SCDS Manual de Usuario REQ-163 Repositorio de Información

Manual de Usuario REQ- 163 Repositorio de Información
Centro de Desarrollo de Software
Manual de usuario REQ-163- Repositorio de

Información
CONVENIO ESPECIAL DE COOPERACIÓN DERIVADO NO. 1

DEL CONVENIO MARCO No. 55 DE 2019
08/03/2021

Identificación del documento
A menos que se indique de forma contraria, el derecho de copia del texto incluido en este
documento es del Gobierno de la República de Colombia. Se puede reproducir gratuitamente en
cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes
condiciones:
1. El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o
distribuido.
2. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
3. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto

engañoso.
4. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la
República de Colombia. Todos los derechos reservados."
5. El título del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra
publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con el SENA
Tipo Manual de Usuario Versión vigente 1.0
Nombre SCDS Manual Usuario REQ-163 Repositorio de Información
Propósito El principal propósito del manual de usuario es indicar los desarrollos y/o funcionalidades
creadas para dar solución al requerimiento 163- Repositorio de Información.
Objetivo El objetivo de este documento es dar a conocer los pasos que se deben seguir para el
adecuado manejo del módulo de Cargue de Documentos, proporcionando al usuario la
información necesaria para la utilización adecuada del sistema.
Aprobación del documento
Rol Nombre Firma Fecha
Autor: SCDS - everis 10-mar-2021
Yeison Fonseca
Revisado por:
Gerente CDS
Ana Cecilia León

Aprobado por:
Supervisora Convenio Sena
Historial de cambios
Versión Descripción de cambios Autor Fecha creación
1.0 Versión inicial Everis 10-mar-2021
2.0 Versión Final Everis

Contenido
1 Identificación del documento ....................................................................................................... 2

2 Aprobación del documento .......................................................................................................... 3
3 Historial de cambios .................................................................................................................... 3
4 Contenido .................................................................................................................................... 4
5 Lista de Ilustraciones ................................................................................................................... 5
1. Introducción ................................................................................................................................. 7
2. Generalidades del proyecto ........................................................................................................ 8
3. Descripción de las funcionalidades de sistema .......................................................................... 9
3.1 Registro – Sofia Oferta ........................................................................................................ 9
3.2 Proceso de Inscripción ...................................................................................................... 17
3.3 Cargue de Documentos ..................................................................................................... 20
3.4 Consulta Documentos – Roles Agente GAE y Encargado de Adm. Educativa ................... 28
3.5 Cargue, Consulta, Aprobación Rol Encargado Ingreso ...................................................... 30
3.6 Convocar aspirante ........................................................................................................... 39
3.7 Asentar Matrícula .............................................................................................................. 41
3.8 Reporte Auditoría Documental ......................................................................................... 46
4. Glosario ..................................................................................................................................... 48
5. Conclusiones ............................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Lista de Ilustraciones
Ilustración 1 – Inicio portal Sofia Oferta ............................................................................................................. 9

