La importancia de realizar una buena gestión de las incapacidades laborales

Ese lumbago o insoportable dolor en la parte inferior de la espalda, el síndrome del túnel carpiano
y los problemas oculares son los motivos más frecuentes de incapacidad laboral en Colombia. A
estos, por cuenta de la pandemia, hay que agregar un par de dolencias que antes no tenían mucho
protagonismo: las psicológicas y psiquiátricas.

De acuerdo con Diego Mauricio Acevedo, abogado asociado de la Unidad de Derecho Laboral de
Cuberos Cortés Gutiérrez Abogados SAS, en el último año, se han incrementado las incapacidades
relacionadas con la aversión al encierro, la falta de interacción social, el cansancio físico o dolores
permanentes, y la zozobra generada por el acceso fácil y rápido a fuentes de información que no
son ciento por ciento confiables.

Y la gestión de las incapacidades derivadas de este tipo de dolencias es un asunto muy serio, pues,
según el abogado Acevedo, la seguridad social es una obligación derivada del contrato de trabajo y
un derecho que adquiere el trabajador como parte integral de la sociedad.

Las incapacidades laborales se entienden como cualquier estado de afectación en la salud física o
mental que impida de manera temporal o permanente la prestación adecuada de un servicio por
parte de un trabajador. Cabe anotar que no toda incapacidad genera una discapacidad ni una
invalidez.

Al realizar el procedimiento de gestión de incapacidades laborales se debe tener en cuenta que

estas representan derechos y obligaciones tanto para el empleador como para el empleado. Estas
están contenidas en el Decreto 0019 de 2012 que, entre otros, habla sobre el trámite de
reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad o paternidad.

En la práctica el trabajador tiene el derecho a mantener la estabilidad en su contrato de trabajo y

su fuente de ingresos mientras supere sus problemas de salud, en lo que se refiere a
incapacidades médicas. Así mismo, adquiere la responsabilidad de reportarlos de manera
oportuna para que pueda acceder a su salario.

Los empleadores, por su parte, deben efectuar el trámite de la transcripción de la incapacidad

ante la EPS (Entidad Prestadora de Salud) del trabajador y gestionar el recobro de la misma.

Incapacidades de origen común: trámite y recobro

En Colombia, las incapacidades se clasifican en dos grupos o dos sistemas de aseguramiento desde
el punto de vista médico: las de origen común y las de origen laboral que, según el abogado Diego
Mauricio Acevedo, se definen según la circunstancia que cause la enfermedad.

El procedimiento de incapacidades laborales de origen común es el siguiente:

El trabajador, que tiene una dolencia no asociada a su trabajo, debe ver a un médico para que le
expida el certificado de incapacidad.
Luego, el trabajador debe hacer el reporte de la incapacidad al empleador.
El empleador debe corroborar la información y validar la posibilidad de efectuar el pago del salario
al trabajador durante su incapacidad.
Adicionalmente, el empleador debe efectuar el trámite de transcripción ante la EPS, para luego
realizar el recobro del dinero pagado al trabajador.

No existe un término legal para efectuar la transcripción y depende de los plazos que determine
cada EPS. Una vez se surta este trámite, el empleador puede realizar el recobro por la incapacidad
de su trabajador. Según la Ley 1438 de 2011, para esto tiene un plazo de tres años que cuentan
desde que se hizo el pago al trabajador, siempre y cuando se haya realizado la transcripción.

Cabe aclarar que el acceso a la salud de sus empleados es como una póliza de seguro que las
empresas contratan con las EPS y pueden afectarlas cuando se genera una contingencia como una
enfermedad de origen común. Esta afectación solo se puede hacer desde el tercer día de
incapacidad. Por lo tanto, según el Decreto 2943 de 2013, los dos primeros días corren por cuenta
del empleador, por lo que no puede recobrarlos.

Entre el día tres y el 180, sí se puede solicitar el recobro a la EPS. No existe una norma actualizada
en ese sentido. Sin embargo, se aplica el precepto de que, en el periodo de tiempo mencionado, el
valor del pago al trabajador corresponde al 66,66 % de su salario, o al 100 % si devenga el salario
mínimo.

Cuando la incapacidad excede los 180 días, la organización debe revisar si el caso pasa a la
Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) que, a su vez, determina si es viable continuar con
un proceso médico y la incapacidad que este genera o si la persona aplica para una pensión de
invalidez dada su pérdida de capacidad laboral.

Las AFP, entonces, asumen el caso hasta el día 540. A partir del día 541, nuevamente, las EPS
asumen la responsabilidad del pago de incapacidades de origen laboral, pero la normativa actual
no establece hasta cuándo.

Incapacidades asociadas a riesgos laborales

Las incapacidades por riesgos laborales, por otro lado, son las relacionadas con problemas de
salud inherentes a la actividad que realiza un trabajador. En este caso, las empresas ya no deben
afectar la póliza que tienen con las EPS, sino con las ARL (Administradora de Riesgos Laborales).

“Las ARL no tienen una red de cobertura médica, como sí la tienen las EPS, entonces entre ellas
manejan el tema médico asistencial, que corre a cargo de las Redes Integradas de Prestadores de
Servicios en Salud, pero afectando la póliza de riesgos laborales, es decir que es la ARL la que va a
pagar al trabajador”, explica el experto de Cuberos Cortés Gutiérrez Abogados SAS.

