Apuntes de Access

Apuntes de ACCESS
Campos de Búsqueda:

Los campos de búsqueda permiten seleccionar el valor de un campo de una lista

desplegable en lugar de tener que escribirlos. El usuario sólo tiene que elegir un valor cada
vez que tenga que dar de alta a un registro.

Para crear un campo de búsqueda:

1) Abrir la tabla de datos en vista Diseño.
2) Hacer clic en el campo deseado y hacer clic en la columna Tipo de datos. Aparece
una lista desplegable.
3) Hacer clic en la opción Asistente para búsquedas. Aparece el cuadro de diálogo
Asistente para búsquedas.
4) Hacer clic en la opción Escribiré los valores que desee. Hacer clic sobre el botón
Siguiente.
5) En la columna Col1, escribir los valores deseados. Para pasar a la fila siguiente
pulsar Tab. Cuando hayas acabado de escribir los valores, haga clic sobre el botón
Siguiente.
6) Access preguntará por el nombre de la etiqueta de búsqueda; aceptar la propuesta.
Hacer clic en el botón Terminar.
7) Guardar el diseño de la hoja y pasar al modo vista Hoja de datos. Al situar el punto
de inserción en el campo donde has definido una lista de búsqueda, Access presenta
una flecha abajo. Al hacer clic sobre ella, aparecen los elementos escritos
anteriormente. Para seleccionar un elemento, hacer clic en el deseado.

Formato de los campos de tipo Numérico y Moneda:

Formato Descripción Ejemplo

Número general Visualiza los números tal como se han introducido 1234,56
Moneda Números separados por miles y con la abreviatura Pts. 1.234 Pts
Los números negativos los visualiza entre paréntesis
Fijo Números sin separadores de miles 1234,56
Estándar Números con separadores de miles 1.234,56
Porcentaje Multiplica el número por 100 y le añade el signo % 12%
Científica Números con notación científica estándar 1,23E+03

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Formatos para los campos de tipo Texto y Memo:

Símbolo Significado
@ Empezando por la izquierda por cada símbolo, Access visualiza un
carácter o un espacio en el caso de que no haya suficiente espacio
& Para cada símbolo, Access visualiza un carácter. En el caso de que no
haya suficientes caracteres, no se visualizará nada.
< Visualiza todos los caracteres en minúsculas.
> Visualiza todos los caracteres en mayúsculas.

Formatos de campo de tipo Sí/No:

En los campo de tipo Sí/No puede elegir entre las opciones Verdadero y Falso, Sí y No,
y entre Activado y Desactivado. La primera opción indica el valor Sí; la segunda el
valor No.

Propiedad Máscara de Entrada:

Los campos de tipo Texto, Numérico, Moneda y Fecha/Hora poseen la propiedad

Máscara de entrada que permite indicar la forma en que se introduce la información en
ellos. Esta propiedad se utiliza cuando todas las entradas del campo tienen el mismo
formato o uno muy parecido. Los caracteres que puede especificar en la máscara de
entrada son los siguientes:

Símbolo Significado
0 Introducir obligatoriamente un dígito (0-9). Los signos más y menos no están
permitidos
# Introducir opcionalmente un dígito (0-9) o un espacio. Los signos más y
menos sí están permitidos
9 Introducir opcionalmente un dígito (0-9) o un espacio. Los signos más y
menos no están permitidos
L Introducir obligatoriamente una letra (A-Z)
¿ Introducir opcionalmente una letra (A-Z)
A Introducir obligatoriamente una letra o un dígito
A Introducir opcionalmente una letra (A-Z) o un dígito
& Introducir obligatoriamente cualquier carácter o espacio
C Introducir opcionalmente cualquier carácter o espacio
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles y de fecha y hora según
la sección Configuración regional del Panel de Control de Windows.
< Convierte todos los caracteres en minúsculas
> Convierte todos los caracteres en mayúsculas
! La máscara se rellena de derecha a izquierda en lugar de izquierda a derecha.
Se puede especificar en cualquier lugar de la máscara.
\ Para incluir en la máscara algunos de los símbolos anteriores.

