SÍNTESIS PROCESO DE COBRANZA

La cobranza es una acción tendiente a recuperar la cartera de créditos en las

condiciones y plazos pactados donde la gestión genera nuevas ventas, donde
se puede utilizar por intervalos como créditos que nos permite a afianzar el
crédito
Nosotros como organización tenemos que brindarle una óptima atención por el
cliente habernos escogido a nosotros y no a nuestra competencia directa
manteniendo a nuestro cliente como cliente potencial de nuestra empresa de
cobranzas.

PROCESO DE COBRANZA
FASE ACTIVIDADES

PLANEACIÓN Solicitud de crédito

Definición de metas

Ordenar la información

Programar los contactos

Definir planes de Acción

Programas Alternativos

ORGANIZACION Listado de Beneficios

Listado de objeciones

Listado de Cartera

Circular con informaciones

Recordatorios al cliente

Seguimiento cercano

Ambientación
ENCUENTRO
Diagnostico

Análisis de razones de no pago

Estudio de alternativas de pago
Comunicación de Decisiones
Motivación y exigencias
 Registrar resultados del encuentro
COMUNICACIONES Registro de decisiones tomadas

Comunicación a áreas afectadas

Envío oportuno de cartas

ACCIONES LEGALES Seguimiento cercano

No dudar en proceder si amerita

PLAN DE COBRANZA:

Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener
características como:

a. Adaptable a las circunstancias.

b. Uniforme; aplicable a todos los casos.
c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.
d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.

Existen tres clases de cobranza:

 Administrativa
 Prejudicial
 Jurídica.

Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de
ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las características propias que la
conforman.

Éste proceso, debe considerarse como esencial puesto que además de evitar
pérdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de créditos. Puesto que el proceso
de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la
organización, así como a otras entidades o agencias externas.
POLÍTICA DE COBRANZA

Esta política debe ser coherente ajustada a las necesidades de la empresa y

económicas del panorama nacional del país que nos permita un mejor
adecenamiento y para ello interviene varios factores que debe tener son :

 Establecer unas normas eficaces financieras que nos permita llevar al

objetivo.
 Tener como primer objetivo la política de que no sea necesario cobrar.
 Que el crédito otorgado se ha recuperado de una forma rápida y oportuna
sin objeción alguna.
 Las políticas establecidas deben ser adaptables y cumplidas a las
normas/circunstancias de la empresa.
 Manejar casos de complejidad que nos lleven a una solución clara y
concedida por los administradores
 Para conservar nuestros clientes en otorgamiento del crédito debe ser
suave y viceversa para ser satisfactorio
 Revisar frecuentemente las políticas para evitar deficiencias.
 Deben ser: claras, flexibles, dinámicas y uniformes.
 Las políticas deben estar constituidas de una forma clara que nos permita
evolucionar de forma rápida en cada caso.
 Las políticas deben ir dirigidas a evitar una inversión congelada
 Todas las políticas de cobranza tienen incidencia en las ventas
 Si no se obtiene recuperación del crédito, debe realizarse un estudio de
las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las
relaciones comerciales.

NORMAS DE COBRANZAS
Las normas a tener en cuenta en un proceso de cobranza

 Determinar el monto mínimo de los documentos de cobranza: se deben

eliminar los documentos no concordantes
 Documentar de acuerdo a las formalidades legales: todos los créditos
deben documentarse para una cobranza judicial
 Mantener el ritmo y el plan prefijados: no abandonar el plan de cobranzas
 Respetar la autonomía del abogado o del departamento de cobranza
judicial: los deudores deberán entenderse con el abogado y no con los
funcionarios.
 Hacer conocer el tiempo y la pérdida que significa la cobranza judicial
en nuestra legislación: adoptar medios eficaces del otorgamiento del
crédito por medio de exigencias y garantías.
RECOMENDACIONES DE LA COBRANZA

Establecer un procedimiento claro a seguir en el proceso de cobro de la cartera, que

contenga las normas mínimas a seguir en la administración de este recurso, en
todas las sucursales, entiéndase claramente que se pertenece a una organización
comercial o crediticia y como tal, en la aflicción de los criterios que expuestos en la
política de crédito y administración de cartera, siempre debemos a tener en primer
plano. Y debemos tener fundamentos como:

