25/8/2021 ¿Qué es la comunicación empresarial?

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¿Qué es la comunicación empresarial?

08.05.2020

¿Qué esperan
las empresas de sus empleados?, ¿qué quieren y esperan de ellos con respecto a
la comunicación?
Fácil, que tengan la habilidad de comunicarse en persona,
escrita y oralmente, con los colegas, los
clientes, otras
organizaciones, y el público en general.

Y nos
preguntamos, ¿qué hace que la comunicación empresarial sea tan importante? Pues
la respuesta es
sencilla, la comunicación empresarial hace que las relaciones
tanto con los propios colegas como con los socios
sean efectivas, te ayuda a
crear una mejor estrategia, contribuye a que surjan más proyectos innovadores,
influye
en las decisiones, y hace que tus propuestas sean mejor aceptadas. Además
ayuda a los empleados en la mejora y
manejo de las relaciones laborales con los clientes y a
resolver conflictos con mayor efectividad.

La buena
comunicación te ayuda a tener más oportunidades. Por eso, en este artículo,
vamos a enseñarte cuáles
son los principales puntos que debes saber para
mejorar tu comunicación en cualquier situación, además de
estrategias que te
ayudarán a incrementar tu efectividad en diferentes áreas.

COMUNICACIÓN
EMPRESARIAL

Nos
comunicamos de diferentes formas a lo largo del día, hay muchas formas de hacerlo.
La comunicación
empresarial se define como la manera de interactuar hablada o
escrita que se realiza entre la gente que forma la
empresa y se clasifica en:
comunicación interna y comunicación externa de la organización.

La comunicación
interna tiene lugar dentro de las organizaciones, y fluye en
diferentes direcciones, fluye
hacia abajo ( hacia el staff), hacia arriba (hacia
managers, dirección) y horizontalmente (entre manager-
manager; staff-staff;
etc.). El flujo de comunicación hacia abajo ocurre cuando la gerencia
proporciona
información, da instrucciones, solicita retroalimentación, y
generalmente sirve de apoyo y motivación a los
empleados. También fluye hacia
arriba a medida que los empleados ofrecen comentarios e información,
reportando
sobre sus actividades y solicitando apoyo. Finalmente fluye horizontalmente a través de la

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organización para facilitar el

intercambio de información entre
departamentos y dando apoyo en la
coordinación
del trabajo realizado por equipos interdepartamentales.

La comunicación
comercial o externa incluye interacciones entre organizaciones y el
entorno externo. Por
ejemplo, una organización puede comunicarse con miembros
del público, como clientes actuales y potenciales, y
con otras organizaciones,
como proveedores, oficinas gubernamentales y los medios de comunicación.

La
comunicación empresarial puede tomar la forma de interacción oral a través de conversaciones y
reuniones, ya sea en persona, en línea o por teléfono. También se puede llevar
a cabo a través de documentos
escritos, como correos electrónicos, materiales
de marketing, publicaciones en sitios web y redes sociales, blogs,
informes y
propuestas.

Es muy
probable que participes en algún tipo de comunicación comercial todos los días.

Yo misma
trabajo como consultora de negocios y asesora de capacitación en idiomas, la
comunicación es una
parte fundamental de mi trabajo, primero necesito escuchar
y comprender las necesidades de mis clientes o
colegas para luego poder
ofrecerles la mejor solución a sus necesidades.

Es obvio que
la comunicación en el lugar de trabajo debe ser muy activa y fluida, he tenido
la oportunidad de
trabajar en diferentes entornos y sectores empresariales y en la mayoría de las empresas o sectores
esto es difícil,
porque cada sector tiene su propia jerga, su forma de
comunicarse dentro de los departamentos,entorno.... Este
aspecto de la
comunicación interna en una empresa o sector es genial, cuando se familiariza uno con ellos, pero
difícil al principio. Mi consejo, escucha, asiste y aprende lo más posible,
en el menor tiempo posible y
no te avergüences de preguntarle al resto de
colegas, ya que todos ellos, en algún momento, también
fueron
principiantes.

PRINCIPIOS
CLAVE EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Toda forma
de comunicación requiere interactuar con otra persona o grupo de personas para transmitir un
mensaje. 

Ayuda  imaginar la comunicación como un intercambio de mensajes entre un emisor y un

receptor a través de un
medio o canal de comunicación. Todos conocemos el ciclo
de comunicación donde los jugadores clave para
transmitir un mensaje son el
emisor y el receptor, pero intervienen muchos más aspectos.

