Manual Intermedio 2016

SOCIEDAD DE BENEFICENCIA ESPAÑOLA, I.A.P.
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN
EXCEL NIVEL INTERMEDIO
JUNIO DEL 2016
Manual de Usuario
MANUAL DE EXCEL NIVEL INTERMEDIO
El presente documento tiene la finalidad de guiar al usuario en el manejo de

Excel 2007 a nivel intermedio,
Haciendo uso de herramientas cada vez más avanzadas, para obtener

mayores ventajas en el uso del programa y obtener así beneficios sólidos que lo
lleven a su manejo óptimo.
El manual fue desarrollado por los Profesores del Departamento de

Capacitación del Hospital Español, bajo la supervisión de la Licenciada Elvira Diz.
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 2

ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINA
1. CREACIÓN DE GRÁFICOS………………………………………………………………………..………….. 4
2. HERRAMIENTAS DE DATOS…………………………………………………………………………………. 6
3. ORDENACIÓN DE DATOS……………………………………………………………………………………….. 8
4. FILTROS……………………………………………………………………………………………………………………………… 9
5. FUNCIONES……………………………………………………………………………………………………………………… 11
6. ESQUEMAS Y VISTAS………………………………………………………………………………………………… 14
7. IMPLEMENTAR SEGURIDAD…………………………………………………………………………………. 18
8. ANEXO – EJERCICIOS PRÁCTICOS……………………………………………………………….… 22
9. ANEXO – CARTAS PERSONALIZADAS..………………………………………………………… 41
10. ANEXO – TABLAS DINÀMICAS…………………..………………………………………………………… 48

CURSO: EXCEL NIVEL INTERMEDIO
OBJETIVO: El alumno aprenderá a manipular y proteger
grandes volúmenes de información a través de
diferentes herramientas de organización y seguridad
de datos.
DURACIÓN: 20 HORAS.
REQUISITOS: Haber cursado el nivel Básico de Excel.
1. CREACIÓN DE GRÁFICOS.
¿Qué es un gráfico?
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su

interpretación, los gráficos pueden representar una o más series de datos.
Algunos tipos de gráficos son:
1.2 SELECCIÓN DE RANGO
Es muy importante saber cuáles son los datos que se deben seleccionar, para insertar un
grafico, la correcta selección de los datos, será la señal, para obtener un grafico que
realmente refleje la información que se desee proyectar.
La selección de los datos a graficar se puede hacer de dos formas:
a) Si son datos continuos, se arrastra el mouse desde el inicio hasta el fin de los datos.
b) Si don datos con celdas no continuas, se selecciona la primera columna, dejando

presionada la tecla “CTRL”, se seleccionan las demás columnas.
1.2 INSERTAR GRÁFICO
Existen varias formas para hacer esta operación, la más directa es empleando la cinta de
opciones:

1.3 TIPOS DE GRÁFICOS
Existen diversos tipos de gráficos.

El uso de cada uno de ellos, es de acuerdo a la información
que se desea mostrar.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás

encontrar un enlace en la parte inferior del listado que
muestra todos los tipos de gráfico...
1.4 HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS
Los gráficos contienen las siguientes herramientas:
Permite elegir un tipo gráfico diferente.
Guarda la gráfica como una plantilla de Excel.
Invierte la información de las filas y/o columnas seleccionadas previamente.
Permite seleccionar nuevamente el rango de datos.
Muestra algunos diseños básicos previamente cargados por Excel
Muestra una gama de estilos, en 3D.
Permite mover de ubicación el grafico, ya sea a una Hoja nueva o como Objeto en
una hoja ya existente.

2. HERRAMIENTAS DE DATOS
Excel, es una herramienta muy potente para el manejo de grandes listas de datos,
en este tema, se detallará la forma de trabajar con estas listas.
2.1 ELIMINAR FILAS DUPLICADAS
En ocasiones, al estar manejando grandes listas de datos, es posible llegar a duplicar

algunos de ellos, de manera tal, que se pueden tener datos duplicados, triplicados, etc.,
es posible hacer esta eliminación de datos, de manera sencilla.
a) Seleccionar la lista de datos completa

b) En la cinta de opciones Datos, seleccionar Quitar Duplicados.
c) En esta pantalla, se deben seleccionar las columnas en las cuales se desean eliminar
los valores duplicados
2.2 VALIDACIÓN DE DA DATOS
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones

respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda.
La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos
no válidos.
La validación de datos nos permite asegurar que los valores que se introducen en las
celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos
equivocamos.
También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en
una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores
Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo

determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se
escriben números enteros positivos.

Para hacer esta acción, el proceso es el siguiente:
a) Seleccionar las celdas a validar

b) En la cinta de opciones, seleccionar Datos
c) Seleccionar Validación de Datos
d) A continuación se despliega la siguiente pantalla:
o Configuración, en esta opción, se define cual es el valor permitido a introducir, puede ser cualquier
valor, número entero, decimal, fecha, hora, etc.,
o También es posible restringir aún más el valor, utilizando la propiedad Datos, para delimitar entre
que valor y valor se puede introducir.
o Mensaje de entrada, se puede introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este
mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda
o Mensaje de error, se puede escribir el mensaje de error a mostrar al usuario cuando introduzca en
la celda un valor incorrecto.

