SESIÓN 13

08

Modalidad Semipresencial

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SESIÓN
12

DESCRIPCIÓN

El ingreso de los datos y la gestión rápida de la información son pilares muy importantes en la
eficiente obtención de los resultados, es por ello que para lograr una mejor funcionalidad en los
procesos generados en una hoja de cálculo y tener un mejor control en el ingreso de los datos,
usaremos las herramientas de controles de formulario y herramientas de datos.

Esta sesión le permitirá reforzar sus conocimientos en cuanto al uso de las herramientas que
automaticen el control de la información en la hoja de cálculo, esto le facilitará enormemente el
trabajo cuando gestione muchos datos para obtener información.

CAPACIDAD
Automatiza datos e informes en Ms Excel.

TEMÁTICA
 Controles de formulario

 Herramientas de datos

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Tabla de contenido

1. CONTROLES DE FORMULARIO ...................................................................................................... 4

1.1. Activar la ficha Desarrollador ......................................................................................... 4

1.2. Tipos de controles de formulario .................................................................................... 4

1.3. Formulario de Excel ....................................................................................................... 5

1.4. Principales controles de formulario ................................................................................ 5

2. HERRAMIENTAS DE DATOS ........................................................................................................ 13

2.1. Texto en columnas....................................................................................................... 13

2.1.1. Dividir el contenido con delimitador: Espacio ............................................................ 13

2.1.2. Dividir contenido delimitado por caracteres: coma (,)................................................ 16

2.2. Quitar duplicados ........................................................................................................ 18

2.3. Validación de datos ..................................................................................................... 20

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................................................... 27

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1. CONTROLES DE FORMULARIO

Los controles de formulario son objetos que se colocan dentro de una hoja y que dan funcionalidad
adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.
1.1. Activar la ficha Desarrollador
Los controles de formulario generalmente no están disponibles en la cinta de opciones, es por
ello que debes activar la ficha Desarrollador, que es la que los contiene. Veamos…
1. Haga clic en el botón de Archivo que se encuentra en la esquina superior izquierda.
2. Clic en Opciones
3. Clic en Personalizar cinta de opciones
4. En el lado lateral derecho, se muestra una
ventana donde activamos la casilla
Desarrollador.
5. Finalmente, haga clic en el botón Aceptar.
6. Ya tiene activada la ficha Desarrollador y en
ella el botón Insertar con los controles a usar.

1.2. Tipos de controles de formulario

Para mostrar los controles de formulario, haga clic en la ficha Desarrollador, luego en el botón
Insertar del grupo Controles.

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1.3. Formulario de Excel
Un formulario, impreso o digital, es un documento diseñado con formato y estructura estándar
que facilita la captura, la organización y la edición de la información.
Los formularios en Excel tienen las mismas características que los formularios impresos, pero
contienen controles, que son objetos que muestran datos o facilitan el ingreso de datos a partir
de una acción o selección de una opción. En general, los controles facilitan el uso de los
formularios.

1.4. Principales controles de formulario

A continuación, detallamos los diversos tipos de controles de formulario que nos proporciona
Excel 2016.
Nombre del Control Descripción
Identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o muestra texto
Etiqueta
descriptivo (como títulos, leyendas, imágenes) o breves instrucciones
Agrupa controles relacionados en una unidad visual en un rectángulo con una
Cuadro de grupo etiqueta opcional. Generalmente, se agrupan botones de opción, casillas de
verificación o contenido estrechamente relacionado.
Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un usuario hace clic en él. Los
Botón
botones también se conocen como botones de comando.
Activa o desactiva un valor que representa una selección inequívoca entre
opuestos. Puede seleccionar más de una casilla de verificación en una hoja de
Casilla cálculo o en un cuadro de grupo. Una casilla de verificación puede tener uno de
tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una combinación de
los estados activada y desactivada (como en una selección múltiple).
Permite una única elección dentro de un conjunto limitado de opciones que se
excluyen mutuamente; un botón de opción generalmente está contenido en un
Botón de opción
cuadro de grupo o un marco. Los botones de opción también se conocen como
botones de radio.
Aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hora o una
fecha. Para incrementar el valor, es necesario hacer clic en la flecha arriba; para
Control de número disminuirlo, se debe hacer clic en la flecha abajo. Generalmente, el usuario
también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o
una celda asociados.
Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas
de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento. Además, se puede
Barra de mover por una página (en un intervalo preestablecido) de valores haciendo clic
desplazamiento en el área entre el cuadro de desplazamiento y cualquiera de las flechas de
desplazamiento. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de
texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados.
Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede
elegir el usuario. Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de
Cuadro de lista
opciones que varían en número o contenido. Existen tres tipos de cuadros de
lista:

