Circular 0009 de 2020

DANE
INFORMACIÓN PARA TODOS
CIRCULAR No. 009 de marzo 24 de 2020
FECHA: Bogotá D.C.
PARA: SUBDIRECCIÓN, SECRETARÍA GENERAL, DIRECCIONES TÉCNICAS, DIRECCIONES

TERRITORIALES, JEFATURAS DE OFICINA, COORDINADORES DE ÁREA,
COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS, SUPERVISORES, SERVIDORES PÚBLICOS.
DE: DIRECCIÓN GENERAL
ASUNTO: NUEVOS LINEAMIENTOS OPERATIVOS FRENTE A LA EMERGENCIA SANITARIA

GENERADA POR EL COVID-19 Y LA NUEVA MEDIDA DE AISLAMIENTO PREVENTIVO
OBLIGATORIO NACIONAL
En cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Presidencia de la República y el Ministerio

de Salud y Protección Social de Colombia, las cuales declararon la emergencia sanitaria por causa
de la enfermedad denominada COVID-19, y teniendo en cuenta la orden de aislamiento preventivo
obligatorio para todos los colombianos a partir de las cero horas (00:00 am) del día 25 de marzo
de 2020 hasta las cero horas (00:00 am) del día 13 de abril de 2020;1 el Departamento
Administrativo Nacional de Estadística — DANE, con el fin de garantizar la producción de las
estadísticas oficiales, establece en la presente circular las medidas en relación con el desarrollo y
ejecución de las operaciones estadísticas a su cargo.
Lo anterior, de conformidad con lo establecido en los numerales 13 y 22 dél Decreto 457 de 2020,
que exceptúan de la medida de asilamiento preventivo obligatorio las actividades de servidores
públicos y contratistas del Estado que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y
atender la emergencia sanitaria y para garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables
del Estado, así como todas aquellas relativas al funcionamiento de la infraestructura crítica:
computadores, sistemas computacionales, redes de comunicaciones, datos e información cuya
destrucción o interferencia puede debilitar o impactar en la seguridad de la economía, salud
pública o la combinación de ellas.
Decreto 457 de 2020, artículo 1. "Aislamiento. Ordenar el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la
República de Colombia a partir de las cero horas (00:00 am) del día 25 de marzo de 2020 hasta las cero horas (00:00 am) del día 13 de
abril de 2020 en el marco de la emergencia sanitaria causada por el coronavirus COVID-19. Para efectos del lograr el efectivo aislamiento
preventivo obligatorio se limita totalmente la libre circulación de personas y vehículos en el territorio nacional, con las excepciones
previstas en el artículo 3 del presente decreto."
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A partir de la situación de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional,

declarada a través del Decreto 417 de marzo 17 de 2020; así como la imperiosa necesidad de
diseñar medidas para conjurar la crisis e impedir la extensión de sus efectos, se hace indispensable
cumplir el objetivo del DANE establecido en el artículo 1 del Decreto 262 de 2004, según el cual,
la entidad debe "garantizar la producción, disponibilidad y calidad de la información estadística
estratégica, y dirigir, planear, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y difusión de
información oficial básica."
De conformidad con lo anterior, a continuación, se describen las condiciones para el complimiento

misional de la entidad, así como los ajustes específicos para garantizar la integridad del proceso
estadístico en las actuales condiciones excepcionales.
1) CONDICIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS MISIONALES
Con el propósito de garantizar la producción, disponibilidad y calidad de la información estadística,

durante el periodo de emergencia económica, social y ambiental y particularmente, durante el
período de aislamiento obligatorio previsto en el artículo 1 del Decreto 457 de marzo 22 de 2020,
el Departamento Nacional de Estadística DANE ha evaluado integralmente, en el marco de su
estructura de gobernanza establecida en el marco del Decreto 262 de enero 28 de 2004, la
adecuación de sus estándares operativos y tecnológicos de producción estadística a las nuevas
condiciones económicas, sociales y ambientales del país, así como con las medidas sanitarias
definidas desde la expedición de la Resolución 385 de marzo 12 de 2020 del Ministerio de Salud y
Protección Social, según la cual se declaró el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo
coronavirus COVID-19 en todo el país.
En términos generales, los criterios que han sido tenidos en cuenta para el ajuste coyuntural y
contingente del plan operativo de la entidad son:
1. La producción estadística de la dirección de síntesis y cuentas nacionales permanece inalterada

