ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y

PROCESO CÓDIGO ABPD02

DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo de Recursos Físicos Coordinador Grupo de Recursos Físicos Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
01/09/2014 04/09/2014 30/09/2014
Administrar los bienes de consumo y devolutivos de la Superintendencia Nacional de Salud a través de la gestión de inventarios para controlar el suministro de los bienes.
OBJETIVO
Inicia con la concertación con el contratista para la entrega de los bienes, continúa con el ingreso al inventario de la Superintendencia Nacional de Salud y termina con la
ALCANCE disposición final del bien.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Base de datos de inventario: Aplicativo (Software) donde se registran todos los movimientos de los bienes, con los saldos correspondientes en una base de datos

Elementos de consumo controlable: Son elementos que por su naturaleza no se consumen con su primer uso, pero por su costo va al gasto y su destinación perdura en el tiempo.

Elementos de consumo: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos.

Elementos devolutivos: Son todos aquellos bienes cuya vida útil está determinada por la depreciación y es un activo de la entidad, los cuales se entregan para el desarrollo de las actividades
de cada uno de los funcionarios, los mismos deben ser reintegrados al almacén.

Elementos faltantes: Son bienes de propiedad de la entidad asignados en el inventario de una dependencia y/o funcionario pero que al momento de la verificación física no se encuentran o no
se justifico su falta.

Elementos sobrantes: Son bienes que se encontraron físicamente durante la verificación, pero que no están incorporados en el inventario de la dependencia, ni en el inventario del funcionario
que lo tiene a su cargo.

Entrada de almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de cada uno de los bienes que se reciben e ingresan en el inventario de la entidad.

Inventario físico: Es la verificación de las existencias materiales y reales de los elementos de consumo o bienes devolutivos, en donde se registra número de unidades en existencia,
descripción y referencia (marca, modelo, serie, número de placa), valor de compra, fecha de adquisición, etc.
Pág. 1 de 8
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y
PROCESO CÓDIGO ABPD02
DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

Comprobante de salida de almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de los bienes que salen del almacén general, indicando el nombre del funcionario y dependencia
responsable de recibir estos bienes.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Constitución Política de Colombia. Colombia El artículo 209 establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones.
Ley 80 de 1993 “por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Los servidores públicos tendrán consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los
Administración Pública”. mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales.

Ley 734 de 2000 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almacén

Ley 42 de 1993 “sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los
organismos que lo ejercen”.
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1082 de 2015 "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario
del sector administrativo de planeación nacional"
Comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control
fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y
de los procedimientos jurídicos aplicables.
Comprende el conjunto de planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para el debido
funcionamiento de las entidades y que permitan un manejo racional de la administración, exigiendo la
eficiencia en la utilización de recursos y prevención del fraude, malgasto o abuso, de acuerdo con los
principios generales de la administración pública, facultad administrativa que no poseían de manera
explícita las entidades y que en la actualidad le es prohibida de expresamente a la Contraloría General
de la República.
En el artículo 7 se establece las modalidades de la acción administrativa. Se determina la estructura y
se definen los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración
pública.
Artículo 2.2.1.1.1.2.1. Partícipes de la Contratación Pública. Los partícipes del sistema de compras y
contratación pública para efectos del Decreto-Ley 4170 de 2011, son: 1. Las Entidades Estatales que
adelantan Procesos de Contratación. En los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden
asociarse para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios. 2. Colombia Compra Eficiente.3.
Los oferentes en los Procesos de Contratación. 4. Los contratistas. 5. Los supervisores. 6. Los
interventores. 7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la
Pág. 2 de 8
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y
PROCESO CÓDIGO ABPD02
DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El Grupo de Recursos Físicos – Almacén, tiene la responsabilidad de registrar oportuna y permanentemente, todas las operaciones que se realicen por movimientos de los bienes de la
entidad.
2. El responsable del almacén informa al Grupo de Contabilidad mediante el boletín del almacén y la cuenta mensual de almacén. la entrada del bien con los respectivos soportes.
3. Es responsabilidad del almacenista la inmediata y debida colocación de los bienes recibidos, así como su adecuado control, guarda, custodia y resguardo, hasta en tanto, dichos bienes, no
sean entregados a los usuarios finales.
4. Una de las funciones del almacenista es la de mantener permanentemente actualizado el inventario de la entidad.
5. En cumplimiento de la normativa vigente es obligatorio realizar por lo menos una vez al año la actualización de inventario de los bienes de la entidad.
6. Cuando se presenten novedades de personal (renuncias, traslados o reemplazos), los bienes pueden ser trasladados y el inventario debe ser actualizado conforme a lo descrito en el
procedimiento.
7. Para realizar el traslado de inventario físico el funcionario o contratista a cargo del bien deberá diligenciar el formato Orden de Traslado Código ABFT04.por medio del aplicativo de control
de activos ApliCA.
8. Para los pedidos de suministros de oficina y papelería los funcionarios encargados de cada dependencia deberán realizar la solicitud vía correo electrónico a la cuenta de servicios
solicitudesalmacen@supersalud.gov.co dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes.
9. Cada vez que un conductor que tenga asignado un vehículo del parque automotor de la Superintendencia Nacional de Salud, se retire de la entidad, salga a disfrutar de su periodo de
vacaciones, compensatorios u otra circunstancia por la cual se ausente de las instalaciones por un determinado tiempo o de forma definitiva, deberá diligenciar el formato Inventario Físico
Estado de Vehículo código ABFT09 y entregarlo a la persona designada del Grupo de Recursos Físicos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Con base en lo establecido en el contrato, se define las fechas y
Acordar con el contratista la
1 lugares de entrega de los bienes vía telefónica y/o correo electrónico, Grupo de Profesional o
entrega o suministro del bien. Recursos Físicos Técnico
para enseguida realizar la ejecución del objeto contractual.

