GUÍA Nº 003

INSTRUCTOR

RÚBEN DARIO YAIMA

PRESENTADO POR

JOHANNA PAHOLA CAICEDO ARCE

GLADYS PATRICIA REYES CUPAJITA

GRUPO
63669

COMPETENCIA MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN

SENA
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNOLÓGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTÁ D.C MARZO 2013
 SOLUCIÓN GUÍA Nº 003

1. Para conservar la microfilmación se deben tener en cuenta los sistemas de

almacenaje y protección investigue y grafique:

a. Clasificación de documentos
b. Almacenaje y protección
c. Procesado (revelado) de permanencia archivística
d. Procesado de consistencia (fijador)
e. Requerimientos para el almacenaje de los microfilmes

A. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

Ordenar o disponer por clases. La clasificación, en lo que toca al archivo no

solo busca un orden sino que contribuye a su conservación, por ello debe ser
simple lógica y completa. La clasificación no es un sistema rígido de
agrupación de documentos, es un medio flexible de ordenación, permite a cada
persona, empresa adoptar un sistema propio de agrupación según su
necesidad, tales como:

Cronológica = tiempo
Alfabético = alfabeto
Numérica = números

B. ALMACENAJE Y PROTECCIÓN

MEDIO DE ALMACENAMIENTO

MICROFILME EN ROLLO
Aspectos generales Los microfilmes en rollo deben ser almacenados en
archivadores resistentes a la corrosión (véase la norma técnica ISO 10214).
Los carretes deben ser mantenidos en cajas de cartón neutro o en las de tipo
plástico en que vienen originalmente. Los microfilmes sin carrete no deberían
almacenarse en tales cajas. No se deben usar bandas de caucho ni cintas
adhesivas para asegurar las cajas o las puntas de los rollos.
Contenedores herméticos El empleo de contenedores o cajas herméticamente
selladas es preferible al de los no herméticos y son esenciales si la temperatura
y la humedad relativa que presenta el local donde se almacenan no se
mantienen dentro de los límites especificados en el numeral 7.2, en el caso de
almacenamiento comercial, y en el numeral 8.2 y 8.3 para el almacenamiento
de archivo permanente. Los contenedores deben ser de tal calidad que se
impida que el vapor de agua alcance la película. El contenedor y su sello
hermético deben ser capaces de resistir una presión hasta de70 k sin que se
rompa el sello o se presente algún otro daño.
Contenedores no herméticos Si la temperatura y la humedad relativa en el local
donde se guardan los microfilmes se mantienen dentro de los límites
especificados en el numeral 7.2, en el caso de almacenamiento comercial y en
los recomendados en la sección 8.2 y 8.3 para el almacenamiento de archivo
permanente, se pueden usar contenedores no herméticos.
Carretes y núcleos
El microfilm en forma de rollo debe ser montado en carretes o núcleos
preferiblemente plásticos. Para almacenar los rollos en núcleos se deben
acostar, a menos que el núcleo esté montado en un eje horizontal que
prevenga que la parte inferior del rollo soporte la carga del núcleo y su
contenido (Véase también la norma ISO 10214).

OTRAS MICROFORMAS

Si los microfilmes son almacenados en sobres o envolturas, estos deben ser

fabricados con pulpa de madera completamente blanca o con fibra de algodón
y además deben ser químicamente neutros. Los broches deben ser resistentes
a la corrosión

ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES DE TIPO COMERCIAL

ASPECTOS GENERALES

Los microfilmes que tienen como base películas de seguridad son de difícil
ignición y su velocidad de combustión es baja. Cuando son almacenados en un
ambiente de humedad relativa del 40 % pueden permanecer en temperaturas
hasta de 120 °C por períodos de 24 h sin pérdida apreciable de legibilidad e
impresión. Ante temperaturas de 150 °C se pueden presentar algunas
distorsiones después de 6 h, aunque será posible imprimir los fotogramas
individuales. Después de 6 h bajo una temperatura de 180 °C, los microfilmes
se deformarán y por lo general su reproducción será imposible.
NOTA Las películas con base en nitrato de celulosa son altamente inflamables.
Cualquier registro fotográfico que se encuentre en este tipo de película debería
ser retirado del local de almacenamiento y copiado en película de seguridad.
Los expertos recomiendan hacer copias en película de otra base y eliminar las
de nitrato de celulosa inmediatamente.

TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA

La temperatura en el local de almacenamiento no debe exceder los 25 °C y la

humedad relativa no pasar del 50 %. Se deben evitar cambios fuertes y
frecuentes en estas condiciones ambientales.

PROTECCIÓN CONTRA EL FUEGO

Los microfilmes se deben almacenar en lo posible, en cuartos resistentes al

fuego. Los gabinetes, los seguros y los contenedores deben ser resistentes al
fuego.

PROTECCIÓN CONTRA EL AGUA

Los registros microfilmados deben ser protegidos de la acción del agua,

cualquiera sea su origen. Para salvaguardarlos del riesgo de daño por goteras,
rociadores contra fuego o inundaciones, los microfilmes deben ser
almacenados por encima del primer piso del edificio en estantería ubicada por
lo menos a 15 cm por encima del suelo. Si las películas se humedecen, no se
deben dejar secar, ni siquiera parcialmente. Se deben sumergir en un
recipiente lleno de agua, y se deben lavar y secar apropiadamente. Los
expertos recomiendan que lo anterior debe hacerse utilizando un equipo de
procesado al cual solo se le haya colocado agua.

PROTECCIÓN CONTRA LA CONTAMINACIÓN

Las imágenes producidas en placas de microfilme de sales de plata no deben

ser almacenadas con las superficies emulsionadas en contacto. Los registros
en sales de plata tipo "master" no se deben almacenar junto a otros registros
fotográficos que no cumplan con las recomendaciones de esta norma o que
sean de los tipos de película específicamente de la misma manera no se deben
almacenar junto a películas vírgenes o sin usar ni a películas copia destinadas
a consulta.

ALMACENAMIENTO DE REGISTROS PERMANENTES

PURIFICACIÓN DEL AIRE

El aire del depósito donde se almacenen microfilmes debe ser filtrado para
retirarle partículas de polvo y gases nocivos e igualmente se debe hacer
circular por medios mecánicos.

TEMPERATURA

La temperatura en el área de almacenamiento de microfilmes debe mantenerse

dentro del rango de 15 °C a 21 °C, preferiblemente por debajo de los 20 °C.

HUMEDAD RELATIVA

En caso de no usar contenedores herméticamente sellados, la humedad

relativa en el área de almacenamiento de microfilmes se debe mantener dentro
del rango de 20 % a 40 %. Para una guía detallada véase el Anexo

SALIDA DE PELÍCULAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO

Cuando una película de microfilm deba ser retirada del área de

almacenamiento, no debe ser sacada de su contenedor sellado hasta tanto la
temperatura haya sido igualada a la temperatura aproximada del cuarto donde
va a ser manipulada. Para una guía detallada véase el Anexo 1.8.6

TARJETAS DE APERTURA

Para almacenar tarjetas de apertura, como registros de archivo permanente,

estas deben ser revisadas con el fin de asegurar que el material con que fueron
fabricadas las tarjetas así como los adhesivos tengan la calidad de requerida.

REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMES

FRECUENCIA DE INSPECCIÓN

Una muestra representativa de los microfilmes consistente en un 20 % de cada

micro forma (Rollo de 16 mm, rollo de 35 mm, microfichas, tarjetas de apertura,
etc.) debe ser inspeccionada cada dos años. Una décima parte de la muestra
debe ser de material incluido en inspecciones previas. En caso de observarse
deterioro en el microfilme se debe incrementar la frecuencia de inspección y las
causas de deterioro del microfilme deben ser rastreadas y remediadas. En caso
de presentarse deterioros graves se deben hacer copias con películas de sales
de plata, procesarlas en concordancia con esta norma. Adicionalmente se debe
llevar un registro detallado de las películas que han sido inspeccionadas.

PROTECCIÓN DE ORIGINALES

Las películas originales de microfilme que hacen parte de un archivo de

seguridad no deben ser usadas para consulta rutinaria o para hacer fotocopias.
De ser necesario, se debe hacer una copia para el uso diario, antes de que el
original sea almacenado. Para microfilmes que se puedan requerir como
evidencia, véase la norma BS 6498.

PRECAUCIONES

En cualquier inspección que conlleve la manipulación de los microfilmes se

debe tener cuidado de usar guantes de algodón libres de pelusa y tomar
precauciones para no dañar el microfilme con huellas digitales, polvo y rayas.
Así mismo, es necesario cerciorarse de que los aparatos utilizados funcionen
correctamente. En el caso de revisión de rollos “master”, es indispensable el
uso de espectrómetro ya que los equipos lectores pueden rayar las películas.

AJUSTE DE LAS MICROFORMAS DENTRO DE LOS CONTENEDORES

Antes de que los contenedores sean sellados, los microfilmes deben ser
acondicionados a la atmósfera en que ellos deben permanecer. Esta atmósfera
permanecerá dentro de los límites de humedad relativa y temperatura
especificados en los numerales 7.2 o 8.2 y 8.3 según sea el caso. Cuando sea
necesario retirar un microfilme para ser usado en humedad relativa y
temperatura diferentes, es preciso tener en cuenta un periodo de
reacondicionamiento. Esto se aplica en especial cuando la película se somete a
altas temperaturas provenientes de lámparas de copiado o aparatos de
protección.

C. PROCESADO (REVELADO) DE PERMANENCIA ARCHIVÍSTICA

Los equipos diseñados para revelar la película son automáticos, ya que no

usan sistemas manuales o semi-automáticos.
Está compuesto por una entrada para insertar película expuesta y de una
salida de película ya procesada.
El proceso de revelado convencional comprende los siguientes pasos:
revelado, fijado, lavado y secado de la película. Se encuentran equipos de
revelado tanto horizontales como verticales.

LECTORES: Son unidades de proyección óptica fija, las cuales proyectan la

imagen del microfilm de manera ampliada de forma tal que el operador o
usuario pueda leer la información contenida de manera clara. Encontramos
gran variedad de marcas y modelos en este tipo de unidades, existen algunas
que permiten sacar fotocopia de un documento específico a tamaño real o
reducción.

LECTOR IMPRESOR: Son unidades lectoras de rollos de 16 mm, 35 mm y

microfichas, dotado de un dispositivo de impresión que permite mediante un
proceso de fotocopiado interno imprimir la imagen que se encuentre visualizado
en la pantalla, brinda una imagen de excelente calidad.

