AP01-AA1-EV01.

Identificación de la necesidad de sistemas de información

Programa

Análisis y Desarrollo de Sistema de Información

Ficha 2104601

Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la

Información

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Junio 02 de 2020
Presentado por:
David Alexander Villalobos Bermúdez
Bilmariz Alejandra Muñoz García
Jan Esteban Robledo Rincón
Brayan Alexander Martínez Rodríguez
Luis Fernando Quiñonez Álvarez
Contenido

Introducción........................................................................................................ 4
Objetivos ............................................................................................................ 5
Diseño instrumento entrevista ............................................................................ 8
Evidencias de las encuestas ................................................................................ 9
Identificación o necesidad o situación del problema ....................................... 12
Plantear una solución desde el punto de vista de sistemas de información. .... 13
Introducción.

En este documento se quiere como primera medida identificar una empresa que busca una

solución mediante la implementación de un sistema, en la cual por medio de herramientas

de análisis obtendremos información valiosa que nos permitirá desarrollar la mejor solución

para esta, con el fin de que dejen de llevar sus registros de manera manual ya que esto

implica pérdida de tiempo, información importante que a futuro servirá y que por cualquier

motivo se deja de plasmar y por los riegos que implica su almacenamiento y que con el

tiempo se puede ver afectada por diversos factores.

Objetivos.

Los objetivos a obtener es el poder diseñar, desarrollar e implementar un sistema

que les permita a los usuarios y administrador de manera sistematizada llevar el registro de

sus inventarios, ventas, utilidades y pérdidas. Con el fin de eliminar las falencias que se

están presentando en este momento dentro del establecimiento ya que actualmente llevan su

registro de manera manual, y por lo tanto no se registran todos los datos reales al ciento por

ciento y esto genera desorganización lo cual implica perdidas, compras por errores, y no se

ve reflejado de manera real la utilidad, las perdidas y lo que realmente se necesita para

llevar un buen inventario.

Ámbito empresarial.

Representante legal: Libardo Linares

Nit: 79886553-0

Misión: Somos una empresa cuya principal actividad comercial es la venta de artículos de

papelería, brindando a nuestros clientes además la posibilidad de hacer todo tipo de

transacciones en cuanto a servicios públicos, privados y de transporte, además contamos

también con servicio tecnológico para realizar trabajo de impresión, fotocopia y de consulta

escolar.

Visión: Queremos aumentar nuestro portafolio de papelería de forma que nuestros clientes

encuentren todo lo que necesiten en nuestro punto de venta logrando tres metas.

a. Calidad de nuestros productos, gama baja, gama media y gama alta sin dejar atrás la

calidad.

b. Cantidad, ofrecer una cantidad suficiente para que el cliente satisfaga su necesidad.

c. Precio, queremos ofrecer precios bajos competentes en comparación con demás

empresas dedicadas al mismo tipo de negocio, teniendo en cuenta la relación

calidad – cantidad.

Red Universitaria, tiene como actividad comercial la venta al por menor de

materiales escolares y otros servicios, es a la cual se le iniciara un proceso de análisis,

desarrollo e implementación de un sistema que cumpla con todas sus necesidades. Esta se

encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá, sector de Bosa la portada tercer sector, ubicada

en la calle 59c sur No 89-80.

De acuerdo a lo expuesto durante la observación en este establecimiento se pudo concluir

que su problema radica primero en la desorganización que se lleva en el manejo del

inventario ya que se puede ver que no llevan registro alguno de la salida de mercancía al

momento de hacer una venta; por consiguiente no se sabe cuanta existencia aún queda de

(x) producto, adicional a ello se compra mercancía de muy poca rotación, esto genera que

la mercancía del alta demanda se acabe pronto y no se reponga inventario pronto debido a

que se ha hecho inversión en otros artículos, por otra parte no se lleva control adecuado de

las ventas ya que en ocasiones no se saben los precios debido a que hay diversos artículos y

hay algunos que no se vende con frecuencia lo cual genera que se olviden algunos precios,

además de cuando se atienden a varios clientes a la vez y por consiguiente se inventa el

precio con la duda de que si se ganó o se perdió dinero y esto implica que no se sepa con

exactitud la utilidad de todas las ventas a diario y el negocio pierda acreditación.

Diseño instrumento entrevista.

