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1. OBJETO:

Proporcionar los métodos y frecuencias de control necesarios para asegurar que los
elementos del SGI, se comportan de acuerdo a los parámetros establecidos.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a las actividades de la empresa, donde la implementación de

los controles es necesaria para gestionar los requisitos del cliente, riesgos e impactos
identificados. Aplica para las disposiciones de la Norma OHSAS 18001:2007, ISO
14001:2004.

3. INTERVIENEN: Directora legal y de talento humano, Jefe HSEQ y Jefe de gestión

ambiental y metrología, coordinadora de compras, Director de sistema de
distribución.

4. DEFINICIONES:

Documento: Información y su medio de soporte, sea físico o magnético.

Registro: Documento que muestra evidencia de una actividad ejecutada.

Instructivo: Descripción detallada de una actividad de un procedimiento. (Requisitos).

Norma: Regla de carácter obligatorio.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de un evento indeseado.

Tareas Criticas: Es una actividad o tarea realizada y que tiene alto riesgo.
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DESARROLLO:

1. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS:

El SGI HSEQ, hace control de todos sus documentos, a través de los

procedimientos de Control de documentos y registros.

2. CONTROL DEL RECURSO HUMANO

La empresa hace un control de su talento humano, por medio de las acciones

descritas en los procedimientos de Gestión Humana, capacitación y formación.

3. CONTROL DE INFRAESTRUCTURA

Los componentes del sistema de distribución de gas natural de la empresa son

sometidos a un plan de mantenimiento, descrito en el procedimiento
mantenimiento del sistema de distribución.

En el momento de necesitar una oficina o adecuación de la misma, deben

tenerse en cuenta recomendaciones de uso de las instalaciones eléctricas
(señalización), para lo cual se gestiona el desarrollo de dicha actividad con el
área administrativa y posteriormente se revisa con las inspecciones periódicas.

4. ACTIVIDADES CRÍTICAS

Después de identificar las actividades críticas según los requisitos del cliente,
riesgos e impactos en cada una de las matrices, se establecen los controles
necesarios con su periodicidad definida en los formatos de Control operacional.

5. CONTROL DE COMPRAS:

ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

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SELECCIÓN DE PROVEEDORES

La compra de EPP y Elementos y equipos de Protección Contra Caída, se realizara solo a

los proveedores seleccionados por la organización que cumplan satisfactoriamente con
los criterios de compra. Los EPP Elementos y equipos de Protección Contra Caída
deben cumplir lo establecido en la resolución 3673 de 2008.

Mediante la Guía de Selección, uso y mantenimiento de elementos de

protección personal  y elementos y equipos de protección contra caída, se establecen
los lineamientos a implementar en el momento de realizar la selección,  uso y
mantenimiento en cumplimiento de las normas nacionales e internacionales

CRITERIOS PARA COMPRAS DE EPP

 Deben cumplir con los lineamientos internacionales ISO, ANSI, OSHA según lo
establezca la ficha técnica del EPP.
 No deben presentar golpes o raspaduras, especialmente los cascos y gafas.

 Deben entregarse en su bolsa sellada original, en caso que no estén en ella

serán rechazados como EPP usados.
 Para el caso de elementos de protección contra caídas previa a la aceptación por
parte de la organización.

COMPRAS DE EXAMENES OCUPACIONALES

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 El proveedor debe ser médico con especialización en salud ocupacional con licencia no
mayor a 10 años de emitida.
 Experiencia reconocida de al menos 3 años desarrollando exámenes ocupacionales.
 Contar con formato de certificado de aptitud laboral previamente avalado por la
organización.

COMPRAS DE EXAMENES DE RIESGO PSICOSOCIAL

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 El proveedor debe ser psicóloga con especialización en salud ocupacional con licencia
no mayor a 10 años de emitida. Experiencia reconocida de al menos 1 año desarrollando
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exámenes ocupacionales. Contar con formato de certificado de aptitud laboral

previamente avalado por la organización.

