Mesa de regalos

Soluciones integrales seis mas uno

Carta Constitutiva del Proyecto

INFORMACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PROYECTO

Nombre del Mesa de regalos VIANA No. Proyecto 1

Proyecto
Patrocinador Viana S.A de C.V Área del Negocio Ventas
(Sponsor)
Gerente de Director Ejecutivo Ventas Gerente de Proyecto Reyes Rosas
Programa Alejandro
Inversión $40000.00 Inversión Total $ 100000.00
Primer mes
Fecha de 22 – marzo - 2010 Fecha de Término 31 – mayo - 2010
Inicio esperada

AUTORIZACIONES
Nombre Puesto Fecha Comentarios
X Director Ejecutivo ventas 22-marzo-2010
X Director Operaciones ventas 22-marzo-2010
X Subdirector Análisis de 22-marzo-2010
Riesgo
X Subdirector de TI 22-marzo-2010
X Gerente de Suscripción 22-marzo-2010
X Gerente de Proyectos TI 22-marzo-2010
X Líder de Proyectos TI 22-marzo-2010

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Tabla de Contenido

Revisión histórica 1

1 Introducción
1.1 Proposito y alcance del documento 3

2 Alcance
3.1 Descripción de la situación actual (problema u oportunidad) 3
3.2 Objetivos estratégicos 3
3.3 Objetivos del proyecto 3
3.4WBS (Work Breakdown Structure)
3.5Data warehouse y su construcción
3.6Implementación de la Data warehouse 4

4 Funcionalidades/Características/Requisitos de la solución 5

5 Supuestos 7

6 Análisis de dependencias, relaciones e impactos 7

7 Importancia del proyecto 8

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1 Introducción

1.1 Propósito y alcance de este documento

Este documento describe a grandes rasgos el proyecto de la mesa de regalos de la tienda Viana,
que desea saber que tan factible es este proyecto, para que y para que de realizar dicho trabajo,
que resultados tendría con la propia empresa y que beneficios tendrá.
2 Datos generales de la iniciativa

Nombre de iniciativa propuesta: Sistema autónomo de mesa de regalos

Nombre del área: Ventas
Preparado por: Analista “Soluciones integrales seis mas uno”

Presupuesto estimado: $100,000 pesos mexicanos

Fecha estimada de inicio: marzo 2010

Fecha estimada de fin: Julio 2010

3 Alcance
3.1 Descripción de la situación actual (problema u oportunidad)

El problema de / la Al realizar una mesa de regalos manualmente la oportunidad que tiene el

oportunidad de: cliente o la pareja de tomar dichas decisiones en cuanto tiempo de resolver
dudas en la misma tienda es muy poco atractivo
afecta a: El área de ventas indirectamente
cuyo impacto es: Colocar un servicio adicional a nuestros clientes
la estrategia Un sistema autónomo en internet que realice las altas de dichas mesas de
propuesta es: regalos, en internet.
3.2 Objetivos estratégicos con los que está alineado

X Orientación al cliente
X Enfoque en segmentos de crecimiento y rentabilidad
X Eficiencia operativa y control en el área de ventas y atención

3.3 Objetivos del proyecto

El objetivo principal de este proyecto es realizar ventas a las parejas creándoles una necesidad de algún
producto desde su hogar, es decir que realicen todo por internet. Para tener mayor impacto en el
mercado.

esas

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3.4 WBS (Work Breakdown Structure)

