Según la información adicional suministrada:

Los reconocimientos anteriores reflejan un evidente desorden organizacional y una

ausencia de control en los procedimientos establecidos para el proceso financiero del
Fondo. Entre ambos hallazgos, la suma asciende a $4.700.000.000 que representan el
importe de bienes y servicios generados a nombre de la compañía y que deja entre dicho
el procedimiento establecido para el proceso de “Abastecimientos y suministros” de
principio a fin. Surgen cuestionamientos como:
- ¿Los proveedores que facturaron los $4.700.000.000 tienen la(s) factura(s)
emitidas con radicación y firma de recibido por el algún funcionario del Fondo?
De no ser así, se debería iniciar una conciliación para determinar si existió o no la venta de
bienes o prestación de servicios, considerando múltiples elementos como comprobantes o
soportes que procuren aclarar si procede(n) el(los) cobro(s) o no.
Pero, si efectivamente las facturas presentadas por los proveedores demuestran la
recepción y aceptación de estos documentos con sellos, firmas o tiquetes autoadhesivos
utilizados por el personal del Fondo, entonces cabe preguntar:
- ¿La suma de $4.700.000.000 corresponde a compras de contado o a crédito? Pues,
si bien es una situación grave, lo es mucho más si se están realizando pagos de
transacciones que no figuran en la contabilidad y desnuda así un probable
entramado de fraude que implicaría complicidad de funcionarios en diversas áreas
y en diversos niveles jerárquicos, inclusive quizás con alcance entre funcionarios de
la cadena de proveeduría.
Ahora, sí fueron compras a crédito y se adeuda el monto a uno o varios proveedores,
entonces:
- ¿Quién o Quiénes fueron los funcionarios que radicaron la recepción de la(s)
factura(s), y por qué no iniciaron el trámite normal que se surte para contabilizar,
pagar y custodiar las facturas recibidas de proveedores?
 - ¿El área de “Compras y Suministros” o quién haya realizado la negociación fue
requerido por el(los) proveedor(es) a quienes se adeuda?
- ¿Quiénes son los responsables de aprobar compras de bienes y servicios
destinados al área administrativa?
- ¿Se controla que efectivamente se reciban los bienes acordados en la orden de
compra, o que se ejecuten debidamente los servicios contratados… quiénes son los
responsables de notificar los niveles de satisfacción tras la compra?
- ¿El área de tesorería, encargada de realizar los pagos a proveedores y acreedores
en general, emitió alguna alerta en el transcurso del “año 1” generada por el cobro
de un proveedor de una(s) factura(s) que no figuraba contabilizada?
En el caso en el que se mencionan gastos que no cumplen con las reglas para su
reconocimiento, se requiere determinar si tales omisiones fueron causadas de “buena fe”,
o si hubo actuación premeditada. Sin embargo, es claro que representan pérdida para la
organización y el proceso debe ser intervenido.
De cualquier manera, ambas situaciones reflejan, como ya se mencionó, ausencia de
control, y adicionalmente tienen implicaciones del orden tributario, pues constituyen por
un lado “Gastos de ejercicios anteriores”, y por el otro “Gastos No Operacionales” que
para la vigencia del “Año 2” no cumplen como erogaciones aptas para tomar como Gastos
deducibles en Renta.
Quizás esta situación de los $4.700.000.000 esté directamente relacionada con los pasivos
corrientes del “Estado de Situación Financiera”, pues el rubro de “Proveedores” y “Otras
Cuentas por Pagar” no reflejan mayor diferencia entre los años 1 y 2. Sin embargo, se
debe establecer inicialmente si las facturas que soportan el monto dicho corresponden a
formas de pago “De Contado” o “A crédito” y en qué proporciones.