LECTORES INTELIGENTES: Por medio de estas de hace posible localizar de

forma exacta los documentos requeridos por l operador o usuarios, este equipo
se basa en códigos ópticos o blip brindando una recuperación inmediata.

LECTORES DIGITALES: Son unidades de avanzada tecnología que efectúa

un barrido de la imagen en pantalla, la cual puede ser transmitida a una
impresora láser, incluir una red de cómputo, o transmitir vía fax.

LECTORES DE CONSULTA: Permiten proyectar la imagen de la película a

una pantalla, es el tipo más sencillo de lector y se utiliza para la lectura de
material microfilmado únicamente.

D. PROCESADO DE CONSISTENCIA (FIJADOR)

Tiempo de fijado es el tiempo que un punto en particular de la película
permanece en contacto con la solución de fijado.

PROCESADO
Para un buen fijado (véase el numeral 3.4) y de lavado de película (véase el
numeral 3.5) deben ser aplicadas a todos los microfilmes incluidos en el
alcance de esta norma, ya sean microfilmes de tipo comercial o con carácter
archivístico.

NOTA El éxito en la preservación de microfilmes depende de la ausencia de

impurezas. Si el fijado es inadecuado, los compuestos de plata permanecerán
en la película causando oscurecimiento de las áreas claras, cuando ésta esté
expuesta a la luz, calor o a humedad. Si el lavado es inadecuado, las
cantidades excesivas de tiosulfato quedarán en la película; estos residuos
atacan las imágenes formadas con la plata, causando decoloración y
desvanecimiento.

REVELADO

Es transformar la imagen latente que existe en la película expuesta, en una

imagen real, esta acción convierte los cristales de plata en plata metálica.

BAÑO DE PARO, INTERRUPTOR O DETENEDOR

Interrumpe la acción del revelador, evita la formación de manchas sobre la
película y prolonga la vida útil del fijador al evitar su contaminación con
revelador.

FIJADO

El fijado debe ser completo. La película no expuesta debe quedar transparente

con el 50 % del tiempo de fijado. Se deben seguir las recomendaciones
técnicas del fabricante del equipo. El contenido de yoduro debe estar entre 0,1
g y 0,5 g por litro, con el objeto de minimizar la formación de manchas en forma
de micro puntos a medida que transcurre el tiempo1. Para evitar el agotamiento
del fijador y la formación de contenidos de plata, se deben seguir las
recomendaciones del fabricante en cuanto al momento de reemplazo y relleno.

LAVADO

El agua que se use para el lavado de los microfilmes debe estar libre de
partículas insolubles y de cualquier otra sustancia en suspensión, por lo que se
recomienda el uso de filtros en las tuberías que alimentan el procesador. Su
temperatura debe estar preferiblemente dentro del rango de 36 °C a 40 °C sin
exceder nunca esta última. Temperaturas bajas pueden requerir tiempos más
largos de lavado. La temperatura del agua de lavado debe ser lo
suficientemente alta y con el tiempo adecuado para producir microfilmes dentro
de los limites especificados en el numeral 4.2.Si se van a utilizar aceleradores
de lavado, se deben descartar aquellos que puedan destruir el tiosulfato tales
como agentes oxidantes.
NOTA En términos generales, el tiempo de lavado al que se debe someter una
película depende de la velocidad de transporte del equipo de procesado. Esta
variable afecta todo el procesado, con lo cual un tiempo más corto de lavado
traerá como resultado tiempos más cortos de revelado y fijado. Un tiempo corto
de lavado puede producir niveles altos de tiosulfato residual

E. REQUERIMIENTOS PARA EL ALMACENAJE DE LOS MICROFILMES

FRECUENCIA DE INSPECCIÓN

Una muestra representativa de los microfilmes consistente en un 20 % de cada

micro forma (Rollo de 16 mm, rollo de 35 mm, microfichas, tarjetas de
apertura, etc.) debe ser inspeccionada cada dos años. Una décima parte de la
muestra debe ser de material incluido en inspecciones previas.
En caso de observarse deterioro en el microfilme se debe incrementar la
frecuencia de inspección y las causas de deterioro del microfilme deben ser
rastreadas y remediadas.
En caso de presentarse deterioros graves se deben hacer copias con películas
de sales de plata, procesarlas en concordancia con esta norma.
Adicionalmente se debe llevar un registro detallado de las películas que han
sido inspeccionadas.

PROTECCIÓN DE ORIGINALES

Las películas originales de microfilme que hacen parte de un archivo de

seguridad no deben ser usadas para consulta rutinaria o para hacer fotocopias.
De ser necesario, se debe hacer una copia para el uso diario, antes de que el
original sea almacenado. Para microfilmes que se puedan requerir como
evidencia,

PRECAUCIONES

En cualquier inspección que conlleve la manipulación de los microfilmes se

debe tener cuidado de usar guantes de algodón libres de pelusa y tomar
precauciones para no dañar el microfilme con huellas digitales, polvo y rayas.
Así mismo, es necesario cerciorarse de que los aparatos utilizados funcionen
correctamente. En el caso de revisión de rollos “master”, es indispensable el
uso de espectrómetro ya que los equipos lectores pueden rayar las películas. 7

MICROFORMAS DENTRO DE LOS CONTENEDORES

Antes de que los contenedores sean sellados, los microfilmes deben ser
acondicionados a la atmósfera en que ellos deben permanecer. Esta atmósfera
permanecerá dentro de los límites de humedad relativa y temperatura
especificados en los numerales 7.2 o 8.2 y 8.3 según sea el caso. Cuando sea
necesario retirar un microfilme para ser usado en humedad relativa y
temperatura diferentes, es preciso tener en cuenta un periodo de
reacondicionamiento.
Esto se aplica en especial cuando la película se somete a altas temperaturas
provenientes de lámparas de copiado o aparatos de protección.

TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL REACONDICIONAMIENTO DE LA

PELÍCULA

PELÍCULAS Micro forma Tiempos80 % de reacondicionamiento 100 % de

reacondicionamiento Planas 30 min 90 min Rollo de 16 mm 5 días 3 semanas
Rollo de 35 mm 1 semana 4 semanas Con un reacondicionamiento del 80 % es
suficiente para: a) Películas que provienen de cuartos muy secos (20 % de
humedad relativa) y han sido humedecidas en un cuarto donde la humedad
relativa está entre 30 % y 40 %. b) Películas que provienen de cuartos muy
húmedos (40 % de humedad relativa) y han sido secadas en cuartos donde la
humedad relativa oscila entre 20 % y 30 %. 9-

2. Para controlar la calidad de la microfilmación debemos conocer e

interpretar lo siguiente, investigue y conteste:

Aspectos legales de la microfilmación en Colombia

a. Decretos 2527 de 1950, 3354 de 1954, 2620 de 1993, Resolución 316 de
1956 Superintendencia de sociedades
b. Normas Técnicas Colombianas NTC 3723, NTC 4080, NTC 5238

DECRETO 2527 DE 1950

Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se

conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
microfilmados.

El Presidente de la República de Colombia, en uso de las facultades que le

confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional, y

CONSIDERANDO:

Que por Decreto 3518 de 1949 se declaró turbado el orden público y en estado
de sitio todo el territorio nacional;

Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos, tanto oficiales de la

Administración Pública, como a los demás interés colectivo, especialmente a
los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a
la cultura patria;

Que la técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, conservar

los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía y eficacia, por
lo cual se hace no sólo lícita sino aconsejable la microfilmación;

Que corresponde al Gobierno a la organización de los archivos oficiales,

procurando su tecnificación para el mejoramiento de la Administración pública,
y la fijación de condiciones para la validez con mérito probatorio de las copias
de documentos públicos y privados,

DECRETA:

Artículo 1º.- Autorizase el uso del procedimiento de microfilmación en los

archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y
municipal, y también en los archivos particulares de las personas naturales o
jurídicas, de acuerdo con las normas contenidas en este Decreto.

Artículo 2º.- Modificado por el Decreto Nacional 3354 de 1954 . No se podrá

microfilmar ningún documento, ni ser destruido después de ser microfilmado,
sino cuando el original haya sido sometido al trámite normal y conservado
durante el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de
acuerdo con su naturaleza.

Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado

de que quede copiado en la cinta integralmente y con absoluta fidelidad, de tal
modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o
cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento de microfilm deberá aplicarse en los archivos oficiales de la

Administración Nacional, Departamental y Municipal, y en los de las
instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del
Estado, cumpliendo las disposiciones de este Decreto y las que para cada caso
establezca la correspondiente autoridad, sea Ministerio, Gobernación, Alcaldía,
Superintendencia o junta directiva.

Artículo 3º.- Al comienzo de cada rollo de película en que se vayan a

microfilmar documentos, o material de un archivo, deben hacerse las siguientes
anotaciones:

1) Número de orden del rollo y fecha en que se comienza;

2) Nombre de la entidad o persona a quien pertenezca el archivo;

3) La determinación del material que se va a copiar en él y;

4) El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se hizo la

microfilmación,

Artículo 4º.- Los documentos o el material que sea microfilmado y que haya

quedado correctamente copiado en la cinta, podrá ser destruido después de
eso, preferentemente por la incineración. Derogado por la Ley 80 de 1989

Al final del rollo, inmediatamente después del último documento que contenga,
se copiará un acta en que conste:

1. La fecha en que se terminó de filmar el respectivo rollo o cinta;

2. El número de orden del rollo y la cantidad de documentos que contiene, a
ser posible con una lista o detalles de ellos;
3. El estado en que haya quedado filmada la cinta, expresando los vicios que
tenga, los espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones o
recortes que se le hayan hecho, etc.;
4. El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se hizo la
microfilmación del respectivo rollo, y
5. La certificación jurada de que todo el material que aparece en el rollo fue
destruido, con la expresión de la forma y fecha en que se hizo, firmada por
el que la haya hecho y por dos testigos.

Artículo 5º.- La copia de un documento o de cualquier pieza de un archivo que

haya sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que la ley le otorga al
original así copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo
con las normas de este Decreto y las disposiciones especiales que para cada
archivo haya establecido el correspondiente Ministerio, Gobierno , Alcaldía,
Superintendencia, junta directiva o autoridad administrativa competente, y
siempre que la respectiva copia sea autenticada de acuerdo con los artículos
siguientes.

