativa, dentro de la estrategia.

La gestión documental servirá de apoyo a los procesos al interior de la empresa Asesorías

Contables teniendo en cuenta el ciclo vital del documento en sus diferentes etapas:

diligenciarían, recepción, organización, conservación y disposición; con el fin de traer beneficios

para la empresa en tiempo, agilidad y una transparente información en el proceso de práctica.

 Objetivos

Objetivo general

Rediseñar un sistema de gestión documental para la Oficina Asesorías Contables, a través

de un instrumento complementario que permita administrar su documentación desde el ciclo vital

del documento hasta su disposición final.

Objetivos específicos

- Realizar un diagnóstico sobre la situación actual del proceso de documentación y

metodología del informe de recepción para saber si se está llevando acabo o no la

rúbrica de presentación.

- Reestructurar el procedimiento de control al momento de diligenciar y que sea

requerido para el proceso de recepción de documentos con el fin de tener la

información completa en cada cliente.

- Incorporar a la empresa un documento de información que permita la regulación en las

etapas de utilidad, recepción, trámite, organización y disposición final del cliente.

 Metodología

Tipo de estudio. La metodología según Hernández Sampieri46, es exploratoria

descriptiva, es el resultado de la compilación de experiencias y lecciones aprendidas, se

constituye en una guía de consulta y elemento de aprendizaje, que permite conocer todos los

componentes vinculados a la implementación de proyectos.

Fuentes de información

 Fuentes primarias: Son los datos e información suministrada por parte de la

empresa, en reuniones de las áreas trabajadas, antecedentes presentados en los

últimos años y toma de datos. Todo esto con el fin de recolectar los datos

presentados durante la propuesta de implementación.

 Fuentes secundarias: Son las que brindarán una mayor información para el

planteamiento de la propuesta, como son: los libros de, bases de datos, proyectos de

investigación, trabajos de grados, la normatividad que rigüe la gestión documental,

etc.

Diseño Metodológico

En desarrollo del proyecto de práctica, para la propuesta de mejoramiento de la gestión

documental de acuerdo al desarrollo de los objetivos específicos. Para esto se trabajaron tres

fases:

Recolección de la información. La información recolectada es de carácter primario

porque es información que se toma directamente del archivo físico manejado por el área de la

administración.
 Se realizó una tabla con lo que debería estar cumpliendo el archivo físico según la Ley 594

del 2000. También se llevó a cabo la encuesta a los 5 funcionarios del área del Sistema de

Gestión de Calidad, con el fin de:

 Evaluar el conocimiento que tiene los funcionarios del área para buscar

información sobre la gestión documental.

 Establecer si los funcionarios saben en donde está ubicado el archivo físico, si

conocen como es su distribución para realizar la búsqueda de un documento

vigente.

 Identificar si los funcionarios saben atender un requerimiento realizado por un ente

de control y a su vez confirmar si los funcionarios saben quién es el encargado del

archivo físico.

Se hace un diagnóstico de la documentación presentada en el área, recolectando

información sobre la historia documental que sea representativa para generar un conocimiento

amplio y profundo del por qué se manejan esos documentos y manejan ese tipo de codificación,

con el fin de elaborar el manual de procedimiento, el formato y actualizar la documentación.

Elaboración de la propuesta de mejoramiento. Para la elaboración de la propuesta de

mejoramiento se elaboran herramientas que ayudaran a mitigar la problemática presentada en el

archivo físico, para esto se realizó un procedimiento y un formato, se tuvo en cuenta la

normatividad interna que se maneja en la oficina Asesorías Contables, con el fin de que los

documentos cumplan con estos requerimientos y sean aceptados por el jefe del área. También se

realiza la actualización de los documentos donde se obtuvo la información y la respectiva

caracterización del área.

 Descripción de la empresa

Asesorías Contables es una firma dedicada a la prestación de servicios en asesorías

Contables, Tributarias, Financieras y Revisoría Fiscal, en forma integral, bajo criterios éticos,

basados en las normas legales vigentes dentro del territorio nacional, orientada a la generación de

valor que permitan la toma de decisiones para apoyar el crecimiento y sostenibilidad de las

empresas.

Figura 1.