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Asistente para la Máscara de Entrada:

1) En la vista Diseño de la tabla de datos seleccionar el campo para el cual desea

construir una máscara de entrada y elegir la propiedad Máscara de entrada. Hacer
clic en el botón Generador (...), que aparece a su derecha. Aparece un cuadro de
diálogo Asistente para máscaras de entrada.
2) Seleccionar una de las máscaras en la caja Máscara de entrada. A su derecha
aparece un ejemplo de la máscara. Si deseamos se puede probar su funcionamiento,
escribiendo un ejemplo en la caja Probar.
3) Si deseamos agregar una nueva máscara, hacer clic en el botón Modificar lista,
aparece el cuadro de diálogo Personalizar el Asistente. A continuación, hacer clic
en el botón de agregar nuevo elemento (flecha a la derecha con asterisco) para que
aparezca una máscara en blanco para escribirla. Hacer clic en el botón Cerrar.
4) Hacer clic en el botón Siguiente.
5) En el nuevo cuadro de diálogo del Asistente, cambiar la máscara si se desea. A
continuación, hacer clic en el botón Siguiente.
6) Indicar cómo se almacenan los caracteres de la máscara en el campo. Hacer clic en
el botón Siguiente.
7) Finalmente, hacer clic en el botón Finalizar. La máscara elegida aparece en la
propiedad Máscara.
Ejemplo: La propiedad Máscara de entrada para la matrícula de los coches puede tener el
valor: L?\-0000\-L?

Propiedad Valor Predeterminado:

La propiedad Valor predeterminado permite especificar un valor que se introduce de forma

automática en un campo cada vez que creamos un nuevo registro. Si deseamos introducir
un valor diferente, escribiremos el nuevo valor.

El valor predeterminado se heredará en todos los objetos que se basen en dicha tabla.

Esta propiedad puede aplicarse a todos los campos excepto para aquellos de tipo
Autonumérico, Hipervínculo y Objeto OLE.

Al establecer la propiedad Valor predeterminado para un campo no afecta a los datos

existentes. Si deseamos reemplazar la entrada de un campo por el valor predeterminado, es
necesario pulsar Ctrl+Alt+Barra espaciadora.

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Propiedades Regla de Validación y Texto de Validación:

La propiedad Regla de validación permite establecer una condición que debe cumplir el
contenido de un campo para que sea válido. Se utiliza cuando se conoce con antelación los
valores del campo.

La condición usada en la Regla de validación consta de un operador y un valor de

comparación, y debe producir un valor verdadero o falso. La condición se puede construir
con el Generador de expresiones que aparece al hacer clic en el botón Generador (…)
situado a la derecha de la propiedad Regla de validación. En la Regla de validación no se
pueden incluir expresiones con referencias a otros campos.

La regla de validación se evalúa cada vez que se introduce un dato o se edita el campo. Si el
dato introducido en el campo no cumple la Regla de validación aparece en pantalla el texto
indicado en la propiedad Texto de validación.

Si establecemos una Regla de validación en una tabla que ya contiene datos, Access
pregunta si desea comprobar que los datos existentes cumplan dicha regla, en cuyo caso
responderemos Sí. En caso de que deseemos comprobar la expresión de la Regla de
validación, ejecutaremos Edición, Probar reglas de validación.

Ambas propiedades las heredan los objetos basados en dicha tabla de datos.

Propiedades de las Consultas:

En la vista Diseño hacer clic en el botón Propiedades de la barra de Herramientas. Las

propiedades más interesantes son:

- Mostrar todos los campos: Por omisión toma el valor No. El valor Sí indica que
Access va a visualizar en la consulta todos los campos especificados en la
cuadrícula de diseño, aunque tengan desactivados la caja Mostrar.
- Valores superiores: Permite acelerar la búsqueda cuando las consultas son muy
complejas. Generalmente se usa con campos ordenados. Esta opción se utiliza para
visualizar un número determinado de registros o un porcentaje de ellos que cumplan
los criterios especificados cuando se introduce un número entero seguido del signo
tanto por ciento (%). También se puede especificar el número de registros
mostrados si desde la vista Diseño de la consulta hacemos clic en la flecha abajo del
botón Valores superiores (por defecto pone Todo), de la barra de herramientas. A
continuación, seleccionaremos el número de registros deseados.
- Valores únicos: Si tiene el valor Sí, Access elimina de la consulta los registros
repetidos.
- Registros únicos: Si tiene el valor Sí, Access elimina de la consulta los registros
repetidos.