3. ORDENACIÓN DE DATOS
Cuando se tienen grandes listas de datos, en la mayoría de los casos es necesario,

ordenar éstos datos, siguiendo uno o varios criterios (columnas), es decir, una ordenación
simple o una ordenación por criterios.
Es muy importante, que cuando se va a realizar un proceso de ordenamiento, seleccionar toda la

información contenida en la tabla, para evitar que los datos se mezclen y pierdan consistencia.
3.1 ORDENACIÓN SIMPLE

En este tipo de ordenación, de manera automática, Excel toma la primera columna como
criterio de ordenación.
a) Seleccionar la tabla de datos a ordenar

b) Seleccionar de la cinta de opciones, Datos
c) Seleccionar Ordenar y Filtrar
d) Seleccionar la opción
e) Decidir, si el ordenamiento va a ser Ascendente (A-Z) o descenderte (Z-A).
3.2 ORDENACIÓN POR CRITERIOS

Cuando se necesita hacer una ordenación por dos o más criterios, Excel incorpora esta
herramienta, donde se pueden agregar niveles de ordenación.
También es posible ordenar la información por colores, ya sea de la celda o de la fuente.
a) Seleccionar la tabla de datos a ordenar

c) Seleccionar Ordenar, donde se despliega la siguiente pantalla:
d) En esta pantalla, se pueden agregar los niveles de ordenación necesarios y además

elegir el criterio de acuerdo a las necesidades.

4. FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un

rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra solo las filas que cumplen con el
criterio que se especificó para la columna.
Criterio, son las condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o filtro.
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los datos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir
el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
4.1 FILTRO SIMPLE/AUTOFILTRO
Se filtra por selección y se usa para criterios simples.
a) Seleccionar toda la tabla de datos

c) Seleccionar Filtro
d) A continuación se muestra la opción de filtrado en los campos.
4.2 FILTROS AVANZADOS
Permite trabajar con filtros, por medio de condiciones más complejas, que en
Excel se les llama criterios. Es posible hacer la búsqueda por varios criterios en una misma
tabla de datos.
Para hacer un filtro avanzado:
a) Primero se deben crear las condiciones; al final de la tabla de datos, copiar los
encabezados de la tabla de datos.

b) A partir del copiado del encabezado, se realizan las condiciones
c) A continuación se despliega la siguiente pantalla
Donde:
Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: hace el
filtro sobre la lista original.
Copiar a otro lugar: traslada a una ubicación

distinta, el resultado del filtrado.
Rango de la lista: es la lista completa de donde

se extrae la información
Rango de criterios: son las celdas donde se

encuentran las condiciones.
Copiar a: es el lugar destino para el filtrado de

información.
d) El resultado del filtro avanzado, sería el siguiente:
4.3 QUITAR FILTROS
a) Seleccionar las siguientes opciones, en la hoja que contiene el filtro

Datos/Filtro/Borrar.

5. FUNCIONES
Una función, es una fórmula predefinida por Excel, que al final nos devuelve un valor
calculado.La sintaxis de las funciones es la siguiente:
= nombre_función(argumento1, argumento2, argumentoN)
Las funciones deben cumplir con los siguientes parámetros:
 Deben iniciarse con el símbolo =

 Los argumentos se escriben entre paréntesis
 Los argumentos se separan con punto y coma
 Los argumentos pueden ser con valor numérico o de texto
5.1 INSERTAR FUNCIÓN
a) Ubicarse en la celda donde se necesita el resultado

b) En la cinta de opciones, seleccionar Fórmulas
c) Seleccionar la opción
d) A continuación se despliega la siguiente pantalla
En la lista se pueden ver TODAS la funciones que contiene Excel o se puede seleccionar por
categoría. Una vez seleccionada la función, se visualiza el resultado que devuelve cada función
A continuación se explica el uso de algunas funciones que pertenecen a diferentes categorías:

5.2 FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCIÓN RESULTADO SINTAXIS
AHORA Devuelve la fecha y hora actuales =AHORA()
HOY Devuelve la fecha actual HOY()
DIA Devuelve el día de una fecha, el día se =DIA(num_de_serie)

expresa como un número entero entre 1 y num_de_serie, es la fecha del día
31 que intenta buscar
MES Devuelve el mes de una fecha, el mes se =MES(num_de_serie)

expresa entre 1 (enero) y 12 (diciembre) num_de_serie, es la fecha del mes
que intenta buscar
AÑO Devuelve el año correspondiente a una =AÑO(num_de_serie)
fecha, el año se expresa entre 1900 y num_de_serie, es la fecha del año
9999 que intenta buscar
HORA Devuelve la hora, la hora se expresa =HORA(num_de_serie)

como número entero entre 0 (12:00 a.m.) num_de_serie, es el valor de la hora
y 23 (11:00 p.m) que contiene la hora que intenta
buscar
FECHA Devuelve el número que representa una =FECHA(año;mes;dia)
fecha Año, de 1 a 4 dìgitos
Mes, del 1 al 12
Día, del 1 al 31
Día, del 1 al 31
DIAS Calcula el número de días entre dos =DIAS360(fecha_inicial, fecha_final)
fechas, basándose en un año de 360
días.
5.3 FUNCIONES DE TEXTO

CONCATENAR Une dos o más cadenas en una cadena =CONCATENAR(texto1;texto2;...)
final Texto1, texto2, son de 2 a 255
caracteres.Nota: también se puede usar
el símbolo &, para esta operación,
MINUSC Convierte todas las mayúsculas en una =MINUSC(texto)
cadena de caracteres minúsculas Texto, es el texto que se va a convertir
en minúsculas
Nota: esta función no cambia los
caracteres que no sean letras
MAYUSC Convierte todo el texto en mayúsculas =MAYUSC(texto)
Texto, es el texto que se va a convertir
en mayúsculas
Nota: esta función no cambia los
caracteres que no sean letras
EXTRAE Devuelve el número especificado de =EXTRAE(texto;posición_inicial;num_ca
caracteres de una cadena de texto, racteres)
comenzando en la posición que se Texto, cadena de texto de donde se
especifique hará la extracción
Posición_inicial, posición del primer
carácter de donde se desea extraer, el
primer valor es 1
Num_caracteres, es el número de
caracteres que se va a devolver
NOMPROPIO Cambia a mayúscula la primera letra del =NOMPROPIO(texto)
argumento texto y cualquiera de las otras
letras de texto que se encuentren después de
un carácter que no sea una letra. Convierte
todas las demás letras a minúsculas