Artículo 6º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a

archivos oficiales o de entidades sometidas a la supervigilancia del Estado
deberán ser autenticadas al respaldo por el empleado que ejerzan las
funciones de Jefe del respectivo archivo, o por quien tenga autorización para
ello, con la indicación de la disposición legal o reglamentaria que le haya
concedido esa autorización, y el señalamiento del número de orden del rollo o
cinta de donde se haya copiado.

Artículo 7º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a

archivos particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no
oficiales ni sometidas a la supervigilancia del Estado, deberán ser autenticadas
por la persona que las expida, y si fuere necesario para fines judiciales, por un
Notario Público, previo examen y confrontación del respectivo rollo de donde se
haya copiado.

Artículo 8º.- El original de las actas a que se refiere el artículo 4 de este

Decreto debe conservarse sin ser destruído, para que sirva de control del
archivo ya microfilmado, y si es de personas o entidades no oficiales, deberá
protocolizarse en una Notaria.

Artículo 9º.- El presente Decreto rige desde su fecha.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá, a 27 de julio de 1950.

El Presidente de la República, MARIANO OSPINA PEREZ. El Ministro de

Gobierno, LUIS IGNACIO ANDREADE. El Ministro de Relaciones Exteriores,
EVARISTO SOURDIS. El Ministro de Justicia, PEDRO MANUEL ARENAS. El
Ministro de Hacienda y Crédito Público, HERNÁN JARAMILLO OCAMPO. El
Ministro de Guerra, ROBERTO URDANETA ARBELAEZ. El Ministro de
Agricultura y Ganadería, JUAN GUILLERMO RESTREPO JARAMILLO. El
Ministro de Trabajo, VICTOR G. RICARDO. El Ministro de Higiene, JORGE E.
CAVELIER. El Ministro de Comercio e Industrias, CÉSAR TULIO DELGADO. El
Ministro de Minas y de Petróleos, JOSÉ ELIAS DEL HIERRO. El Ministro de
Educación Nacional, MANUEL MOSQUERA GARCES. El Ministro de correos y
Telégrafos, General GUSTAVO ROJAS PINILLA. El Ministro de Obras
Públicas, VICTOR ARCHILA BRICEÑO.

NOTA: El presente Decreto legislativo fue elevado a la categoría de Ley de la

República (Ley 141 de 1961).

DECRETO 3354 DE 1954

ARTÍCULO ÚNICO El artículo 2º del Decreto 2527 de 1950 quedará así:

Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al

trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia
merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no
podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo
que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su
naturaleza.

Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado

de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal
modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o
cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento de microfilm, deberá aplicarse en los archivos oficiales de la

administración nacional, departamental y municipal, y en los de las instituciones
de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado,
cumpliendo las disposiciones de este decreto y las que para cada caso
establezca la correspondiente autoridad, sea ministerio, gobernación, comando
de fuerza o arma, departamento administrativo, alcaldía, superintendencia o
junta directiva. Derogado por la Ley 80 de 1989 Ver Circular Secretaría General
50 de 2002

DECRETO 2620 DE 1993

Diario Oficial No. 41.154, del 28 de diciembre de 1993

Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios
técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA, o en uso de sus

facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el ordinal
11 del artículo 189 de la Constitución Nacional y por el artículo 2035 del Código
de Comercio.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 48 del Código de Comercio consagra que las normas del mismo
y las demás disposiciones sobre contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, podrán autorizar el uso de
sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda del archivo y
correspondencia de los comerciantes;

Que el artículo 2035 del Código de Comercio señala que el Gobierno Nacional
podrá reglamentar las disposiciones del mismo Código, globalmente o por
títulos, capítulos, secciones o materias;

Que se hace necesario autorizar y reglamentar la utilización de los nuevos

adelantos tecnológicos, en materia de reproducción y conservación de archivos
de los comerciantes,

DECRETA:

ARTICULO 1o. Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando

cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de
documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos
entre otros.

ARTICULO 2o. Los jefes de registro mercantil o quienes hagan sus veces,
deberán certificar la exactitud de las reproducciones que se realicen con base
en el artículo anterior.

ARTICULO 3o. Los comerciantes para utilizar cualquiera de los medios

técnicos a los que se refiere el artículo 1o. de este Decreto, deberán contar, al
momento de la reproducción, con la presencia de un funcionario de la Cámara
de Comercio de su domicilio, con el fin de que mediante acta se haga constar
la relación de los documentos reproducidos, así como la exactitud de los
mismos.
PARAGRAFO. La Superintendencia de Industria y Comercio impartirá
instrucciones a las Cámaras de Comercio para cumplir las funciones que en
este Decreto se les asignan.
ARTICULO 4o. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a 23 de diciembre de 1993.

CESAR GAVIRIA TRUJILLO.

El Ministro de Desarrollo Económico,

LUIS ALBERTO MORENO MEJIA.

NTC 3723

Norma Técnica Colombiana 3723 del 20/05/2009 Micrografía, Microfilmación de

documentos sobre películas de tipo Gelatina y Sales de Plata de 16 mm y 35
mm Técnicas de operación.

PROLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, es el

organismo Nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya misión
es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al
consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado
del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados internos y externos.
La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de
Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período
de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público
en general. La NTC 3723 (primera actualización) fue ratificada por el Consejo
Directivo el 20 de mayo de 2009.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Esta norma establece principios generales para la microfilmación de

documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35
mm, incluyendo orientación de imágenes en película, área para códigos e
información requerida para facilitar la identificación, clasificación, pruebas y por
consiguiente del uso del microfilm. Se aplica a la microfilmación efectuada en
cámaras rotativas y planetarias. Esta norma no se aplica a la microfilmación de
dibujos técnicos, mapas, planos, periódicos, los cuales están especificados en
otras normas.

REFERENCIAS NORMATIVAS

Las siguientes normas contienes disposiciones las cuales a través de la

referencia de este texto, constituyen estipulaciones de normatividad
internacional. Al tiempo de esta publicación, todas las ediciones indicadas eran
válidas. Sin embargo, todas las normas están sujetas a revisión y las partes de
los acuerdos basadas en esta norma internacional tienen por fin la posibilidad
de aplicación de ediciones más recientes sobre las normas indicadas a
continuación. Los miembros de la ISO y la IEC mantienen registros de las
normas internacionales recientemente válidas NTC 4080 Micrografía símbolos
gráficos para el uso en la microfilmación (ISO 9878)
ISO 3334: 1989, Micrografía. Tarjeta de resolución ISO Nº 02 Descripción y
uso
ISO 6148:2001, Fotografía, películas de microfilmación, carretes y núcleos,
dimensiones
ISO 6196-1:1980, Micrografía. Vocabulario. Parte 1: Términos generales.
ISO 6196-2:1982, Micrografía. Vocabulario. Parte 2: Posiciones de la imagen y
métodos de registro.
ISO 6196-3:1983, Micrografía. Vocabulario. Parte 3: Revelado de la película.
ISO 6196-4:1987, Micrografía. Vocabulario. Parte 4: Materiales y empaques. 1
de 24
ISO 6196-5:1987, Micrografía. Vocabulario. Parte 5: Calidad de Imágenes,
legibilidad, inspección.
ISO 6196-6:1992, Micrografía. Vocabulario. Parte 6: Equipos.
ISO 6196-7:1992, Micrografía. Vocabulario. Parte 7: Micrografía por
computador.
ISO 6196-8:1998, Micrografía, Vocabulario. Parte 8: Uso.
ISO 6196-10:1999, Micrografía. Vocabulario. Parte 10: Índice.
ISO 6200:1999, Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de primera
generación. Especificaciones de densidad y método de medida.
ISO 9878:1990, Micrografía. Símbolos gráficos para uso en microfilmación
ISO/TR 10200:1990, Admisibilidad legal de las Microformas.
ISO 10550:1994, Micrografía. Sistemas de cámara planetaria. Tarjeta de
prueba para verificación de resultados.
ISO 10594, Micrografía. Sistemas de cámara rotativa. Tarjeta de prueba para
verificación de resultados.
ISO 11962:2002, Micrografía. Marcas de imagen (Blip) usadas en rollos de
microfilm de 16 mm y 35 mm.
ISO 18906:2000, Fotografía - películas fotográficas. Especificaciones para el
filme de seguridad.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para el propósito de esta Norma Internacional, se aplican las definiciones

dadas en la norma ISO 6196 y adicionalmente las siguientes:

3.1 Intervalo entre imágenes o fotogramas. Distancia medida en el mismo

sentido de la longitud del rollo de microfilm, comprendida entre el final de una
micro-imagen y el comienzo dela siguiente.

3.2 Microfilm apto para escaneo. Microfilm elaborado para que eventualmente
pueda ser digitalizado.

4. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

Deberá examinarse cuidadosamente el archivo de documentos, entre otros, la

condición de los documentos, su legibilidad, orden, tarjetas y objetos extraños.
Se debe tener especial cuidado con el tamaño de los documentos a ser
microfilmados, a fin de asegurar que el sistema de microfilmación esté en
capacidad de registrarlos. De igual manera se debe analizar la calidad del
documento en papel a fin de calibrar los equipos para obtener densidades de
acuerdo a los parámetros fijados en la norma ISO 6200
En el proceso de preparación se deben intercalar a los documentos las tarjetas
o símbolos que se requieran. Debe emprenderse una acción adecuada anterior
a la microfilmación (véase el Anexo A).

5. CONDICIONES DE LA MICROFILMACIÓN
5.1 MATERIA PRIMA DE LOS MICROFILMES El microfilm debe cumplir con
los requerimientos dados en las normas ISO 6148 e ISO 18906.

5.2 FORMATOS Y ORIENTACIÓN

5.2.1 Formatos: Los formatos utilizados en el rollo de microfilm aparecen en la

Figura 1. Las dimensiones para la colocación de los documentos en la película
se describen en la Tabla 1:
NOTA 1 En el formato dúplex la orientación de una imagen anverso es
controlada por la orientación del texto en la página original y la orientación de la
imagen en la fina opuesta reverso es controlada por la orientación de la imagen
mencionada
NOTA 2 El formato dúo dúplex se usa principalmente en aplicaciones
bancarias.
a). Parte frontal y posterior del primer documento
b). Orden ascendente
c). Primero (o último) documento
d). Orden ascendente (o descendente)

5.2.2 Orientación: Las imágenes se deben registrar preferiblemente de manera

horizontal, Comic (orientaciones 1By 2B de formato Simplex de Figura 1).
Cuando se utilice formato Simplex de modo vertical (cine), la orientación de las
imágenes debe ser 1 A y 2 A de la Figura 1.También se muestra en esta figura,
la orientación para filmación en los formatos en dúo, dúplex o combinación dúo-
dúplex.