Este cubrimiento empieza desde el primer día de la incapacidad y corresponde al 100% de lo que
el trabajador tiene como ingreso base de liquidación de esa prestación social, o sea que no se ve
afectado su ingreso.

Cuando una incapacidad por riesgos laborales excede los 180 días, se puede prorrogar hasta los
360 días, pues no se busca solo afectar o no una póliza, sino aportar a la estabilidad del trabajador
y su grupo familiar, así como acompañarlo hasta que se recupere.
“Este proceso es más expedito en términos de calificaciones del trabajador y manejo de
rehabilitaciones. No se trata de decir que una persona tiene el 30% de pérdida de su capacidad
laboral, sino de lo que puede lograr con el otro 70% para volver a ser productivo”, dice el experto.

¿En qué consiste la incapacidad laboral?

Como señalábamos, la incapacidad laboral es la situación que ocurre cuando un
trabajador no es capaz de realizar las funciones habituales de su puesto de
trabajo. Por lo tanto, esta incapacidad se encuentra estrechamente relacionada
con la posibilidad de desempeñar un puesto de trabajo, más que con la gravedad
propia de la enfermedad o dolencia.

¿Qué tipos de incapacidad laboral existen?

Existen dos tipos de incapacidad laboral según su grado y alcance, como son la
incapacidad temporal y la incapacidad permanente.

Incapacidad Laboral Temporal (IT)

La incapacidad temporal o transitoria (conocida popularmente como baja médica)
es la situación en la que se encuentra una persona que está imposibilitada para el
trabajo de manera puntual y necesita de asistencia médica, debido a una
enfermedad profesional o común, o bien a un accidente (sea un accidente laboral
o no laboral).

Además, comprende también los períodos de observación por enfermedad

profesional. Durante ese tiempo, el contrato laboral queda suspendido y el
trabajador posee el derecho a una asistencia sanitaria y al subsidio económico
correspondiente.

Incapacidad Laboral Permanente (IP)

Alude a la situación de un trabajador que, tras haberse sometido a tratamiento
médico, presenta reducciones fisiológicas o funcionales graves que pueden
llegar a ser definitivas y disminuyan o anulen por completo la capacidad laboral.

Existen a su vez diferentes posibilidades de incapacidad permanente según el

grado de reducción de la capacidad del trabajador.

Hay que tener en cuenta que cada una de ellas puede ser revisable y puede
cambiar el grado de incapacidad dependiendo de lo que se valore tras esa
revisión.

Principales diferencias de las incapacidades de origen común y las asociadas

a riesgos laborales
Riesgo económico: si un empleado no presenta la
incapacidad a la empresa, esta no puede realizar ningún
recobro. Por otro lado, algunas empresas prefieren no
recobrar las incapacidades de pocos días porque es más
el gasto administrativo que este proceso les genera. En
este caso, lo aconsejable es que agrupen las
incapacidades mensuales, por ejemplo, de manera que
realicen los trámites de transcripción y recobro a tiempo y
eviten pérdidas de dinero.

Riesgo jurídico: los empleados pueden caer en

conductas abusivas como no seguir su tratamiento médico.
Si no se tiene una trazabilidad de los procesos, es
imposible detectar y corregir este tipo de situaciones
contempladas en el Decreto 1333 de 2018.

Riesgo reputacional: los indicadores de incapacidad

generan alarmas sobre procedimientos que no se están
llevando a cabo de la mejor forma en la compañía. No
contar con estos indicadores resulta riesgoso porque así
no se pueden resolver los problemas del trabajador o su
entorno.
 Riesgo de clima organizacional: una incapacidad que no
se gestiona correctamente puede conducir a que otros
empleados adopten comportamientos que pueden poner
en riesgo su salud y la estabilidad del negocio o a que se
desatienda a los que sí requieren soporte en términos
físicos o mentales.

Conoce los riesgos de una gestión inadecuada de incapacidades

¿Qué ocurre cuando una empresa no gestiona adecuadamente sus
incapacidades? Básicamente, se puede ver expuesta a riesgos de diversa índole
que conviene evitar y que el abogado Diego Mauricio Acevedo resume así:

Para mitigar algunos de estos riesgos, algunas EPS cuentan con portales web en
los que los trabajadores pueden reportar sus incapacidades, pero más allá de esto
existe el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). Este portal se creó con el fin de
facilitar a los ciudadanos la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en
Salud y el reporte de novedades.

“Lo que se pretende es que este sistema esté tan articulado que el médico
tratante pueda subir directamente el certificado de incapacidad de sus pacientes,
para evitar tanta intermediación, y que los empleadores puedan acceder a ese
sistema para verificar la información de sus trabajadores y así evitar el engorroso
proceso de transcripción y recobro al que se ven sometidos hoy”, asegura Diego
Mauricio Acevedo.

Este sistema ya está implementado, pero hoy se atraviesa por una etapa de
transición del papel hacia la digitalización.

La gestión oportuna de las incapacidades trae ventajas tanto para el

trabajador como para el empleador. Reconocer el tipo de incapacidad y
los procedimientos es importante para acceder a los beneficios que por
ley tiene cada uno.