Esquema Organizacional

CONTADOR PRINCIPAL

CONTADOR

SECUNDARIO

Secretaria

Aux. contable Aux. contable Aux. contable

Fuente: Natalia Andrea González Zuleta

 Al estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos, presentar, de

forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente,

pasando por los directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí; es por

esto que se tomó la iniciativa de crear la estructuración dentro de la empresa con el fin de tener

claro los cargos ocupados por cada uno.

Misión

Asesorías Contables ofrece servicios en asesorías Contables, Tributarias, Financieras y

Revisoría Fiscal de manera útil, oportuna y eficiente, con el fin de brindar soluciones integrales a

personas naturales, empresas comerciales y de servicios, que permita la optimización de recursos

físicos, económicos, humanos y ambientales apoyados en la ley y en las buenas prácticas

profesionales, asegurando la rentabilidad y la gestión de nuevas alternativas de inversión.

Visión

Para el año 2025 Asesorías Contables será reconocida en el territorio nacional, como una

empresa líder en la prestación de servicios Contables para todos los sectores económicos del

país, con recurso humano calificado y competente, utilizando herramientas tecnológicas de

punta, que aseguren el desarrollo integral de las organizaciones.

Valores corporativos

Honestidad: Cada empleado e integrante del equipo de Asesorías Contables actuará de

forma transparente con la verdad y justicia, y propenderá por una relación laboral saludable que

nos impulse al logro de los objetivos.

Respeto: Sera nuestro sello empresarial, teniendo el respeto de la opinión de los demás y

sus derechos fundamentales.

 Compromiso: Despertar interés y vocación frente a las actividades a desarrollar en las

empresas de nuestros clientes, convicción que tenemos de crear experiencias memorables donde

mostremos el compromiso y seriedad en la calidad de los servicios ofrecidos.

Servicio: brindaremos servicios integrales, ajustados y eficientes a satisfacer las

necesidades de nuestros clientes.

Responsabilidad: Tendremos gran sentido de responsabilidad frente a la información

suministrada por nuestros clientes.

Tabla 1.

Portafolio de servicios

Servicio Descripción Imagen

Se encarga de ofrecer la información y Fuente:
asesoramiento para solucionar todos aquellos [ CITATION OXL \l 2058 ]
temas relacionados con la aplicación de
Asesoría normativas, leyes y reglamentos en materia de
Jurídica Derecho, ocupando todas las ramas de la misma.

Es el examen crítico, sistemático y detallado de Fuente:

un sistema de información de una unidad [ CITATION LEC18 \l 2058 ]
económica, realizado por un contador público sin
vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir
una opinión independiente sobre la forma como
Auditoria opera el sistema, el control interno del mismo y
Externa formular sugerencias para su mejoramiento.

Institución que es ejercida en cabeza de un Fuente:

Revisoría profesional de la Contaduría capaz de dar Fe [ CITATION CPC14 \l 2058 ]
Fiscal Pública sobre la razonabilidad de los estados
financieros, validar informes con destino a las
 entidades gubernamentales y juzgar sobre los
actos de los administradores.

comprende la implementación de controles y

procedimientos necesarios para la adecuada Fuente:
aplicación de las normas tributarias, de manera [ CITATION Sol19 \l 2058 ]
que les permita a las compañías hacer una
racionalización de los impuestos y recursos
financieros. Las operaciones de la compañía son
analizadas, al igual que las declaraciones
Asesoría tributarias, se verifica el cumplimiento de las
tributaria normas fiscales y se brinda una asesoría de las
respuestas a los requerimientos de las
autoridades fiscales.

Fuente: Natalia Andrea González Zuleta

Marco teórico

Este marco permitirá contextualizar la investigación, ampliando el horizonte de estudio y

haciendo homogéneo el lenguaje técnico empleado. Para cumplir con los objetivos establecidos

para el desarrollo de esta práctica, se debe tener en cuenta los aportes de diferentes escuelas y

enfoques, se presentan los conceptos, definiciones y teorías científicas que sirven de base para

fundamentar la investigación realizada, así como para sustentar la propuesta de solución al

problema planteado.

