Centro Nacional Para la Informatización de la Administración Publica de

Guinea Ecuatorial
Departamento de Desenvolvimiento y Formación (DEPLOY)

INFORME DE LA EVOLULCION DE LA PRIMERA FASE DE DIGITALIZACION

DEL ARCHIVO PUBLICO DEL M.F.P.R.A

Introducción
Tras la puesta en funcionamiento de la aplicación de Recursos Humanos en el Ministerio
de la Función Publica y Reforma Administrativa, el día 7 de junio del 2021 se priorizó
las siguientes acciones.

1. Para todos los funcionarios:

Seleccionar
Expedientes en el
antiguo Edificio

Registrar los Expedientes

en el libro de Registro

Escanear el expediente

Comprobar la existencia del

funcionario en la Base de Datos
RRHH

¿Existe en
la BD?
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¿Existe
en la BD?
SI
Se completa todos los datos NO Se le añade en la BD, se
del expediente si los tiene y completa sus datos y se
se adjunta el expediente en adjunta el expediente en su
el Legajo legajo

Se valida al Funcionario, movilidad, cursos,

remuneraciones etc. (solo personal autorizado)

Finalizar tarea

En este proceso están involucrados actualmente algunos funcionarios voluntarios que

recibieron la formación y el equipo de propuesta de contratación externa de seis (6)
técnicos externos solicitados por el Director General de la Función Pública, para el
departamento de Archivo en vista a la deficiencia y la necesidad del personal del mismo
departamento.
Tareas diarias: Los 6 técnicos externos trabajan por de momento desde las 8:00 de la
mañana hasta que el Coordinador de Deploy (CNIAPGE) vea necesario el cierre de la
jornada de lunes a viernes y en las últimas semanas que llevan en el ministerio hasta han
estado trabajando los sábados.
 Ordenan los expedientes en el antiguo edificio y los trasladan en el actual.
 Registran los expedientes en el Libro de registro para su control
 Digitalizan los expedientes
 Registran los expedientes en el aplicativo de RRHH
 Clasifican los expedientes por año y categoría, para ser localizados con facilidad
en las estanterías.
El equipo A, de técnicos externos está compuesto de:
1. Licenciada en Economía Mundial y Comercio Internacional.
2. Diplomado Universitario en Gestión y Administración Pública.
3. Ingeniero Técnico en Redes y Telecomunicaciones.
4. Técnico Superior en Informática de Sistemas, Redes, y reparación de equipos
informáticos.
5. Técnico Superior en Administración y Finanzas
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6. Técnico Medio en Administración y Finanzas

Dicho equipo está trabajando de manera eficaz y eficiente, dedican más de 8 horas diarias
actualmente realizando dichas tareas y tomando cursos de Archivo con la jefa de dicho
departamento los viernes.

El equipo B funcionarios: Este equipo son los funcionarios que se capacitaron en la

aplicación de RRHH en los meses de abril y mayo, prácticamente no trabajan a tiempo
completo en esta fase de recuperación, si no que algunos de ellos retiran un número de
expedientes ya digitalizados y los introducen en el aplicativo de RRHH cuando no tienen
trabajo que hacer en sus oficinas.

2. Departamento de CARNET

Censo del funcionario

Comprobar la existencia del

funcionario en la BD

Funcionario
Censado
SI
Solicitar Carnet, si no tiene, NO Registrar funcionario y
y si tiene, completar datos solicitar carnet en RRHH
en RRHH

Cambiar el Estado del Carnet

Fin de tarea
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Logros hasta la fecha 29/06/2021: desde el día 14 fue prácticamente cuando se inició
los trabajos arriba mencionados después de una previa organización, planeación e
instalaciones técnicas y programación laboral.
 Se ha habilitado una sala en la segunda planta de este edificio para realizar todos
los procesos que tengan que ver con dichas tareas.