5.4 FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Cuenta el número de celdas que =CONTAR(ref1;ref2...)

CONTAR contienen números. ref1... es un número contenido en una
celda
Cuenta las celdas de un rango que =CONTAR.SI(rango,criterio)
CONTAR.
cumplen con un criterio rango, celdas con valores
SI
criterio, es la condición
Devuelve el valor máximo de una lista =MAX(num1,num2, ...)
MAX
numérica num1.. valor de una celda
Devuelve el valor mínimo de una lista =MIN(num1,num2, ...)
MIN
numérica num1.. valor de una celda
Devuelve la media aritmética de un =PROMEDIO(num1,num3..)
PROMEDIO
conjunto de valores num1.. valor de una celda
Cuenta el número de celdas no vacías de =CONTARA(valor1, valor2…)
CONTARA
un rango con texto o número.
PROMEDIO Busca el valor promedio de un rango de =PROMEDIO.SI(rango, criterio,
.SI celdas que cumplan con un criterio rango_promedio)
CONTAR. Cuenta el número de celdas vacías de un =CONTAR.BLANCO(rango)
BLANCO rango
Suma las celdas que cumplen con una =SUMAR.SI(rango, criterio,
SUMAR.SI
condición rango_suma)
Comprueba si se cumple una condición y =SI(prueba_lógica,
devuelve un valor si se evalúa como valor_si_verdadero, valor_si_falso)
SI
verdadero y otro valor si se evalúa como
falso.
Comprueba todos los argumentos y si = Y(valor_lógico1, valor_lógico2)
todos son verdaderos, devuelve
Y
Verdadero o Falso si alguno de los
argumentos es falso.
Devolverá VERDADERO si alguno de los = O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
argumentos es VERDADERO; devolverá
O
FALSO si todos los argumentos son
FALSO.

6. ESQUEMAS Y VISTAS
INTRODUCCIÓN
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes; se puede
entender como el índice de un libro, donde se reflejan los puntos que contiene tal libro.
Para poder realizar un esquema, los datos deben estar organizados por diferentes niveles
de prioridad.
Por cada hoja de trabajo, solo se puede incluir un esquema, si es necesario incluir mas
esquemas, se deben copiar los datos a otras hojas.
Existen 2 formas de crear esquemas, Automática y Manual.
CREACIÓN AUTOMÁTICA
Excel puede hacer esta tarea de manera automática, teniendo en cuenta los siguientes
parámetros:
 Las filas de encabezado deben estar encima o debajo de todos los datos, nunca
entrelazadas.
 Las columnas de encabezado deben estar a la derecha o a la izquierda, pero no
mezcladas.
 La siguiente pantalla podemos observar los datos bien estructurados para poder
hacer este esquema.
 Existen Subtotales para cada sección
 Existe el Total Trimestral
 Existe un Gran Total
 En este ejemplo se puede hacer un esquema ya sea de filas o de columnas
Con los datos bien estructurados, ya se puede realizar el esquema

automático.
a) En la cinta Datos, opción Esquemas,

seleccionamos
b) Excel nos genera la siguiente agrupación,
c) En la cual se pueden observar las agrupaciones por Columnas y por Filas

d) En el esquema por columnas, se aprecia la siguiente agrupación:
e) En el esquema por columnas, se aprecia la siguiente agrupación:
f) Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y +
de cada nivel.
CREACIÓN MANUAL
Para crear un esquema de forma manual debemos crear grupos de filas o de columnas
dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.
a) Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de
las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales
vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que
contengan fórmulas.
b) Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al menú Agrupar de la pestaña
Datos y seleccionamos Agrupar.

c) Si en la selección elegiste
columnas, en el cuadro de
diálogo, selecciona columnas o
filas si de inicio hiciste la
selección por filas.
BORRAR ESQUEMA
a) En la página donde se encuentra el esquema, seleccionar en la cinta la opción

Datos/Esquema/Desagrupar/Borrar esquema.
b) La tabla de datos, automáticamente se visualizará sin ninguna agrupación.
OCULTAR ESQUEMA
Para ocultar un esquema, el único proceso a seguir es presionando las teclas Ctrl+8 y
de manera automática desaparecerán las marcas de las agrupaciones, si se desea
volver a visualizar, presionar nuevamente Ctrl+8.
La tecla del número 8 debe ser la que se encuentra arriba del teclado alfabético.
OPCIONES DE VENTANAS
Cuando la información que contiene una tabla de datos, cada vez es más extensa,
perdemos la visión hacia otra parte de los datos, que en muchas ocasiones es
necesario para realizar alguna consulta o cálculo en los datos.
Excel cuenta con opciones para hacer la visualización, se encuentran en la cinta de

opciones Vista

Donde:
a) Nueva ventana: abre en una nueva ventana, una vista del documento actual.
b) Organizar todo: coloca en mosaico todas las ventanas de los archivos que estén
abiertos actualmente.
Inmovilizar paneles: contiene opciones que permiten

inmovilizar una parte de la hoja de cálculo, ya sea inmovilizar
la fila superior de encabezado o la primera columna con
títulos. Al término de la captura de información regresa a su
estado original, movilizando los paneles.
c) Dividir: divide la ventana en varios paneles, que permiten tener una visión total del
documento.
d) Ocultar: oculta la ventana actual, para que no se vea.

7. IMPLEMENTAR SEGURIDAD
Excel resulta ser una herramienta muy eficaz para trabajos de contabilidad, balances,
nóminas, entre otros; información que en muchas ocasiones es necesario proteger de usuarios
externos. A continuación se explican algunas alternativas que resultan útiles para proteger
nuestra información, ya sea total o parcialmente.
PROTEGER CELDA
Excel ofrece este tipo de protección, que se usa cuando es necesario proteger un
conjunto de celdas que deseamos que los usuarios no cambien, por ejemplo: filas de
encabezado, columnas con fórmulas, columnas con datos, etc.
Para esta acción se deben hacer 2 tareas, primero proteger las celdas que no queremos
sean modificadas y después proteger la hoja de trabajo.
Por default todas las celdas están bloqueadas, así que cuando se protege la hoja de
trabajo de manera automática se protege toda la información.
Pero si deseamos que solo algunas celdas estén bloqueadas, a continuación se describe
el proceso.
a) Abrir la hoja de trabajo a proteger

b) Seleccionar el rango de celdas que deseamos si sea modificable
c) Ir a la cinta de opciones Inicio/Celdas/Formato/Formato de Celdas/Proteger
d) Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar.
e) A continuación bloquearemos la hoja, seleccionar la pestaña Revisar de la cinta de

opciones.
f) Hacer clic sobre el botón Proteger hoja.

g) Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para
proteger el contenido de las celdas de la hoja activa.
h) Otorgar los permisos a los usuarios que leerán esta hoja
i) Colocar la contraseña y confirmarla.

