PROCESO ADMINISTRATIVO

Diana Marcela Lizcano Castellanos

María Camila Hernández Gómez
Adrian David Rivera Fonseca

Tutor. Jennifer Piñerez Castro

Universidad Industrial de Santander (UIS) Instituto de Proyección Regional y

Educación a Distancia Tecnología Empresarial – Organización y empresa
Bucaramanga-Santander 2021
Información

Calzado Speed Emmanuel

Nombre
6455375
Teléfono
Calle 7#23-53 (Bucaramanga)
Dirección
Manuel Iván Sepúlveda ( Gerente)
Nidia Rivera ( Subgerente )

Personas Patricia Habib ( Secretaria)

entrevistadas Ludwing Quintero ( Supervisor )

Aurelio Figueroa ( Operario )

1.1 PLANEACIÓN

En la visita a la empresa Calzado Speed Emmanuel, lo primero que se puede

observar es su estructura organizacional estipulada en un organigrama de autoridad
vertical, donde su gerente es el encargado de dar la directrices para el
funcionamiento de la organización.

El gerente comprende la importancia del alcance de objetivos a largo, mediano y

corto plazo por lo que al inicio de año traza una línea de objetivos para poder medir
el rendimiento de su organización al terminar el ciclo, esto con el fin de visualizar
cumplimento de metas y si hay que hacer alguna restructuración para mejorar.

En la entrevista realizada a la sub-gerente, se hace énfasis en que la planeación táctica la

dividen en dos semestres, esta es llevada a cabo con el fin de planificar presupuestos,
nuevos productos, estrategias en ventas y tiempos de producción.

Por otra parte, su supervisor de producción es el encargado de planificar los procesos de

producción semanales y mensuales, esto es llevado acabo para comprender que materiales
se van a necesitar y en que fechas exactas se debe realizar los despachos de los productos
terminados.

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1.1.1 ¿Qué se pudo observar en la planeación
de la organización?

• Lo más importante para la empresa Speed Emanuel, es su estructuración de

pedidos, por ende, esto lleva a trazar una ficha de programación que les permite ver
a que productos deben darle prioridad en su fabricación y con base en esto
programar la compra de insumos y materias primas, esto con el fin de que los
despachos sean realizados los días que están estipulados.

También se puede observar uno de los objetivos a largo plazo estipulados en la

visión de la empresa y como se piensa llevar a cabo mediante su misión

1.1.2 Dificultades encontradas en el proceso de planeación según lo

observado en la empresa.

Las estrategias planteadas pueden llegar a tener inconvenientes en su ejecución,

debido al micro entorno, en este caso los proveedores juegan un papel importante
ya que, si la recepción de los insumos y materias primas no son dados a tiempo,
pueden presentarse retrasos en la producción lo que conlleva a reestructurar
nuevamente la ficha de programación, dándoles prioridad a otros clientes.
Esto puede afectar el área productiva, ya que una mala planificación conlleva a
realizar cambios en la parte operativa, haciendo que se tomen nuevas decisiones a
corto plazo.

1.1.3 ¿qué le recomendarían a la empresa visitada para mejorar el proceso

de Planeación?

• Un proceso por mejorar, podría ser que en el momento de planificar la producción

se llevara junto con el conocimiento de los inventarios de materias primas,
permitiendo comprender que pares de una misma referencia se pueden hacer y a
partir de esto, cual puede llegar a ser la cantidad total de material necesario.
permitiendo una mayor eficiencia en el área de producción y consigo un mayor
control de las materias primas esto con el fin de evitar desperdicios y ahorro de
tiempos.

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1.2 ORGANIZACIÓN

La empresa calzado Speed centra toda su autoridad en el gerente, él es el

encargado de dar las órdenes y los parámetros para el optimo funcionamiento de la
empresa, luego en la línea de mando se puede observar al subgerente que es la
encargada de llevar el control de la parte de las finanzas, en la parte de producción
esta designado el supervisor de esta área, él es el que lleva acabo la distribución
de las tareas a los operarios.

Los aspectos relevantes en la organización están dictaminados por las tareas

encargadas por el área administrativa, esto con el fin de que todos los procesos se
lleven de acuerdo a la estructura organizacional.