en cuanto al procesamiento y consolidación de las fuentes primarias asociadas, tales como,
encuestas económicas mensuales, registros administrativos y estados financieros, entre otros.
La modalidad de trabajo en casa con conexión a través de redes privadas virtuales con altos
estándares de seguridad es compatible con la elaboración de cuentas anuales, trimestrales,
nacionales, departamentales y satélites del país.
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El único riesgo identificado n este frente de producción, se asocia con posibles retrasos
contingentes de las encuesta e onómicas mensuales o del reporte de estados financieros del
sector privado. Aquí, el Sis e a de Cuentas Nacionales 2008, así como sus respectivos
manuales equipan completa e te al DANE con herramientas para su mitigación.
2. La producción de informació eoestadística permanece ininterrumpida, en la medida que la

conceptualización de esta her a ienta estratégica para la producción, innovación y divulgación
de la información estadístic el país es altamente robusta ante mecanismos de trabajo
descentralizado y virtual, sie p e y cuando se ajuste a la capacidad tecnológica de la entidad,
la cual se encuentra en proce o de ampliación en el marco de la situación de emergencia del
país.
Así mismo, la implementació d I marco geoestadístico nacional en las operaciones censales y

estadísticas de la entidad se n uentra en su etapa de finalización por lo que no existe riesgo
de retraso de la incorporació de este marco en la próxima Encuesta de Calidad de Vida 2019,
la cual saldrá a campo entre septiembre y octubre de 2020. Finalmente, el diseño de
metodologías de estratificac ó , así como de sus respectivos sistemas de seguimiento y
evaluación se encuentra sufi ntemente avanzado a partir de los ejercicios especializados
desarrollados en la vigencia 2 1
3. Las actividades de procesanniz poscensal de los resultados del Censo Nacional de Población
y Vivienda CNPV 2018 y su aero echamiento estadístico al interior de la entidad mantienen su
cronograma previsto para 20 0. Excepcionalmente, en la medida que la Dirección de censos y
demografía deba atender sol ci udes de información particular en el marco de la emergencia
económica, social y ambiental I fecha de publicación de las proyecciones y retroproyecciones
poblacionales de largo plazo .e postergará a abril 30 de 2020. Por lo demás, los proyectos de
estadísticas vitales y de análi is a profundidad de la pregunta de autorreconocimiento étnico
en el CNPV 2018 a partir de u emparejamiento con la Encuesta de Calidad de Vida 2018, a
partir de métodos estadístico se vanguardia; se mantienen en su cronograma original.
4. Las actividades de regulac ó , planeación, estandarización y normalización estadística

permanecen inalteradas en la medida que oficializar, adoptar y adaptar estándares de
producción de información, a como nomenclaturas y clasificaciones, es una actividad
altamente compatible con la ir ualidad, incluso en los escenarios interdisciplinarios asociados
con el aterrizaje de la clasificaci n unificada de ocupaciones para Colombia, la cual constituye
el principal desafío del DANE para este año en este dominio funcional.
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En el mismo sentido, las actividades de evaluación de calidad de operaciones estadísticas

permanecen inalteradas en la medida en que, de 38 evaluaciones previstas, 11 corresponden a
operaciones estadísticas DANE y 27 a operaciones asociadas con 17 entidades públicas y tan
solo una privada.
5. El calendario de implementación del Sistema Estadístico Nacional, fortalecido en su alcance por

el artículo 155 de la Ley 1955 de mayo 25 de 2019 se mantiene inalterado. En efecto, el Decreto
2404 de diciembre 27 2019, así como la Resolución 446 de marzo 24 de 2020, definen
idóneamente el marco de acción y sus respectivas etapas para desplegar la institucionalidad
soporte para la actualización del plan estadístico nacional y su posterior coordinación,
seguimiento y evaluación en cabeza de la entidad.
6. Como cabeza del Sector Administrativo de Información Estadística, el DANE continuará