PROTEGER HOJA
a) Abrir el archivo a proteger.

b) Ir a la pestañaRevisar y escogemos Proteger Hoja,
c) Al seleccionar Proteger Hoja nos aparece una pequeña ventana con algunas
opciones de las cuales elegiremos la primera opción que dice Proteger hojay
contenido de celdas bloqueadas.
d) Asignamos una contraseña, y la confirmamos.
e) Aceptamos los cambios y con eso tenemos nuestra Hoja de Excel totalmente
protegida, esto es, los usuarios la pueden abrir y leerla pero no cambiar el contenido
de la misma. Solo es para lectura.
PROTEGER LIBRO
Impide que se realicen operaciones con la estructura de las hojas del libro, como hacer
nuevas hojas, eliminarlas o renombrarlas.

COMPARTIR LIBRO
En algunas ocasiones es necesario que más de un usuario trabaje sobre el mismo libro
de trabajo al mismo tiempo.
Para que esto sea posible, el archivo original, se debe guardar sobre una ubicación de
red, y de ahí los usuarios pueden accesar a realizar los cambios necesarios.
PROTEGER ARCHIVO
Excel, puede proteger el archivo completo con contraseña, desde la apertura, para
permitir que sólo los revisores autorizados vean o modifiquen los datos.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en

Guardar como.
2. Haga clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales.
3. Siga uno o ambos procedimientos:
 Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder ver el libro,
especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de apertura.
 Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder guardar los
cambios en el libro, especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de
escritura
4. Clic en Aceptar.

 Contraseña apertura/escritura : Puede asignar ambas contraseñas: una para tener acceso al
archivo y otra para proporcionar a revisores permiso para modificar el contenido. Asegúrese de
que cada contraseña es diferente.
 Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y

símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos.
 Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.

Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a
proteger.

EXCEL NIVEL
INTERMEDIO
Manual de Usuario
EJERCICIOS
PRÁCTICOS

CURSO: EXCEL NIVEL INTERMEDIO
EJERCICIOS PRÁCTICOS
PRÁCTICA 1 OBJETIVOS:
 REALIZAR GRÁFICAS CON 2 O MÁS SERIES DE
DATOS
GRAFICOS-1  CONOCERE INTERPRETAR INFORMACIÓN EN

GRAFICOS-2 DIFERENTES TIPOS DE GRÁFICOS
GRAFICOS-3
 MANIPULAR LAS DIVERSAS HERRAMIENTAS DE
LOS GRÁFICOS
GRAFICOS-1
1. Abre un nuevo Libro de Excel y crea la siguiente tabla, que incluye las
medallas obtenidas por México en las últimas cinco Olimpiadas:
Nº de medallas
Olimpiadas Oro Plata Bronce
Barcelona 0 1 0
1992
Atlanta 0 0 1
1996
Sidney 1 2 3
2000
Atenas
2004 0 3 1
Pekin 2008
2 0 1
2. Crea un gráfico que muestre en una línea las olimpiadas y las medallas de
oro obtenidas en cada una de ellas.
3. Crea un gráfico que muestre en varias líneas las medallas de oro, plata y
bronce obtenidas a lo largo de las 5 olimpiadas
4. Crea una gráfica que muestre el total de medallas obtenidas en las 5

olimpiadas (observa cómo debe quedar la gráfica).

5. Guarda el archivo, con el nombre de GRAFICOS-1, en tu carpeta.
GRAFICOS-2
1. Abre el archivo “GRAFICOS-2” de la carpeta de prácticas y crea las

siguientes gráficas:
a. Grafica de dispersión que represente el tipo de cambio del dólar en

cada uno de los días, colócala en la misma hoja.
b. Grafica de dispersión que represente el tipo de cambio del euro en

cada uno de los días, colócala en la misma hoja.
c. La comparación entre el euro con el dólar, colócala en la misma hoja.
d. Guarda el archivo, en tu carpeta

GRAFICOS-3
1. Abre el archivo “GRAFICOS-3” y observa la siguiente tabla:
VENTAS SUCURSALES CENTRO Y SUR

SUCURSAL VENDEDOR ENERO FEBRERO MARZO
CENTRO DAMIAN LAZCANO $ 10,800.00 $ 9,750.00 $ 16,310.00
CENTRO PATRICIA LOPEZ $ 5,678.00 $ 4,550.00 $ 3,670.00
SUR FEDERICO AVILES $ 34,567.00 $ 4,567.00 $ 8,567.00
CENTRO SILVIA REYES $ 7,658.00 $ 9,658.00 $ 6,665.00
SUR RUBEN MARTINEZ $ 12,300.00 $ 18,350.00 $ 1,300.00
SUR ANGEL GUZMAN $ 23,400.00 $ 13,410.00 $ 4,400.00
CENTRO ELSA SOTO $ 11,230.00 $ 9,230.00 $ 6,230.00
CENTRO JUAN ALTAMIRANO $ 4,500.00 $ 3,530.00 $ 4,500.00
SUR FERNADO RINCON $ 9,750.00 $ 7,770.00 $ 8,750.00
2. Realizar las operaciones necesarias para obtener los gráficos que se piden.
3. Hacer un gráfico que represente las ventas totales que hicieron en ambas
sucursales del mes de enero, colócala debajo de la tabla de datos.
4. Así debe quedar la gráfica:

5. Hacer un gráfico que muestre los porcentajes de ventas totales de cada uno
de los empleados, colócala debajo de la tabla de datos.
6. Realiza una gráfica que compare las ventas totales de Elsa Soto y Patricia
López y colócala en una hoja independiente.
7. Realiza una gráfica comparativa de las ventas mensuales de cada uno de los
vendedores, colócalo en una hoja independiente.
8. Realiza una gráfica que muestre el promedio de ventas mensual, colócalo en

una hoja independiente.

