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PROCEDIMIENTO NACIONAL PARA LA PN-SIG-13

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Revisión: 01 00
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ÍNDICE

1. Objetivo........................................................................................................................................ 2

2. Alcance......................................................................................................................................... 2

3. Términos y Definiciones................................................................................................................ 2

4. Documento de Referencia............................................................................................................. 2

5. Operación..................................................................................................................................... 3

5.1. Responsabilidades..............................................................................................................................3

5.2. Encabezado y Pie de Página Documentos Normativos......................................................................4

5.3. Contenido Documentos Normativos..................................................................................................5

5.3.1. Contenido Procedimientos.........................................................................................................5

5.3.2. Contenido de los Instructivos de Trabajo...................................................................................6
5.3.3. Estructura de los Reglamentos..................................................................................................7
6. Control de Cambios....................................................................................................................... 7

7. Anexos.......................................................................................................................................... 7

ANEXO 1................................................................................................................................................... 8

ANEXO 2................................................................................................................................................... 9

ANEXO 3................................................................................................................................................. 10

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. Jenny Flores Ing. Alberto Alcázar Lic. Delmer Navallo
Responsable de BPM,sIng. Alberto Alcázar Gerente SIG – ALG Nacional Presidente Ejecutivo – ALG Nacional
Gerente SIG – ALG Nacional
Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación:
20/083/2013 26/08/2013 01/09/2013
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1. Objetivo

El objetivo del presente procedimiento es definir los lineamientos para elaboración, revisión y aprobación,
además de establecer los formatos, contenido y estilo de los procedimientos, BPM’s, instructivos de
trabajo, reglamentos que se desarrollen en todas las unidades del Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA.

2. Alcance

Todas las unidades del Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA, así como la estructura documental de la
empresa, principalmente procedimientos, BPM’s, políticas, instructivos de trabajo y reglamentos, sin excluir
otros documentos a los que se les puedan dar alguna aplicación del presente documento (manuales,
normas, códigos, etc.).

3. Términos y Definiciones

 Documento Medio que contiene información independientemente del soporte (papel,

magnético, electrónico, fotografía, etc.) en que se establecen reglas y
directrices, o se especifican características, para ciertas actividades o
resultados.

 Documento Normativo Para los efectos son los Manuales Procedimientos, instructivos de Trabajo,
BPM’s, Reglamentos, etc. Documentos que regulen o definan como realizar
las actividades dentro del Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA.

 Procedimiento Es la acción de proceder o el método estructurado de ejecutar algunas

actividades específicas. Se trata de una serie común de pasos definidos, que
permiten realizar un trabajo de forma correcta.

 Reglamento Colección de órdenes y reglas impuestas por la autoridad competente.

 Instructivo de Trabajo Es el establecimiento de tareas a desarrollar secuencialmente para el

cumplimiento de un objetivo.

 Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados .

4. Documento de Referencia

No Aplica
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5. Operación

5.1. Responsabilidades

5.2. Responsable Op. Tarea a realizar

Detectada la necesidad
de contar con un
Documento Normativo,
cada Jefatura procede a
la elaboración del
Jefaturas del Grupo mismo, ya que ellos son
Avícola Navallo, ALG y 1 los especialistas en las
SIFRA tareas que los requieren,
la elaboración de estos
debe estar conforme al
presente procedimiento
y no debe de exceder un
plazo de 5 días.
Se encargara de revisar y
validar el Documento
Normativo que ha sido
Gerente de Área 2 elaborado, teniendo que
emitir cualquier
observación en un
máximo de 6 horas.
Se encargara de realizar
la comprobación los
Documento Normativos
que se generen dentro
de la empresa (formato,
desarrollo, etc.), así
Gerente SIG – ALG
3 como coordinar cuando
NACIONAL
sea necesario el
desarrollo de los
mismos. Debiendo
emitir su criterio con
respecto al mismo en un
plazo de 6 horas.
Se encargara de realizar
correcciones al
documento en el caso de
estas existieran.
Debiendo volver a
Jefatura 4
remitir al Responsable
de BPM en un plazo de 6
horas. Debiendo volver
al paso tres de esta
operación
Gerente SIG – ALG 5 Se encarga de la
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verificación de los
Documentos Normativos
y emitir el visto bueno a
los mismos, en un plazo
de 6 horas.
NACIONAL
En caso de ser necesario
se debe de solicitar a
Asesoría Legal la
elaboración de un
Informe Legal.
En caso de que el
Gerente SIG debe
determinar si es
necesario el informe
legal. Elaborará un
Informe Técnico Legal,
de ser necesario para
que este aclare que
estos documentos
normativos no vulneran
Jefe Legal Nacional 6
ninguna Ley,
Reglamentos,
Resolución, Decreto, etc.
que puedan regular las
actividades del Grupo
AvicolaAvícola Navallo,
ALG y SIFRA. Debiendo
emitir el informe y
remitir a Gerencia SIG en
un plazo de 6 horas.
Aprueba todos los
documentos normativos
(Reglamentos, Manuales
de Procedimientos,
Instructivos, etc.) que se
Gerente SIG – ALG generen en el Grupo
NACIONAL 7 Avícola Navallo, ALG y
SIFRA. Contando
previamente con la
Revisión de BPM y el
Informe Técnico Legal si
es que este fuera
necesario.

