AUDITORIAS INTERNAS

ACTIVIDAD 3

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja

un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

MEMORANDO

FECHA: Mayo 15 de 2018

DE: Gerencia de Calidad
PARA: Coordinación de Compras
REF: Auditoria Proceso de Compras

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de

compras; con el objeto de verificar que las compras realizadas por la empresa se
ajusten a las condiciones mínimas y necesidades reales de cada dependencia y que
se efectúen en cumplimiento de las directrices de contratación vigentes. Determinar la
eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos
específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida
por el Coordinación de Compras, el 31 de mayo del presente año a las 8:00 a.m. con
una duración de 6 horas, en las instalaciones del área de Compras.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el
proceso en cuestión.
En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de
sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de mayo próximo.

Atentamente;

Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA
Gerencia de Calidad Fecha: mayo 25 de 2018
Representante de
Ing. Juliana Díaz Moreno
Calidad:
Auditor Líder: Tatiana Peña
Yarley Castilla Soledad
Equipo Auditor:
Lina Gabriela Contreras.
SECTOR Compras

 Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
 Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos
del cliente, legales y reglamentarios del servicio.
 Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de
calidad para lograr los objetivos especificados.
 Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
Objetivo.
 Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales
dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo
dentro de los estándares establecidos como modelo.
 Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de
calidad.
 Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de mayo del presente año.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

 NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Juliana Díaz Moreno Representante de Calidad

Tatiana Peña Auditor Líder
Yarley Castilla Soledad Equipo Auditor
Lina Gabriela Contreras. Equipo Auditor

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

PC. Procedimiento de Compras para facilitar y

asegurar la adquisición de bienes, servicios y
garantizar el cumplimiento de los principios de
legalidad, transparencia, economía y equidad para el
proveedor y la entidad.

Manual de Calidad
Procedimientos operativos
Documentos de Instrucciones de trabajo paso a paso
Referencia: Formatos y registros
Documentación completa

 Horario de apertura del servicio.

Señalización y exhibición del proceso a auditar en
lugar visible.
 Tiempos de atención paso a paso dentro del
proceso.
 Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos.
 Procedimiento de solicitud de compras.
 Procedimiento de solicitud y análisis de
cotizaciones.
 Se comentan los hallazgos encontrados al
Coordinador de compras.

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta

gerencia sobre la eficacia de la organización, la gestión de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de
comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una amplia
gama de partes interesadas a desarrollar.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificación: X
Manual de Calidad X
Procedimientos operativos X
Instrucciones de trabajo paso a paso X
Formatos y registros X
Documentación completa X
Horario de apertura del servicio. X
Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. X
Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. X

e. Generación de hallazgos de auditoría.

Se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los

numerales:

5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1);
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1);
8.2.2 Auditoría interna (1);
8.5.2 Acción correctiva (1).

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No

conformidades encontradas.

• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría

anterior.

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE AUDITORIA

  Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del
Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de
la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 31
de mayo de 2018 en las instalaciones de la empresa, en Cúcuta.
 Verificación de la capacidad de la organización para cumplir
aspectos reglamentarios.
 Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4)
ACTIVIDADES no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
DESARROLLADAS  Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de
la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría
interna (1) y 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa presentó las
acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades
encontradas.
 Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de
la auditoría anterior.

 El liderazgo del Coordinador de Compras, por interiorizar en todo

el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo
parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la
coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos
del sistema.
ASPECTOS RELEVANTES
 Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido
de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de
productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

 La definición y ubicación explícita de las Acciones de

Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los
procesos, realizadas a partir del análisis de los resultados de los
indicadores de seguimiento y medición, con el fin de resaltar la
importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los
ASPECTOS POR
resultados planificados y facilitar la gestión de los procesos por el
MEJORAR
personal responsable.

 La ampliación del listado de documentos externos, con el

propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda
perder información valiosa sobre la actualización de los procesos
inherentes.
  La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad
del Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los
que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al
objeto del negocio de la empresa.
 La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos
RESPONSABILIDAD DE y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
LA DIRECCION previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a
la eliminación de sus causas. La metodología para hacer
seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas,
mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el
cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la
prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas.

 La empresa cuenta con personal calificado para la realización de

auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un
Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan
las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se
establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un
CONFIABILIDAD DE LA adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las
AUDITORIA INTERNA actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor
principal.
 En la planificación y realización de las auditorías es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el
nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma
ISO 9001 asociados a los diferentes procesos.

 Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la

empresa para eliminar las causas de siete No conformidades
RESULTADO DEL menores pendientes, de diez que habían sido detectadas en la
SEGUIMIENTO DE LAS auditoría anterior.
ACCIONES  Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3
CORRECTIVAS DE LA (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de
AUDITORÍA ANTERIOR. acción implicaron revisión de aspectos específicos en algunos
procedimientos y capacitación y sensibilización al personal,
principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicación de
las normas establecidas.
Fecha de ejecución: 25 de Mayo de 2018
Reunión de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunión de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.
g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

REUNION DE APERTURA

Gerencia de Calidad Fecha: mayo 29 de 2018

Representante de
Ing. Juliana Díaz Moreno
Calidad:
Auditor Líder: Tatiana Peña
Yarley Castilla Soledad
Equipo Auditor:
Lina Gabriela Contreras.
SECTOR Compras

 Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
 Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos
del cliente, legales y reglamentarios del servicio.
 Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de
calidad para lograr los objetivos especificados.
 Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
Objetivo.
 Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales
dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo
dentro de los estándares establecidos como modelo.
 Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de
calidad.
 Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de mayo del presente año.
 FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Juliana Díaz Moreno Representante de Calidad

Tatiana Peña Auditor Líder
Yarley Castilla Soledad Equipo Auditor
Lina Gabriela Contreras. Equipo Auditor

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Auditoría interna organizacional es de vital importancia con el fin de

encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada
uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano,
misionales o de mejora continua). Así mismo la auditoría interna es el pilar de
mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en
la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la
realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el
año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la
labor que desempeña en su campo económico.