El emisor
codifica un mensaje a través de sonidos, palabras escritas, imágenes, vídeos,
lenguaje hablado o
lenguaje corporal, como los gestos, expresiones faciales y
tono de voz. El mensaje luego llega al receptor, la
audiencia, que decodifica y puede decidir responder o no.

Sin embargo,
esta transmisión de mensajes no siempre es sencilla, mientras el receptor
escucha o ve el mensaje,
una serie de problemas que actúan como
"ruido" pueden limitar su capacidad de comprenderlo o asimilarlo.
Estos problemas incluyen la forma en que se expresa el mensaje, los problemas
con la tecnología utilizada, la
incapacidad del receptor para procesar el
mensaje y la falta de puntos en común (por ejemplo, factores culturales
como
valores, creencias e idioma) entre el remitente y el receptor. En algunos
casos, cuando no se comparte un
trasfondo común, las personas involucradas
deben trabajar duro para construir un entendimiento mutuo y, por
lo tanto,
intercambiar varios mensajes o usar una variedad de medios diferentes.

PRINCIPIOS
CLAVE DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
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Los
siguientes principios clave de la comunicación empresarial te
ayudarán a transmitir un mensaje a tu
receptor:

Comprende a
tu audiencia

Es
importante comprender y estar al tanto de tu audiencia, las personas con las que te comunicas.  Debes
adaptar el contenido y el modo de
comunicación a las características de la
audiencia. Estas incluyen sus intereses
y creencias, antecedentes, roles y
personalidades. En el caso de las empresas y organizaciones debes analizar el
sector, los productos y hasta su
competencia. Es importante realizar una investigación a fondo para comprender
sus necesidades. Asumir que compartirán tus puntos de vista y tus conocimientos
previos puede conducir a
malentendidos, por lo tanto, es importante prepararse a fondo antes de comunicarse con
las personas que acabas
de conocer y que pueden ser de un contexto diferente.
Esto te ayudará no solo a lograr tu objetivo actual, sino
también a construir o
mejorar tus relaciones comerciales.

Lucha por la
claridad

Para ser
efectivo, tu mensaje debe ser claro. Es por eso que hay que seguir una forma
estándar de escribir un
informe, organizar una reunión o dar una presentación.
Seguir las reglas gramaticales y la terminología estándar,
o incluso las del
sector de la empresa, también ayudan a
producir un mensaje claro para tu audiencia.

Comprende el
contexto de tu comunicación

Al
comunicarte con fines comerciales, debes conocer la cultura de tu organización
y la de cada departamento u
organización externa con la que te comunicas. Tener
en cuenta el contexto multicultural más amplio de tu
audiencia también es
esencial. Sin esta comprensión, no podrás establecer un terreno común ni
un
entendimiento mutuo.

Ten un
propósito claro en mente

La razón
principal para comunicarse en un contexto empresarial es lograr un propósito
específico. Es importante
saber qué quiere escuchar tu audiencia y tienes que hacerlo de una forma en la que te comprendan y puedas
explicar tu propósito. 

En algunos casos, el objetivo principal es construir una

buena relación a largo plazo con un colega o socio
comercial. Sea cual sea tu
propósito, si lo tienes claro desde el principio , lograrás tu  objetivo. 

Selecciona
el medio más apropiado

La
comunicación puede llevarse a cabo a través de una variedad de medios, reuniones, correos electrónicos,
llamadas telefónicas, informes...  Para que esto
sea efectivo, debes seleccionar los medios que sean más
apropiados para tu
propósito y contexto.

Vamos a ver
cómo podemos convertirnos en un comunicador comercial efectivo.

La
comunicación efectiva es crucial para el éxito de una organización. La
comunicación tiene lugar cuando una
persona transfiere datos y comprensión a
las necesidades de otra persona.

COMPRENDIENDO
A TU AUDIENCIA

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Cada
organización está involucrada en la comunicación empresarial con personas,
grupos u otras organizaciones
que forman parte de su contexto.

Si estás
trabajando, tendrás experiencia en comunicarte internamente con los colegas. Es
posible que hayas
tratado con otras organizaciones que participen en lo que se
llama comunicación entre empresas (b2b).
También puedes estar
familiarizado con la comunicación de empresa a cliente (b2c) y
tener experiencia en
esto también.