En cuanto a los resultados específicos de cada tarea expuesta, se ha conseguido

los siguientes avances:

Registro Manual 2006 expedientes en 15 días

Digitalización 1850 expedientes en 14 días
Registros en RRHH 1758 expedientes en 14 días
Registros de Carnet 440 expedientes en 14 días

Dificultades:
 Actualmente el equipo de técnicos de CNIAPGE departamento (Departamento de
Deploy) esta haciendo una labor excelente, fuera de lo que es el acompañamiento
en general de lo que es la entrega de un aplicativo en un ministerio, que es
“acompañar” a los funcionarios a poner en práctica sus conocimientos adquiridos
durante la capacitación, en cambio están involucrados al 200 % a la ejecución de
dichas tareas íntegramente para que el proyecto sea efectivo y materializado con
éxito.
 El transporte para equipo A, es otra dificultad para el desarrollo y
aprovechamiento de las 8 horas laborales que estimamos trabajar diariamente.
 Falta de voluntad en muchos funcionarios al considerar este trabajo como un
trabajo o un proyecto extra fuera de sus obligaciones laborales.

Recomendaciones:
 Señalar que los expedientes del archivo actual, no están clasificado por
año, categoría y por ministerios, esto está creando el desajuste del flujo de
trabajo planificado por los técnicos de CNIAPGE y el departamento de
Archivo.
 Se necesita con urgencia un personal dedicado exclusivamente en el
departamento de Archivo para la realización de la recuperación de estos
expedientes cuanto más pronto posible.
 Se necesita la involucración, la aceptación y la implicación activa de los
funcionarios de este Ministerio, al nuevo dinamismo laboral en el que
dicho Ministerio se está adaptando.
 Es muy importante que desde la cima de la cúspide de la jerarquía
administrativa el capitán del barco exija que las tareas cotidianas sean
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realizadas dentro de la aplicación RRHH en todos sus módulos

funcionales.
 CNIAPGE ya ha dispuesto a la administración Publica de la República de
Guinea Ecuatorial herramientas suficientes, para hacer realidad el sueño
que desea esta administración “cerro papel “si se diera uso de ellas.
 Agilizar las relaciones o acuerdos con el Centro Nacional de Emisión de
Documentos (CNEDOGE), para la impresión de los Carnets de los
funcionarios, porque la parte de CNIAPGE ya está lista.
 Tener material de archivo en stock, escáneres del modelo que CNIAPGE
está usando actualmente en este ministerio para estos trabajos con sus
componentes de recambios. “El pasado 24/06 tuvimos un problema sobre
un escáner Fujitsu 7030 que presentaba el siguiente error “el consumible
debe ser reemplazado pronto. Si el rendimiento de alimentación ha
bajado, reemplace el rodillo de recogida. Estos escáneres que
actualmente que estamos usando vienen por defecto escanear (200.000)
dependiendo de la calidad de papel, de allí se requiere un cambio del
rodillo para continuar con su funcionamiento.
 En vista al nivel de documentos que obran en el Archivo de este ministerio
es recomendable tener varios escáneres de este modelo con sus respectivos
accesorios de cambio.

Conclusiones:
El proyecto de la informatización de la Administración Publica de la República de Guinea
Ecuatorial está tomando su ritmo de acuerdo a los impulsos y las necesidades de cada
ministerio y las exigencias de los dirigentes de dichos ministerios en la aplicaciones y
herramientas ofrecidas por la institución encargada (CNIAPGE), es muy importante la
involucración de todos para que este sueño sea realidad, el equipo de la directiva de
CNIAPGE y todos los técnicos de los distintos departamentos que lo componen están y
estarán siempre al servicio de este proyecto en general y en particular en este ministerio
para el buen funcionamiento de dicha aplicación en todas las demás que estén
involucrados.
POR UNA ADMINISTRACION DIGITAL
EL COORDINADOR DE DEPLOY
Malabo a 29 de junio 2021