Mediante la observación que se realizó en “Red Universitaria” se estableció

herramientas tales como una serie de preguntas las cuales pudieran arrojar resultados en

donde identificáramos los errores que se están cometiendo en la papelería. Estas fueron

realizadas en una entrevista al propietario y donde se adjunta video y copia de estas mismas

escritas a mano las cuales fueron las siguientes:

A. ¿El porqué de la necesidad de implementar un Software para su empresa?

B. ¿Qué problemas presenta en este momento su empresa, por lo cual quiere

implementar el Software?

C. ¿Qué registros lleva de manera manual dentro de la empresa?

D. ¿Cómo lleva el control de inventarios?

E. ¿Cómo lleva control de su stock?

F. ¿Cómo lleva control de las ventas?

G. ¿Cómo lleva control de utilidades?

H. ¿Cómo lleva registro de pérdidas ocasionadas por factores externos?

I. ¿Alguna vez ha utilizado un Software para su empresa?

J. ¿Qué beneficios espera de tener un Software para su empresa?

K. ¿Cuándo usted se encuentra ausente del establecimiento, hay el personal calificado

que lleve de manera organizada el registro de ventas, utilidad e inventario para no

perder los datos, y que además indique los precios correctos establecidos en su

empresa al momento de hacer la venta?

L. Comentarios adicionales.
Evidencias de las encuestas.

Imagen: 1
Fuente: Propia
 Imagen: 2
Fuente: Propia
 Imagen: 3
Fuente: Propia
Identificación o necesidad o situación del problema.

De acuerdo a los resultados analizados podemos identificar que los problemas que

surgen en la papelería están ligados al no llevar ningún tipo de registro en los inventarios,

solo mediante la observación, además al no tener control del stock, también al llevar un

formato en Excel para registrar las ventas que se alcanzan a plasmar, pero de lo cual no

llevan un control de utilidades real por cuanto es información nula y no verídica, lo cual no

permitiría hacer un balance para determinar el funcionamiento del negocio.

Plantear una solución desde el punto de vista de sistemas de información.

De acuerdo a la necesidad de organización, un correcto funcionamiento

administrativo y para una buena estructuración plantearíamos lo siguiente: Un sistema que

permita llevar el control del inventario en donde pueda informar el stock, además darle un

código definido por él usuario y código de barras a cada producto y una ubicación el cual

lo definirá el usuario a su necesidad, ya que al momento de buscar el producto sea fácil de

ubicarlo en el sistema, adicional algo más, lo cual es muy impórtate ya que para llevar un

buen funcionamiento del inventario debemos tener un punto de venta en donde

registraremos las ventas por medio del código definido o código de

barras que se le asignó a cada producto inicialmente en el inventario, con el fin de

que cuando se facture el producto inmediatamente los descuente del inventario.

El precio de compra se puede ingresar al momento de ingresar el inventario y adicional se

asigna precio de venta, para comodidad del usuario en dado caso que se ingrese el valor de

venta por debajo del valor de compra le dará una alerta en donde informe que, si desea

continuar con el valor de venta por debajo de compra, además el sistema podrá generar el

informe del día con las ventas generadas, utilidades, e inventario actual. También puede

tener la opción de otorgar permisos para administrador y colaboradores. El sistema también

tendrá la capacidad de que por cualquier motivo el cliente haga una devolución o cambio de

producto lo podamos reintegrar al inventario, modificar la utilidad, y la venta; Al momento

de hacer la venta el colaborador podrá elegir el producto por medio de una lista de códigos

con la asignación de cada uno y su valor unitario para dar información al cliente, puede
facturarlo así o si no por medio de una pistola lectora de código de barras para más

seguridad y agilidad.

También nuestro sistema tiene la capacidad de registrar clientes con sus datos básicos para

llevar una estadística de quien compra con más frecuencia es opcional del software, para

ingresar a este sistema se da por un usuario y clave ya sea para administrador y

colaborador, la venta se puede registrar en pantalla o por recibo de venta que genere el

sistema, además podemos registrar proveedores con todos sus datos, el software también

tendrá la capacidad de llevar control de gastos ya sean arriendos, pago de nómina, u otro

gasto externo. También podremos configurarle una impresora para los recibos.

Todo esto permitirá un buen funcionamiento en el establecimiento con lo cual permitirá un

mejor crecimiento y agilidad en los procesos que se realizaban de manera manual.