aportando en la formulación y ejecución de políticas como la de catastro multipropósito a
través del desarrollo ininterrumpido de actividades relacionadas con el perfeccionamiento de
las herramientas y sistemas de información que faciliten el cumplimiento de las metas trazadas
en el documento Conpes 3958 de marzo 26 de 2019.
7. Todas las actividades transversales de planeación y gestión organizacional del DAN E, dentro
de las cuales se destaca la implementación del mapa de procesos, aprobado por parte del
Comité Directo en febrero de 2020, continúan bajo su cronograma predefinido. Además, la
entidad continuará en implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la norma
NTC - ISO 9001:2015. Este proceso conlleva a la actualización documental de la entidad, lo que
incluye sus manuales, procedimientos, guías, instructivos y formatos, entre otros.
Así mismo, continuará con la definición de la metodología para la identificación de los riesgos
de gestión e indicadores que permitirán medir la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión
de la calidad con rumbo a la certificación de la calidad en el año 2021 e iniciando la integración
con el Sistemas de Gestión Ambiental, NTC-ISO 14001:20015, Sistema de Seguridad y Salud en
el Trabajo, NTC-ISO 4501 :2018, y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, NTC-
ISO/IEC 27001:2013.
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2) AJUSTES PARA LA INTEGRIDAD DEL PROCESO ESTADÍSTICO
En materia de la integridad del proceso estadístico, el DANE viene adaptando los estándares del
Modelo Genérico del Proceso Estadístico (GSBPM por sus siglas en inglés) como medida
internacional que orienta la producción de información estadística al determinar sus fases, y
actividades.' El modelo describe en el proceso estadístico a partir de ocho fases: detección y análisis
de necesidades, diseño, construcción, recolección o acopio, procesamiento/análisis, difusión y
evaluación.
1. En la detección y análisis de necesidades se busca confirmar la necesidad de realizar una

operación estadística, así como determinar su viabilidad técnica y económica. En esta fase es
clave el trabajo cercano y articulado con los grupos de interés, así como la revisión de los
referentes y práctica internacional para identificar potenciales aplicaciones.
2. Posteriormente en la fase de diseño se desarrolla la conceptualización de la operación

estadística y se elaboran los documentos metodológicos correspondientes, teniendo en cuenta
los referentes nacionales e internacionales. La fase define la manera como se llevará a cabo la
operación estadística en las demás fases desde la construcción hasta la evaluación.
3. En la fase de construcción se desarrollan y prueban los mecanismos, los instrumentos o las

herramientas, así como los procesos y actividades, siguiendo las especificaciones del diseño,
hasta el punto en que están listos para la puesta en funcionamiento. Esta fase es parte
fundamental del proceso estadístico dado que en ella se elaboran los insumos necesarios para
la ejecución de las demás fases del modelo, se construyen los instrumentos de recolección,
aplicativos tecnológicos de soporte a los procesos operativos, administrativos de aprendizaje,
monitoreo y seguimiento. En esta fase también se ejecutan pruebas de escritorio, cognitivas y
de campo y se realizan ajustes.
4. La fase de recolección y acopio implica la obtención de los datos desde diferentes fuentes que
pueden ser encuestas, censos, registros administrativos o fuentes alternativas.
'Estándar emitido por la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa — División Estadística (UNECE) y actualmente se
cuenta con su versión 5.1.
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5. En las fases de procesamiento y análisis se realiza la integración de los datos, se calculan o

estiman los indicadores de la operación estadística, se realizan análisis de contexto, coherencia
y consistencia para validar los resultados y se generan los productos de difusión.
6. En la fase de difusión la información estadística resultado del proceso de producción se dispone

para consulta y uso de todos los usuarios. En esta fase es clave considerar diferentes estrategias
para lograr la accesibilidad y usabilidad de los resultados.
7. La evaluación es la última fase del proceso estadístico está orientada como un proceso de
gestión del conocimiento en la que se recopila la información sobre el desempeño y resultado
de las fases anteriores y se establecen acciones de mejora para la siguiente iteración del
proceso.
En este escenario, y en línea con los criterios transversales mencionados anteriormente, es

importante señalar que el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, en el marco
de las excepciones previstas en los numerales 13 y 22 del Decreto 457 de 2020, continuará
ejecutando la recolección y acopio de información para la producción de estadísticas que requiere
el país para la planeación y toma de decisiones por parte del Gobierno Nacional y de los entes
territoriales.
Cumplir esta gran responsabilidad para facilitar tanto la coherencia como la focalización de las
políticas públicas, requiere igualmente cuidar atentamente la salud de nuestro personal y la de los
ciudadanos, empresarios y agencias gubernamentales del nivel central y descentralizado que nos
abren las puertas para la recopilación de información a través de encuestas y formularios tanto
físicos como electrónicos.
Por esta razón, se están aplicando medidas extraordinarias de protección para disminuir el riesgo
ante la emergencia sanitaria originada por el COVID-19, siguiendo todas las recomendaciones y
protocolos emitidos por el Ministerio de Salud y Protección Social.
En dicho contexto, y para el inventario completo de operaciones estadísticas de la entidad, el