Las
personas, grupos y organizaciones con las que trabajas y se comunican en una
empresa se llaman partes
interesadas porque tienen una
participación en la organización. Por ejemplo, los clientes de una organización
están interesados ​en sus bienes y servicios y en la capacidad de garantizar
la calidad y la relación calidad-precio.
Dentro de la organización, el
departamento de ventas estará interesado en aumentar las ventas, y el
departamento de finanzas se enfocará en administrar y monitorear los recursos
financieros de la compañía.

Las partes
interesadas de una organización tienen diferentes roles, así como
diferentes niveles de acceso a la
información, lo que afecta a su capacidad de
ejercer poder e influencia. Por ejemplo, en muchas organizaciones
los empleados
tienen que informar a los gerentes de línea que, a su vez, tienen más poder
para tomar decisiones
y acceder a los recursos. Fuera de la organización, los
clientes tienen el poder de elegir dónde comprar productos
y servicios y pueden
ser influenciados por los competidores, los medios y los grupos de presión.

Estas partes
interesadas son parte del entorno interno y externo de una organización.

ADAPTA EL
LENGUAJE A TU AUDIENCIA

Cualquier
área de la actividad humana tiene su vocabulario técnico asociado, que es
entendido por las personas
que participan regularmente en esa actividad, pero
puede no ser claro para las personas ajenas a esta, como os
comenté antes.

Por ejemplo,
si eres fanático del tenis, ​comprenderás términos como "Game",
"Bola de break" y "Drive", pero
estas
palabras para otros sonarán a "chino".

Del mismo
modo, es bastante común que cada profesión y área de negocios utilice
terminología técnica
específica, su propia "jerga". Esto facilitará la
comunicación dentro de un departamento u organización
específicos, pero puede
causar malentendidos cuando personas de otros orígenes estén involucradas.

Cuando te
comuniques con audiencias externas de tu campo de trabajo o departamentos,
evita la terminología
técnica y las siglas, y proporciona explicaciones claras.

Conoce tu
cultura organizacional

Cada
organización tiene su propia cultura; es decir, sus propias creencias y
suposiciones que son la base de sus
objetivos, estrategias y estructura
empresarial.

Parte de la
cultura de una organización es la forma en que sus empleados se comunican entre
sí y con las partes
interesadas externas (clientes, Partner, socios, gobierno,
etc..). Con qué frecuencia las  personas se comunican y
a través de qué medios, afecta a las conversaciones que se siguen. Los niveles de formalidad también
pueden
variar.

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Si has
trabajado en una organización durante mucho tiempo, estarás muy familiarizado
con su cultura y la forma
en que las personas se comunican. Sin embargo, si has
comenzado a trabajar para una nueva organización, un
departamento o socio
comercial diferente, o has experimentado un cambio organizacional, habrás
experimentado muchas diferencias y puedes haber sentido la necesidad de adaptar
tu estilo de comunicación
para adaptarte a cada audiencia nueva.

CONTEXTO
MULTINACIONAL Y MULTICULTURAL

La
globalización ha
acercado a personas de diferentes orígenes culturales y esto debe tenerse en
cuenta en los
entornos comerciales multiculturales de hoy.

Si bien
la diversidad cultural da acceso a muchas perspectivas
diferentes, a menudo, alimenta la creatividad y
la innovación, conlleva
desafíos que incluyen el riesgo de falta de comunicación, prejuicios y
conflictos.
Desarrollar una conciencia de las diferentes dimensiones culturales
es una posible solución a estos problemas y
ha sido el foco de mucha
investigación, como los influyentes estudios realizados por Geert Hofstede.

Entre 1967 y
1973, Geert Hofstede realizó dos encuestas a gran escala  117.000 empleados
que trabajan para
IBM, la corporación multinacional de tecnología. Utilizando
los resultados de encuestas realizadas en 66 países
durante varios años,
Hofstede y su equipo obtuvieron una puntuación  máxima de 100 para cada país, a lo largo
de dimensiones culturales particulares. Hofstede descubrió que había
diferencias visibles entre las perspectivas y
los comportamientos de las
diferentes naciones a lo largo de seis dimensiones principales que surgieron de
los
datos de la encuesta.

El marco
Hofstede se puede utilizar para describir una sociedad e identificar las
implicaciones para la cultura
organizacional de las empresas que operan dentro
de ella. Esto, a su vez, puede darte pistas de la forma en que se
comunican.