PRÁCTICA 2
OBJETIVOS:
 ELIMINAR INFORMACIÓN DUPLICADA
HERRAMIENTAS-1  MANEJAR GRANDES LISTAS DE DATOS

VALIDACIÓN-1
VALIDACIÓN-2  VALIDAR LA INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
VALIDACIÓN-3
 MARCAR INFORMACIÓN CAPTURADA
ERRONEAMENTE
HERRAMIENTAS-1
1. Abre el archivo HERRAMIENTAS-1, que se encuentra en la carpeta de

ejercicios.
2. Observa la lista y ubica los valores duplicados.
3. Realiza las operaciones necesarias para Eliminar las filas duplicadas por
puesto
4. ¿Cuántas filas duplicadas se eliminaron?________________
5. Guarda el archivo con el nombre de HERRAMIENTAS-1 en tu carpeta.
6. Explica, ¿por qué es importante la eliminación de las filas duplicadas?
VALIDACIÓN-1
1. Abre un nuevo libro de Excel y valida la celda donde deberá ir la fecha de

nacimiento, como celda de tipo fecha, y configura para que al introducir un
valor erróneo, marque el siguiente error.
2. Agrega el campo de EDAD en la celda D1, y realiza la validación para que

solo acepte valores de 30 a 40.
3. Realiza la validación para el NOMBRE Y APELLIDO.
VALIDACIÓN-2

1. Abre el archivo VALIDACIÓN-2 y realiza una validación para la columna de
VISITANTES NACIONALES, que solo acepte valores de 500 a 1000.
2. ¿Qué sucedió con los datos anteriores?

_______________________________________________________________
3. ¿Cuándo es conveniente hacer las reglas de validación en una hoja de trabajo

y porqué?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
4. ¿Qué acción se hace para tener la siguiente lista de datos marcada?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
VALIDACIÓN-3
1. Abre un nuevo libro y realiza un formato de acuerdo a las necesidades del

departamento en el que laboras, que tenga al menos 5 campos con diferentes
tipos de datos validados.
2. Comprueba su funcionamiento.
3. Introduce al menos 5 registros.
4. Guarda el archivo con el nombre de VALIDACIÓN-3 en tu carpeta.

 ORDENAR LISTAS EXTENSAS DE DATOS
 ENTENDER LOS CRITERIOS DE ORDENACIÓN

ORDENAR-1
ORDENAR-2  ORDENAR EN VARIOS NIVELES
ORDENAR-3
ORDENAR-1
1. Abre un libro nuevo, en la hoja 1, de tu libro de Excel, captura la siguiente

tabla
1. Combina el título en la
columna A y B.
2. Ordena la información de
forma Ascendente, cambia
el nombre de la etiqueta de
la hoja a ASCENDENTE
3. Copia la tabla con la

información a la HOJA2, y
ahí ordena la información en
forma DESCENDENTE,
cambia el nombre de la
etiqueta de la HOJA2 a
DESCENDENTE
4. En la HOJA3, captura la siguiente información:
5. Ahora ordenaremos esta información, en forma ascendente por año de

nacimiento, cambia el nombre de la HOJA3 a CRITERIOS

6. Aplica un formato diferente a cada una de las tablas que hiciste.
7. Guarda el archivo con el nombre de ORDENAR-1 en tu carpeta.
ORDENAR – 2
1. Abre el archivo ORDENAR-2, que se encuentra en la carpeta del curso.
2. Copia toda la información de la tabla a la hoja2 y a la hoja3 del libro.
3. En la hoja1, ordena la información de tal forma que aparezcan los campos de

Metas y Alcanzado, de mayor a menor, en una misma ordenación.
4. En la hoja2, ordena la información, para que se visualice de manera tal que,

estén las Metas y Alcanzado de menor a mayor y además que los nombres
estén en orden alfabético.
5. En la hoja3, ordena la información, para que se visualice de manera tal que,

estén las Metas de mayor a menor y los Apellidos de la Z-A.
6. Guarda el archivo con el nombre ORDENAR-2 en tu carpeta.
ORDENAR – 3
1. Abre el archivo ORDENAR-3, que se encuentra en la carpeta del curso.
2. Inserta 3 hojas, y etiquétalas así: CURSOS, FECHAS, COSTOS
3. En la hoja CURSOS, ordena la información en forma ascendente, primero por

el nombre del curso y después por la fecha de inicio.
4. En la hoja FECHAS, ordena la información en forma ascendente primero por

fecha y luego por duración.
5. En la hoja COSTOS, ordena la información, primero por costos y después por

la duración en forma descendente.
6. Guarda el archivo con el nombre ORDENAR-3 en tu carpeta.

PRÁCTICA 4
OBJETIVOS:
 OBTENER SUBLISTAS DE LISTAS MUY

EXTENSAS
FILTROS-1  HACER CONDICIONES DE FILTRADO
FILTROS-2
FILTROS-3
FILTROS-1
1. Abre el archivo llamado FILTROS-1de la carpeta de ejercicios
2. Calcula la columna de Total
3. Copia la información a la hoja2 y hoja3, del libro de trabajo
4. En la hoja1, realiza los siguientes filtros y cópialos a partir de la fila 40.
a. Empleados cuyo puesto sea asesor
b. Empleados cuyo departamento sea recursos humanos
c. Empleados cuyo sueldo sea menor a $6,700.
d. Empleados cuyos apellidos empiecen con A
e. Empleados cuyo bono sea mayor o igual a $600
f. Empleados cuyo nombre sea = alejandr?
5. Guarda el archivo con el nombre de FILTROS-1 en tu carpeta.