5.3 CODIFICACIÓN DE LA MICROFILMACIÓN EN ROLLO

Los documentos registrados en los rollos de microfilm deben indicarse en tal
forma que los documentos individuales o series documentales se puedan
encontrar fácilmente. Ejemplos de estos sistemas de índices se especifican en
la norma ISO 11962.

5.4 NUMERACIÓN DE LOS FOTOGRAMAS

Cuando se utilicen números de fotogramas, estos no deben aparecer en el área
de la imagen. Se debe ubicar hacia el borde de la película, en el intervalo entre
imágenes de arriba hacia abajo. La altura de los números no debe exceder los
2 mm. medidos en la película. La posición de la numeración de los fotogramas
debe mantenerse a lo largo del rollo.

.5.5 POSICIÓN DEL DOCUMENTO

Las imágenes del microfilm deben quedar centradas a lo ancho del área del
fotograma, con al menos 30 % de cada imagen en cada mitad del ancho
utilizable del microfilm.

5.6 .INTERVALO ENTRE IMÁGENES:

El intervalo entre imágenes debe ser como se especifica en la Tabla 1.NOTA

Cuando se elaboren microfilmes aptos para escaneo este intervalo es crucial
para la detección de las imágenes (véase el numeral 8.4).

5.7 .MARCADOR LATERAL:

Esta sub-cláusula aplica únicamente a microfilmación en cámaras planetarias.
Cuando el borde guía de un documento sea muy irregular a tal punto que se
puede decir que ningún segmento define la posición, se debe utilizar una tira de
material blanco con un ancho mínimo de 3 mm y ubicarse en el tablero de
cámara de manera paralela al borde del documento y tocando exactamente el
límite del área fotográfica. La longitud de esta tira deber ser suficiente para
extenderse a lo ancho del área del fotograma.

5.8 GRADO DE REDUCCIÓN

El grado de reducción y la orientación seleccionadas deben permitir que los
caracteres alfanuméricos más pequeños puedan ser leídos en una copia de
distribución, utilizando lector o en una copia en papel hecha a partir de la
película de distribución.
El grado de reducción debe determinarse por el tamaño de los caracteres de
los originales, el contraste de los originales, la calidad del sistema
cámara/película y el tamaño de los documentos a ser microfilmados. Donde
sea posible se debe usar la posición horizontal (Cómic) en el fotograma.

5.9 DIMENSIONES MÁXIMAS DEL DOCUMENTO

5.9.1 Generalidad: El alto o ancho máximos de un documento que pueda
registrarse sobre el ancho utilizable de la película, indicados en la Tabla 1 y
Figura 1 para una película no-codificada y Figura 2 para una película
codificada.
NOTA El ancho o largo máximos de documento dependen del formato de la
película, del grado de reducción y del tipo de cámara a usarse, sea rotativa o
planetaria.

5.9.2 Formato Simplex en cámaras rotativas: El lado del documento paralelo a

la longitud de la película puede tener cualquier longitud.
La Tabla 2 presenta dos de los grados de reducción frecuentemente utilizados
para el formato Simplex de película no-codificada en cámaras rotativas de 16
mm. Si el documento se aproxima a la medida registrable, se debe usar un
grado de reducción mayor para evitar la posibilidad de pérdida de imagen
causada por el desvío del documento mientras se filma.
NOTA El tamaño del documento está limitado por el ancho de la boca de
cualquier alimentador de documentos.
5.9.3 Formato Simplex en cámaras planetarias: El formato Simplex también
tiene aplicación en las cámaras planetarias de uso general que pueden tener
reducción y avance de película variables. En consecuencia, la apertura de la
cámara tiene un largo y ancho máximos. La Tabla 3 hace una lista de los
tamaños máximos de los documentos para los diferentes grados de reducción.
Para las cámaras de avance fijo, véasela Tabla 4 y la Figura 3
NOTA Las dimensiones reales de los documentos deben ser menores que las
indicadas para permitir los errores de posicionamiento del documento. Para
colocar una tira de película de 35 mm consistente de tres imágenes en una
funda A6, el avance máximo de película deberá ser de 47,5 mm. Los grados de
reducción pueden requerir cambios para acomodar avances de fotograma más
pequeños.
5.9.4 Codificación del formato Simplex El formato Simplex también se codifica,
utilizando en la película el borde, con una marca o con un código foto-óptico. La
codificación de la película se produce tanto en las cámaras planetarias como
en las rotativas en un grado de reducción fijo. El fabricante de la cámara
proveerá las dimensiones máximas para los documentos filmados en la
cámara. Las dimensiones reales del documento deben ser menores que las
indicadas para permitir un margen de error.

5.9.5 Formatos de tipo dúo y dúplex en cámaras rotativas Estos formatos sólo
se usan en cámaras rotativas. La Tabla 5 hace una lista de las dimensiones
máximas del documento para unos pocos grados de reducción comúnmente
utilizados para los formatos dúo y dúplex. Los tamaños deben ser menores que
las máximas para permitir un margen de error en la colocación del documento y
transporte del mismo.
6. PROCEDIMIENTOS DE FILMACIÓN
6.1 DOCUMENTOS REGISTRADOS EN MÁS DE UN ROLLO DE PELÍCULA:
Si se requieren múltiples rollos para filmar una secuencia completa de
documentos, se debe conservar el orden y la continuidad.

6.2 PUNTA Y COLA DE SEGURIDAD (LEADER Y TRAILER)

Adicional a cualquier tira de película velada que se pueda eliminar, cada rollo
de microfilme expuesto debe tener al principio y al final una longitud de
microfilm no expuesto. Esta longitud debe ser como mínimo de 700 mm para
películas de 16 mm y de entre 500 mm y 700 mm para película de 35 mm.
NOTA Estas: punta y cola de película se usan para el enhebrado de los rollos
en los equipos lectores.

7. SECUENCIA DE FILMACIÓN

7.1 TARJETAS: Los siguientes ïtems se deben incluir adentro del rollo de
microfilm en el orden indicado en la Tabla 6.
7.2 ÁREA DE PRUEBA DE IONES DE TIOSULFATO RESIDUAL
Si al rollo se le deben hacer pruebas de calidad archivística, para garantizar la
durabilidad de la película, debe dejarse al principio y final de cada rollo,
adicional a la punta y la cola de seguridad, al menos 300 mm para películas de
16 mm ó 35 mm, teniendo en cuenta que este pedazo debe ser totalmente
transparente.

7.3 CORRECCIONES Y REMICROFILMACIONES:

Se entiende como correcciones o re microfilmaciones, la operación realizada
una vez se halla visado un rollo de microfilmación y se han encontrado faltantes
o fotogramas con defectos graves que deben ser re microfilmados para ser
anexados preferiblemente por el método de tira apéndice; otro procedimiento
utilizado, es reunir las re microfilmaciones de varios rollos en uno solo de
correcciones. La siguiente secuencia deberá ser seguida en retomas de
filmación para empalmar al inicio de cada rollo después de las tarjetas del
mismo.
a) Acta aclaratoria inicial de las retomas del rollo #........
b) Tarjeta técnica descrita en el numeral 7.4.7.c) Tarjetas especiales si son
aplicables. 11
d) Retoma de documentos a ser microfilmados.
e) Acta aclaratoria final de las retomas del rollo #........Un pedazo de película
transparente se debe dejar al final para permitir el empalme.

7.4 TARJETAS
7.4.1 Generalidades: Las tarjetas a utilizar varían dependiendo del sistema de
microfilmación aplicado. Algunas deben ser consideradas esenciales y otras
opcionales.

7.4.2 Tarjeta de iniciación de rollo: La tarjeta de iniciación del rollo debe

contener el símbolo descrito en la NTC 4080 (ISO 9878) con la palabra
“INICIO”.

7.4.3 Tarjeta de continuación del rollo anterior: Cuando el material que está
siendo microfilmado requirió más de un rollo se debe microfilmar el símbolo
descrito en la NTC 4080 (ISO 9878) con la frase “Continuación del rollo
anterior”.
7.4.4 Tarjeta de número de rollo: Indica el número asignado al rollo en
particular. El tamaño de los caracteres debe ser suficiente para que genere en
la película un texto que tenga como mínimo 2 mm de altura.

7.4.5 Tarjeta de título: La tarjeta debe contener:

 Una descripción total o abreviada del documento a ser encontrado en la
película
 El nombre del operario de cámara
 El nombre de quien publica el material (Donde sea apropiado)
 El nombre y dirección de la empresa encargada de la microfilmación
 La fecha de la microfilmación.
NOTA Cuando se trate de documentos de archivo, además de la tarjeta de
título, se debe microfilmar el acta inicial de acuerdo con el Decreto 2527 de
1950, Artículo 3.

7.4.6 TARJETAS ESPECIALES OPCIONALES

7.4.6.1 Generalidades: Una o más tarjetas especiales, tales como certificados
del operario, pueden ser utilizadas con propósitos especiales.

7.4.6.2 Tarjeta de restricción o clasificación: Esta tarjeta debe contener

cualquier restricción sobre acceso, uso o normatividad legal vigente, incluyendo
la reproducción posterior o la clasificación de seguridad.

7.4.6.3 Hoja de información: Para propósitos de registro e inspección, la hoja

debe contener los requerimientos de filmación y de calidad y las
especificaciones necesarias del sistema de microfilmación.

7.4.6.4 Tarjeta bibliográfica: Se requiere esta tarjeta para la microfilmación

dirigida a bibliotecas o archivos. Debe contener los datos bibliográficos
editoriales para el documento microfilmado. Debe indicarse la localización del
documento original.
7.4.7 Tarjeta técnica (o de resolución): La tarjeta técnica debe microfilmarse en
cada rollo en la posición que se indica en la Tabla 6 y donde se produzca
cualquier cambio del grado de reducción dentro del mismo rollo.
El tamaño de la tarjeta debe ser suficiente para que ocupe el ancho total del
fotograma, en la reducción seleccionada.
Para cámara planetaria, la tarjeta técnica debe reunir los requerimientos de la
norma ISO 10550.
Para cámara rotativa, la tarjeta técnica debe reunir los requerimientos de la
norma ISO 10594.