2 Recibir el bien por parte del Cuando se recibe el bien por parte del contratista, el funcionario Grupo de Funcionario Todas las Factura
contratista. designado verifica que éste cumpla con las condiciones técnicas Recursos Físicos dependencias
descritas en el contrato. o quien
corresponda
según las

Pág. 3 de 8
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y
PROCESO CÓDIGO ABPD02
DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

características del
bien

Orden de
Se diligencia el formato Orden de Entrada por medio del aplicativo de Entrada Código
control de activos ApliCA donde deben relacionarse los bienes con ABFT01
sus características. Si éstos son elementos de consumo se describen
de manera general. Cuenta diaria y
Realizar el ingreso de bienes al Grupo de Técnico mensual de
3 El documento lo suscribe el encargado del almacén y hace parte del almacén Código
almacén. Recursos Físicos
boletín y cuenta mensual de almacén. Asistencial ABFT06
Cabe señalar que para el diligenciamiento del Formato Orden de Boletín diario y
Entrada es necesario copia del contrato y la factura, parafiscales, mensual de
cámara de comercio. almacén Código
ABFT10

Cargar la información de
Registrar los bienes que se adquieren, especificando cantidades y Técnico
comprobante de entrada en el Grupo de Aplicativo de
4 valores en el aplicativo de control de activos ApliCA que se utiliza
aplicativo de control de activos Recursos Físicos Asistencial control de activos
para controlar el inventario del almacén.
ApliCA ApliCA

Si son bienes devolutivos, se realiza la marcación por placas con un

Realizar marcación de los Grupo de Técnico (Placas
5 consecutivo de numeración, así mismo los bienes de consumo
bienes. Recursos Físicos numeradas)
clasificados controlables. Asistencial
6 Asignar y/o trasladar los bienes Cuando se requiera asignar o trasladar a un funcionario un bien, se Grupo de Profesional Todas las Orden de salida
a las áreas. diligencia el formato Orden de Salida u Orden de traslado por medio Recursos Físicos dependencias código ABFT02
del aplicativo de control de activos ApliCA, especificando la Técnico

Pág. 4 de 8
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y
PROCESO CÓDIGO ABPD02
DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

dependencia donde será dirigido el bien y quién quedará como

responsable del mismo. Orden de
Cuando el bien se encuentre en la bodega de almacén y sea Asistencial Traslado Código
asignado a un funcionario, pasa de ser un bien en bodega a un bien ABFT04
en servicio.

