CASO PRÁCTICO

UNIDAD 2

ESTUDIANTE

JULIÁN VARGAS CASTELLANOS

DOCENTE

LUCAS ADOLFO GIRALDO RÍOS

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

GESTIÓN DE PROYECTOS 2 - UNIDAD 2

2021

CASO PRÁCTICO
Enunciado:

Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una

herramienta fundamental para conseguir el involucramiento de los interesados a través del

desarrollo de estrategias adecuadas de comunicación con los mismos. Para desarrollar una

correcta estrategia de comunicaciones es necesario efectuarse las siguientes

consideraciones:

 ¿Quién necesita información?

 ¿Qué información necesita?

 ¿Cuándo necesita la información?

 ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?

 ¿Quién va a distribuir la información?

 ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración?

Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma

información, por tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto, analizar

muy bien las necesidades de comunicación de cada interesado y desarrollar las estrategias

adecuadas para cumplir sus expectativas.

El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de

Comunicaciones para un proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede pensar en los

proyectos en los que esté o haya estado involucrado. Como aún queda mucha materia por

estudiar en el Máster, no será posible elaborar una matriz completa y detallada. Sin

embargo, con el conocimiento de la gestión de integración, alcance, cronograma, costo,

calidad y comunicación, la matriz debe incluir la información principal que debería

distribuirse a los principales interesados del proyecto relacionadas con esas áreas.
 Justificación

Aplicar los conocimientos adquiridos en el módulo de la Gestión de las

Comunicaciones, con el fin de identificar las cadenas de mando y las comunicaciones que se

deben surtir y como estas deben ir a los interesados adecuados y en los momentos

adecuados, teniendo en cuenta el rol del director de proyectos y de su equipo de trabajo,

definiendo así la matriz de comunicaciones del proyecto.

Cuestiones

1. Desarrollar una Matriz de Comunicaciones para un proyecto cualquiera, cada

uno de vosotros puede pensar en los proyectos en los que esté o haya estado

involucrado.

Desarrollo

1. Desarrollar una Matriz de Comunicaciones para un proyecto cualquiera, cada

uno de vosotros puede pensar en los proyectos en los que esté o haya estado

involucrado.

La matriz de comunicaciones que he implementado dentro de mi rol de director de

proyectos en el desarrollo de algunos proyectos, puede representarse en forma resumida

como se presenta en la Tabla 1.

MATRIZ DE COMUNICACIONES

NIVEL DE RESPONABLE DE GRUPO METODOLOGÍA FRECUENCIA DE

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO ELEMENTO DEL EDT
DETALLE COMUNICAR RECEPTOR O TECNOLOGÍA COMUNICACIÓN

INCIO DEL Datos y Project Bajo - Director de Gerencias, Digital - PDF / Una única vez, al Project chárter y
PROYECTO comunicació chárter. medio. proyectos. área correo inicio del WBS.
n sobre la comercial, electrónico. proyecto.
información área de
del proyecto. operaciones,
área de
gestión
humana, área
de HSEQ, área
TIC, área de
geomática y
área de
laboratorios.
INCIO DE Datos Alcances Medio – Director de Gerencias, Digital - PDF / Una única vez, al Definición de alcance
ACTIVIDADES DEL preliminares técnicos del alto. proyectos. área correo inicio del y objetivos.
PROYECTO sobre el proyecto. comercial, electrónico. proyecto.
alcance del área de
proyecto y operaciones,
sus área de
objetivos. gestión
humana, área
de HSEQ, área
TIC y área de
laboratorios,
área de
geomática,
coordinador
de proyectos.

PLANIFICACIÓN PDT del Excel / Alto. Director de Gerencias, Digital (.xlsx / Una única vez, al Definición del PDT.
DEL PROYECTO proyecto. Project. proyectos. comercial, .mpp) / correo inicio del
área de electrónico. proyecto.
laboratorios,
área de
geomática,
coordinador
de proyectos.

PRESUPUESTO Desglose de Excel. Alto. Director de Gerencias, Digital (.xlsx ) / Una única vez, al Definición de costos.
DEL PROYECTO costos. proyectos. comercial, correo inicio del
área de electrónico. proyecto.
tesorería y
área contable,
coordinador
de proyectos.