7.4.8 Documentos y tarjetas asociadas Los documentos deben ser

microfilmados en el orden que se establece en la Tabla 6, con los símbolos de
la NTC 4080 requeridos donde sean necesarios. Si los símbolos de la NTC
4080 no son suficientes, se pueden microfilmar tarjetas con explicaciones
apropiadas.

7.4.9 Tarjeta con el total de fotogramas En esta tarjeta se debe incluir el total
de fotogramas registrados en el rollo incluyendo los símbolos microfilmados.
NOTA Para documentos de archivo esta tarjeta debe ser reemplazada por el
acta final que debe microfilmarse de acuerdo con el Decreto 2527 Artículo 4.

7.4.10 Tarjeta de “Continuación en el rollo siguiente” Cuando el material que

está siendo microfilmado requiera más de un rollo se debe microfilmar el
símbolo descrito en la NTC 4080 o la frase “Continua en el rollo siguiente”.

7.4.11 Tarjeta de final de rollo: La tarjeta de final de rollo debe contener ya sea
el símbolo descrito en la NTC 4080 (ISO 9878)con la palabra “FIN”.

8. MICROFILM APTO PARA ESCANEO

8.1 CÁMARAS UTILIZADAS PARA PRODUCIR MICROFILMES APTOS PARA

ESCANEO
Cuando se utilicen cámaras planetarias, la base o tablero debe ser de color
negro mate. Esto permite que la imagen del documento se distinga claramente
de la base o tablero y asegura que los espacios sobrantes del tablero no
generan imagen y por lo tanto quedan con la misma apariencia de los espacios
entre imágenes o los márgenes al borde de la película. Un fondo blanco del
tamaño del documento puede ser usado y una tira negra en la mesa de
copiado ayuda a producir un borde nítido.
Cuando se utilicen cámaras rotativas para producir microfilmes aptos para
escaneo, se debe tener cuidado de reducir al máximo los documentos
sesgados. Sin embargo para esta aplicación se recomienda utilizar cámaras
planetarias.
Las posibilidades de obtener documentos sobrepuestos son mayores cuando
hay mucho ángulo de sesgo, en ambos casos los microfilmes son inaceptables
para escaneo. Estos defectos hacen que no existan espacios entre imágenes,
los cuales son fundamentales para la detección de las imágenes cuando se
adelanta una digitalización.

8.2 NUMERACIÓN DE FOTOGRAMAS

Aunque esta numeración puede ser usada en el control de calidad de las
imágenes digitalizadas, para facilitar la localización de sus correspondientes
fotogramas, no es absolutamente necesaria. Si se usa, los números deben
estar posicionados de tal manera que no interfieran con la detección del
fotograma durante el escaneo. La numeración debe estar fuera del área de la
imagen del documento (Área que será digitalizada) en lugar diferente al borde
donde el mecanismo de detección ubica la imagen.
En los casos en que se utilice esta numeración, los dígitos deben quedar
encima de la imagen del documento. El tamaño debe ser suficientemente
grande para cumplir lo dispuesto en el punto 5.4. Los números o el fondo
oscuro (Dependiendo de la polaridad) deben tener (en el microfilm) una
densidad de al menos 1,20 y debe ser claros y nítidos. Los números deben ser
de la misma polaridad de las imágenes.
NOTA Si se utiliza numeración de fotogramas para documentos pequeños,
existe el riesgo de que no sean detectados, aún cuando estén correctamente
ubicados, a menos que se utilice sistema de Blip. Por lo general la ubicación de
esta numeración está determinada por el fabricante de la cámara.

8.3 LOCALIZACIÓN
Las imágenes de microfilm deben ser ubicadas como se especifica en el
numeral 5.5.

8.4 BORDE DE DETECCIÓN

Para la microfilmación de documentos que presenten bordes rasgados, se
debe utilizar una tira de marcado lateral tal como se especifica en el numeral
5.7.

8.5 TARJETAS
8.5.1 Tarjeta técnica (o de resolución): Las tarjetas técnicas (Véase el numeral
7.4.7) utilizadas dentro de microfilmes aptos para digitalizar, deben tener
adicionalmente pares de líneas de dimensiones (Tales como líneas de 14100
mm de longitud) en el ángulo recto, que permita al momento de digitalizar
obtener la escala tanto en x como en y.
NOTA Estas líneas adicionales en la tarjeta técnica son esenciales cuando se
van a establecer los parámetros del escáner de microfilm. También se pueden
usar para volver a obtener la escala de las imágenes.

8.5.2 Tarjeta de total de fotogramas: Contiene el número total de imágenes

microfilmadas y es útil para verificar si el total de fotogramas ha sido detectado
y escaneado.

8.6 DENSIDAD DE LAS IMÁGENES

La densidad de las imágenes debe corresponder a lo dispuesto en la NTC
5421. En general, los microfilmes aptos para digitalización deben tener una
densidad del punto más bajo del rango a que correspondan los documentos,
aunque densidades por debajo de 0,80 generan menos resolución en la imagen
escaneada.

8.7 SESGAMIENTO
El ángulo de sesgamiento de las imágenes en el microfilm no debe ser tan
grande que impida el uso de la herramienta de alineación automática y su
corrección una vez sea digitalizada. Un ángulo máximo de 10° es aceptado
generalmente.
NOTA El sesgamiento puede causar problemas para la detección del borde de
la imagen durante la digitalización, especialmente si el borde de la siguiente
imagen se sobrepone. Para evitar este problema, el campo fotográfico debe ser
lo suficientemente grande para que las esquinas de un documento que quede
sesgado, no se salgan al momento de la filmación.

8.8 RESOLUCIÓN
Los requerimientos de resolución de un microfilm se pueden calcular de
acuerdo con las especificaciones del Anexo B.
NOTA Algunas aplicaciones del microfilm como dibujos de ingeniería o
periódicos tienen requerimientos específicos de resolución. (Véase la norma
ISO 3272-2 e ISO 4087)

9. EMPALMES
Se debe evitar en lo posible hacer empalmes. En caso de ser necesarios se
deben usar los empalmes ultrasónicos y su número máximo seis por rollo
cuando este contiene material de publicaciones y un empalme para rollos con
documentación de archivos; se harán en el negativo original.
NOTA No se recomienda el uso de soldaduras de cemento (pegante), ya que
contienen químicos que deterioran a largo plazo la calidad de conservación del
filme.

10. COLOCACIÓN DEL DOCUMENTO EN EL TABLERO DE LA CÁMARA

Los documentos se deben ubicar al momento de filmar, sobre el tablero de la
cámara de tal manera que queden en su totalidad dentro del área fotográfica.
El ángulo de sesgamiento de un documento en el tablero de la cámara, medido
entre el borde del papel y el borde de la película debe ser en los posible
pequeño y en todo caso no debe exceder de 10°. Donde sea posible se debe
dibujar en color negro mate una guía para alinear los documentos sobre el
tablero de la cámara.

11. REBOBINADO
La película procesada debe ser rebobinada sobre el carrete tal como se indica
en la Figura 5. La imagen "F" debe aparecer con la orientación exhibida (lectura
al derecho, no al revés), al ser vista por el observador.
12. CONTROL DE CALIDAD
Una vez procesados el microfilme y las micro-imágenes, se debe inspeccionar
su calidad, y cualquier micro-imágen inaceptable se debe reemplazar (véase el
numeral 7.3). Cuando los documentos originales van a ser destruidos después
de microfilmarlos, se deben conservar hasta que se haya realizado la
inspección y corrección.

13. VALOR LEGAL

Cuando los microfilmes puedan ser requeridos como evidencia por las
autoridades, la legislación colombiana prevé procedimientos para que un
microfilm adquiera valor probatorio.

ANEXO A (Informativo)

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS
Debe examinarse el archivo documental con el fin de cerciorarse que todos los
documentos estén en el orden requerido según el sistema de archivo vigente.
Las hojas, páginas, fólderes u otras unidades archivísticas que estén mal
colocadas, deberán ponerse en el orden correcto. Se deben retirar los
documentos extraños o no-registrados. Se debe hacer todo lo posible por
obtener los documentos faltantes, de modo que se logre una filmación de
registros tan completa como sea posible. Si resulta imposible la consecución de
páginas o documentos faltantes, se deben insertar símbolos o tarjetas de
"documentos faltantes" (véase la norma ISO 9878). Si el tamaño o la forma
física no permite la microfilmación de ciertos documentos, se deben registrar
debidamente las tarjetas que identifiquen cada ítem y den explicación de sus
omisiones. Frecuentemente, es necesaria una paginación (foliación), para
mantener el orden y asegurar que la colección documental esté completa.
Antes de proceder a filmar, todos los ganchos, clips u otros sujetadores deben
ser retirados delos documentos. Este procedimiento es obligatorio si se usa
cámara rotativa. Se pueden ignorar las imperfecciones que no afectan el texto
o las ilustraciones. Los documentos con rasgaduras menores usualmente se
pueden filmar correctamente sin que haya pérdida de texto. La manipulación de
los originales no es tan crítica si los documentos se van a descartar después de
la aprobación de la microfilmación. Los documentos que no tengan carácter
histórico pueden enmendarse, si es necesario, con cinta adhesiva transparente.
Los defectos mayores delos documentos históricos no deben repararse antes
de microfilmar puesto que se puede reducirla legibilidad del texto. En este caso,
no deberá usarse la cinta adhesiva. Los fragmentos deben colocarse
preferiblemente en un fólder plástico para su microfilmación. Se debe tener
especial cuidado con los documentos en mal estado, ya que las cámaras
rotativas tienden a deteriorar aún más los papeles. El operario de una cámara
rotativa debe estar consciente que el adhesivo de los bordes de la cinta
pegante puesta sobre los papeles reparados, puede interferir con la
alimentación de los documentos, causar atascamiento de la cámara o ensuciar
las guías de vidrio, obstruyendo así el paso óptico. Si se tiene que
desencuadernar para hacer legibles las márgenes del documento, deberá
hacerse bajo supervisión de un restaurador con experiencia. No se deben
retirar las manchas; en lugar de ello, se deben usar métodos fotográficos para
hacer más legible la microimagen. Se pueden utilizar filtros de color para
reducir la pérdida de calidad de la imagen que ocurre si el original está
descolorido y para mejorar la reproducción de algunos colores. La información
escrita o impresa en los documentos legales o históricos debe ser realzada
sólo por métodos fotográficos. Los símbolos gráficos apropiados o tarjetas
especiales que describen la condición de los documentos y del archivo deben
ser colocados entre las páginas del archivo antes de comenzarla microfilmación
(véase la NTC 4080 (ISO 9878)).Si la densidad del documento original varía
considerablemente, se pueden tomar dos fotos con diferentes exposiciones.
Debe usarse entonces el símbolo de "repetición de imagen".
El preparador debe determinar que el número de imágenes que quepan
adecuadamente en el rollo de película. Dicha información es obtenible
generalmente del fabricante de la cámara. Se deben diseñar los cortes del rollo
de modo que sean lógicos en el archivo. Ej, finalizando temas, fechas o
volúmenes. Además del largo y ancho del rollo de película, el número de
imágenes sobre el rollo se determina por lo siguiente:
 Grado de reducción utilizado
 Tamaño del documento original
 Ajuste del tamaño de la imagen,- Orientación
 Longitud de la película y
 Requerimientos de filmación por unidad registrada.