Ilustración 2 – Opción Regístrese ..................................................................................................................... 10
Ilustración 3 – Vista de verificación .................................................................................................................. 10
Ilustración 4 – Registro usuario nuevo ............................................................................................................. 11
Ilustración 5 – Términos y condiciones ............................................................................................................. 11
Ilustración 6 – Botón Cargue Documento ......................................................................................................... 12
Ilustración 7 – Información a tener en cuenta .................................................................................................. 13
Ilustración 8 – Vista Cargue Documento .......................................................................................................... 13
Ilustración 9 – Vista selección documento ........................................................................................................ 14
Ilustración 10 – Vista documento cargado ....................................................................................................... 14
Ilustración 11 – Mensaje de confirmación ........................................................................................................ 15
Ilustración 12 – Cargue correcto de archivo ..................................................................................................... 15
Ilustración 13 – Diligenciamiento de datos ...................................................................................................... 15
Ilustración 14 – Alerta por no cargue de documento ....................................................................................... 16
Ilustración 15 – Datos de contacto ................................................................................................................... 16
Ilustración 16 – Asignación clave y finalización ................................................................................................ 17
Ilustración 17 – Búsqueda programa ............................................................................................................... 18
Ilustración 18 – Vista de confirmación e ingreso .............................................................................................. 18
Ilustración 19 – Inscripción ............................................................................................................................... 19
Ilustración 20 – Mensaje para realizar cargue documento .............................................................................. 19
Ilustración 21 – Inicio de sesión Sofia ............................................................................................................... 20
Ilustración 22 – Funcionalidad Cargue de Documentos ................................................................................... 20
Ilustración 23 – Tipos documentales ................................................................................................................ 21
Ilustración 24 – Cargue Documento Identidad ................................................................................................. 21
Ilustración 25 – Botón Cargue .......................................................................................................................... 22
Ilustración 26 – Aceptar cargue documento..................................................................................................... 22
Ilustración 27 – Listado de Documentos ........................................................................................................... 23
Ilustración 28 – Botón Descargar archivo ......................................................................................................... 23
Ilustración 29 – Archivo descargado ................................................................................................................ 24
Ilustración 30 – Opción Modificar .................................................................................................................... 24
Ilustración 31 – Ventana Modificar .................................................................................................................. 25
Ilustración 32 – Cargue Documento Modificar ................................................................................................. 25
Ilustración 33 – Documento modificado ........................................................................................................... 26
Ilustración 34 – Verificación documento modificado ....................................................................................... 26
Ilustración 35 – Cargue Documentos Rol Aprendiz ........................................................................................... 27
Ilustración 36 – Cargue Documentos Rol Usuario ............................................................................................ 28
Ilustración 37 – Consulta Agente GAE .............................................................................................................. 28
Ilustración 38 – Listado documentos ................................................................................................................ 29
Ilustración 39 – Descarga Agente GAE ............................................................................................................. 29
Ilustración 40 – Consulta Rol Encargado de Adm. Educativa ........................................................................... 30
Ilustración 41 – Documentos Encargado Ingreso ............................................................................................. 30

Ilustración 42 – Listado documentos Encargado Ingreso ................................................................................. 31
Ilustración 43 – Cargue Encargado de Ingreso ................................................................................................. 32
Ilustración 44 – Cargue Foto Digital ................................................................................................................. 32
Ilustración 45 – Listado de documentos actualizado ........................................................................................ 33
Ilustración 46 – Descargar Archivo ................................................................................................................... 33
Ilustración 47 – Opción Modificar .................................................................................................................... 34
Ilustración 48 – Búsqueda de documento a cargar .......................................................................................... 34
Ilustración 49 – Modificación de documento ................................................................................................... 35
Ilustración 50 – Mensaje modificación ............................................................................................................. 35
Ilustración 51 – Verificación de documento modificado .................................................................................. 36
Ilustración 52 – Aprobación de Documento ..................................................................................................... 37
Ilustración 53 – Fecha y persona aprobó el documento ................................................................................... 37
Ilustración 54 – Cambio de estado del documento........................................................................................... 38
Ilustración 55 – Documento habilitado para modificación............................................................................... 38
Ilustración 56 – Convocar aspirante ................................................................................................................. 39
Ilustración 57 – Requisitos para tecnólogo....................................................................................................... 40
Ilustración 58 – Requisitos para técnico ........................................................................................................... 40
Ilustración 59 – Correo enviado con los requisitos ........................................................................................... 41
Ilustración 60 – Verificar Matrícula .................................................................................................................. 42
Ilustración 61 – Documentos validados ............................................................................................................ 42
Ilustración 62 – Asentar matrícula ................................................................................................................... 43
Ilustración 63 – Verificación de documentos del aspirante .............................................................................. 43
Ilustración 64 – Asentamiento exitoso ............................................................................................................. 44
Ilustración 65 – Asentar sin documentos validados ......................................................................................... 45
Ilustración 66 – Mensaje documentos sin aprobar al asentar matrícula ......................................................... 45
Ilustración 67 – Reporte Auditoría Documental ............................................................................................... 46
Ilustración 68 – Listado de documentos ........................................................................................................... 47
1. Introducción
En este documento se describe el detalle de los desarrollos ejecutados para satisfacer en su

totalidad el RQ 163- Repositorio de Información ejecutados en las plataformas de Sofia Oferta y
Sofia.
2. Generalidades del proyecto
El proyecto tiene como alcance validar el cargue de los documentos digitales necesarios para los
procesos de registro, inscripción y asentamientos de matrícula por parte de los aspirantes en la
plataforma Sofia y Sofia Oferta.
3. Descripción de las funcionalidades de sistema
3.1 Registro – Sofia Oferta
Para ingresar al portal Sofia Oferta se ingresa a través del enlace