. Bajo este postulado, la reconformación de un Sistema Documental toma la importancia

requerida y se restituye en herramienta estratégica, soporte de la información que argumenta las

decisiones que comunica los hechos tributarios y a su vez permite el control desde la perspectiva
organizacional, buscando dar respuesta a las necesidades sociales en términos de medición,

control y comunicación.

Gestión documental

[CITATION ARC94 \p 78 \l 2058 ] Define Gestión documental como el Conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con

el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El sistema de gestión documental debe asegurar la asignación de recursos económicos,

humanos y físicos que permitan el desarrollo armónico de las distintas fases archivísticas con los

criterios operativos del mismo. Con la realización del Sistema de gestión documental se pretende

lograr los siguientes aspectos:

 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje

natural de la administración, para el funcionamiento de la misma, elementos de

apoyo decisivos para la transparencia y el control de la gestión y garantía de los

derechos individuales y colectivos.

 La racionalización y la normalización de la documentación desde su

producción hasta su destino final.

 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de

sistemas eficientes.
  Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos

y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,

confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Clasificación documental

[CITATION God01 \p 27 \l 2058 ] La Clasificación documental consiste en la labor donde se

identifican y establecen las Series numéricas que componen cada agrupación documental (fondo,

sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

La clasificación documental comprende o identifica los siguientes aspectos: El proceso,

Principio de procedencia, Orden original y Funciones que a continuación se explica.

El proceso

Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento

sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la

estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las

dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Principio de procedencia

En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores

de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos

(secciones y sub secciones documentales). Los institucionales están referidos a la totalidad de los

documentos producidos por una entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la
procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o

secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

Orden original

Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los

procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para

el desarrollo de un trámite.

Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos

atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo. Esto

sólo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos,

conocen sus funciones y su participación en los diferentes trámites administrativos.

Funciones

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación

documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento,

en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institución hay

funciones comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas,

que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal,

presupuesto, asuntos jurídicos, etc.).

Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser,

haciéndola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.
Procesos técnicos

[ CITATION Cla02 \l 2058 ] El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia

con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión

documental:

Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la

elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A

continuación, se detalla cada uno.

Identificación

La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la

documentación motivo de análisis. Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y

subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura

orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación,

permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir.

Valoración

El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el

establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases

de archivo.

La valoración en el ciclo vital

Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de

los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en

cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios

permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos

primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede

contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.

Selección

La selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:

a. Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la

administración o por el usuario externo.

b. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad

productora.

c. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.

d. Garantizar la conservación documental.

Eliminación

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,

legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia

y la tecnología.

a. La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es

responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.

 b. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que

han sido de antemano señalados como eliminables.

c. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada. La

eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

d. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias

primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y

este al histórico, En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su

respectivo inventario.

Normas básicas de organización del archivo.

[ CITATION Sev18 \l 2058 ] Según la Norma Básica de Organización de Archivo de

Oficina34, se debe tener en cuenta los siguientes parámetros:

 La documentación informativa de consulta habitual en la unidad ha de organizarse

separada del resto de los documentos generados o recibidos en la tramitación de un

expediente.

 Hay que determinar el título oficial del expediente, que generalmente suele venir

establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentación.

 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su

correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo.

 Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar

en la carpetilla: Tipo de documento que se archiva, título del documento, fecha de

elaboración del documento.

  No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier

tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe

quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona

que lo extrajo.

 Llevar un control de la documentación que se extrae del archivo, con el fin de

llevar la trazabilidad del expediente.

 Los criterios para formar un expediente deben

Estudio de métodos.

[CITATION ASO91 \l 2058 ] El estudio de métodos se basa en ocho etapas fundamentales para

su óptimo desarrollo los cuales son:

- Seleccionar el tipo de trabajo que se va a estudiar

- Registrar datos observados y necesarias de información

- Examinar de manera analítica los métodos de trabajo actual

- Establecer un método más práctico de mejora.

- Evaluar diferentes opciones para realizar un nuevo método comparando la relación costo-

eficacia entre el nuevo método actual.

- Definir el método nuevo en forma clara a personas que puedan concernir Quien lo va a

hacer (Dirección, capataces y trabajadores).

- Implantar el nuevo método con una práctica normal formando todas las personas que han

de utilizarlo.