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Consultas de Parámetros:

Las consultas de selección se caracterizan por tener el criterio de selección incrustado

en el diseño de la consulta; en consecuencia, cada vez que deseemos un criterio nuevo
debemos diseñar una nueva consulta. Sin embargo, habrá ocasiones en que sea
necesario ejecutar una consulta con criterios variables.

Las consultas de parámetros permiten, por medio de un cuadro de diálogo, modificar las
condiciones de la consulta en el momento de su ejecución.

Ejemplo: Para crear una consulta que muestre los empleados contratados en un mes
determinado, en la fila criterios del campo Fecha pondremos: Mes([Fecha]) = [Número
del mes (1-12)]. Cuando ejecutemos la consulta aparecerá un cuadro de diálogo para
que introduzcamos el número del mes.

Para crear una consulta de múltiples parámetros:

En las consultas de parámetros también se pueden utilizar los operadores lógicos Y y O
para especificar más de un criterio. En estos casos Access presentará tantos cuadros de
diálogo como parámetros se hayan especificado.

Consultas de Acción:

Las consultas de acción permiten cambiar los valores de un campo o campos de todos
los registros que cumplan las condiciones especificadas en una sola operación.
Se pueden usar las consultas de acción para:
- Crear nuevas tablas.
- Copiar registros de una tabla a otra, lo que se conoce con el nombre de Consultas de
datos anexados.
- Modificar valores en muchos registros.
- Eliminar registros.

Cuando ejecutamos consultas de acción, Access en lugar de mostrar los datos, los
cambia y sus efectos no se pueden invertir con el comando Deshacer. Por este motivo,
los iconos de las consultas de acción son diferentes al resto de los iconos de las
consultas de selección.

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a) Consultas para crear tablas:

Las consultas de acción para crear tablas permiten grabar en forma de tabla el resultado
de una consulta. La nueva tabla tendrá como campos los definidos en la cuadrícula de
diseño y sus registros serán los que cumplan las condiciones especificadas en la
cuadrícula de diseño.

Los datos de la nueva tabla no heredan las propiedades de los campos ni la clave
principal de la tabla original.

Las consultas de acción son útiles:

- cuando ejecutamos una y otra vez la misma consulta sin que cambien los datos.
- Para crear una tabla histórica antes de eliminar los registros.
- Para realizar copias de seguridad.

Para crear una tabla nueva por medio de una consulta de acción realizaremos la
siguiente secuencia de pasos:

• Crear la consulta de selección con las condiciones necesarias en la cuadrícula de

diseño para que muestre los registros deseados.
• Para convertir la consulta de selección en una consulta de acción, en la vista
Diseño de la consulta hacer clic en la flecha situada a la derecha del botón Tipo
de consulta, de la barra de herramientas. A continuación, seleccionar Consulta
de creación de tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.
• En la caja Nombre de la tabla, escribir el nombre de la tabla.
• Si deseamos añadir la nueva tabla a la base de datos en la que estamos
trabajando, hacer clic en el botón Base de datos activa. En el caso de que la
deseemos incluir en otra base, hacer clic en el botón Otra base de datos y
escribir el nombre de la base de datos en la caja Nombre del archivo.
• Hacer clic en el botón Aceptar.
• Guardar la consulta para crear tablas.
• Para ejecutar la consulta hacer clic en el botón Ejecutar.

b) Consultas para añadir registros:

Este tipo de consultas se utilizan para agregar un grupo de registros de una o más tablas
al final de una o más tablas sin modificar los que ya hubiera.

También se puede utilizar para anexar registros de una tabla a otra. La consulta sólo
anexa los datos de los campos coincidentes, el resto los ignora.

Para crear una consulta de acción que permita añadir registros:

• Crear la consulta de selección con las condiciones necesarias para anexar los
registros.
• En la vista Diseño de la consulta hacer clic en la flecha situada a la derecha del
botón Tipo de consulta, de la barra de herramientas. A continuación, seleccionar

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Consulta de datos anexados para convertir la consulta de selección en una

consulta de acción. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.
• En la caja Nombre de la tabla, escribir el nombre de la tabla. A continuación,
proceder como en las consultas de acción para crear tablas.

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