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  Un cuadro de lista de selección única permite solamente una elección.
En este caso, un cuadro de lista se asemeja a un grupo de botones de
opción, a excepción de que un cuadro de lista puede controlar un gran
número de elementos de manera más eficiente.
 Un cuadro de lista de selección múltiple permite una elección o
elecciones contiguas (adyacentes).
 Un cuadro de lista de selección extendida permite una elección,
elecciones y no contiguas, o inconexas.
Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista
desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista,
pero requiere que el usuario haz clic en la flecha abajo para mostrar una lista de
Cuadro combinado elementos. Use un cuadro combinado para permitir que un usuario escriba una
entrada o elija solamente un elemento de la lista. El control muestra el valor
actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en que dicho valor se haya
proporcionado.

Ejercicio 1:
Elabore una consulta usando el control de formulario Cuadro Combinado tal que, al seleccionar un
producto, se muestre su Estilo y la Marca.

Solución
Para desarrollar esta aplicación debemos tener en la hoja DATOS los siguientes registros.

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PASO 01: Insertar un control de formulario
En la hoja CONSULTA, inserta el control Cuadro combinado. Para ello, haga lo siguiente:
1. Clic en la ficha Desarrollador
2. Clic en la opción Insertar del grupo
Controles
3. Seleccione el control usar (Ejemplo:
Cuadro combinado) e inserte el
control con arrastre desde una
ubicación de la hoja de cálculo.
Ejemplo: E14.

PASO 02: Asignar propiedades al control de formulario

1. Seleccione el control de formulario al que asignará propiedades (Ctrl + Clic)
2. En la ficha Desarrollador, haga clic en el botón Propiedades para configurar las propiedades del
cuadro combinado.

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3. En la siguiente ventana, configure las propiedades solicitadas:

 En el cuadro Rango de entrada, ingresa el rango de los productos a mostrar:

B8:B31 de la hoja DATOS.
 En el cuadro Vincular con la celda, selecciona la celda en blanco donde se mostrará
un valor que indicará la posición (índice) del elemento seleccionado en el cuadro
combinado: vincula a la celda A11 de la hoja CONSULTA.
 En el cuadro Líneas de unión verticales, opcionalmente escribe un número de
elementos a desplegarse en el control.
 Realizado estos cambios verás el control de la siguiente manera:

4. Haga clic en la en el botón Aceptar.

5. Comprobaremos que el control ya contiene la lista de productos y estos están vinculados a la
A11 de la hoja CONSULTAS.
 Haga clic fuera del control para deseleccionarlo y elige un producto de dicha lista:

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  Observa que al seleccionar un producto (Ej.: ABRIGO MUJER2741SK13), el contenido
de la celda A11 muestra el valor 1, que es la posición del elemento en la lista de
productos.