Los manuales, procedimientos o instructivos que genere en el

Presidente Del Directorio
departamento SIG debe ser aprobado por el presidente del directorio en
de ALG
un plazo de 10 días

Responsable de BPM 8 Aprobado el Documento

procederá a realizar su
inclusión en la Lista
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Maestra (RG-SIG-04) y
almacenar el documento
en formato Digital.
Se encarga de realizar la
difusión del nuevo
Documento Normativo a
Gerente SIG – ALG todas las unidades de la
9
NACIONAL empresa o a las que les
competa. Debiendo
también colgar el mismo
en el portal web de ALG.
Una vez emitido el documento, se debe de dar a conocer al personal con
Responsable de área su respectiva capacitación. Así también debe presentar el respaldo de la
capacitación al departamento de SIG

5.3. Encabezado y Pie de Página Documentos Normativos

 Encabezado

Código:
AAA-XXX-ZZZ
TÍTULO DOCUMENTO NORMATIVO Versión:
Página … de …

El encabezado debe ser igual a como se encuentra en este procedimiento, Logo de la unidad
correspondiente, ALG o SIFRA, Titulo estará en letra Calibri tamaño 13, y las demás se encontraran en letra
Calibri 9.

o Código:
AAA-XXX-ZZZ Correlativo de documentos normativos del Área

Siglas del Área

Sigla del tipo de documento (Anexo 2)

o Revisión:
La revisión hace referencia al número de versión que está el documento normativo, para controlar que
versión se está utilizando y saber que es la última vigente. Mientras el documento no esté Aprobado la
Revisión será 00.
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 Pie de Pagina

El pie de página debe ser como detalla en la tabla continuación, llevando letra Calibri tamaño 8. Solamente
en la hoja donde se encuentra el Índice.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Ing. Alberto Alcázar Terán
Gerente SIG – ALG Nacional
Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación:

En esta tabla se debe llenar de la siguiente manera:

En “Elaborado por:” se debe de incluir el nombre y el cargo de la o las personas que elaboraron el
documento normativo. En la siguiente fila se indicaran las fechas en que se realizaron estas tareas.

5.4. Contenido Documentos Normativos

En este apartado se definen los contenidos mínimos que deben de tener los documentos normativos, no
siendo limitativos para los mismos. Al igual que la creación de cualquier otro documento normativo que se
identifique sea necesario para la empresa.

5.4.1. Contenido Procedimientos

o Índice
Se debe indicar el contenido del procedimiento por capítulos y donde sea practico por subcapítulos,
párrafos etc.

o Objetivo
El objetivo deberá de indicar claramente lo que persigue el procedimiento

o Alcance
Se debe indicar donde aplique, las unidades y/o áreas, materiales y documentos en donde se aplicará
directamente el procedimiento.

o Términos y Definiciones
Este apartado recoge los términos relativos a la gestión y los términos específicos de las actividades de
la empresa que se considere necesario definir, para una mayor comprensión del procedimiento.
Asimismo podrán relacionarse los acrónimos o siglas especificando su significado.

o Documentos de Referencia
Son los documentos que regulan la actividad descrita en el procedimiento. Puede ser normativa del
Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA, o legislación.
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o Operación
Se deben establecer en forma breve, clara y ordenada todos los pasos a seguir para la ejecución de
alguna actividad, de acuerdo a lo establecido en la siguiente tabla:

Responsable Op. Tarea a realizar

Cuando sea necesario auxiliarse de diagramas de flujo o gráficos para el mayor entendimiento del
procedimiento o reglamento, estos se deben incluir como anexos, estos diagramas de flujo deben ser
elaborados como esta descrito en el Anexo 3.

o Control de Cambios (Solo para procedimientos)

En este apartado se relacionan de manera cronológica las modificaciones o cambios que haya sufrido el
procedimiento, asegurándose de asentar el número de revisiones efectuadas al documento; dichos
cambios o modificaciones deberán asentarse en la siguiente tabla:

