Paralelo clases de documentos 1

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NATALIA RAMIREZ ROMERO

SERVICIO NACIOLA DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

BOGOTÁ D.C. 28 DE AGOSTO DE 2020

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Tabla de Contenido

Introducción ................................................................................................................................ 3
Administración Documental ....................................................................................................... 4
Recepción, envío y Registro de Correspondencia ....................................................................... 6
Conclusión .................................................................................................................................. 8
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INTRODUCCIÓN

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se
encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona
o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras
funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las
entidades deberán elaborar programas de gestión de documento pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los
procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de
las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un
registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el
envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emitidas.

Existen tres tipos de registros:

 Registro de entrada
 Registro de salida
 Correspondencia interna (comunicación interna).
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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o
código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios,
copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos
recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la
empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas
que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado
en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº
Orden
Fecha de entrada
Día
Mes
Clase
Remitente
Destinatario
Asunto
Anexos
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:
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2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con
el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
 El número de registro
 La fecha
 El destinatario
 Original: se envía al correo
 Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA
Referencia
Fecha
Nº orden Clase de salida
Clase
Anexos
Destinatario
Asunto

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las
comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa,
éste puede ser:
 Único
 O existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
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RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida
 Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será
recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice
el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.

 Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en
el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la
ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

 Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta
y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
 Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del
Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.

 Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de
información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento
enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia
enviada.
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 Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
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CONCLUSIÓN
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen
entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de recepción y
distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe “Administración Documental”
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