PASO 03: Insertando funciones de Excel al control de formulario

Al seleccionar un producto en el cuadro combinado, se muestra el Estilo y la Marca
correspondiente. Como el cuadro combinado de productos está vinculado a la celda A11, donde se
muestra la posición (Índice) del elemento seleccionado, usaremos la función INDICE.
1. Escribe la función INDICE en la celda donde se muestra la información solicitada por la
consulta:

a. En la celda E17, escribe la función: =INDICE(DATOS!C8:C31;A11)

Donde:
 DATOS!C8:C31: Es el rango de productos, desde donde extraerán los datos. Se puede
utilizar un nombre de rango.
 A11: Es la celda que indica la posición del producto seleccionado en la lista.

b. Similar proceso es para reportar la MARCA.

En la celda E18, escribe la función: =INDICE(DATOS!D8:D31;A11)
Donde:
 DATOS!D8:D31: Es el rango de productos, desde donde extraerán los datos. Se
puede utilizar un nombre de rango.
 A11: Es la celda que indica la posición del producto seleccionado en la lista.
2. Ya tendremos el resultado esperado.

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Ejercicio 2
Una persona desea tener un formulario en Excel, que le permita calcular la Cuota de Pago Mensual
que pagaría, al solicitar un préstamo en una de las entidades financieras prestablecidas: Banco
Falabella, Ripley o Caja Trujillo, en el plazo indicado.
Solución:
PASO 1: Insertar los controles de formulario
1. Usando los controles de formulario y sus formatos de celdas, diseñe en la hoja PRÉSTAMOS el
siguiente formulario:

2. En la hoja DATOS1 ingrese el siguiente cuadro:

PASO 2: Asignando propiedades a los controles de formulario insertados en la hoja PRÉSTAMOS.

3. Combine las teclas Control + Clic en el control de número del préstamo. Luego, haga clic en la
opción Propiedades del grupo Controles de la ficha Desarrollador e ingresa los siguientes
valores en las propiedades correspondientes.

 Valor mínimo : 1000 (el préstamo mínimo será de 1000 soles)

 Valor máximo : 5000 (el préstamo máximo será de 5000 soles)
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  Incremento : 100 (el incremento será de 100 en 100 soles)
 Vincular con la celda : D4 (esta celda mostrará los valores del préstamo)

4. Combine las teclas Control + Clic en cualquier control botón de opción de la entidad financiera.
Luego, haga clic en la opción Propiedades del grupo Controles de la ficha Desarrollador y
vincula este control con la celda H1.

Nota: Los tres botones de opción quedarán vinculados a dicha celda. La celda H1, mostrará el
valor de 1 si el primer botón de opción está activado, 2; si el segundo botón está activado, y 3;
si el tercer botón está activado.
5. Combine las teclas Control + Clic en el control de número del período de pago. Luego, haga clic
en la opción Propiedades del grupo Controles de la ficha Desarrollador e ingresa los siguientes
valores en las propiedades correspondientes.

 Valor mínimo : 12 (el plazo mínimo será de 12 meses)

 Valor máximo : 36 (el plazo máximo será de 36 meses)
 Incremento : 1 (el incremento será de mes en mes)
 Vincular con la celda : E12 (esta celda mostrará los valores de plazo o periodo)
PASO 3: Insertar las funciones
Determinando la tasa de interés mensual
6. Ingresar en la celda E10 lo siguiente:

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 =INDICE(DATOS!A2:B4;H1;2)

Calculando la cuota de amortización mensual

7. Ingresar en la celda E14, la función financiera PAGO. Así:
=PAGO(E10;E12;D4)

La función da como resultado un valor negativo. Para mostrar el resultado como valor
positivo, utilizaremos la función ABS (absoluto):
=ABS(PAGO(E10;E12;D4))

8. El resultado final será el siguiente:

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2. HERRAMIENTAS DE DATOS

Las herramientas de datos son opciones útiles para analizar, consolidar, validar y quitar elementos
contenidos en las tablas, considerado como información.

2.1. Texto en columnas

Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas.

El éxito de este proceso dependerá del tipo de delimitador del contenido de las celdas, el
cual podrá ser: un espacio o un carácter (como una coma, un punto o un punto y coma) o
puede dividirlo en función de la ubicación específica de un salto de columna en los datos.