- Controlar La aplicación del método nuevo para evitar el uso del método.
 Marco Normativo

En Colombia la gestión de documentos se enmarca de acuerdo a las siguientes normas:

ISO 15489-1. Gestión de documentos. Generalidades. Declaración de principios dirigida a

la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones, estrategia, políticas, etc.

Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas:

 ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

 ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

 ETAPA C: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

 ETAPA D: EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES

ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices. Explicación de la metodología de

diseño.

Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas:

 ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS

REQUISITOS.

 ETAPA F: DISEÑO DE UN SISTEMAS DE GESTIÓN

 ETAPA G: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

 ETAPA H: REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN.

Tabla 2.

[ CITATION Eli16 \l 2058 ]

ETAPA ACTIVID
ADES
Objetivo: proporcionar la comprensión del contexto en el que la
organización desarrolla su actividad, con el fin de identificar los
factores que influyen en la necesidad de crear y mantener
documentos (administrativos, legales, de negocio y sociales), y
A conocer las fortalezas y debilidades con respecto a la gestión de
Investigació documentos.
n preliminar
Resultados: examen de la misión, visión y valores de la organización,
de su política y estrategia, de sus objetivos, de su estructura
organizativa, de las regulaciones específicas a las cuales están
sometidas sus actividades y de los factores de éxito relacionados con
la gestión de los documentos.
Objetivo: desarrollar un modelo conceptual de qué hace la
organización y de cómo lo hace, examinando cómo interactúan los
documentos con los procesos y las actividades de la empresa.
Se puede proceder a identificar y analizar los procesos y actividades
de la organización y examinar los circuitos documentales que se
siguen para llevar a cabo estos procesos.
Es útil conocer:
• Los tipos documentales que produce y utiliza cada unidad
•Las atribuciones de cada unidad sobre cada tipo documental
(elaboración, revisión, aprobación, control, archivo, etc.)
•Las aplicaciones informáticas utilizadas para crear y gestionar
los documentos;
B •Su soporte y su localización;
Análisis de •Sus valores documentales y sus plazos de conservación.
las
actividades Resultados: se puede elaborar una primera versión del cuadro de
de la clasificación con el fin de mostrar las funciones, actividades y
organizació operaciones que generan documentos. También es útil efectuar un
n análisis secuencial que describa mediante diagramas de flujo los
procesos clave de la empresa (por ejemplo, en el caso de una
empresa de edificación y obra civil el proceso que se sigue desde el
estudio de la oferta hasta la finalización del periodo de garantía de la
obra, pasando por las fases de elaboración del proyecto constructivo,
licitación, contratación y ejecución de la obra): los diagramas de
proceso permiten visualizar qué documentos se producen en cada
parte del proceso, como se transmite la información de una unidad a
 otra, y quién es responsable en cada momento del manejo y custodia
de los documentos.
Objetivo: determinar los requisitos que se tienen que cumplir para
crear y mantener documentos que evidencien las actividades de la
organización. Estos requisitos se identifican mediante un análisis
sistemático de las necesidades de la organización, las obligaciones
legales y normativas y la rendición de cuentas, tanto con respecto a
C partes interesadas internas (dirección, personal) como externas
Identificació (clientes, accionistas, proveedores, contratistas, administración
n de los pública).
requisitos
Resultados: se puede redactar una primera versión del calendario
de conservación (que determina los plazos durante los cuales se
tiene que preservar la documentación) y de la tabla de acceso y
seguridad (que establece las condiciones de acceso a los
documentos).
Objetivo: paralelamente a la etapa A, B y C, se analizan el sistema
de gestión de documentos y otros sistemas de información
relacionados, con el fin de valorar si incorporan y mantienen los
D
documentos necesarios de una manera fiable, íntegra, exhaustiva,
Evaluació
sistemática y conforme a los requisitos identificados en la etapa
n de los
anterior.
sistemas
existentes
Resultados: como resultado se puede hacer un inventario de los
sistemas existentes que evalúe el cumplimiento de los requisitos
documentales.
Objetivo: determinar qué políticas, normas y procedimientos se
adoptarán y qué herramientas, tanto informáticas como
documentales, ha- ce falta diseñar e implementar con el fin de
asegurar la creación y
el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de
la organización.
• En este sentido, estas estrategias pueden incluir
E • El establecimiento de políticas, normas o códigos de buenas
Identificaci prácticas de gestión
ón de las • La asignación de responsabilidades y competencias
estrategias • La elaboración de procedimientos e instrucciones de trabajo
para cumplir • El diseño, implementación y administración de nuevos
con componentes de los sistemas o de nuevos sistemas
los • La integración de la gestión de documentos en los procesos y
requisitos sistemas de la organización.