FILTROS-2
1. En la hoja 2, realiza los filtros avanzados, tomando en cuenta las

siguientes condiciones, y en la línea de abajo, escribe la explicación de la
condición
Apellidos Nombres Departamento Puesto Sueldo Bono

programador
>10000
a) _______________________________________________________________

Gerencia
b) _____________________________________________________________

Gerencia >1000
c) _____________________________________________________________________

Gerencia >1000
gerente
d) _____________________________________________________________________

Gerencia gerente >1000
e) _____________________________________________________________________

2. Plantea las condiciones necesarias, para obtener los siguientes
resultados:

Pérez Daniel Recursos Humanos médico $ 6,000.00 $ 900.00
Sánchez Rene Recursos Humanos recursos humanos $ 12,000.00 $ 1,100.00

Rios Martín Recursos Humanos mensajero $ 4,500.00 $ 300.00
f) Guarda el archivo con el nombre de FILTROS-2 en tu carpeta.
FILTROS-3
1. Abre el archivo llamado FILTROS-3 de la carpeta de ejercicios.
2. Copia la información a la hoja2.
3. En la hoja1, realiza los siguientes filtros, crea una hoja nueva por cada filtro, y
nómbrala de acuerdo al filtro.
a. Todas las referencias del año 2009.
b. Las referencias que sean Oficina y estén en Alquiler.
c. Las referencias que tengan una superficie mayor a 150 m2.
d. Las referencias que tengan un precio de venta entre $852,500.00 hasta

$1,250,000.00
e. Las referencias cuyo vendedor inicie con la letra J.
4. Usando la hoja2, crea los siguientes filtros avanzados, cópialos al final de la

tabla de datos, anotando el inciso resuelto.
a. Que sean Alquiler, con precio menor a $200,000
b. Que sean Casa, en Barcelona y cuya superficie sea menor a 50m2.
c. Ahora tú, realiza la propuesta de 3 filtros avanzados con 3 condiciones.
5. Guarda el archivo.

 ENTENDER DIFERENTES FUNCIONES
ESTÁDISITICAS, DE TEXTO Y FECHA
 REALIZAR DIFERENTES CASOS EN DONDE SE

PUEDEN APLICAR DIFERENTES FUNCIONES
FUNCIONES-1, 2,
3, 4, 5, 6  USAR EL ASISTENTE DE INSERSIÓN DE
FUNCIONES, PARA APLICAR FUNCIONES
DESCONOCIDAS
FUNCIONES -1
1. Abre un libro nuevo de Excel
2. En la Hoja1, sitúate en la celda A1, inserta la función =AHORA().
3. ¿Qué valor insertó?_________________________
4. Ahora sitúate en la celda B1 y escribe los siguientes valores

B
1 10
2 7
3 2001
5. Ahora en la celda B4, introduce la función =FECHA seleccionando los

parámetros necesarios, que la función pide.
6. ¿Qué valor se obtuvo con la función?______________________
CALCULO DE EDAD
7. En la hoja2, vamos a calcular nuestra edad, haciendo uso de funciones de

fecha.
8. Sitúate en la celda A1, y escribe la fecha de tu nacimiento con el formato

(día/mes/año), como se muestra a continuación:
A B
1 FECHA NACIMIENTO FECHA HOY
2 08/10/1980
9. En la celda B2, inserta la función HOY(), para obtener la fecha actual

10. En la celda C1, vamos a obtener el número total de días que han trascurrido
desde la fecha de nacimiento hasta la fecha actual, haciendo uso de la
función DIAS360.
11. En la celda C2, ahora realizaremos la división de los días totales que han
trascurrido entre 360, con esto obtuvimos los años, pero también obtuvimos
un valor con decimales.
12. Para obtener el número

entero, podemos usar la función
=ENTERO(TOTAL_DIAS/360), de esta forma obtendremos el valor en
número entero.
13. Guarda el archivo con el nombre de FUNCIONES-1.
FUNCIONES-2
1. Abre el archivo FUNCIONES-2 de la carpeta de ejercicios.
APELLIDO APELLIDO NOMBRE

PATERNO MATERNO (S)
LOPEZ GONZALEZ MARIA
ROJAS DIAZ ESTHER
RIOS ALTAMIRANO CLAUDIA
VALVERDE MARÍNEZ MARIO
LEON CASTREJON JOSE LUIS
2. Ahora usaremos diferentes funciones, para lograr la siguiente tabla:
CONCATENAR NOMPROPIO minúsculas MAYUSCULAS

LOPEZ GONZALEZ MARIA López González María lópez gonzalez maria LOPEZ GONZALEZ MARIA
ROJAS DIAZ ESTHER Rojas Díaz Esther rojas diaz esther ROJAS DIAZ ESTHER
RIOS ALTAMIRANO CLAUDIA Ríos Altamirano Claudia ríos altamirano claudia RIOS ALTAMIRANO CLAUDIA
VALVERDE MARÍNEZ MARIO Valverde Martínez Mario valverde marínez mario VALVERDE MARÍNEZ MARIO
LEON CASTREJON JOSE León Castejón José Luis León castrejon jose LEON CASTREJON JOSE
3. Guarda el archivo en tu carpeta con el nombre de funciones_fecha.xlsx.