2.1.1. Dividir el contenido con delimitador: Espacio

Utilice este método si los nombres están delimitados por espacio.

Ejercicio: Dividir en columnas el texto del rango de celdas de A1:A7, que

tienen como delimitador un espacio.

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Solución:
1. Seleccione el rango de datos que desea dividir. Ej.: A1:A7
2. Hacer clic en la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, seleccione
con clic en Texto en columnas.

3. En la ventana que se muestra, seleccione la opción Delimitados.

4. Hacer clic en el botón Siguiente.

5. Seleccione el tipo de delimitador (separador), según el texto que tiene. Ej.: en

nuestro caso: Espacio y desactiva las demás casillas. (Ver Vista previa)
6. Hacer clic en el botón Siguiente.

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7. Seleccione en Formato de los datos en columnas, la opción: Texto.
8. En Destino, elija donde desea se muestren los resultados. Ej.: A1
9. Hacer clic en el botón Finalizar.

10. El resultado será el siguiente:

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2.1.2. Dividir contenido delimitado por caracteres: coma (,)
Utilice este método si los nombres están delimitados por una coma.

Ejercicio:
Dividir en columnas el texto del rango de celdas de A1:A7, que tienen como
delimitador un espacio.

Solución:
1. Seleccione el rango de datos que desea convertir. Ej.: A1:A7
2. Seleccione la ficha de datos y en el grupo Herramientas de dato, hacer clic
en el botón Texto en columnas.

3. Seleccione la opción: Delimitados y luego hacer clic en el botón Siguiente.

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4. Seleccione en tipo de Separadores, la opción Coma y desactive las demás
casillas (Ver Vista previa).
5. Hacer clic en el botón Siguiente

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 6. Seleccione: Texto, en las opciones de Formato de los datos en columnas y
el Destino: A1 (para mostrar los datos desde esta celda).

7. El resultado es el siguiente:

2.2. Quitar duplicados

Este proceso permitirá eliminar registros duplicados en una tabla.
Ejercicio:
Se tiene el siguiente cuadro de información en la cual existen registros duplicados. Se pide
eliminar dichos registros.

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Solución:
1. Hacer clic dentro del cuadro de datos
2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en la
opción Quitar duplicados.

3. Seleccione las columnas de las cuales desees eliminar los datos duplicados. Ej.:
Código, Paciente, Edad, Peso, Talla, IMC, ya que se desea quitar a todas las
columnas.

4. Hacer clic en Aceptar.

5. Se mostrará la cantidad de valores duplicados eliminados y la cantidad de valores
únicos que permanecerán. Haz clic en Aceptar.

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 6. Los resultados serán los siguientes, ya no hay registros duplicados.

2.3. Validación de datos

Con esta herramienta podrá asegurar la entrada correcta de datos a un rango de celdas o
limitar las opciones empleando una lista a partir de criterios establecidos previamente.
También permite configurar mensajes de ayuda inmediata a los usuarios para dar
instrucciones antes y después del ingreso de los mismos.

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Ejercicio 01:

Cree una regla de validación en el rango H13:H44 de Documento de Identidad, tal que los
datos ingresados sean solo valores numéricos enteros con una longitud de 8 caracteres. Si
hubiese un error en el ingreso del dato, debe mostrar el mensaje “Dato No Válido”.

Validando Ingreso de Números Enteros

1. Seleccione el rango a validar, en este caso H13:H44

2. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en el botón

Validación de datos.

3. Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, donde deberá configurar la

validación de los datos a ingresar en cada una de las fichas:
o Hacer clic en la ficha Configuración:
Para establecer los criterios de validación, es decir que va y que no puede ser
ingresado en la celda, en Permitir actualmente está por defecto cualquier valor
porque inicialmente todo ingresa. Ej.: Número entero, que puede aceptar
valores entre 0 y 9.
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o Hacer clic en la ficha Mensaje de entrada:

Para establecer un mensaje flotante que aparece al ingresar el dato en la celda.