Resultados: puede ser conveniente presentar un informe, junto

con un resumen ejecutivo, dirigido a la dirección en el cual se
planteen las posibles estrategias de actuación y los beneficios que
se esperan obtener.
 Objetivo: traducir las estrategias adoptadas en la etapa anterior en
un plan de actuación que cumpla con los requisitos identificados en
la etapa C y que solucione las deficiencias detectadas en la etapa D.
Es- te plan aporta una visión de conjunto en que se integran los
diferentes elementos del sistema.

Resultados: se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:

Elaborar los instrumentos del sistema de gestión de documentos:
F cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso
Diseño y seguridad
del • Definir los requisitos funcionales o diseñar y desarrollar las
sistema posibles aplicaciones informáticas.
de • Redactar las primeras versiones de la documentación del sistema
gestión de gestión de documentos: manual, procedimientos e
de instrucciones de trabajo.
docume
• Establecer una metodología de evaluación del rendimiento del
ntos
sistema de gestión de documentos y los mecanismos de
supervisión y control.
• Elaborar un calendario de trabajo en el que se programarán las
tareas previstas para implementar el sistema.

Objetivo: aplicar el conjunto de estrategias adoptadas poniendo en

marcha el plan de actuación diseñado en la etapa anterior, con una
alteración mínima de las actividades diarias.
G
Resultados: se pueden llevar a cabo las siguientes actuaciones:
Implementac
Revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión de
ión del
documentos
sistema
Puesta en marcha, en fase de prueba, de las aplicaciones
de gestión de
informáticas Revisión, aprobación y publicación del manual, los
documentos
procedimientos y las instrucciones de trabajo
Formación del personal;
Reorganización del depósito de
archivo.
Objetivo: evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión de
documentos con el fin de corregir las deficiencias detectadas.
H
Revisión Resultados: se puede entregar a la dirección un informe de
posterior a revisión en el que se detallarán las discrepancias observadas y se
la propondrán las acciones adecuadas para corregir las
implementa disconformidades que se hayan encontrado y adoptar las
ción oportunidades de mejora que no se hayan previsto en las etapas
anteriores.

La legislación colombiana propone algunas disposiciones atinentes a los archivos de gestión,

centrales e históricos, para sustentar la elaboración de proyectos y la definición de acciones archivísticas

que hagan que los archivos y centros de información sean útiles para la gestión administrativa y partes

fundamentales del patrimonio de cada organización.

 • Ley 594 del 2000: Ley General de Archivos.

• NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

ACUERDOS EXPEDIDOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO

GENERAL DE LA NACIÓN:

• Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos.

• Acuerdo 11 de 1996: Establece criterios de conservación y organización de

documentos.

• Acuerdo 48 de 2000: Desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de

documentos” del Reglamento General de Archivos sobre conservación

preventiva, conservación y restauración documental.

 Desarrollo de los objetivos

Capitulo I. Diagnóstico sobre la situación actual del proceso de documentación.

Se realizó un análisis de la situación actual del proceso de recepción contable de la

empresa Asesorías Contables y Financieras con el propósito de identificar en las actividades del

proceso los factores de mayor riesgo que requieren de la elaboración de procedimientos y

controles.

Mediante indagación se aplicó un cuestionario basado en la metodología COSO sobre el

manejo de control interno de la organización obteniendo el siguiente resultado:

Tabla 3.