(http://ofertaqa.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/inicio-sofia-plus.html) donde se apreciara la
vista inicial del portal.
Ilustración 1 – Inicio portal Sofia Oferta
Después de haberse visualizado el inicio del portal de Sofia Oferta damos clic en la opción
Regístrese:
Ilustración 2 – Opción Regístrese
A continuación, se visualiza la vista de validación donde se deben diligenciar los campos

requeridos para la verificación de que el usuario no se encuentra registrado previamente.
Ilustración 3 – Vista de verificación

Si el usuario efectivamente no se encuentra registrado en Sofia, le mostrará la siguiente vista:
Ilustración 4 – Registro usuario nuevo
En los Términos y condiciones se muestra la información relacionada al documento que se debe

cargar para realizar el proceso de registro:
Ilustración 5 – Términos y condiciones

Si se encuentra de acuerdo con los términos y condiciones, los acepta dando clic en el recuadro, y
luego se hace clic en el botón de continuar, para seguir con el registro.
A continuación se muestra la vista para el ingreso de los datos básicos de la persona, se encuentra
una columna denominada “Cargue de Documento” en la cual podremos hacer el respectivo cargue
del documento solicitado para el registro:
Ilustración 6 – Botón Cargue Documento
Como se observa junto al botón de Examinar se encuentra una imagen con un signo de interrogación,
al pasar el puntero por dicha imagen nos mostrará la información a tener en cuenta al momento de
hacer el cargue del documento:
Ilustración 7 – Información a tener en cuenta
Una vez teniendo clara la información sobre el documento a cargar, procedemos a dar clic en el
botón de examinar y se mostrará la siguiente vista:
Ilustración 8 – Vista Cargue Documento
En la lista desplegable, escogemos la opción “Documento Identidad - PDF”, luego damos clic en la
opción examinar y nos mostrará la vista para la búsqueda del documento que deseamos cargar:
Ilustración 9 – Vista selección documento
Como se observa en la ilustración, buscamos la ruta donde se encuentra el documento a cargar y el

cual debe cumplir las especificaciones anteriormente visualizadas, damos clic en el botón de Abrir.
Posteriormente se mostrará la vista de cargue con el documento seleccionado, si estamos seguros
de que es el documento correcto, damos clic en el botón de guardar, se mostrará de la siguiente
manera:
Ilustración 10 – Vista documento cargado
Una vez cargado el documento, mostrará una vista de confirmación y luego podemos proceder con
el diligenciamiento de los datos restantes:
Ilustración 11 – Mensaje de confirmación
Si el documento se cargó de forma correcta mostrará junto a la imagen de interrogación una imagen
que corresponde a la carga exitosa del documento, diligenciamos el formulario y seguimos con el
proceso correspondiente.
Ilustración 12 – Cargue correcto de archivo
Ilustración 13 – Diligenciamiento de datos

En caso de no realizar el cargue del documento, al dar clic en el botón de continuar se mostrará una
alerta que no le permitirá continuar con el registro, de la siguiente manera:
Ilustración 14 – Alerta por no cargue de documento
En el caso de haberlo subido, se mostrará la vista de datos de contacto y de asignación de clave:
Ilustración 15 – Datos de contacto

Ilustración 16 – Asignación clave y finalización
Una vez terminado el proceso de registro podemos proceder a realizar la inscripción a cualquier
programa de formación.
3.2 Proceso de Inscripción
Una vez registrados en la plataforma, podemos ingresar a la opción de inscripción y buscar el tipo
de formación al que deseamos inscribirnos:
Ilustración 17 – Búsqueda programa
Ilustración 18 – Vista de confirmación e ingreso
Una vez que certificamos que cumplimos con los requisitos mínimos, en la parte final de la vista
ingresamos documento de identidad y clave con la que nos registramos y a continuación se realiza
el proceso de inscripción al programa:
Ilustración 19 – Inscripción
Al momento de confirmar la inscripción, para aquella persona que se encuentre previamente

registrado y no posea el documento de identificación cargado, se le mostrará una vista con la
advertencia de que no se encuentra dicho documento y que debe proceder a cargarlo pues no
permitirá realizar la inscripción hasta tanto haga el proceso de cargue:
Ilustración 20 – Mensaje para realizar cargue documento