Cambios realizados Fecha de Modificación Nº Modificación Cambio

o Anexos
Este apartado relaciona los anexos que se consideran necesarios para la correcta ejecución del
procedimiento. Sirvan como ejemplos de anexos, los formatos de registro, los diagramas de flujo, o los
cuadros relacionados

5.4.2. Contenido de los Instructivos de Trabajo

o Índice
Se debe indicar el contenido del procedimiento por capítulos y donde sea practico por subcapítulos,
párrafos etc.

o Objetivo
El objetivo deberá de indicar claramente lo que persigue el Instructivo de trabajo.

o Alcance
Se debe indicar donde aplique, las unidades y/o áreas, materiales y documentos en donde se aplicará
directamente el Instructivo de trabajo.

o Términos y Definiciones
Este apartado recoge los términos relativos a la gestión y los términos específicos de las actividades de
la empresa que se considere necesario definir, para una mayor comprensión del Instructivo de trabajo.
Asimismo podrán relacionarse los acrónimos o siglas especificando su significado.
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o Documentos de Referencia
Son los documentos que regulan la actividad descrita en el Instructivo de trabajo. Puede ser normativa
del Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA, o legislación.

o Operación
Se deben establecer en forma breve, clara y ordenada todos los pasos a seguir para la ejecución de
alguna actividad, de acuerdo a lo establecido en la siguiente tabla:

Responsable Op. Tarea a realizar

Cuando sea necesario auxiliarse de diagramas de flujo o gráficos para el mayor entendimiento del
procedimiento o reglamento, estos se deben incluir como anexos, estos diagramas de flujo deben ser
elaborados como esta descrito en el Anexo 3.

5.4.3. Estructura de los Reglamentos

El contenido de los Reglamentos será determinado por la persona que lo esté elaborando, pudiendo utilizar
la cantidad de capítulos que sean necesarios para su elaboración. Teniendo como mínimo el siguiente
contenido:

TituloTítulo I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1º Objeto

Artículo 2º Alcance

Artículo 3º Marco Jurídico

Artículo 4º Definiciones

Artículo 5º Aprobación del Reglamento

Artículo 6º Difusión

6. Control de Cambios

Fecha de Modificación Nº Modificación Cambio

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7. Anexos

Anexo 1 Diagrama de Flujos del Procedimiento

Anexo 2 Siglas para Tipos de Documentos

Anexo 3 Diagramas de Flujo

 ANEXO 1
DIAGRAMA DE FLUJO

Código Nombre del Procedimiento Versión

PN-SIG-08 PROCEDIMIENTO NACIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS 00
UNIDAD
ORGANIZACIONAL CARGOS Y/O PUESTOS DE
Jefaturas Gerencia de Área BPM Asesoría Legal Gerencia SIG TRABAJO
TAREAS

1
Jefaturas del Grupo Avícola
Elaboración del Elaboración de
  Navallo, ALG y SIFRA
Documento Documento

2 Revisión de
Gerente de Área
Revisión del Documento   Documento

3
Comprobar del Comprueba el Responsable de BPM
  Documento
Documento

4
Realiza correcciones si Documento Jefatura
hubiera Realiza Correcciones
adecuado

5
Verifica el
Verificación Documento Gerente SIG – ALG NACIONAL
Normativo Documento

6 Requiere
Elabora Informe Legal Jefe Legal Nacional
Elaboración Informe Legal Informe Legal

7
Aprobación de Aprueba Documento Gerente SIG – ALG NACIONAL
Documento Normativo
Normativo

8
Registro y resguardo de Responsable de BPM
Registro en Lista Maestra
Documento Normativo
y resguardo
Lista
Maestra
9
Difusión de Documento Difunde Documento Gerente SIG – ALG NACIONAL
Normativo
 ANEXO 2

SIGLAS PARA TIPOS DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO CÓDIGO
PROCEDIMIENTO NACIONAL PN
PROCEDIMIENTO POC
INSTRUCTIVO DE TRABAJO IT
REGLAMENTO NACIONAL RN
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA BPM
POLITICA POL
 ANEXO 3

DIAGRAMA DE FLUJOS

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Inicio / Fin Indicador de inicio o final de un diagrama de flujo

Tarea Representa una tarea o actividad

Proceso
Representa una actividad definida o expresada en otro Diagrama
Definido

Decisión Representa una actividad de decisión o de cambio

Documento Representa la información escrita

Tarea Documento Representa una tarea o actividad que produce un documente escrito

Base de
Representa el almacenamiento de información en una base de datos
Datos

Conecto Conector de página, permite representar en un diagrama de flujo una

r entrada o salida de un Diagrama de Flujo a otro en la misma página.

Conector a Conector a otra página, forma que permite representar en un

otra pag.
diagrama de flujo la continuidad del flujo en otra página.