Análisis del proceso

CUESTIONARIO DE
No CONTROL SI N OBSERVACIONES
O
INTERNO
PROCESO CONTABLE

¿Se cuenta con un sistema que Sistema de

permita consolidar la información Información Word
1 x
contable y financiera de la Office y Saint.
empresa Asesorías Contables ?
¿Existen actividades de Todo el proceso es
autocontrol (vigilancia y llevado a cabo por el
2 x
seguimiento) realizadas por la contador.
administración y/o el
Contador General del personal
responsable de registros, manejo
de efectivo, manejo de libros
contables, etc.?
¿El reporte de comprobantes, El Contador general
EE.FF, Informes, etc. son revisa y aprueba los
 3 validados y aprobados por un
personal ajeno a su preparación?
(segregación de Funciones)
¿Asesorías contables
financieras? cuenta con políticas,
4 procedimientos,
instructivos o manuales
documentados para cada uno de
los procesos que ejecuta la
organización?
¿Existen actividades de control
apropiadas para cada una de las
5 actividades de la entidad?
x informes y reportes.
y Las políticas y los
Procedimientos si se
x tienen documentados
formalmente.
No se tienen
documentadas
formalmente, se
x comunican las
actividades de acuerdo
a las funciones
establecidas en los
colaboradores.

Como resultado a la evaluación realizada al proceso de documentación se observa

debilidad en las actividades de control de procesos, las cuales deben evitar y mitigar posibles

riesgos que puedan afectar la información financiera, lo que revela la situación de la empresa y

demuestra la ventaja o desventaja sobre su realidad ante la competencia.

Capitulo II. Reestructuración del procedimiento de control al momento de diligenciar y

que sea requerido para el proceso de recepción de documentos.

Se identifica que el proceso contable está compuesto por tres etapas principales bajo los

criterios de reconocimiento, medición y revelación de la información financiera, las cuales

permiten la preparación y desarrollo de todos los documentos contables como presentación de la

información, de acuerdo a los procedimientos de control implementados en una organización.

A continuación, miramos en el (Anexo A) un ejemplo del modelo reestructurado para la

oficina al momento de llevar un control de vencimientos tributarios.

 Figura 2.

Etapas del proceso contable

Fuente: Secretaria Administrativa.

Etapa de reconocimiento

Esta etapa inicia con el reconocimiento de los hechos económicos realizados en los

periodos contables sobre los datos de la realidad económica de la empresa, mediante los

elementos de los estados financieros conformados por el activo, pasivo, patrimonio, ingreso,

costo y gasto y todas las documentaciones obligatorias de cada cliente para presentar ante la

DIAN.

Dentro de la etapa de reconocimiento se realiza la ejecución de las siguientes actividades:

 Identificación
 Clasificación

Etapa de medición

Luego del reconocimiento de los elementos financieros, son asignados los valores

correspondientes a las transacciones realizadas y los registrados de los ajustes al valor de la

partida financiera de cada elemento. En esta etapa se realiza la medición de los elementos de los

estados financieros, de acuerdo con lo contemplado en la organización.

 Dentro de la etapa de registro y ajustes se realiza la ejecución de las siguientes actividades:

 Registro y ajustes

Etapa de revelación

En esta etapa se realiza la presentación de la información contable, mediante la

estructuración información relevante, divulgando la situación financiera y el rendimiento

financiero de cada cliente y la realidad del proceso contable al final de cada periodo.

Dentro de la etapa de revelación se realiza la ejecución de las siguientes actividades:

 Elaboración y presentación de los procesos contables. En el (ANEXO B) se observa el

modelo reestructurado dado a cada cliente.

De acuerdo a los resultados de la evaluación de control interno de la situación actual de

Asesorías Contables y Financieras y su proceso contable, se identificó la ausencia de los

procedimientos de control. Por tal motivo se presentó una propuesta de los procedimientos de

control interno de mayor relevancia para el proceso contable de la organización.

Con el fin del logro de obtener información contable confiable, relevante y comprensible,

teniendo en cuenta que los registros contables reflejan la situación de la empresa y presentan los

movimientos operacionales y financieros de la misma; estos son regidos por procedimientos

elaborados bajo el cumplimiento de pautas y normas que garantizan el criterio de uniformidad en

la información y consistencia de las operaciones en los diferentes reportes emitidos a los entes

fiscalizadores; al igual que para la toma de decisiones organizacionales.

Capitulo III. Incorporar un documento de información que permita la regulación en las
etapas de utilidad, recepción, trámite, organización y disposición final del cliente.