La actualización de inventario se realiza por lo menos una vez al año

de acuerdo con las novedades que se vayan presentando en el Orden de
trascurso del mismo y para ello se debe diligenciar el formato Orden Técnico Actualización de
Grupo de
e Actualización e Inventarios y cargar la información. Al aplicativo de Inventarios
Recursos Físicos
Actualizar el inventario. control de activos ApliCA Código ABFT05
7 (Todos los
(Todas las
Por otro lado, para a la recepción, entrega o traslado de los bienes, funcionarios y Aplicativo de
dependencias)
se registran las novedades que surgieron en el inventario. (Entradas, contratistas) control de activos
salidas, traslados o bajas) en el aplicativo de control de activos ApliCA
ApliCA

8 Para conciliar el inventario, se verifican los montos de los bienes que Grupo de Profesional Grupo de Aplicativo de
están en bodega y las que están en servicio, contra la información Recursos Físicos Contabilidad control de activos
Realizar informe para que está registrada en el formato Boletín y cuenta mensual de Técnico ApliCA
contabilidad y conciliar las almacén
cuentas. Cuenta diario y
mensual de
almacén Código
ABFT06

Boletín diario y
mensual de
almacén Código
Pág. 5 de 8
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y
PROCESO CÓDIGO ABPD02
DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

ABFT10 

Cuando el bien se encuentre en mal estado, averiado o simplemente Responsable

del bien Orden Reintegro
no se requiere más, los funcionarios y contratistas deben allegar al
Reintegrar los bienes al Todas las Grupo de Recursos bienes al
Grupo de Recursos Físicos la orden de reintegro por medio del
9 almacén. dependencias Físicos Almacén código
aplicativo de control de activos ApliCA en físico, se recoge el bien y
ABFT03
se firma el documento por el responsable del bien y el almacenista. Profesional

Aplicativo de
Profesional control de activos
Los funcionarios y contratistas deben allegar al Grupo de Recursos
ApliCA
Trasladar el bien a una Físicos la orden de Traslado por medio del aplicativo de control de Grupo de Todas las
10 dependencia. activos ApliCA en físico, se firma el documento por el responsable Recursos Físicos dependencias
Orden de
del bien y el funcionario quien lo recibe. Asistencial Traslado Código
ABFT04

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

/ TAREA
Siempre que se reciba un bien, se
debe revisar y verificar el documento
soporte que entrega el proveedor,
Recibir el bien por parte del contratista. Cada vez que se Factura
2 donde detalla las características del Profesional
reciba un pedido
bien entregado (remisión, acta de
entrega y/o factura)

6 Asignar y/o trasladar los bienes a las dependencias. Verificar que el formato Orden de Siempre que se realice Profesional Formato Orden de
Salida y/o traslado, se encuentre un traslado salida Código
debidamente diligenciado (Números Técnico ABFT02
Pág. 6 de 8
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y
PROCESO CÓDIGO ABPD02
DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

de placa) Orden de Traslado

Asistencial Código ABFT04

ANÁLISIS DE TIEMPO

El inventario general se debe realizar mínimo una vez al año.

La actualización del inventario se realiza cada vez que se requiera.
Para la entrega de los pedidos de suministros de oficina y papelería el Grupo de Almacén despachará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud realizada.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N.A.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 7 de Octubre de
2014 se adoptan los procedimientos del
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
Proceso Administración de los Bienes de
Consumo y Devolutivos
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó
Resolución 2239 de 2014 y se adoptó el
Adopción del documento Secretario General 19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos de la
entidad.

Se ajustan actividades del procedimiento,

documentos de referencia, y se relacionan
Ajuste del documento Secretario General 21/08/2015 2
formatos y registros ante Requerimiento
NURC: 3-2015-016411 de 2015

Ajuste del documento Se ajustan actividades del procedimiento y Secretario General 26/11/2015 3

Pág. 7 de 8
 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y
PROCESO CÓDIGO ABPD02
DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 4
INVENTARIOS

registros ante Requerimiento NURC: 3-2015-

023520.

Mediante memorando 202182400025093 se

solicita la modificación en las definiciones,
políticas de operación, actividades, punto de
Ajuste del documento control y análisis de tiempo. Secretaría General 19/03/2021 4

Mediante memorando No 202112300037053

se aprueba la modificación.

Pág. 8 de 8