ANEXO B (Informativo)

RESOLUCIÓN

B.1 GENERALIDADES
Para definir los requerimientos de calidad de un sistema para producción de
microfilmes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos relevantes:
 Cual es el máximo grado de reducción que puede ser utilizado y que
todavía produce imágenes de calidad?
 Cual es el formato de película a ser usado? (En otras palabras la película de
16 mm es apropiada o se debe usar película de 35 mm?)
Este anexo da detalles sobre los procedimientos que se deben seguir para
permitir la elaboración de un microfilm que garantice imágenes de excelente
calidad.

B.2 DIGITALIZACIÓN DE MICROFILMES

B.2.1 Generalidades
Cuando se digitaliza un microfilm, la resolución se mide en puntos por pulgada
(dpi por sus siglas en inglés). Cuando se hace el escaneo a un microfilm, la
resolución del sistema puede no ser conocida. No obstante se acostumbra que
sea seleccionada de las resoluciones predefinidas del escáner, para obtener
una buena imagen digital.

B.2.2 Documentos con escala de grises: Es importante conocer que si la escala

de grises se va a conservar, una baja resolución de escaneo que con un
escaneo bitonal dará una calidad subjetiva equivalente. Aunque aún no se han
establecido reglas relacionadas con la escala de grises a imágenes bitonales,
generalmente una realocución de 300 dpi, con 4 bit de escala de grises (por
ejemplo uno con 16 niveles) es fácilmente solucionable cuando se digitaliza
desde un microfilm de alto contraste y este no es inferior a 600 dpi en imagen
bitonal. Esto entonces tiene una relación con la decisión del máximo grado de
reducción y si se requiere película de 16 mm o de 35 mm para obtener un
resultado de alta calidad.

B.2.3 Documentos Manuscritos

Los principales determinantes de la mínima resolución necesaria para
manuscritos son el grosor de los trazos también como el contraste. Los trazos
en los manuscritos tienden a ser muy delgadas en las líneas ascendentes,
cuando se hacen con una pluma afilada. Estas líneas son normalmente de 0,1
mm de grosor. Debe asumirse como mínimo escaneo a lo ancho de la línea de
dos pixeles, más un incremento por seguridad del 50 % para asegurar que el
trazo sea registrado; en estas condiciones serán correctamente capturados los
documentos manuscritos. Así, para asegurar una aceptable calidad de imagen
digitalizada, se requiere una resolución de escaneo de 600 dpi para un trazo
que tenga 0,1 mm de altura y alto contraste de fondo. También se requiere un
nivel de calidad alto (8) de acuerdo a la fórmula clásica QI (véase el Literal
B.4).

B.3 RESOLUCIÓN DEL MICROFILM

Hay una relación entre la resolución del microfilm y el grado de reducción. Una
letra típica requiere un sistema que resuelva 10 pares de líneas a través de la
altura disponible, para quesea registrado correctamente. Entonces dividiendo la
altura de la letra más pequeña (e, o, c) por10 y luego por el grado de reducción,
el sistema de microfilmación queda determinado. Por ejemplo, cuando la letra a
escanear es de 1 mm de altura, y se utiliza un grado de reducción de 1:24, se
requiere como mínimo una resolución de 240 pares de líneas por milímetro.
Cuando se utilizan sistemas de escaneo que están calibrados en puntos por
pulgada (dpi) una resolución de 500 dpi es aproximadamente equivalente a 10
pares de líneas por milímetro. Adicionalmente una resolución de escaneo de 12
000 dpi (240 X 50) es equivalente en el ejemplo de arriba.

B.4 ÍNDICE DE CALIDAD

B.4.1 General
El índice de calidad de un microfilm es una medición de sus niveles de
calidad.B.4.2 Cálculo del índice de calidad El índice de calidad se basa en el
uso de imágenes de la tabla de resolución ISO No.2, relacionadas con el poder
resolutivo de la cámara/película/proceso y la medida más pequeña de algún
carácter significativo en el texto a microfilmarse. La tabla ISO No.2 contiene
una serie de patrones desde 1 lp/mm (par de líneas por milímetro) hasta 18
lp/mm. Al medir la altura de la letra, los patrones pueden relacionarse con la
esperada legibilidad de la imagen. La resolución requerida para copia de texto
depende del tamaño de la letra, del grado de reducción y de la calidad de
reproducción requerida. Para propósitos más prácticos, se puede definir el QI
(QualityIndex) o "índice de calidad" con la siguiente ecuación:
QI = P x H
En donde:
P es el patrón resuelto se refiere al número mayor de la tabla ISO No.2
resuelta en la microimagen
H es la altura de la letra minúscula "e" es la misma altura de la letra en el
original (preferiblemente de una tarjeta técnica) en milímetros.
Se recomienda un QI mínimo de 8 o más para obtener una calidad de imagen
en el que las letras son claramente definidas. Si se obtiene un QI de 5 la
reproducción puede ser leída sin dificultad, aunque las letras con detalles
pueden no quedar bien formadas. Si el QI es de 3 o menos la reproducción
solo podrá ser leída en el mejor de los casos con mucha dificultad, las letras
“e”, “c”y “o” pueden quedar parcialmente cerradas o dañadas.
Se requiere un QI de 3.6 para obtener una calidad marginal de la imagen.

INDICE DE CALIDAD NÚMERO DE GENERACIONES

BIBLIOGRAFÍA

1) ISO 3272 (Todas las partes). Microfilmación de dibujos técnicos y otros

documentos de dibujo de la oficina.
2) ISO 4087, Micrografía. Microfilmación de periódicos con propósito de archivo
en película de 35 mm.
3) ISO 12650, Aplicaciones de la imagen digital. Microfilmación de planos que
no tienen color en películas de 35 mm.
4) KENNEY y CHAPMAN, Tutorial en requerimientos de resolución de imagen
digital para reemplazar el soporte, Comisión sobre preservación y acceso,
Washington D.C., USA 1995.

NTC 4080
SÍMBOLOS GRÁFICOS PARA USO EN MICROFILMACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA

COMIENZO DE ROLLO FIN DE ROLLO

DOCUMENTO ILEGIBLE O DOCUMENTO ROTO O
DIFICIL DE LEER EN MAL ESTADO

NUMERACIÓN, FOLIACIÓN Y/O IMAGEN REPETIDA PARA

FECHA DADA AL DOCUMENTO ASEGURAR SU LEGIBILIDAD
SON INCORRECTAS

R
2
4

PÁGINA FALTANTE
CONTINÚA EN OTRO ROLLO VIENE DE OTRO ROLLO

DOCUMENTO ORIGINAL EN COLOR

DOCUMENTOS PARA SER DOCUMENTOS PARA NO

MICROFILMADOS SER MICROFILMADOS O YA
MICROFILMADOS
 NTC 5238

MICROGRAFÍA.

MICROFILMACIÓN DE SERIES. PROCEDIMIENTOSDE OPERACIÓN

PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación,

La NTC 5238 fue ratificada por el Consejo Directivo del 2004-02-25.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de
que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de
esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 22 Archivística y
gestión documental. Coordinado por la Secretaría Técnica de Normalización.
Archivo General de la Nación-AGN.

GADIER Sistema SYSENTEA

ALEMANIA IMPRESORES REPROGRAFÍAS DE COLOMBIA
SIKA ANDIN BIBLIOTECA NACIONAL

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a

consideración de las siguientes empresas:

3M COLOMBIA
ARCEC
BANCO DE LA REPÚBLICA
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ
MINISTERIO DE AGRICULTURA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
MINISTERIO DE SALUD
MINISTERIO DE TRASPORTE
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

ICONTEC:
Cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los
interesados normas internacionales, regionales y nacionales
MICROGRAFÍA.MICROFILMACIÓN DE SERIES. PROCEDIMIENTOS DE
OPERACIÓN

1. ALCANCE

Esta norma establece principios generales para la microfilmación de

publicaciones impresas seriadas como periódicos y revistas y de series
documentales con propósitos de preservación y distribución en bibliotecas,
archivos y otros servicios de documentación. Incluye requisitos para las tarjetas
con información bibliográfica y archivística y para verificar que la película se
encuentra dentro de los parámetros de las normas internacionales requeridos
para la microfilmación de archivos.
Esta norma sólo es aplicable a microfilmes de tipo plata-gelatina de 16 mm o
35 mm, en rollos o tiras, y en microfichas, incluida la primera generación (rollo
de cámara), copia intermedia y copias de distribución.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Los documentos normativos siguientes contienen directrices que, a través de la

referencia en este texto, constituyen complemento de esta norma. En caso de
que alguna de estas normas haya sido modificada, adicionada o corregida,
estos cambios no fueron tenidos en cuenta. Sin embargo, se anima a quienes
la vayan a utilizar, a investigar la posibilidad de aplicar las más recientes
ediciones de los documentos normativos indicados abajo. Los miembros de
ISO y IEC mantienen registros delas Normas internacionales actualmente
válidas.

NTC 3723:1995, Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de

tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnicas de operación. (ISO
6199:1991)

NTC 4080:1996, Micrografía. Símbolos gráficos para uso en microfilm.

(ISO 9878: 1990)

ISO 9:1995, Información y documentación. Conversión de caracteres cirílicos

en los caracteres latino-eslavos y los idiomas no eslavos.

ISO 233:1984, Documentación. Conversión de caracteres árabes en caracteres

latinos.