CONDUCTORES

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Copia de Licencia de Conducción

 Soporte de afiliación al sistema general de salud –ARL.EPS.AFP
 RUT
 Verificación en sistema de que no posee infracciones de transito al momento de
la contratación

LABORATORIOS (PRUEBAS, MUESTREOS, MEDICIONES, ETC.)

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de Comercio.
 Registro Único Tributario.
 Portafolio de Servicios y/o Cotización
 Hoja de vida
 Licencias y permisos de funcionamiento y desarrollo de la actividad, expedidos por la
autoridad competente.
 Certificaciones de calibración de equipos.
 Certificación de Manejo Integral de Residuos

EMPRESAS DE ATENCIÓN DE CONTINGENCIAS

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Portafolio de Servicios y/o Cotización
 Licencias y permisos de funcionamiento y desarrollo de la actividad, expedidos por la
autoridad competente.
 Cumplimiento de normas y estándares (certificaciones).
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EMPRESAS DE FUMIGACIÓN Y CONTROL DE ROEDORES (CUANDO SE REQUIERA)

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Licencias y permisos de funcionamiento y desarrollo de la actividad, expedidos por la
autoridad competente.
 Certificación de Manejo Integral de Residuos Sólidos y Líquidos.
 Grado de peligrosidad de productos empleados, suministrar hojas de seguridad o fichas
técnicas.

EMPRESAS DE TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS SÓLIDOS

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Portafolio de Servicios
 Licencias y/o permisos de funcionamiento y desarrollo de la actividad, expedidos por la
autoridad competente.

SUMINISTRO Y RECARGA DE EXTINTORES

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Licencias y permisos de funcionamiento y desarrollo de la actividad, expedidos por la
autoridad competente.

EQUIPOS DE MEDICIÓN

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Licencias y permisos de funcionamiento y desarrollo de la actividad, expedidos por la
autoridad competente.
 Certificaciones de calibración del equipo.

PROVEEDORES DE MANTENIMIENTOS DE VEHÍCULOS

SELECCIÓN DE PROVEEDORES
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 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Certificación del mantenimiento realizado
 Certificación y/o resolución de gestión integral de residuos

PROVEEDORES DE BATERIAS PARA VEHICULOS

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Certificación de que reciben baterías usadas para reciclar
 Certificado de entrega de baterías usadas

PROVEEDORES DE LUMINARIAS

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Certificación de que reciben luminarias usadas para disposición
 Certificado de entrega de luminarias

PROVEEDORES DE COMPUTADORES Y PARTES

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

 Cámara de comercio o Registro Único Tributario.

 Certificación de que reciben equipos inservibles para disposición
 Certificado de entrega de partes y equipos

6. CONTROL DE CONTRATISTAS

Se realizan inspecciones periódicas a los contratistas en el cual evidenciamos el

cumplimiento de requisitos contractuales exigidos, por medio de los formatos
de seguimiento a contratistas en campo, verificando la aplicación de la
normatividad. Lo contratistas deben presentar de forma obligatoria los
siguientes registros:
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 Pago de prestaciones sociales al día de ejecución de obras.

 Programa de Salud Ocupacional
 Capacitación en los peligros a los que estarán expuestos sus
trabajadores.

7. VISITANTES:
Se realiza por medio de la inducción realizada al personal que permanecerá
dentro de la organización por más de una hora y se registra en el formato
registro de visitantes. Debe informarse de las rutas de evacuación en caso de
emergencia.

8. INSPECCIONES: las inspecciones se programan con el fin detectar posibles

condiciones y/o actos subestandar y proponer posibles recomendaciones para
su gestión y comunicarlas a su jefe inmediato.

 Elementos de entrada de la inspección:

Lista de chequeo
Revisar los informes de las inspecciones planeadas anteriores.
Proveerse de los elementos necesarios:
Ropa y elementos de protección personal apropiados al área.
Cámara fotográfica, y otros elementos que sean necesarios.