3.3 Cargue de Documentos

Los aspirantes podrán realizar el proceso de cargue de los documentos obligatorios para su proceso
de matrícula así como los no obligatorios desde la plataforma de Sofia, se ingresa a través del enlace
(http://sofiaqa.senasofiaplus.edu.co/sofia-public/) donde se apreciara la vista para el inicio de
sesión:
Ilustración 21 – Inicio de sesión Sofia
Una vez hallamos ingresado nos dirigimos al menú principal opción Registro / Registro Persona /
Documentos y se cargará la siguiente vista:
Ilustración 22 – Funcionalidad Cargue de Documentos

Desde esta funcionalidad el aspirante podrá realizar el cargue de los documentos que sean
necesarios para el proceso de matrícula, a continuación cargaremos el documento de identificación,
ya que este aspirante se registró antes en la plataforma y por ello no posee dicho documento:
Ilustración 23 – Tipos documentales
Como observamos en la Ilustración 22 encontramos el listado de tipos documentales que pueden ser
cargados en la funcionalidad, al pasar el cursor por el botón de cargue nos muestra las condiciones
que deben cumplir los documentos que vamos a cargar. Teniendo claro esto, procedemos a realizar
el cargue ,en este caso, el documento de identidad:
Ilustración 24 – Cargue Documento Identidad

Primero damos clic en seleccionar archivo lo cual nos mostrará una pequeña ventana donde
podremos acceder a las rutas del equipo, segundo paso buscamos el archivo correspondiente al tipo
documental que estamos cargando, tercero una vez identificado el archivo lo seleccionamos, y por
último y cuarto paso damos clic en abrir para que el documento sea cargado:
Ilustración 25 – Botón Cargue
En la caja de seleccionar archivo podemos visualizar el documento que acabamos de seleccionar,

si estamos seguros de que es el correcto, procedemos a hacer clic en el botón Cargue, luego se nos
mostrará una alerta donde nos pregunta si estamos seguros de subir el archivo, damos clic en el
botón “Aceptar” y vemos que en el listado de documentos aparece el archivo que cargamos:
Ilustración 26 – Aceptar cargue documento

Ilustración 27 – Listado de Documentos
Como podemos observar el documento fue cargado satisfactoriamente, el botón de cargue e

encuentra bloqueado para subir archivos al tipo documental “Documento Identidad”, ya que solo es
permitido hacer le cargue desde cero una única vez. En el listado se observa los campos de Tipo
Documental, Identificador de Documento, Peso y por último las opciones de Descargar y Modificar.
Si por alguna razón nos equivocamos y queremos verificar el archivo que se cargó, podemos realizar
la verificación mediante el botón de descargar archivo:
Ilustración 28 – Botón Descargar archivo

Ilustración 29 – Archivo descargado
Como se muestra en la Ilustración 28 el archivo se descargó de inmediato, permitiendo validar que

se cargó o no el archivo correcto.
Nota: La vista de descarga depende del navegador y la versión del mismo, en este caso estamos
trabajando con Chrome Versión 88.0.4324.190 y se encuentra configurado para que no pregunte por
la ruta de descarga.
En caso tal que nos equivoquemos con el documento que se cargó, podemos realizar la modificación
de dicho documento en la opción de modificar:
Ilustración 30 – Opción Modificar