FUNCIONES - 3
1. Abre el archivo FUNCIONES-3, activa la hoja fun-1
NOMBRE APELLIDO CIUDAD EDAD ESTADO CIVIL

LUIS CARMONA QUERETARO 45 CASADO
CARLOS PEREZ CD. JUAREZ 20 SOLTERO
DIEGO TELLEZ QUERETARO 55 CASADO
LUIS TELLEZ CD. JUAREZ 18 SOLTERO
PEDRO AGUILAR GUADALAJARA 47 SOLTERO
CARLOS CARMONA QUERETARO 33 CASADO
2. Haciendo uso de la función CONTAR.SI, resuelve las siguientes preguntas,

colócalas al final de la tabla.
¿Cuántas celdas hay con valore, cuyos(as):?
1. Nombres igual a CARLOS Respuesta: ______________
2. Nombres igual a LUIS Respuesta: ______________
3. Apellidos distintos a TELLEZ Respuesta: ______________
4. Ciudades iguales a QUERETARO Respuesta: ______________
5. Edades mayor o igual a 38 Respuesta: ______________
6. Edades inferiores a 50 Respuesta: ______________
7. Estado Civil igual a SOLTERO Respuesta: ______________
8. Estado Civil distinto a CASADO Respuesta: ______________
- Guarda el archivo.
FUNCIONES –3.2
1. Abre el archivo FUNCIONES-3, activa la hoja fun-2.
PRENDA COLOR FABRICACIÓN PRECIO PAQUETE DESCUENTO

FALDA
CICRULAR NEGRO BRASIL $ 75,000.00 $ 3,500.00
PANTALON LISO ROJO BRASIL $ 82,500.00 $ 4,500.00
CAMISA V BLANCO BRASIL $ 78,000.00 $ 2,600.00
PANTALON LISO AZUL PERU $ 52,500.00 $ 3,200.00
CORBATA NEGRO ARGENTINA $ 32,000.00 $ 1,500.00
FALDA
CICRULAR ROJO PERU $ 67,000.00 $ 3,400.00

Haciendo uso de la función SUMAR.SI, resuelve las siguientes preguntas, colócalas
al final de la tabla.
1. Sumar los precios de paquete, de los elementos de BRASIL.

2. Sumar los precios de paquete, de los elementos de color BLANCO.
3. Sumar los precios de paquete, del elemento PANTALON LISO.
4. Sumar los precios de paquete, de los elementos distintos al país ARGENTINA.
5. Sumar los precios de paquete, de los elementos distintos a al color ROJO.
6. Sumar los descuentos de los elementos de PERU.
7. Sumar los descuentos de los elementos iguales al color BLANCO.
8. Sumar los descuentos cuyos valores sean inferiores a $2,000.
- Guarda el archivo
FUNCIONES –3.3
1. Abre el archivo FUNCIONES-3, activa la hoja fun-3.
A B C D E F
1 HOLA 300 HOLA 3 500 CHAO
2 CHAO 5 100 50 5 10
3 100 25 10 2 30 15
2. Captura la siguiente tabla de datos, y usando la función SI, determina si la

condición dada es verdadera (V) o falsa (F).
RESULTADO CONDICION
FALSO A1=F1
A3=B3
A2=5
D2>A1
C1= “HOLA”
A3>C2+C3
- Guarda el archivo.

FUNCIONES-4
1. Abre el archivo que creaste en la práctica de GRAFICOS-1

2. Copia la tabla de datos a un libro nuevo en la hoja 1 y guárdalo como
FUNCIONES-4
VENTAS SUCURSALES CENTRO Y SUR

SUCURSAL VENDEDOR ENERO FEBRERO MARZO
CENTRO DAMIAN LAZCANO $10,800.00 $9,750.00 $16,310.00
CENTRO PATRICIA LOPEZ $5,678.00 $4,550.00 $3,670.00
SUR FEDERICO AVILES $34,567.00 $4,567.00 $8,567.00
CENTRO SILVIA REYES $7,658.00 $9,658.00 $6,665.00
SUR RUBEN MARTINEZ $12,300.00 $18,350.00 $1,300.00
SUR ANGEL GUZMAN $23,400.00 $13,410.00 $4,400.00
CENTRO ELSA SOTO $11,230.00 $9,230.00 $6,230.00
CENTRO JUAN ALTAMIRANO $4,500.00 $3,530.00 $4,500.00
SUR FERNADO RINCON $9,750.00 $7,770.00 $8,750.00
3. Haciendo uso de funciones necesarias, escribe debajo de la tabla, los datos

que a continuación se piden, escribe la pregunta y en otra celda el resultado
dado de la función.
a) La cantidad de empleados de cada sucursal

b) La cantidad total de empleados.
c) La cantidad total vendida
d) ¿Cuál fue la mayor venta?
e) ¿Cuál fue la menor venta?
f) El promedio de ventas de ambas sucursales
g) El promedio de ventas de la sucursal CENTRO
h) El promedio de ventas de la sucursal SUR.
i) Cuánto vendieron los empleados de la sucursal CENTRO
j) Cuánto vendieron los empleados de la sucursal SUR
k) Guarda el archivo con el nombre de FUNCIONES-4.

FUNCIONES - 5
1. En un libro nuevo, en la Hoja 1, introduce la siguiente tabla de datos.
2. Usando la función SI (Y). En la columna ENTRADA, se colocará el texto

“ACCESO LIBRE”, si el sexo es FEMENINO y la edad es mayor a 18; de lo
contrario, colocará el texto “ACCESO PROHIBIDO”.
3. Guarda el archivo con el nombre de FUNCIONES-5 en tu carpeta.
FUNCIONES - 6
1. Abre el archivo funciones-6 y observa la siguiente tabla de datos.

PASES
DIAS DE
NOMBRE ECONOMICOS FALTAS RETARDOS ENTRADA CONCEPTO
CARLOS REYES 5 0 1 2
MARISOL
LAGOS 3 0 1 1
TERESA GOMEZ 3 4 1 0
DANIEL MAYA 2 3 1 0
SERGIO
ENRIQUEZ 1 2 3 0
MAYRA
SANCHEZ 0 1 3 1
FEDERICO
AVILEZ 3 0 1 1
DIEGO
MARTINEZ 2 0 0 2
ROSA AGUILAR 3 0 0 0
2. Usando la función SI(Y), en el concepto, se aplicará “BONO DE

PRODUCTIVIDAD”, de acuerdo a las siguientes condiciones:
 Días económicos menores o iguales a 3.
 Faltas igual a cero.
 Retardos igual o menor a tres.
 Pases de entrada solo se acepta 1.
Si no se cumpliera alguna de las condiciones, se aplicará “SIN BONO DE
PRODUCTIVIDAD”.
3. Guarda el archivo con el nombre de FUNCIONES-6 en tu carpeta.