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Elemento de la WBS
Análisis detallado de
requerimientos del proyecto.
Narrativas y diseño de casos de
uso
Desarrollo y construcción
Plan de pruebas
Implementación en producción
Manual de usuario.
Manual técnico.
Capacitación al administrador del
sistema y usuarios.
1 Funcionalidades/Características/Requerimientos de la solución
- Registrar solicitudes de las posibles parejas que deseen activar una mesa de regalos.
- Automatización de los servicios que presta la tienda con la mesa de regalos.
- Permite que los clientes tengan la información correcta y actualizada en cuanto a productos y
precios.
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Descripción Duración estimada
Se realiza un análisis detallado de las 10 días
necesidades y requerimientos del proyecto
que son el SRS plan maestro, y el Project
Charter
Se define el flujo de datos que realiza el 10 días
sistema con ayuda de la data warehouse
usando algunos prototipos de pantalla y
reportes. Se crea un documento con el
flujo del sistema propuesto y los actores
que interviene en el mismo. Con lo
anterior, se diseñan los casos de uso que
se contemplarán en el sistema.
Se realiza la codificación correspondiente 13 días
a cada modulo realizado y se desarrolara
una data warehouse para el uso de
consultas complejas frecuentemente no
anticipadas
Documento que describa los casos y la 6 días
funcionalidad a probar por parte del
usuario final, así como las condiciones de
carga y estrés. Se realizan pruebas de
seguridad y funcionales.
Se implementa el sistema desarrollado con 10 días
ayuda de un data warehouse siguiendo los
lineamientos establecidos.
Este entregable contiene el detalle de la 3 días
especificación técnica del sistema.
Contiene la información de utilización del 3 días
sistema.
Se realiza la capacitación por parte del 14 días
proveedor y equipo de TI a los demás
involucrados en el proyecto sobre su
utilización y administración dependiendo
del rol dentro del sistema.
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- Recordatorio de datos compartidos.

- Autenticación por usuario y contraseña de las entidades a este sistema.

- Crear nuevas solicitudes, abrir las solicitudes del prospecto de cliente donde tendrá la opción de
cancelar las mismas, guardar las modificaciones de las solicitudes, folios e imprimirlos.

- Verificar estado de solicitudes.

- Validación de la solicitud por el ejecutivo de ventas y departamentos relacionados.

-
- El ejecutivo de ventas tendrá la opción de generar solicitudes de ventas de los prospecto de
clientes, también podrá validar las mismas y aceptarlas en línea para que se envíen.

- Se requiere un apartado en el sistema para efectuar cambio de conducto de las solicitudes de

ventas por el administrador del sistema.

- Envío de información de las solicitudes de ventas capturadas en este sistema hacía el sistema
de emisiones.

- Envío del estado de las solicitudes de ventas a emisiones al sistema de solicitud y seguimiento
de ventas en línea.

- El sistema contará con ayuda para la selección y llenado de los formatos requeridos de acuerdo
a la solicitud de atención deseada.

- Se proveerá información de los requerimientos necesarios para el trámite de las diferentes tipos
de servicios en la mesa de regalos.

- Se utilizarán formas dinámicas administrables para el desarrollo y mantenimiento de los

cuestionarios de los servicios de la mesa.

- Se realizará el desarrollo del proyecto considerando minimizar el número de clicks en el flujo del
proceso.

- Se tendrá un indicador en el sistema acerca del porcentaje de avance del llenado de solicitudes.

- El flujo del proceso se realizará desde el tipo de venta en específico hacía la información
general.

- Se contemplan reportes estadísticos de las solicitudes de los servicios generados por internet.

- El prospecto de cliente podrá acceder en cualquier momento al módulo denominado “Mi perfil”
para modificar sus datos personales y para modificar la contraseña del sistema. Los prospectos
de clientes que ingresen al sistema contarán con la capacidad de realizar solicitudes de ventas,
completar e imprimir los formatos generados, así como consultar el status de sus solicitudes y
servicios adicionales.
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- Los directivos de dicho departamento contarán con reportes estadística que les permita conocer
el desempeño en el uso del sistema por parte de sus clientes con el fin de favorecer la toma de
decisiones.

- El prospecto de cliente, agente de fianzas o ejecutivo de fianzas contará con la capacidad para
realizar una o varias solicitudes de fianza y cada una de ellas contará con un folio único que será
generado automáticamente por el sistema.

- El administrador del sistema contará con la capacidad para editar el clausulado, condiciones y
leyendas legales de cada uno de los formatos que contengan textos de esta naturaleza.

4 Supuestos

• Tener documentado el proceso actual para la solicitud de este servicio y el seguimiento a las
solicitudes.

• Realizar las modificaciones necesarias al proceso de gestión de solicitudes de las mesas de

regalos.