ISO 233-2:1993, Información y documentación. Conversión de caracteres

árabes en caracteres latinos. Parte 2: Idioma árabe. Conversión simplificada.
ISO 233-3, Información y documentación. Conversión de caracteres árabes en
caracteres latinos. Parte 3: Idioma Pérsico. Conversión simplificada.

ISO 259:1984, Documentación. Conversión de caracteres hebreos

en caracteres latinos

ISO 259-2:1994, Información y documentación. Conversión de caracteres

hebreos en caracteres latinos. Parte 2: Conversión simplificada.

ISO 446:1991, Micrografía. El carácter de ISO y prueba de la tarjeta No. 1.

Descripción y uso.

ISO 3297:1998, Información y documentación. Número internacional

normalizado para publicaciones seriadas (ISSN).

ISO 3334:1989, Micrografía. Prueba de resolución de ISO resolución No. 2

Descripción y uso.

ISO 3602:1989, Documentación. Romanización del japonés (escritura Kana)

ISO 4087:1991, Micrografía. Microfilmación de periódicos con propósitos de

archivo en microfilm de 35 mm.

ISO 5123:1984, Documentación. Títulos para las microfichas de monografías y

series.

ISO 5127:2001, Documentación e información. Vocabulario.

ISO 6148:2001, Fotografía. Películas micrográficas, carrete y centros.

Dimensiones.

ISO 6196-1:1993, Micrografía. Vocabulario. Parte 1: Términos generales.

ISO 6196-2:1993, Micrografía. Vocabulario. Parte 2: La Posición de la imagen y

métodos de filmación.

ISO 6196-3:1997, Micrografía. Vocabulario. Parte 3: Procesado de la película.

ISO 6196-4:1998, Micrografía. Vocabulario. Parte 4: Materiales y empaquetado.

ISO 6196-5:1987, Micrografía. Vocabulario. Parte 5: La calidad de las

imágenes, legibilidad, inspección.
ISO 6196-6:1992, Micrografía. Vocabulario. Parte 6: Equipo.

ISO 6196-7:1992, Micrografía. Vocabulario. Parte 7: Micrografía de

documentos electrónicos.

ISO 6196-8:1998, Micrografía. Vocabulario. Parte 8: Uso.

ISO 6199:1991, Micrografía. Microfilmación de documentos en películas de 16

mm y 35 mm tipo gelatina plata. Procedimientos de operación.

ISO 6200:1999, Micrografía. Tarjetas de apertura. Método de medición del

espesor del área de acumulación.

ISO 8601:2000, Elementos de los datos y formatos de intercambio. Intercambio

de información. Representación de fecha y tiempo.

ISO 9878:1990, Micrografía. Símbolos gráficos para uso en microfilmación.

ISO 9923:1994, Micrografía. Microficha transparente A6. Disposición de las

imágenes.

ISO 10550:1994, Micrografía. Sistemas de cámara planetaria. Tarjeta técnica

para verificar funcionamiento.

ISO 10602:1995, Fotografía. Proceso de película tipo plata-gelatina en blanco y

negro. Especificaciones de estabilidad.

ISO 18906:2000, Materiales de imagen. Película fotográfica. Determinación de

la resistencia al plegado.

ISO 18911:2000, Materiales de imagen. Procesos de seguridad para películas.

Prácticas de almacenamientos.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los propósitos de esta norma, se aplican los términos y definiciones dados
en la norma ISO 6196, además de las siguientes:

3.1 Publicación en Serie

Publicación impresa o no que se emite de manera sucesiva y que contiene
normalmente un consecutivo numérico y cronológico y que tiene la intención de
emitirse indefinidamente, cualquiera que sea su periodicidad (término 2.4.06 en
la norma ISO 5127).

3.2 Serie Documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanado de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.

3.3 Sistema Blip

Sistema de indización con recuperación automatizada por medio de marcas
que son indicadas por la cámara en la película.

4. MICROFILME DE SEGURIDAD

Para el microfilme de seguridad, se deben tener en cuenta las regulaciones

dadas en la norma ISO 18906.

5. ESPESOR DE LA PELÍCULA

El espesor de la película, incluidas la base, la emulsión y cualquier capa de

protección, deben estar de acuerdo con la norma ISO 6148.

6. COLOCACIÓN DE LA IMAGEN Y RADIOS DE REDUCCIÓN

La colocación de la imagen y los radios de reducción deben estar de acuerdo

con las normas NTC 3723 (ISO 6199) e ISO 9923.

6.1 POSICIONES DE LA IMAGEN

Las cuatro posiciones típicas (formatos de filmación) para rollos de microfilme

de 16 mm y 35 mm se muestran en la figura 1
En el caso de las microfichas se seguirá lo dispuesto en la Norma ISO 9923.
En la figura 2 se muestra la disposición típica

6.2

PROGRESIÓN DEL TEXTO

Para las series en idiomas que se leen de derecha a izquierda, y otras
variaciones con respecto al español, se ubicarán las páginas de acuerdo con el
lenguaje original del texto, de tal manera que permita la progresión lógica de la
lectura. Véanse las normas ISO 5123 e ISO 9923.

6.3 RADIOS DE REDUCCIÓN PARA PÁGINAS PEQUEÑAS Y

MICROFILMACIÓN POR SECCIONES
Las páginas que son más pequeñas que el normal de la serie en lo posible se
microfilmarán en una reducción menor, de manera proporcional, con el objeto
de garantizar su posterior legibilidad. Cuando aparezcan hojas con tamaños
más grandes, y que no quepan en el campo fotográfico del formato 1 A (véase
la Figura 1), se puede utilizar una reducción mayor, siempre y cuando no afecte
la legibilidad, en este caso se debe microfilmar por partes o secciones. Las
secciones deben ser microfilmadas de izquierda a derecha, de arriba abajo
como lo muestra la Figura 3 (a menos que requiera otra orientación para
mantener la secuencia del texto), además se debe dejar en cada fotograma
una pestaña o solapa de 25 mm de documento, que proporcione orientación
para rearmar el texto o imagen de acuerdo con el original.
7. PROCEDIMIENTOS DE MICROFILMACIÓN
7.1 TRANSPARENCIA
Se debe fotografiar las series de tal manera que se reduzca al máximo la
transparencia de las hojas que permiten dejar ver parte de la imagen de las
hojas posteriores. Para ello se puede colocar una hoja sin información y de
color blanco debajo del mismo. Lo anterior aplica para el caso de
microfilmación con cámaras planetarias.

7.2 ÁREA DE FILMACIÓN

Las series deben ser filmadas a partir del documento original e iluminadas de
manera uniforme y de tal manera que todas las páginas queden reproducidas
de manera íntegra, incluso cuando las series se encuentren en volúmenes
empastados.

7.3 DIRECCIÓN DE LAS LÍNEAS DEL TEXTO

Los renglones del texto deben quedar paralelos al borde de la película del rollo
en las posiciones 1By 2B o perpendiculares al borde de la película en
posiciones 1A y 2A (Véase la Figura 1). Para microfichas, los renglones de
texto deben quedar, normalmente, paralelos a las filas.

7.4 TARJETAS EDITORIALES

Se usarán tarjetas de advertencia, para denotar material filmado fuera de
secuencia, cuando por razones bibliográficas o prácticas se requiera. También
véase la NTC 4080 (ISO 9878) y numeral 8.4.3.3 de esta norma.
7.5 SÍMBOLOS GRÁFICOS
De acuerdo con la NTC 4080 (ISO 9878), se usarán símbolos para dar
información acerca dela condición del documento original o la reproducción y
uso de microformas.

7.6 ORDEN CRONOLÓGICO DE RODAJE

Los series deben ser microfilmadas en orden cronológico. Las divisiones entre
rollos o microfichas deberán ser sistemáticas, lógicas y bibliográfica o
archivísticamente aceptables. Véase la norma ISO 4087, para los detalles en
película del rollo.

8. TARJETAS USADAS EN LA MICROFILMACIÓN

8.1 IDENTIFICACIÓN
Los títulos de la microficha y las tarjetas informativas en películas de rollo
deben ser diseñados de tal manera que puedan ser leídos a simple vista de
acuerdo con lo dispuesto en las normas ISO 4087, para película de rollo, e ISO
5123 para microficha. Los títulos y tarjetas de información también obedecerán
los siguientes requisitos:
 El letrero será negro en un fondo blanco o viceversa;
 La altura mínima de la letra en la película será de 2 mm en rollos y 1,6 mm
para microfichas. Es preferible usar letras mayúsculas.

8.2 IDIOMA
El idioma de las tarjetas y títulos usados en el microfilme será el mismo de la
serie o, en su defecto, uno de los idiomas oficiales ISO, es decir, inglés, francés
o ruso.

8.3 FECHAS DEL CALENDARIO

Las fechas se deben escribir en formato totalmente numérico, de acuerdo con
la norma ISO 8601.

8.4 SECUENCIA Y CONTENIDO DE LAS TARJETAS

La Figura 4 ilustra la secuencia y contenido de las tarjetas usadas en los
microfilmes tipo rollo.

En las microfichas se utiliza un fotograma para registrar los datos técnicos

según la norma ISO 9923, esta imagen debe corresponder a la primera o la
última imagen de la serie. Adicionalmente puede utilizarse una o más tarjetas
que indiquen el contenido bibliográfico o archivístico de la serie, estas deben
quedar ubicadas antes del primer fotograma de la serie.

8.4.1 “Inicio de rollo” símbolo usado solo para rollos

El primer fotograma contendrá solamente el símbolo de “inicio de rollo”. Véase
la NTC 4080(ISO 9878).

8.4.2 Información de identificación y títulos

La información de identificación debe estar contenida en:
 Tarjetas de identificación con los títulos o nombre de la serie para los rollos.
 Tarjetas de identificación con los títulos o nombre de la serie para las
microfichas
Se debe tener en cuenta que la información de identificación le proporciona
datos esenciales al lector acerca de la serie y el microfilme. Con excepción de
los ítemes de d) a g) anotados abajo, la información de identificación debe ser
legible a simple vista y contendrá los datos dela siguiente lista en el mismo
orden. Esta información es obligatoria, a menos que no esté disponible.
a) Nombre o título de la serie, tal como esté en el original o cuando sea
necesario convertirlo al alfabeto latino según las tablas de conversión o
transcripción (véanse las normas ISO 9, ISO 233, ISO 259 y ISO 3602); el título
puede usarse para los propósitos bibliográficos o archivísticos y puede deberse
por consiguiente al contenido;
b) ISSN, cuando se trate de material bibliográfico. Para el caso de documentos
se puede usar el código de la serie dado en la TRD (véase la norma ISO 3297);
c) Idioma de la serie;
d) País y lugar de publicación o producción, de ser necesario se debe hacer la
conversión al alfabeto latino (véanse las norma ISO 9, ISO 233, ISO 259 y ISO
3602);
e) Fecha extremas;
f) Identificación del organismo responsable de la microfilmación;
g) Año de microfilmación;
h) Volúmenes, años y números o cantidad de folios microfilmados en el rollo;
debe anotarse cualquier faltante;
i) Donde sea aplicable, se deben registrar los derechos de propiedad literaria u
otras restricciones en la reproducción o uso de la película.

