E BOOK

GUÍA CLAVE
PARA EVALUAR
LA SOBRECARGA
DE TRABAJO

NOÉ
BELTRÁN
Guía clave para evaluar la
sobrecarga de trabajo
Guía para construir una matriz que
le ayude a solucionar desequilibrios
en la carga laboral y para
determinar cuántas personas
realmente requiere un proceso o
una unidad de gestión para
entregar su resultado sin
sobrecargar a las personas que lo
ejecutan.
1.      No se
enfoque en la persona o
personas que presentan el
desequilibrio
enfóquese en
analizar el proceso
que presenta el problema.
Describa para
cada tarea...
6. Describa para cada tarea frente a
cargo que la ejecuta, la competencia
técnica conductual requerida para la
ejecutarla bien Ej.: Competencia técnica
“Excel avanzado”, competencia conductual
“decisión”..
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2. Establezca el volumen promedio
mensual de productos o servicios que
entrega o produce el proceso que se va a
estudiar Ej.: 1200 órdenes de compra
promedio mes.
3. Divida el proceso en fases o etapas lógicas
Ej: etapa de iniciación, etapa de desarrollo y
etapa de terminación.
4. Describa al frente de cada etapa
detalladamente las tareas que comprende,
incluya reuniones, atención telefónica,
chat, atención a terceros, siempre que estos
sean propios del proceso, no incluya
esperas excepto cuando el ejecutor no
pueda hacer nada mientras espera.
5. Escriba frente a cada tarea el cargo
responsable de ejecutarla.
7.Establezca el volumen promedio
mensual de cada tarea.
8.Establezca el tiempo promedio de
ejecución de cada tarea, expréselo
en horas y adiciónele un
suplemento o tiempo de holgura, en
el caso de tareas de escritorio puede
ser del 7% y en tareas que requieren
esfuerzo físico pude ser el del 10%.
9. Establezca una columna por cada 10. Columna del cargo
cargo involucrado en el proceso, correspondiente.
multiplique el volumen de cada
tarea por el tiempo unitario (más el 11 . Al finalizar el paso anterior sume
suplementario) y colóquelo en la cada columna y obtendrá el tiempo
en horas requerido por cada cargo
para ejecutar ese proceso

Establezca un tiempo...

12. Establezca el tiempo disponible de

trabajo mensual en ese proceso, recuerde
que solo se tiene en cuenta el horario
normal de trabajo diario y que no se deben
incluir los festivos ni los días hábiles no
laborables como sábados o periodos de
vacaciones (en Colombia ese tiempo es de
167 horas mensuales pero puede variar
según las políticas de cada empresa)
13. Luego tome el tiempo en horas
requerido por cada cargo y divídalo por el
tiempo disponible mensual y obtendrá el
número de trabajadores que se requieren
por cada cargo involucrado en el proceso.
14. En este momento puede
verificar si el cargo o los cargos que
se quejan de sobrecarga realmente
lo están.
15. Antes de entregar su veredicto
asegúrese de que los ejecutores
poseen la competencia para ejecutar
bien cada tarea del proceso, es
común que personas con perfiles
académicos excelentes no posean las
competencias técnicas o
conductuales que requiere una tarea
clave dentro del proceso.

16. Por ultimo haga un análisis minucioso del

valor agregado de cada tarea del proceso,
encontrará que hay varias tareas que no
añaden nada al proceso por lo tanto se
pueden eliminar, verifique también que no
falten tareas de planificación, coordinación,
medición y/o mejoramiento, esas ausencias
causan desequilibrios, al finalizar el análisis,
reste las tareas que elimino y sume las que
adicionó y recalcule, con este resultado podrá
tomar las decisiones pertinentes.
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Una recomendación final; conforme un equipo
competente para hacer este trabajo, además de
los ejecutores del trabajo se requieren habilidades
en análisis ocupacional y psicología
organizacional, nunca haga este trabajo sin
contar en el equipo con un directivo facultado
para tomar decisiones sobre el proceso objeto de
estudio, así evitara que el trabajo se pierda.