Al dar clic en la opción de Modificar se nos mostrará una ventana para realizar el nuevo cargue del
documento correspondiente, de la siguiente manera:
Ilustración 31 – Ventana Modificar
Cómo podemos observar en la Ilustración 30 la ventana emergente es muy parecida al del cargue,
posee el botón de “Seleccionar archivo” y un botón de “Modificar” que guardará el nuevo documento:
Ilustración 32 – Cargue Documento Modificar
Al dar clic en el botón de “Seleccionar archivo” se mostrará la ventana para realizar la búsqueda del
documento que deseamos cargar, luego podemos observar en la caja de texto el nombre del
documento que escogimos, si estamos seguros damos clic en el botón de modificar y se nos mostrará
el mensaje de guardado correctamente:
Ilustración 33 – Documento modificado
Al cerrar la ventana podemos cerciorarnos si el documento quedo guardado correctamente, damos

clic en el botón de Descargar archivo y verificamos que sea el documento que acabamos de
modificar:
Ilustración 34 – Verificación documento modificado

Nota: El proceso de “Modificación” se podrá realizar siempre que el estado del documento sea
diferente a “Aprobado”, una vez el documento haya sido aprobado por el Encargado de Ingreso, ésta
opción de modificar no se mostrará y el usuario no podrá realizar dicho proceso.
Este proceso se realiza de la misma forma para los roles de Usuario y Aprendiz, la funcionalidad se
encuentra en la misma ruta. No es necesario realizar la inscripción a un programa para realizar el
cargue de los documentos, lo que sí es obligatorio es subirlos y que sean aprobados para la
realización del proceso de matrícula.
Ilustración 35 – Cargue Documentos Rol Aprendiz

Ilustración 36 – Cargue Documentos Rol Usuario
3.4 Consulta Documentos – Roles Agente GAE y Encargado de Adm.

Educativa
La consulta de documentos cargados por parte de los aspirantes y demás roles, pueden ser realizada
por el Agente GAE en el menú Registro / Registro Persona / Documentos Consulta:
Ilustración 37 – Consulta Agente GAE

Ingresamos el tipo de identificación y número de identificación de la persona, damos clic en el botón

Consultar y vemos el listado de Documentos que han sido cargados:
Ilustración 38 – Listado documentos
Al dar clic en el botón de Descargar archivo podemos ver qué documento fue cargado por la persona
para el tipo documental y si éste realmente corresponde:
Ilustración 39 – Descarga Agente GAE
Para el rol de Encargado de Administración educativa, la funcionalidad se comporta de la misma

forma:
Ilustración 40 – Consulta Rol Encargado de Adm. Educativa
3.5 Cargue, Consulta, Aprobación Rol Encargado Ingreso
Para el rol Encargado de ingreso centro de formación la funcionalidad se encuentra en el menú

Registro / Regsitro Persona / Documentos Encargado:
Ilustración 41 – Documentos Encargado Ingreso

Como podemos observar en la Ilustración 40 el encargado de ingreso podrá cargar, descargar, aprobar y
modificar los documentos de una persona, con solo diligenciar el tipo de identificación y el número de
identificación se le listará los documentos de dicha persona:
Ilustración 42 – Listado documentos Encargado Ingreso
El encargado de ingreso es el responsable de verificar la veracidad de los documentos, realizar

observaciones respecto a los documentos, aprobar en caso de estar cargados correctamente y al
mismo tiempo podrá modificar el documento si así lo requiere. El único tipo documental que los
aspirantes no podrán cargar por sí mismos será la Foto, por lo que éste proceso debe realizarlo el
Encargado de Ingreso:
Ilustración 43 – Cargue Encargado de Ingreso
Para realizar el cargue, primero escogemos el tipo documental que deseamos subir, segundo
buscamos el documento que deseamos cargar, si estamos seguros damos clic en abrir y en la caja
de texto se mostrará el nombre del archivo que escogimos. Procedemos a dar clic en el botón de
“Cargue” y automáticamente la lista de documentos se refrescará con el nuevo documento que
cargamos:
Ilustración 44 – Cargue Foto Digital