SEGURIDAD.
Para esta práctica utilizaremos los archivos realizados a lo largo del curso, así
que es muy importante los tengas guardados en tu carpeta de prácticas.
Para siempre recordar la contraseña utilizaremos en todos los ejercicios la

palabra: secreto.
1. Abre el archivo GRAFICOS-1 y realiza las acciones necesarias para que el

usuario solo pueda editar la columna de VENDEDOR.
2. Protege la hoja de GRAFICOS-2, para que los usuarios solo la puedan ver la
información de ese libro.
3. Protege la hoja del archivo llamado FILTROS-1.
4. Abre otro ejercicio y protege el archivo desde su apertura.
5. Practica las operaciones de protección al menos con 3 ejercicios más.
6. Es muy importante que después de la protección, compruebes que ésta
funciona correctamente.

ANEXO CARTAS PERSONALIZADAS
Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en

un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo

escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se
encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la
persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación

de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos

fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos

variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el

documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo
puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden
introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán
por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos
de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué

sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un

documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de

correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del

asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le
contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos

generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del

asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la
parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las
tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este
momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar

con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho

podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel,
una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de
Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción
Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de
datos.
Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en

lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer
clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar...

aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la
lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...
Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar

archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:
En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se

encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común
será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una
tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los
datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los
datos en una tabla de Word.
En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta

donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán
todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo
nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de
datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de
archivo: y hacer clic en el botón Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios

de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y
podemos añadir opciones que veremos más adelante.
Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta

(si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello
debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el
campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre
el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo. Franqueo

electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción
Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y
podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para

pasar al paso 5 del asistente.

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y
siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al
destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para
corregir algún error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para
rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro
usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite
elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel

de tareas.
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas

podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos
visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos
más adelante.
. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de

combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.
. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de

direcciones tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos

tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor un campo

del origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opción está
activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados
de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más

adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible

con un documento de tipo etiquetas.
En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por
los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de
error por tu parte en la creación de la carta.
Insertar campos de combinación
Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono

de la pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro
Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de
datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar.
Podemos insertar así todos los campos que queramos.
El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica
que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción
de combinar.
A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.

Ver datos combinados
Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en
el botón .

Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos
o bien con los datos.
La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del

primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco

complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fácil de
solucionar este problema es hacer clic sobre el icono , los campos

del origen de datos aparecerán resaltados.
Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al

combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues
los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para
comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
Permite ver los datos del primer registro del origen.
Permite visualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también

permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nº del registro.
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por
un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el último registro.


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EXCEL NIVEL INTERMEDIO

JUNIO DEL 2016

El presente documento tiene la finalidad de guiar al usuario en el manejo de

Haciendo uso de herramientas cada vez más avanzadas, para obtener

El manual fue desarrollado por los Profesores del Departamento de

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 2

8. ANEXO – EJERCICIOS PRÁCTICOS……………………………………………………………….… 22

9. ANEXO – CARTAS PERSONALIZADAS..………………………………………………………… 41

10. ANEXO – TABLAS DINÀMICAS…………………..………………………………………………………… 48

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 3

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su

Algunos tipos de gráficos son:

1.2 SELECCIÓN DE RANGO

La selección de los datos a graficar se puede hacer de dos formas:

b) Si don datos con celdas no continuas, se selecciona la primera columna, dejando

1.2 INSERTAR GRÁFICO

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 4

Existen diversos tipos de gráficos.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás

1.4 HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS

Los gráficos contienen las siguientes herramientas:

Permite elegir un tipo gráfico diferente.

Guarda la gráfica como una plantilla de Excel.

Invierte la información de las filas y/o columnas seleccionadas previamente.

Permite seleccionar nuevamente el rango de datos.

Muestra algunos diseños básicos previamente cargados por Excel

Muestra una gama de estilos, en 3D.

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 5

2.1 ELIMINAR FILAS DUPLICADAS

En ocasiones, al estar manejando grandes listas de datos, es posible llegar a duplicar

a) Seleccionar la lista de datos completa

2.2 VALIDACIÓN DE DA DATOS

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones

Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 6

a) Seleccionar las celdas a validar

d) A continuación se despliega la siguiente pantalla:

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 7

Cuando se tienen grandes listas de datos, en la mayoría de los casos es necesario,

Es muy importante, que cuando se va a realizar un proceso de ordenamiento, seleccionar toda la

3.1 ORDENACIÓN SIMPLE

a) Seleccionar la tabla de datos a ordenar

3.2 ORDENACIÓN POR CRITERIOS

También es posible ordenar la información por colores, ya sea de la celda o de la fuente.

a) Seleccionar la tabla de datos a ordenar

d) En esta pantalla, se pueden agregar los niveles de ordenación necesarios y además

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 8

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los datos. El filtrado oculta

4.1 FILTRO SIMPLE/AUTOFILTRO

Se filtra por selección y se usa para criterios simples.

a) Seleccionar toda la tabla de datos

4.2 FILTROS AVANZADOS

Para hacer un filtro avanzado:

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EXCEL INTERMEDIO 9

c) A continuación se despliega la siguiente pantalla

Copiar a otro lugar: traslada a una ubicación

Rango de la lista: es la lista completa de donde

Rango de criterios: son las celdas donde se

Copiar a: es el lugar destino para el filtrado de

d) El resultado del filtro avanzado, sería el siguiente:

4.3 QUITAR FILTROS

a) Seleccionar las siguientes opciones, en la hoja que contiene el filtro