DESIGNACIÓN DE Datos Alcances Alto. Director de Área de Digital - PDF / Una única vez, al Definición de alcance
ACTIVIDADES específicos técnicos del proyectos. laboratorios, correo inicio del y objetivos.
sobre el proyecto. área de electrónico. proyecto.
alcance del geomática,
proyecto. coordinador
de proyectos.

Datos Alcances Alto. Coordinador de Director de Digital - PDF / Una única vez, al Definición de tareas
específicos técnicos del proyectos. Proyectos, correo inicio del del equipo de trabajo.
sobre el proyecto. gerencias, electrónico. proyecto.
alcance del Equipo de
proyecto. trabajo, área
de
laboratorios,
área de
geomática,
coordinador
de proyectos.

CONTRATACIÓN Solicitud de Excel. Muy Alto. Coordinador de Gerencias, Digital (.xlsx ) / Una única vez, al Definición de costos.
DE RECUROS contratación proyectos. Gestión correo inicio del
HUMANOS de personal humana, electrónico. proyecto.
requerido. director de
proyectos.
SEGUIMIENTO AL Informe de Excel / Muy Alto. Coordinador de Gerencias, Digital (.xlsx / Semanalmente. Seguimiento PDT.
PDT avance / Project. proyectos. director de .mpp ) / correo
curva s. proyectos, electrónico.
cliente.
SEGUIMINETO AL Informe de Excel. Muy Alto. Coordinador de Gerencias, Digital (.xlsx ) / Semanalmente. Seguimiento Costos.
PRESUPUESTO costos proyectos director de correo
ejecutados. proyectos, electrónico.
cliente.
SEGUIMIENTO DE Informe de Excel. Muy Alto. Grupo de trabajo Director de Digital (.xlsx ) / Semanalmente. Seguimiento
ACTIVIDADES avance de proyectos, correo Actividades.
DESIGNADAS actividades. coordinador electrónico.
de proyectos.
ENTREGABLES Envío de Varios / Muy Alto. Coordinador de Gerencias, Digital (Excel, Según hitos del Entregables.
entregables. depende del proyectos. director de Word, PDF, otros) proyecto (PDT).
entregable proyectos, / correo
(Excel, Word, cliente. electrónico.
PDF, otros).
ENTREGA FINAL Envío de varios / Muy Alto Coordinador de Gerencias, Digital (Excel, Según hitos del Documento Final.
AL CLLIENTES documentos depende del proyectos director de Word, PDF, otros) proyecto (PDT).
finales entregable proyectos, / correo
(Excel, Word, cliente. electrónico.
PDF, otros)
FINALIZACIÓN Acta de PDF. Alto. Coordinador de Gerencias, Digital (Excel, Una única vez, al Finalización del
DEL PROYECTO entrega a proyectos. director de Word, PDF, otros) finalizar el Proyecto.
satisfacción proyectos, / correo proyecto.
del cliente. cliente. electrónico.

CIERRE DEL Informe de PDF. Muy alto. Director de Gerencias, Digital - PDF / Una única vez, al Cierre del Proyecto.
PROYECTO cierre del proyectos. área correo finalizar el
Proyecto. comercial, electrónico. proyecto.
área de
operaciones,
área de
gestión
humana, área
de HSEQ, área
TIC, área de
geomática y
área de
laboratorios.

Conclusiones

Se realizó la interiorización de los conocimientos adquiridos en el módulo de la

gestión de las comunicaciones, el rol del director de proyectos y en especial lo que

concierne con la matriz de comunicaciones y los stakeholders y la información que cada

uno debe recibir y en qué momento es pertinente que la reciba, en la cual se pudo

evidenciar como desde el inicio de un proyecto, su desarrollo, finalización y cierre del

mismo, que comunicaciones se generan y a quienes se deben realizar.

Bibliografía

ASTURIAS, 2021. Gestión de las comunicaciones. Recuperado de: https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_ii/clase4_pdf1.pdf.