Ilustración 45 – Listado de documentos actualizado
El encargado de ingreso una vez el aspirante tenga sus documentos cargados, podrá hacer la
verificación, modificación y/o aprobación de los mismos como se mostrará a continuación:
Ilustración 46 – Descargar Archivo
Así mismo en caso en que el archivo deba ser modificado, el encargado podrá hacerlo desde la opción de
modificar de la siguiente manera:
Ilustración 47 – Opción Modificar
Damos clic en “Seleccionar archivo” y se mostrará la ventana para la búsqueda del documento que
deseamos cargar, lo escogemos y damos clic en el botón de “Abrir”:
Ilustración 48 – Búsqueda de documento a cargar
En la caja de texto podemos observar el nombre del documento que escogimos, si estamos seguros, hacemos
clic en botón de modificar, este botón mostrará el mensaje con los requisitos que debe cumplir el documento:
Ilustración 49 – Modificación de documento
Una vez el documento es modificado nos mostrará un mensaje indicando que el documento fue
modificado satisfactoriamente:
Ilustración 50 – Mensaje modificación
El encargado puede realizar la verificación del archivo modificado dando clic en la opción de
“Descargar archivo”:
Ilustración 51 – Verificación de documento modificado
Una vez el encargado esté seguro de que el documento corresponde a lo solicitado, puede proceder
a aprobar el documento y, si es el caso, colocar una observación al respecto:
Ilustración 52 – Aprobación de Documento
Al actualizar el estado del documento aprobado, se refrescará de forma automática la lista y nos mostrará los
campos de fecha de aprobación y persona aprobó como se observa en la ilustración, así mismo se inhabilitará
la opción de modificar ya que el documento al ser aprobado no puede ser modificado:
Ilustración 53 – Fecha y persona aprobó el documento
Nota: para los casos en que el documento cargado ya haya sido aprobado y posea una fecha de vencimiento
o deba cambiarse (como el cambio de tarjeta de identidad a cédula) el encargado podrá reversar el estado de
aprobación del documento y este podrá ser modificado de nuevo:
Ilustración 54 – Cambio de estado del documento
Una vez procesada la opción de actualizar, el listado se refrescará y el documento quedará listo para
ser modificado de nuevo:
Ilustración 55 – Documento habilitado para modificación

3.6 Convocar aspirante
Una vez habiendo ingresado a la plataforma con el Rol “Encargado de Ingreso centro formación”,
ingresamos al menú en la opción Matricula / Proceso de Matricula / Convocar aspirante:
Ilustración 56 – Convocar aspirante
Realizamos la búsqueda de la ficha a la que realizaremos el proceso, y observaremos que según

corresponda se mostrarán los requisitos que se deben tener en cuenta para el asentamiento de la
matrícula:
Ilustración 57 – Requisitos para tecnólogo
Ilustración 58 – Requisitos para técnico
Realizamos el proceso de convocar y a los aspirantes les llegará un correo con la información
pertinente, entre ella los requisitos mostrados en las anteriores ilustraciones:
Ilustración 59 – Correo enviado con los requisitos
3.7 Asentar Matrícula
Una vez habiendo ingresado a la plataforma con el Rol “Encargado de Ingreso centro formación”,
ingresamos al menú en la ruta Matricula / Proceso de Matricula / Verificar Matricula y realizamos la
búsqueda de la ficha o aspirante al cual se asentará la matricula:
Ilustración 60 – Verificar Matrícula
Para el proceso de asentar matrícula, el encargado de ingreso podrá ver si los aspirantes cumplen
con los documentos obligatorios mediante el check “Documentos validados” como se muestra a
continuación:
Ilustración 61 – Documentos validados

Como observamos en la Ilustración 59 cuando un aspirante posee los documentos obligatorios

aprobados en su totalidad, el check “Documentos validados” se encuentra activo y le permitirá
realizar el proceso de asentamiento de forma normal:
Ilustración 62 – Asentar matrícula
El encargado de ingreso podrá verificar si efectivamente el aspirante posee los documentos cargados
y aprobados de forma correcta en la funcionalidad de Documentos encargado en el menú Registro /
Registro persona como se muestra en la imagen:
Ilustración 63 – Verificación de documentos del aspirante

Una vez hecha la verificación de documentos podemos proceder a asentar y nos mostrará el mensaje
de confirmación:
Ilustración 64 – Asentamiento exitoso
En caso que el aspirante no tenga aun sus documentos aprobados, el check “Documentos validados”
estará sin seleccionar y al intentar realizar el proceso de asentar mostrará el mensaje indicando que
no se han aprobado los documentos, de la siguiente manera:
Ilustración 65 – Asentar sin documentos validados
Ilustración 66 – Mensaje documentos sin aprobar al asentar matrícula