Ej.: Escriba en Título: “INGRESO DE DATOS” y en Mensaje de entrada: “Ingrese
el Documento de Identidad”.

 Hacer clic en la ficha Mensaje de error:

Para establecer un mensaje cuando no se cumple con los criterios de la opción

Permitir (Ficha Configuración), podrá configurar mensajes a los usuarios ante
un error en el ingreso del dato. Ej.: Escriba: Título: UNIVERSIDAD CÉSAR

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 VALLEJO” y en el mensaje de error: “Dato No Válido”. Contiene los siguientes
estilos:

 Detener: No te permitirá ingresar datos fuera del criterio

configurado. Ej.: en Título: “UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO” y en mensaje
de error “Dato No Válido”.

 Advertencia: Te permitirá ingresar valores fuera de criterios pero

arrojará un mensaje de advertencia.

Información: También permitirá ingresar valores fuera de criterios

y sólo te arrojara un mensaje de información.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

Validando la longitud del dato: 8 caracteres:

5. Vuelva a seleccionar el rango a validar, en este caso H13:H44

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6. Seleccione la ficha Datos y en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en el botón
Validación de datos.

7. Seleccione la ficha Configuración para validar lo solicitado: Longitud de 8 caracteres:

 Para establecer los criterios de validación, es decir que va y que no puede ser
ingresado en la celda, en Permitir actualmente está por defecto cualquier valor
porque inicialmente todo ingresa. Ej.: Longitud de 8 caracteres.
 Hacer clic en el botón Aceptar.

Ejercicio 02:

Configure la validación de las fechas de alta de los pacientes, tal que solo se permita el
ingreso de fechas de alta dos días después de la fecha actual.
Solución:

1. Seleccione el rango a validar, en este caso G51:G58

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en Validación de
datos.
3. En la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione lo
siguiente:
 En lista desplegable Permitir, seleccione Fecha
 En la lista desplegable Datos, seleccione mayor o igual que
 En el cuadro Fecha inicial, ingrese =HOY()+2

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 4. En ficha Mensaje de Error, configure el mensaje de error con el título “ERROR DE
INGRESO” y mensaje “La Fecha de Alta debe ser dos días después de la fecha
actual”

Crear una lista desplegable a partir de un rango de datos:

Puede limitar el ingreso de datos con listas desplegables, obteniendo un ingreso seguro de
los mismos.
Ejercicio 03: (Use el archivo Sesión 07.xlsx - hoja Validación datos)

Configure el campo Sentencia, con las opciones “Favorable” o “Desfavorable” para el llenado
de los datos.
Solución:
1. Seleccione el rango a validar, en este caso L13:L44
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en Validación de datos.
3. Configure la validación:

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  En la ficha Configuración:
 En lista desplegable Permitir, seleccione Lista
 En Origen: Favorable; Desfavorable

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

5. El resultado es:

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Referencias bibliográficas
AulaClic. (Agosto de 2016). AulaClic Cursos Informáticos Gratuitos. Obtenido de
https://www.aulaclic.es/excel-2016/t_16_1.htm#ap_16_01
Microsoft. (2018). Buscar y eliminar duplicados. Obtenido de https://support.office.com/es-
es/article/buscar-y-eliminar-duplicados-00e35bea-b46a-4d5d-b28e-66a552dc138d
Microsoft. (2018). Dividir texto en diferentes columnas con el Asistente para convertir texto
en columnas. Obtenido de https://support.office.com/es-es/article/dividir-texto-en-
diferentes-columnas-con-el-asistente-para-convertir-texto-en-columnas-30b14928-
5550-41f5-97ca-7a3e9c363ed7
Microsoft. (2018). Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo. Obtenido de
https://support.office.com/es-es/article/esquematizar-agrupar-datos-en-una-hoja-
de-c%C3%A1lculo-08ce98c4-0063-4d42-8ac7-8278c49e9aff

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