1.

¿Cuáles son los principales insumos y productos

asociados con el nuevo proceso de planificación de reuniones
de Starwood?

El nuevo proceso consistió en estandarizar todas las actividades de la

empresa Starwood, la cual tiene como principales insumos a la
documentación uniforme para cada hotel, mayores ingresos
económicos, en cuanto a tecnología, se hace uso de los medios
electrónicos para compartir documentaciones con otros hoteles, el Star
Meeting Concierge y radioteléfonos nextel para una mejor comunicación
durante las 24 horas del día y otros documentos como contratos
estandarizados con nuevas normas.

¿Cómo interacciona el proceso de planificación de reuniones de

Starwolad con los siguientes procesos centrales en los hoteles?

Relaciones con los clientes (internos y externos): Con el nuevo

proceso de planificación los clientes internos se encuentran preparados
con todas las herramientas y equipos que el cliente externo solicite, por
ejemplo: Antes del 2002, la planificación de convenciones, las
documentaciones para firmar, los detalles del programa, habitaciones y
necesidades de bebidas y alimentos no era un buen sistema de
servicio al cliente ya que estas diferían entre establecimientos y
marcas. Actualmente, con el programa Starwood Preferred Planner
(Planificador preferente de Starwood), se logró estandarizar los
procesos, ahora cada hotel tiene la misma documentación para el
proceso de planificación de reuniones.

b. Desarrollo de nuevos servicios o productos:

Planificador BASIC: Coordinar reuniones cada vez que sea necesario

con asociaciones profesionales, patrocinadores o cualquier organización
para analizar los detalles de la conferencia, convención o evento.
Organizar comités para planificar el alcance y formato del evento.
Supervisar el progreso de la planificación del evento.

Planificador STANDARD: Todo lo anterior más lo siguiente

 Establecer y monitorear el presupuesto.

 Coordinar el entretenimiento y las actividades sociales para los
asistentes.
 Planificar el registro de los asistentes, preparar los programas y el
material promocional; promover el evento para lograr máxima difusión,
mediante el uso de redes sociales, volantes, artículos, entre otros.
 Planificador VIP: Todo lo anterior mas lo siguiente:
 Elegir un tema para la ocasión y encargarse de la decoración.
 Inspeccionar el lugar donde se llevará a cabo el evento antes de que
este comience para asegurar que todo cumpla con las especificaciones
y requisitos del cliente.

Nuestro criterio sería lo siguiente:

 Crear canales de comunicación con el cliente:

 Ser el punto de contacto entre el cliente y el lugar en el cual se llevará a
cabo el evento durante todo el proceso, desde la planificación, hasta que
el evento termine.
 Comunicar todos los detalles del evento a los departamentos
correspondientes para asegurar que se cumplan las especificaciones del
cliente.
 Comunicarse y coordinar los detalles del evento con el cliente, tanto
verbalmente como por escrito.
 Asegurar que la información suministrada al cliente esté al día y sea
precisa.
 Resolver todas las dudas y consultas del cliente.

c. Surtido de pedidos
Anteriormente, la cadena de suministros no estaba enlazada con todos los
hoteles; por tanto, se generaba una desorganización con clientes, este
problema ha permitido crear una nueva planificación, donde actualmente
permite tener una mejor relación, ya que la cadena de suministros también se
ha mejorado siendo ahora una red de servicios, pedidos y flujos de información
que vincula todos los procesos de todos los hoteles de forma estandarizada,
como es la relación con los clientes, el surtido de pedidos y relación con los
proveedores mediante el cual los bienes son llevados directamente al cliente.
Con este nuevo enfoque se garantiza la entrega completa del paquete

d. Relaciones con los proveedores

 Los proveedores son los encargados de facilitar los insumos requeridos a
los hoteles para cumplir con el programa, el planificador de los servicios era
contratado, al principio no podía brindar un buen servicio porque las
 políticas no estaban en orden, pero ahora con la nueva planificación ya se
puede brindar un mejor servicio.

 Además, se alienta y estimula la participación de todos los hoteles y oficinas

para buscar o encontrar más proveedores disponibles y poder tomar
decisiones basadas en las oportunidades económicas y/o financieras
disponibles