• Homologar la operación actual de los agentes y ejecutivos de ventas.

• El acceso a este nuevo sistema se realizará vía Web desde la página principal de Viana. Por
lo tanto, para la óptima utilización del sistema se requiere tener la capacidad de cómputo
mínima instalada del lado del equipo usuario.

• Integración del equipos de trabajo multidisciplinarío para la realización del proyecto.

5 Importancia del proyecto

Nivel de importancia Respuesta

Mandatorio Se tiene que realizar a cualquier costo. No hay alternativa.
Alta El tiempo y los resultados finales son muy importantes para la X
organización.
Media Es necesario, pero la fecha de implementación es flexible.
Baja Sería deseable hacerlo, pero no es obligatorio.
Mínima Reconsiderar durante el siguiente período de planeación, no es
importante en este momento.
Justificación Apoya la ventaja competitiva e igualdad de condiciones que la competencia.

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6 Riesgos conocidos

Criterio Descripción Nivel de Respuesta

riesgo
Se sabe muy bien lo que se quiere y se puede definir con Bajo
suficiente precisión.
Claridad en el
Se sabe razonablemente bien lo que se quiere, pero se Medio X
alcance
tienen algunas dudas para precisarlo.
Hay demasiada incertidumbre sobre lo que se quiere. Alto
Toda la tecnología que se usará en este proyecto ya ha sido Bajo X
probada con éxito en otros proyectos.
Riesgo El proyecto usará algunos elementos tecnológicos nuevos, Medio
tecnológico no probados con anterioridad.
Toda la tecnología que utilizará el proyecto es Alto
completamente nueva, no probada con anterioridad.
Se cuenta con información suficiente para realizar un Bajo
estimado muy cercano de tiempo y costo
Precisión en
Se cuenta con algo de información para estimar tiempo y Medio X
estimación de
costo con un margen de error de +/- 40%
tiempos y
Se dispone de muy poca información para estimar tiempo y Alto
costos
costo, por lo que el margen de error puede ser mayor a +/-
40%.
Los recursos adecuados están disponibles, tienen la Bajo
experiencia necesaria, hay suficiente tiempo para acabar el
proyecto, se tiene el presupuesto.
Algunos de los recursos adecuados están disponibles, Medio X
algunos tienen la experiencia necesaria, el tiempo para
Probabilidad
acabar el proyecto está limitado, se tienen algunas
de éxito
restricciones de presupuesto.
Pocos de los recursos adecuados están disponibles, la Alto
mayoría no tiene la experiencia necesaria, el tiempo para
acabar el proyecto es muy poco, el presupuesto no está
autorizado todavía.
La ejecución del proyecto no depende de algún o algunos Bajo
Dependencia
recursos en particular.
de personal
La ejecución del proyecto depende en gran medida de al Medio
clave para el
menos 1 recurso.
éxito del
La ejecución del proyecto depende en gran medida de Alto X
proyecto
algunos recursos.
Susceptibilidad La probabilidad de cambio en la prioridad del proyecto es Bajo X
a cambios en casi nula.
prioridades La probabilidad de cambio en la prioridad del proyecto es Medio
media.
La probabilidad de cambio en la prioridad del proyecto es Alto

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alta.
Es muy poco probable que el proyecto requiera del uso de Bajo X
métodos y herramientas no probados con anterioridad, cuyo
Métodos y impacto sería significativo en el éxito del proyecto.
herramientas Es medianamente probable que el proyecto requiera del uso Medio
poco de métodos y herramientas no probados con anterioridad,
confiables o cuyo impacto sería significativo en el éxito del proyecto.
conocidas El proyecto requiere del uso de métodos y herramientas no Alto
probados con anterioridad, cuyo impacto es significativo en
el éxito del proyecto.
Vulnerabilidad Es muy difícil que se modifique el alcance del proyecto por Bajo
a cambios en cambios en el entorno.
el entorno Es probable que se modifique el alcance del proyecto por Medio X
cambios en el entorno.
Es muy fácil que se modifique el alcance del proyecto por Alto
cambios en el entorno.

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