Las
dimensiones identificadas por la investigación de Hofstede son:

• El
índice de distancia de poder mide la relación cultural con la autoridad. En
un país que obtiene
una puntuación alta en esta dimensión, las personas
generalmente no cuestionan las cifras de autoridad, ya sea
un padre, maestro o
gerente de línea. Es menos probable que las personas esperen ser consultadas
sobre las
decisiones que les afectan que los ciudadanos de un país con una
puntuación baja.

• El
índice de evitación de incertidumbre mide el grado en que una sociedad se
siente amenazada
por la incertidumbre o la ambigüedad. Una nación que
obtiene una puntuación alta en esta dimensión
cree en verdades absolutas y es
intolerante con las ideas o comportamientos "desviados". Tiene
horarios estrictos
y establece reglas formales. Sin embargo, el apego a estas
reglas, según Hofstede (1994), es emocional, lo que
significa que no se
respetan necesariamente en la práctica. Las sociedades que tienen puntuaciones
bajas en esta
dimensión son más tolerantes a situaciones inciertas y valoran
virtudes como la originalidad.

• La
dimensión Masculinidad / Feminidad trata de descubrir hasta qué punto los
valores
dominantes en la sociedad son "masculinos" o
"femeninos". La masculinidad, en el marco de Hofstede,
abarca la asertividad, el materialismo y el anhelo de reconocimiento. En una
sociedad así, las reuniones se
consideran una oportunidad de autoafirmación más
que de toma de decisiones. Por el contrario, las sociedades
femeninas valoran
la colaboración y la seguridad.

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• La
dimensión del individualismo intenta medir el grado en que la sociedad valora
al individuo.
En las naciones con puntuaciones altas en esta
dimensión, se espera que las personas cuiden y se responsabilicen
de sí mismas.
Tienden a pensar en términos de "yo" en lugar de
"nosotros". Hablar de tu mente es visto como un
signo de honestidad y
una virtud. Los transgresores a menudo sienten culpa. Por el contrario, en las
sociedades
colectivistas, la lealtad recae en el grupo y no en la persona y su
familia inmediata. Es importante preservar la
armonía y los sentimientos se
comunican indirectamente. Los transgresores a menudo sienten vergüenza.

• La
dimensión Indulgencia versus Restricción mide el grado en que una cultura
permite a las
personas satisfacer sus necesidades y deseos básicos. Una
sociedad puede buscar la satisfacción fácil de
sus propios deseos e impulsos, o
puede suprimirlos imponiendo reglas y regulaciones.

• La
dimensión Orientación a largo plazo versus Orientación a corto plazo mide el
grado en que
una cultura se enfoca en el pasado, presente y futuro. Una
sociedad obtiene una puntuación alta en esta
dimensión si se enfrenta a
desafíos presentes y futuros, al tiempo que mantiene vínculos con el pasado.
Esta
sociedad mira favorablemente la innovación y el cambio. En contraste, una
puntuación baja es típica de
sociedades que valoran altamente la tradición y
las normas bien probadas, y están menos interesadas en
cambiar.

Explorando
las dimensiones culturales de tu país

Explora y
compara las dimensiones culturales por ti mismo en el siguiente enlace del Hofstede Centre
Countries tool.

El Centro
Hofstede ha desarrollado una herramienta para identificar las dimensiones
culturales de un país y una
forma de compararlas con otros países.

Puedes
elegir dos o tres países con los que estés familiarizado. Estos pueden ser tu
país de origen, un país donde
has vivido o uno donde has hecho negocios.
Generas una tabla e informe utilizando la herramienta Países del
Centro
Hofstede.

Explora y
compara las dimensiones culturales por ti mismo en el siguiente enlace del Hofstede Centre
Countries tool.

Es muy
interesante comparar los datos de cada país y el informe que se genera al
comparar dos países, te
recomiendo que le eches un vistazo. 

¿Hasta qué
punto aceptas que las categorizaciones son confiables y útiles? 

¿Cuáles son las

implicaciones para la comunicación empresarial?

Prepara una
respuesta breve a estas preguntas y
publícala en la discusión a continuación. Lee algunas de las
respuestas dadas por otros
lectores, son muy interesantes....

Espero haberte ayudado a entender el significado e

importancia de la comunicación efectiva en las empresas con
esta breve
introducción. 

Si te ha gustado no te pierdas mi siguiente post. Gracias. 

https://www.bluemg.eu/l/¿que-es-la-comunicacion-empresarial/ 6/7
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