3.8 Reporte Auditoría Documental

El reporte de auditoría documental podrá ser generado por los roles Encargado de Ingreso centro de
formación, Encargado de administración educativa y Coordinador de Formación en las siguientes
opciones:
Rol: Encargado de ingreso centro de formación
Ruta menú: Matricula / Proceso de Matricula / Reporte de Auditoría Documental
Rol: Encargado de administración educativa
Ruta menú: Inscripción / Reporte / Reporte de Auditoría Documental
Rol: Coordinador de Formación
Ruta menú: Reportes / Reportes por centro /Administración educativa /Reporte de

Auditoría Documental
En este caso lo haremos con el rol Encargado de Ingreso como se muestra a continuación:
Ilustración 67 – Reporte Auditoría Documental
Como podemos observar, podemos realizar la búsqueda por tipo y número de identificación o por
rango de fechas de creación de los documentos:
Ilustración 68 – Listado de documentos
Al dar clic en el botón de Consultar, se nos mostrará el listado de documentos donde se evidenciará
los campos de fecha creación, modificación y de aprobación de los documentos.
4. Glosario
A continuación, se relaciona la definición de los términos utilizados en el documento.
Término Definición
Elemento que al hacer clic sobre él, ejecutará una acción como por ejemplo
Botón
de guardado.
Serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar determinadas

Menú
tareas.
Caja de texto Es un elemento sobre el que se puede escribir y/o visualizar información.
Perfil asignado al usuario para permitir el acceso a las funcionalidades de

Rol
la aplicación.
Es un elemento al cual si se le da clic puede o no ejecutar o simbolizar una

check
acción.

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2. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.

3. Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto

Tipo Manual de Usuario Versión vigente 1.0

Nombre SCDS Manual Usuario REQ-163 Repositorio de Información

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Aprobación del documento

Rol Nombre Firma Fecha

Autor: SCDS - everis 10-mar-2021

Ana Cecilia León

Versión Descripción de cambios Autor Fecha creación

1.0 Versión inicial Everis 10-mar-2021

2.0 Versión Final Everis

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1 Identificación del documento ....................................................................................................... 2

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Ilustración 1 – Inicio portal Sofia Oferta ............................................................................................................. 9

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Ilustración 41 – Documentos Encargado Ingreso ............................................................................................. 30

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En este documento se describe el detalle de los desarrollos ejecutados para satisfacer en su

Centro de Desarrollo de Software

2. Generalidades del proyecto

Centro de Desarrollo de Software

3. Descripción de las funcionalidades de sistema

3.1 Registro – Sofia Oferta

Para ingresar al portal Sofia Oferta se ingresa a través del enlace

Ilustración 1 – Inicio portal Sofia Oferta

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Ilustración 2 – Opción Regístrese

A continuación, se visualiza la vista de validación donde se deben diligenciar los campos

Ilustración 3 – Vista de verificación

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Si el usuario efectivamente no se encuentra registrado en Sofia, le mostrará la siguiente vista:

Ilustración 4 – Registro usuario nuevo

En los Términos y condiciones se muestra la información relacionada al documento que se debe

Ilustración 5 – Términos y condiciones

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Ilustración 6 – Botón Cargue Documento

Centro de Desarrollo de Software

Ilustración 7 – Información a tener en cuenta

Ilustración 8 – Vista Cargue Documento

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Ilustración 9 – Vista selección documento

Como se observa en la ilustración, buscamos la ruta donde se encuentra el documento a cargar y el

Ilustración 10 – Vista documento cargado

Centro de Desarrollo de Software

Ilustración 11 – Mensaje de confirmación

Ilustración 12 – Cargue correcto de archivo

Ilustración 13 – Diligenciamiento de datos

Centro de Desarrollo de Software

Ilustración 14 – Alerta por no cargue de documento

En el caso de haberlo subido, se mostrará la vista de datos de contacto y de asignación de clave:

Ilustración 15 – Datos de contacto

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Ilustración 16 – Asignación clave y finalización

3.2 Proceso de Inscripción