Se pretende incorporar con el fin de estandarizar los procesos de gestión documental en sus

diferentes etapas de utilidad que atraviesan los documentos desde su producción o recepción,

hasta su disposición final.

Producción Documental

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o

dependencia.

 Creación y diseño de documentos.

 Medios y técnicas de producción y de impresión.
 Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros,
microfilme).
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Normalización de la producción documental
 Directrices relacionadas con el número de copias.
 Control de la producción de nuevos documentos.
 Determinación de la periodicidad de la producción documental.

Recepción

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean

competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a

los trámites correspondientes.

 Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales

como: mensajería, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin y

deben estar regulados en los instructivos, guías, manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, correo electrónico, página web, otros.

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancia de recibo (sello, reloj radicado).

Tramite documental

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos

objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series

documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los

tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

Recepción de solicitud o trámite

 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

 Identificación del trámite.

 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta

 Análisis de antecedentes y compilación de información.

 Proyección y preparación de respuesta.

  Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del

documento.

Organización

Clasificación Documenta

 Identificación de unidades administrativas y funcionales.

 Conformación de series y subseries documentales.
 Identificación de tipos documentales y/o valoración y de los documentos de apoyo.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

Ordenación Documental

 Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

 Conformación y apertura de expedientes.
 Determinación de los sistemas de ordenación.
 Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
 Foliación.

Descripción Documental

 Análisis de información y extracción de contenidos.

 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Catálogos e Índices.
 Actualización permanente de instrumentos

Disposición Final

Se seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su

conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en los

documentos. (ANEXO C) documento definitivo por cliente.

Conclusiones

 Realizar un proyecto de Gestión Documental, en cualquier organización o empresa

requiere de organizar y planificar antes de actuar. Es frecuente encontrar

 organizaciones que se “involucran” en la implantación de proyectos de Gestión

Documental sin establecer objetivos, considerar las dimensiones, los tiempos y la

cantidad de elementos simultáneos que hay que poner en juego para obtener el

éxito, sobre todo la definición y organización de todos los procesos y

procedimientos que se llevan a cabo.

 El análisis y diseño de reestructurar un documento es una propuesta que traerá

beneficios para la empresa y las personas que la conforman. Se pretende que, en

base a esta propuesta, en un futuro, se pueda implementar este sistema, y de esta

forma, facilitar el acceso a la información.

 El desarrollo de este informe de practica brinda una propuesta significativa para la

gestión de documentos de forma más estructurada, de tal manera que más que una

propuesta de análisis, se trata de crear un diseño que pueda ser aplicable en su

totalidad a la empresa Asesorías Contables y Financieras, brindando posibles

opciones de gestión, administración de archivos y documentos así como mejoras en

las operaciones administrativas y técnicas que están relacionadas con la Planeación,

Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y

Servicios de todos los documentos.

Recomendaciones

 Se recomienda tener información completa y actualizada de los procesos internos y

externos que se llevan a cabo dentro de los procesos documentales.

  Se recomienda que el proceso de recepción y entrega de documentos se lleve a cabo

de forma centralizada en un centro de correspondencia, pues de este modo se daría

una mejor organización tanto a los documentos como a los tiempos de respuesta y

flujo de los mismos.

 Adicionalmente sería útil que todos los funcionarios presentaran un conocimiento

de cómo se encuentra el archivo físico y como está la distribución de este, puesto

que en el momento que se haga una auditoria o un área diferente necesiten un

documento vigente lo pueda encontrar fácilmente.

 También si el funcionario encargado del archivo físico no se encuentre, otro funcionario

tenga la capacidad de ubicar el documento con facilidad y volverlo a ubicar donde saco el

documento.

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http://servicio.us.es/archivous/Doc/Normas_basicas_de_organizacion_de_archivos_de_oficina.
pdf

Anexos

FORMATO DE VENCIMIENTOS TRIBUTARIOS, MODELO DE OFICINA (ANEXO A)

..\..\..\Anexo A.pdf

FORMATO DE VENCIMIENTOS ENTREGADO CLIENTE A CLIENTE (ANEXO B)

..\..\..\Anexo B.pdf

DOCUMENTO DEFINITIVO ANUAL POR CLIENTE (ANEXO C)

..\..\..\Anexo C.pdf