En la entrevista su supervisor hace énfasis en el orden de los procesos, ya que

ningún proceso se puede saltar por cuestiones de calidad. Todo comienza con un
diagrama de flujo y un manual de funciones básico con el que cuenta la empresa,
donde el primer paso es seguir las tareas programadas, para luego hacer la
respectiva recepción de materias primas, dando paso a la parte de producción y por
último al despacho del producto final.

1.2.1 dificultades encontradas en el proceso de Organización

• Una de las mayores dificultades es que en ocasiones al no estar el gerente y el

subgerente, llega a ver pausas en el área administrativa, debido a que ellos deben
dar el aval para que se lleven acabo ciertas tareas y toma de decisiones, ya sea por
un arreglo o algún inconveniente con la transportadora.

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1.2.2 ¿qué le sugerirían a la empresa visitada
para mejorar el proceso de Organización?

• Delegación de autoridad a su secretaria o supervisor en el área productiva para

toma de decisiones todo esto para que los procesos sean más agiles y no haya un
estancamiento.

1.3 DIRECCIÓN

Lo que se pudo observar, es que la empresa Calzado Speed cuenta con un buen
ambiente laboral donde el trabajo en equipo prima, ya que este es un pilar
fundamental para el alcance de objetivos, también buscan brindarle todas las
herramientas necesarias para que sus operarios se encuentren satisfechos, sin
embargo, hay factores que suelen llegar afectar esto. uno de ellos puede llegar a
ser la convivencia entre sus operarios.

En la entrevista a su secretaria, dice que por lo general siempre se maneja un buen

ambiente laboral, pero hay días en los que el liderazgo de su gerente debe verse
reflejado para controlar ciertos imprevistos que se pueden presentar con los
operarios y uno de ellos es como manejar a un empleado con problemas externos
al área de trabajo, que en muchas ocasiones puede llegar afectar la productividad
por lo tanto el área administrativa trata de mantener motivado a su personal con
bonificaciones y reconocimientos al alcanzar las metas propuestas.

La parte administrativa trata también de que sus empleados se encuentren

contentos ya que llegado el caso si se presenta una deserción laboral esto repercute
bastante en el área productiva por ende también se evita la rotación constante de
empleados.

1.3.1 Señalen las dificultades encontradas en el proceso de Dirección según

la visita realizada.

Se observa que hay equipos informales que pueden llegar afectar la parte del
ambiente laboral por eso se busca una sinergia en todos sus operarios para cumplir
objetivos.

1.3.2 ¿qué le sugerirían a la empresa visitada para mejorar el proceso de

Dirección?
•creo que cuentan con una parte de dirección completa siempre enfocada en el
trabajo en equipo conjunto a una sinergia para el cumplimiento de objetivos.

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1.3.3 CONTROL

La empresa hace retroalimentaciones semestralmente, para identificar los índices

de rendimiento y si se están realizando las cosas según lo planeado, esto es llevado
acabo con una lista de chequeo junto con la parte financiera para ver si se están
alcanzando lo objetivos propuestos, esto es realizado con el fin de estructurar
nuevas estrategias a futuro y comprobar que la planeación está funcionando.

El control permite mantener la organización al margen tanto en la parte financiera

como productiva permitiendo comprender si hay un buen desempeño en el área de
producción o si de lo contrario hay factores por mejorar, esto también es aplicado a
todas las secciones con el fin de buscar la mejora continua en la organización.

También hay algo importante al realizarse este proceso y es que la parte

administrativa permite conocer estos indicadores a toda la organización esto con el
fin de que todos hagan una retroalimentación de su rendimiento.

1.3.4 ¿Qué le sugerirían a la empresa visitada para mejorar el proceso de

Control?

La empresa podría mantenerse mas al tanto de sus índices o indicadores si se

realiza mensualmente una auditoria con el fin de identificar los puntos positivos y
negativos que pueden verse reflejados en la organización.

1.4 CONCLUSIÓN

• en la visita a la organización Calzado Speed, se pudo comprender la importancia

de los procesos administrativos y como estos se ven reflejados en el funcionamiento
de cualquier organización, partiendo de su planeación, organización, dirección y
control. Sin ellos la organización tendría falencias organizativas y productivas que
impedirían el funcionamiento optimo y el alcance de objetivos.

También se pudo observar la importancia del liderazgo y la toma de decisiones por

parte de su gerente y como esto puede influir en el ambiente laboral y estructural de
la organización.