cuadro anexo enumera aquéllas que permanecen inalteradas, así como otras que serán sujeto de
modificación en cuanto a los procedimientos de recolección que minimizan el riesgo de exposición
sanitaria tanto de nuestro personal como de nuestras fuentes.
En forma particular se exponen los detalles de los siguientes ajustes metodológicos:
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1. Sistema de información de precios agropecuarios SIPSA. En la medida que el numeral 10 del

artículo 3 del Decreto 457 de marzo 22 de 2020 exceptúa la limitación de libre circulación de
personas y vehículos asociados con la cadena de producción, abastecimiento, almacenamiento,
transporte, comercialización y distribución de insumos y bienes de primera necesidad, es
indispensable adoptar inmediatamente los estándares de protección sanitaria definidos por el
Ministerio de Salud y Protección Social para el personal de esta operación en los componentes
de precios y abastecimiento fundamentalmente.
SIPSA implementará boletines extraordinarios y fortalecerá su equipo de procesamiento y

digitación para garantizar información de calidad, confiable y sobre todo relevante en materia
del comportamiento de precios mayoristas y abastecimiento mayorista de productos
agropecuarios.
2. Indice de precios al consumidor IPC. La cobertura a lograr mediante el mecanismo tradicional

ha sido limitada a aquellas fuentes ubicadas en el radio de acción de movilidad individual (a
pie o en bicicleta) de los domicilios del personal en campo, con el fin de evitar el uso de
transporte urbano o masivo. También, se adoptarán inmediatamente los estándares de
protección sanitaria definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social para el personal
de esta operación en el caso de la recolección física. Adicionalmente, se han fortalecido
estrategias complementarias a la recolección física:
• Recolección efectuada por medio de llamada telefónica

• Indagación por medio de correo electrónico
• Consulta a páginas WEB.
• Uso de registros disponibles de ciertas fuentes del tipo "grandes supermercados".
Vale la pena precisar que la recolección de información en el IPC se realiza dividiendo las
fuentes por visitar de manera homogénea durante el mes de referencia (Por ejemplo, si se
cuenta con 90 fuentes por recolectar, la mitad de ellas serían visitadas en la primera quincena
del mes, en tanto la segunda parte sería visitada en los últimos quince días).
De esta forma, la recolección de los alimentos en marzo se realizó visitando las fuentes de
manera tradicional durante la primera parte del mes, el resto de la información debe
recolectarse mediante las estrategias ya descritas. Esta condición posibilita que el indicador
refleje las variaciones de precio promedio registradas durante la totalidad del mes.
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Las estrategias complementarias aquí enunciadas permiten la recolección de información

desde la segunda quincena del mes y se han instaurado porque posibilitan el uso de las
herramientas de comunicación disponibles y porque son avaladas internacionalmente como
mecanismos adecuados para la recopilación. (Manual del Índice de Precios al Consumidor; FMI;
2006).
3. Gran Encuesta Integrada de Hogares (GEIH) rural. Las condiciones estructurales de la muestra,
así como el contexto socioeconómico de los hogares rurales implica la continuidad de la
recolección presencial vía dispositivo móvil de captura. Se deberán establecer mecanismos de
protección sanitaria en coordinación con las recomendaciones del Ministerio de Salud y
Protección Social.
4. Gran Encuesta Integrada de Hogares (GEIH) urbana. A partir de la expedición de la circular 007
de marzo 17 de 2020, el DANE desarrollé las pruebas piloto de plataformas alternativas de
recolección urbana de información (telefónica y web).
También se desarrollaron las discusiones metodológicas sobre los desafíos en la definición del
mercado laboral de la medida de aislamiento preventivo obligatorio junto con los elementos a
tener en cuenta para minimizar el sesgo de la información, derivados del uso intempestivo de
una nueva plataforma de recolección. Como resultado de las decisiones técnicas de la entidad,
se ha definido:
• Mantener estructuralmente los procedimientos de selección de muestra que se han venido