1. Tratamiento

2. Responsabilidad

3. Objetivos

4. Relación

5. Beneficios etc.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la

comunicación efectiva y habilidades de negociación, prepare UN MAPA
MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO.
 COMUNICACIÓN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN

MANEJO DE
CONFLICTOS
•fundamenta •entender el pensamiento
relaciones utilizando las situaciones
interpersonales •ayudando a controlar las objesivas entre las
teniendo las tecnicas incorformidades de los personas y
comunicativas para clientes y dando una fundamentandola entre
un mejor manejo de plena solucion las demas
la conversacion

LA COMUNICAcION TECNICAS DE
EFECTIVA
CONFLICTOS

HABILIDADES DE LA NEGOCIACION

Permite la recuperación Cumplir el objetivo

comercial de la cartera

• cumplir cuyo objetivo se OBJETIVOS

han satisfacer las
nesesidades del • obtener benficios
consumidor/cliente y
empresa • no tener perdidas
• mantener una relacion
plena
• ganacias
LA
NEGOCIACION

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en

el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo
documento.

R/: Elaboración de un programa de cobranzas:

 NOMBRE DEUDOR DEDICACIÓN VECIMIENTO ACTIVIDAD
VALOR

Laura Ramos comerciante 15.01-10 45.000.000

Emelina Carmona empleado 18.03.10 12.000.000

Leonardo Castro industrial 04-03-10 25.000.000

Sebastián Acosta comerciante 03-03-10 105.000.000

Mónica Pedraza empleado 13.02.10 98.000.000

Alicia Suarez constructor 02-01-10 43.000.000

Edwin bosques comerciante 08-01-10 28.000.000

Nidia Pérez comerciante 18-03-10 10.000.000

Pilar Jaramillo empleado 25-02-10 8.000.000

Gisela Carmona comerciante 20.02.10 .36000.000

Armando Casas independiente 01-02.10 27.000.000

Bibiana Llamas comerciante 02-02-10 65.000.000

Voy a aplicar teóricamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, más
no voy a aplicarlo directamente sobre la base de datos.
Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:

a. Estrategia de cobranza:
- Alertar con mensajes de estados de cuentas para créditos con hasta 30 días
de atraso: se hará una cobranza más agresiva hasta lograr el pago.
- Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25%
del valor pactado.
- Utilización de otros medios para créditos atrasados: Cuando los créditos llevan
más de 30 días, se utilizarán las cartas al domicilio y el correo electrónico.
- Políticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que
generará un atraso y las consecuencias al cliente.
- Suspensión de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre
en mora, es indispensable no concederle un nuevo crédito puesto que es peligroso
económicamente.
- Castigo de créditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades
crediticias cuando ha transcurrido más de 5 meses.
- Asignación de créditos a agencias externas: Se debe tener contacto con agentes
jurídicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley
- Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias
agencias especializadas en diferentes intereses de la organización.

b. Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias externas,

es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros.
Es bueno que se le haga saber al cliente que el crédito cada vez que se atrasa
genera más intereses, motivándolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar
inconvenientes con abogados.

c. Labores del departamento de cobranza: Se van a asignar prioridades a los

créditos morosos, estableciendo también el orden de trabajo, es necesario hacerlo
de la mejora manera ya que los recursos son limitados
Se van dividir los créditos por niveles de riesgos de la siguiente manera:
- 30 días de atraso.
- 60 días de atraso
- cobranza prejurídica
- cheques devueltos

d. Control de créditos vencidos: Se va a hacer uso de las TIC’S a través de sistemas

automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los
créditos por saldos vencidos, edad de los créditos y promesas de pagos
incumplidas. El sistema asigna también los réditos que cobrará un operador.

e. Manejo de agencias externas: Se trabajará conjuntamente con agencias de

abogados para los créditos difíciles de recuperar, contando también con que son
agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurídicas.

f. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas: De acuerdo con la

severidad del monto, se concederán honorarios a los abogados que van desde el
10% al 30%. Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como:

- Renegociación de intereses atrasados

- Condonación de capital
- Bienes recibidos en pago

CATALINA ESCORCIA