000_M1AA1_Name  

         Ordenar  y  filtrar  datos  

 
 
Por: Ma. de la Luz Mendoza Uribe  

¿Cuándo y para qué utilizar estas opciones? Generalmente, cuando se trabaja con listas o bases de datos
dentro de la hoja de cálculo se usan comandos que permiten realizar el análisis de información y en esos
casos, una de las herramientas más utilizadas es el comando Ordenar y filtrar.

El comando Ordenar te permitirá ver tu lista en un orden determinado, ya que como bien precisa Campos
(2008) en la hoja de cálculo se dispone “de un sistema básico de ordenación a través de los botones
Orden Ascendente y Orden Descendente” (p. 73).

El orden ascendente consiste en ordenar los datos de acuerdo al alfabeto, es decir de la A a la Z,

considerando que se realizará con base en una columna determinada.

Por  ejemplo:

Tienes una base de datos de la organización RIAMA con la información de los empleados que
laboran en la misma, tal como se muestra en la figura 1.

Imagina que tú tienes esta base de datos porque te encargas de brindar las capacitaciones de los
empleados, por lo que requieres tener sus datos y el puesto en el que laboran. Actualmente se va a
dar una capacitación para todo el personal que vive en la ciudad de Guanajuato.

Figura 1. Base de datos de empleados.

  1
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Si tienes 300 empleados, ¿cómo le puedes hacer para identificar a los que viven en la ciudad de
Guanajuato?, ¿tienes que buscar registro por registro?, el hacer lo anterior te demandará tiempo,
además de que es probable que te equivoques al revisar el registro de cada empleado.

Para mejorar y agilizar esta tarea puedes utilizar el comando Ordenar, aunque te podrás preguntar
¿qué te convendría más, usarlo de forma ascendente o descendente?, en este caso la mejor
opción sería utilizarlo de forma ascendente. El icono con el que puedes identificar esta forma se
muestra en la figura 2, pero recuerda que puede ser similar o parecido en los diferentes programas,
ya que eso depende del programa y la versión que utilices.

Figura 2. Icono Ordenar de forma ascendente (Microsoft, 2010).

Si aplicas este comando la lista va a cambiar. Para usarlo lo único que debes hacer es situar el
puntero del ratón sobre el nombre del campo ciudad (celda H1) y hacer clic en el icono Ordenar de
forma ascendente. En la figura 3 puedes observar el resultado de ordenar de forma ascendente el
campo ciudad.

Figura 3. Base de datos ordenada en forma ascendente por el campo ciudad.

  2
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

De esa manera, la información que deseas analizar se muestra en las primeras celdas y en caso
de que necesites ordenar tu lista de forma descendente, sitúas el puntero del ratón en el campo
ciudad (celda H1) y presionas el botón que se muestra en la figura 4.

Figura 4. Icono Ordenar de forma descendente (Microsoft, 2010).

Ahora tu lista inicia en orden descendente, es decir, de la Z a la A. También tienes la opción de

utilizar un orden avanzado para ordenar tu lista considerando dos campos, por ejemplo el campo
ciudad y el de apellido paterno, para lo cual necesitas seleccionar los botones que se te muestran
en la figura 5.

o
Figura 5. Icono Ordenar (Microsoft, 2010; The Apache Software Foundation, 2010).

Al hacerlo se abrirá una ventana que te mostrará las opciones de ordenación (como lo puedes
observar en las figuras 6 y 7), donde se ven las ventanas que se manejan en algunos programas
de hoja de cálculo como Microsoft Excel y en OpenOffice Calc.

Figura 6. Ventana Ordenar (Microsoft, 2010).

  3
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Figura 7. Ventana Ordenar (The Apache Software Foundation, 2010).

Esta opción te sirve para poder acomodar la información que se encuentra dentro de una base de
datos de un programa de hoja de cálculo y realizar consultas de una manera sencilla y rápida.

 
 
 
Filtrar  datos  
La opción Filtrar te permite analizar información específica de una base de datos que se encuentra en una
hoja de cálculo, ya que le puedes anexar a los campos de tu tabla una flecha que sirve para seleccionar
criterios específicos de ese campo, entre los que se encuentran ordenación, discriminación de la
información a través del uso de diferentes criterios, selección de el o los datos a observar y ocultar los
demás, entre otras opciones.

Por  ejemplo:

Retoma el ejemplo de la base de datos que se muestra en la figura 7 y piensa que ahora sólo
deseas mostrar la información de las personas que viven en Guanajuato y ocultar las que viven en
Irapuato, por lo que entonces necesitas utilizar un filtro.

  4
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Figura 8. Base de datos de empleados.

Puedes aplicar un filtro únicamente al campo ciudad, pero lo más pertinente es anexar filtros en
todos los campos de tu hoja, es decir del campo clave al campo correo electrónico, ya que de esa
manera puedes analizar la información de diferentes campos de forma independiente o puedes
analizar información de dos o más campos.

Para poder aplicar un filtro, la mejor opción es seleccionar los campos en los que se requiere filtrar,
tal como se muestra en la figura 8, donde puedes observar que se elige de la celda A1 a la K1.

Figura 9. Selección de celdas.

El siguiente paso es seleccionar el botón filtro, el cual se muestra en la figura 10.

Figura 10. Icono Filtro (Microsoft, 2010).

  5
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Recuerda que este icono puede mostrarse de manera parecida en otros programas.

Después de aplicar los filtros, tu hoja se mostrará como se ve en la figura 10. Para poder usar esta
herramienta, debes hacer clic en el campo deseado y específicamente en la flecha que se
encuentra en la parte derecha de la celda y deja seleccionados los campos que deseas que se
muestren en la base de datos.

Figura 10. Uso de filtros.

  6
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 
  
000_M1AA1_Name  

Referencias      

 
 

Campos, A. M. (2008). Excel XP avanzado. España: Publicaciones Vértice.

Recuperado de la base de datos e-libro Cátedra. (10522630)

Microsoft. (2010). Microsoft Excel 2010. [Software de cómputo]. E.E.U.U.: Autor.

The Apache Software Foundation. (2010). OpenOffice Calc. [Software de cómputo].

E.E.U.U.: Autor.

  7
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.