desarrollando en la historia de la encuesta.
• Complementar el procedimiento de recuento presencial por mecanismos de
correspondencia física personalizada y contacto telefónico a través de la integración de
registros administrativos a los cuales accede permanentemente el DANE como rector del
Sistema Estadístico Nacional.
• Compactar, en esta contingencia, el cuestionario de 200 preguntas genéricas a 39.
• Establecer un comité de seguimiento continuo que sesionará cada 3 días para verificar las
condiciones de calidad de la operación y de consistencia de las respuestas recolectadas.
5. Censo de Edificaciones CEED. En la medida que el numeral 31 del artículo 3 del Decreto 457 de
marzo 22 de 2020 exceptúa la limitación de libre circulación de personas y vehículos asociados
con la intervención de obras civiles y de construcción, según las características de su estado de
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avance, es clave garantizar la continuidad de la verificación in situ del estado de avance de las
obras asociadas con edificaciones residenciales y no residenciales. Por consiguientes, en aras
de brindar la continuidad operativa del CEED es indispensable adoptar inmediatamente los
estándares de protección sanitaria definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social para
el personal de esta operación.
Todas estas medidas, sumadas al esfuerzo y reconocimiento de cada uno de nuestros funcionarios
y contratistas, quienes han expresado incansablemente su compromiso con la entidad, más aún en
estas condiciones excepcionales, contribuyen para que el DANE continúe en su misión de planear,
implementar y evaluar procesos rigurosos de producción y comunicación de información
estadística a nivel nacional, que cumplan con estándares internacionales y se valgan de la
innovación y la tecnología, que soporten la comprensión y solución de las problemáticas sociales,
económicas y ambientales del país, sirvan de base para la toma de decisiones públicas y privadas
y contribuyan a la consolidación de un Estado Social de Derecho equitativo, productivo y legal.
Finalmente, estamos convencidos que el aprendizaje institucional asociado con las respuestas a
estas circunstancias excepcionales que enfrenta el país, permitirá al DANE seguir fortaleciendo la
capacidad estadística nacional para ser referente nacional e internacional de integridad,
conocimiento apalancado en innovación y tecnología, buenas prácticas y altos estándares de
calidad, en la producción y comunicación de información, para el fortalecimiento de la cultura
estadística en Colombia.
COMÚNIQUESE Y CÚMPLASE
(lUAN NIEL OVIEDO ARA
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DANE

INFORMACIÓN PARA TODOS

CIRCULAR No. 009 de marzo 24 de 2020

FECHA: Bogotá D.C.

PARA: SUBDIRECCIÓN, SECRETARÍA GENERAL, DIRECCIONES TÉCNICAS, DIRECCIONES

DE: DIRECCIÓN GENERAL

ASUNTO: NUEVOS LINEAMIENTOS OPERATIVOS FRENTE A LA EMERGENCIA SANITARIA

En cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Presidencia de la República y el Ministerio

A partir de la situación de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional,

De conformidad con lo anterior, a continuación, se describen las condiciones para el complimiento

1) CONDICIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS MISIONALES

Con el propósito de garantizar la producción, disponibilidad y calidad de la información estadística,

1. La producción estadística de la dirección de síntesis y cuentas nacionales permanece inalterada

2. La producción de informació eoestadística permanece ininterrumpida, en la medida que la

Así mismo, la implementació d I marco geoestadístico nacional en las operaciones censales y

4. Las actividades de regulac ó , planeación, estandarización y normalización estadística

En el mismo sentido, las actividades de evaluación de calidad de operaciones estadísticas

5. El calendario de implementación del Sistema Estadístico Nacional, fortalecido en su alcance por

6. Como cabeza del Sector Administrativo de Información Estadística, el DANE continuará

2) AJUSTES PARA LA INTEGRIDAD DEL PROCESO ESTADÍSTICO

1. En la detección y análisis de necesidades se busca confirmar la necesidad de realizar una

2. Posteriormente en la fase de diseño se desarrolla la conceptualización de la operación

3. En la fase de construcción se desarrollan y prueban los mecanismos, los instrumentos o las

5. En las fases de procesamiento y análisis se realiza la integración de los datos, se calculan o

6. En la fase de difusión la información estadística resultado del proceso de producción se dispone

En este escenario, y en línea con los criterios transversales mencionados anteriormente, es

En dicho contexto, y para el inventario completo de operaciones estadísticas de la entidad, el

En forma particular se exponen los detalles de los siguientes ajustes metodológicos:

1. Sistema de información de precios agropecuarios SIPSA. En la medida que el numeral 10 del

SIPSA implementará boletines extraordinarios y fortalecerá su equipo de procesamiento y

2. Indice de precios al consumidor IPC. La cobertura a lograr mediante el mecanismo tradicional

• Recolección efectuada por medio de llamada telefónica

Las estrategias complementarias aquí enunciadas permiten la recolección de información

• Mantener estructuralmente los procedimientos de selección de muestra que se han venido

(lUAN NIEL OVIEDO ARA

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No p rogramada para la vigencia 2020

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