8.4.3 Tarjeta bibliográfica (No requiere que sea leíble a simple vista) (opcional)
El propósito de la tarjeta bibliográfica es asegurar que toda la información
necesaria para la consulta de los microfilmes ha quedado registrada. Para el
caso de documentación archivística, se deben microfilmar los inventarios,
catálogos e índices de que se disponga.

8.4.3.1 Tarjetas Para facilitar la comprobación bibliográfica y descripción del

contenido del microfilme, la tarjeta puede contener la siguiente información, en
su totalidad o parte de ella.

IDENTIFICACIÓN
 Título de identificación o nombre de la serie, incluyendo el año o fecha del
primer número o documento.
 Lugar de publicación o producción.
 Período descrito.

DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA
 Título completo.
 Variaciones del título (con indicación de período).

ANOTACIONES
 Editor o productor y lugar.
 Oficina o unidad. - Editores.
 Oficina editorial principal (en caso de que difiere del lugar de publicación).
 Color (negro y número de colores).
 Asimilaciones.
 Predecesores y sucesores.
 Anexos.

MICROFILMACIÓN.
 Original (datos técnicos de la película).
 Información técnica acerca de la microfilmación.
 Propietario del microfilm de primera generación (negativo de cámara).
La información se puede complementar, si es necesario.

8.4.3.2 Fechas extremas

En el caso de series completas, se debe incluir un listado de las fechas de
publicación de los números emitidos. Para archivos se debe registrar las fechas
extremas incluidas en el rollo. En ambos casos se debe dejar constancia por
escrito de los faltantes y el motivo.
EJEMPLOS
Para publicaciones:
Rollo 001: Número 1231 al Número 1331, “Volúmenes VI, VII, (1890) - (1821)
incompleto el número 1285 por deterioro”. (Véase el numeral 8.4.3.3).
Rollo 005: Contrato 001/2000 al Contrato 054/2000, 3 215 fotogramas, 5 de
enero de 2000 al 28 de junio de 2000. No hay faltantes.

8.4.3.3 Condición
Se puede incluir una descripción general del estado de conservación del
material como una nota a pie de página, esta posibilidad no exime de la
obligación de utilizar la simbología para Microfilme (véase la norma ISO 9878 o
NTC 4080). Esta descripción general puede contener una lista de las páginas o
folios deteriorados o perdidas, como los siguientes casos:
 “Páginas o folios faltantes”;
 “El original deteriorado”;
 “Contraste de imagen débil”
 “Única copia disponible”
Cuando el material inicialmente reportado como desaparecido es encontrado,
este se puede microfilmar en un rollo posterior dejando registro de la
localización en el adhesivo del rollo donde debió ser microfilmado originalmente
y en la base de datos, si se lleva; también es posible elaborar una tira de
película con el registro de esta información y hacer un empalme ala punta
inicial del rollo donde debió ser microfilmado, siempre y cuando la longitud de
dicha tira no supere los 5 pies.

8.4.4 Tarjeta con información histórica (OPCIONAL)

Se recomienda la inclusión de una tarjeta con datos históricos relacionados con
la publicación, origen, unidad productora, organismo, funciones y tipo de
información incluida, con el fin de orientar a los posibles investigadores del
material. Además de lo anterior también se sugiere lo siguiente:
 fechas importantes en la historia de la publicación o contenidas en los
documentos; - nombre de los editores o responsables del material;
 los nombres de corresponsales destacados, escritores, personalidades,
científicos, u otros asociados con la publicación o incluidos en la
documentación.
 8.4.5 Tarjeta técnica
Se incluirá un fotograma con la tarjeta técnica en cada película en rollo de
acuerdo con la NTC 3723(ISO 6199) y microficha (de acuerdo con la norma
ISO 9923). No obstante, para el caso de los rollos, se recomienda la
utilización de dos fotogramas con la tarjeta técnica, uno al comienzo y otroal
final. La tarjeta técnica debe contener lo siguiente:
 Blancos de reflectancia;
 Radio de reducción usado;
 Escala métrica de referencia;
 Test ISO No. 1 o No. 2
 Símbolo que indica si el documento original estaba en color o blanco y
negro.

8.4.6 Lista de símbolos gráficos y sus significados (opcional)

La lista de símbolos gráficos y sus significados puede ser incluida en un
fotograma.

8.4.7 Repetición de la tarjeta de identificación.

Sólo para rollos La tarjeta de identificación se repetirá al final de la película.

8.4.8 “Fin de rollo” símbolo para rollos

El último fotograma contendrá el símbolo de “fin de rollo” véanse las NTC
3723 Y NTC 4080(ISO 6199 y ISO 9878)

8.5 TARJETAS ADICIONALES SÓLO PARA ROLLOS

8.5.1 Tarjetas divisoras
Una tarjeta puede usarse para subdividir claramente los volúmenes,
subseries o periodos de tiempo dentro de un rollo. Por ejemplo, para
publicaciones se puede hacer cada mes o año según la cantidad, la tarjeta
contendrá los datos usados para la subdivisión en letrero claro quesea
legible a simple vista,
por ejemplo:
 Vol. 37 (1968) 10
 Vol. 38 (1969)

En el caso de documentación puede usarse este método o utilizar el sistema de

blip con 2 ó 3 niveles para hacer diferencia de subserie, expediente, folio.

8.5.2 Material perdido

A pesar de que se indique por medio del símbolo, que uno ó más folios ó
páginas están extraviadas en el momento de la microfilmación, es posible que
estos aparezcan posteriormente para lo cual se debe completar el microfilme y
la información. Se debe dejar constancia por escrito y registrada en el
microfilme de estos hechos (véase la NTC 4080).

9. PROCESADO DE LA PELÍCULA EXPUESTA

La película se procesará de acuerdo con la norma ISO 10602.

10. CALIDAD
10.1 RESOLUCIÓN Para determinar la calidad de los microfilmes, se debe
examinar la tarjeta técnica en el microfilme como se describe en la norma ISO
446 ó ISO 3334. Los requisitos de calidad mínimos para las primeras y
segundas generaciones obedecerán a los valores consignados en la NTC
3723(ISO 6199), Anexo E.

10.2 DENSIDAD
Los microfilmes tendrán una densidad de acuerdo con la norma ISO 6200.

11. CORRECCIONES EN EL MICROFILME DE PRIMERA GENERACIÓN YA

PROCESADO (microfilme de cámara) SÓLO PARA ROLLOS

11.1 REMICROFILMACIONES
Los fotogramas que han quedado microfilmados de manera defectuosa deben
ser remicrofilmados para ser introducidos en el microfilme negativo original
mediante un empalme; también es posible realizar estas microfilmaciones en
un rollo posterior dejando la información cruzada en el rollo donde se
microfilmó originalmente y en el que se corrigió. Otra opción consiste en
elaborar una tira de película con las imágenes que originalmente resultaron
defectuosas y empalmarla a la punta inicial del rollo correspondiente. Estas
correcciones deben hacerse antes de realizar copias.
NOTA La legislación colombiana no autoriza los empalmes que sustituyan
fotogramas defectuosos por buenos, por lo que se deben considerar las
alternativas de remicrofilmación en rollos posteriores, tira apéndice o, cuando el
porcentaje de remicrofilmación lo amerite, la repetición del rollo.

11.2 EMPALMES
Los empalmes por calor son los mejores en el caso de película con base de
triacetato, y los empalmes ultrasónicos para película con base de poliéster. Si
se usa pegante, este no debe contener ácido acético u otros químicos que
afecten el almacenamiento a largo plazo de la película. No se deben hacer
empalmes con cintas adhesivas corrientes, existen en el mercado tiras de cinta
adhesiva especial para empalme que no se deterioran ni dañan el microfilme
destinado a conservación permanente y que no se desprenden con el tiempo.
Se debe minimizar el número de empalmes en un rollo.

12. COPIAS INTERMEDIAS

La primera generación de microfilmes (microfilme de cámara) no se debe usar
para los propósitos de consulta o para hacer gran cantidad de copias de
distribución. En este caso se debe elaborar una copia intermedia de segunda
generación en polaridad negativa tipo sales de plata para producir, a partir de
ésta, las copias de distribución necesarias; solo se usará con este propósito.

13. COPIAS DE DISTRIBUCIÓN

La copia de la distribución es un microfilme destinado para uso corriente de
consulta y de obtención de copias en papel. Las copias de distribución estarán
sin empalmes, y deben tener una guía y espacio para rebobinado, de acuerdo
con NTC 3723 (ISO 6199).

13.1 MICROFILME DE SALES DE PLATA Y GELATINA

El microfilme de sales de plata y gelatina destinado para copia de distribución
se procesará de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 10602.

13.2 EMBOBINADO DE LA PELÍCULA EN EL CARRETE

El embobinado de la película no debe exceder el borde del carrete en ningún
caso. La película debe tener un diámetro inferior al carrete en al menos 6 mm.
Si se cumple este requisito, no es necesario utilizar cintas para asegurar la
película.

14. ALMACENAMIENTO
Los procedimientos y características técnicas para el almacenamiento estarán
de acuerdo con la norma ISO 18911.

15. ETIQUETA DE IDENTIFICACION DE LA CAJA DEL ROLLO

La etiqueta de la caja del rollo identificará el contenido del rollo
adecuadamente. La información mínima que debe incluir es la siguiente:

15.1 PARA PUBLICACIONES

 Título de la publicación;
 Fechas extremas
 Volúmenes y números extremos
 Número del rollo

15.2 PARA SERIES DOCUMENTALES

 Nombre del fondo
 Dependencia productora
 Nombre de la serie
 Fechas extremas
 Número de rollo