 Elementos de salida de la inspección:

Estimar la gravedad potencial de los hallazgos
Priorizar las acciones correctivas.
Asignar los responsables de ejecutar los controles
Realizar informes de inspección.

Antes de iniciar una inspección, el personal responsable debe tener en cuenta los
siguientes parámetros:

 Conocimiento cabal de las instalaciones del centro de trabajo.

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 Descripción de áreas, equipos y herramientas a inspeccionar (equipos eléctricos,

herramientas manuales, zonas de parqueo, pasillos, estructuras físicas).
 Conocimiento de las normas, reglamentaciones relevantes.
 Aspectos de cada equipo o ítem a inspeccionar.
 Clasificación de tipo de inspección a realizar.
 Elementos necesarios para la realización de las inspecciones (EPP, papelería,
formatos, cámara si es necesario).
 Frecuencia y Personal responsable de las inspecciones.
 Desarrollo de listas de inspección
 Métodos de elaboración de informes, evaluación y empleo de datos

9. BOTIQUIN:

Delegado del botiquín

Se designa a un brigadista como encargado del manejo del botiquín fijo y uno móvil
del personal que está en campo.

Ubicación del Botiquín

Se escogerá un sitio donde se ubicara el botiquín el cual debe ser de fácil acceso y
visible.

Consumo

Se debe registrar el consumo del botiquín

Inspección de botiquín

Esta inspección se realizará periódicamente y se revisara la cantidad de elementos

existentes con los requeridos, el estado de los mismos y las fechas de vencimiento.
La inspección se dejara registrada el informe de inspección.

10. EMERGENCIAS
Existe un plan de emergencias que contiene los parámetros a tener en cuenta
en campo y en oficinas, dicho plan de emergencias ha sido divulgado en medio
físico y capacitaciones.
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11. SUSTANCIAS QUIMICAS

La organización en sus procesos requiere el uso de sustancias químicas que por su

composición pueden ser peligrosas o generar impactos ambientales significativos. Para
controlarlas se debe realizar lo siguiente:

 Contar con la hoja de seguridad que cumpla las disposiciones de la NTC 4435 con
sus 16 componentes.
 Socializar la hoja de seguridad a las personas que usan o pueden estar en
contacto con las sustancias químicas.
 Desarrollar el listado de sustancias químicas donde se señala su tipo de peligro
 Contar con un kit ambiental para el caso de derrames en caso de que las
sustancias sean liquidas y estén cerca a afluentes de agua.

12. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Los equipos y herramientas utilizados en labores de índole operacional deben estar

clasificados. Aquellos que puedan generar peligros para el personal deben poseer un
procedimiento de trabajo seguro el cual debe ser socializado al personal. No se permite
el uso de herramientas fabricadas de forma casera, por seguridad se debe adquirir
herramientas de uso industrial.

Aquellos equipos de uso rutinario en el área operacional deben contar con un

programa de mantenimiento preventivo que evite riesgos asociados a su desgaste.

13. MEDICION DE PROGRAMAS DE GESTION AMBIENTAL

Con el objetivo de medir la eficacia de los programas de gestión ambiental la

organización debe realizar las siguientes mediciones:

 Medición de consumo de agua (siempre y cuando las condiciones de las

instalaciones lo permitan)
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 Medición de consumo de energía eléctrica

 Medición de residuos peligrosos entregados a la empresa gestora autorizada
 Medición de las cantidades de reciclaje

CONTROL Y REVISIÓN DEL DOCUMENTO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA DE APROBACIÓN No DE EDICIÓN

EMISIÓN INICIAL A.SANABRIA A. VALENCIA ENERO/12 01

INCLUSIÓN DE NUEVOS A. SANABRIA A. VALENCIA L.JIMENEZ AGOSTO/12 02

CONTROLES

INCLUSION DE NUEVOS Y.MORENO A.VALENCIA JULIO/13 03

CONTROLES

INCLUSION DE REVISIÓN A. SALCEDO-A.VALENCIA AGOSTO/13 04

DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS.