CENTRO DE ESPECIALIZACIÓN EN

COMPUTACIÓN Y ESTUDIOS
COMERCIALES SRL.

UNIDAD 1

LA COMUNICACIÓN

1. Teoría de la comunicación.- Conviene tener claro que en cualquier

comunicación existirá una relación didáctica, es decir de dos personas, a las
que se denominan hablantes o interlocutores. Podemos decir que comunicar es
transmitir nuestros pensamientos, ideas, sentimientos, deseos a otra persona
esperando que ella reaccione o responda positivamente o negativamente. Así
estamos en presencia de un emisor (el que emite un mensaje) y de un receptor
(quien recibe el mensaje).

2. Elemento de la comunicación.- Son cinco elementos principales de la

comunicación: emisor, mensaje, código, canal y receptor.

a) Emisor (transmisor).- El cerebro es la fuente de fuente de información que

organiza los mensajes para transmitirlos voluntariamente a través de
aparato vocal o articulatorio o por señales o signos convencionales.

b) Mensaje Es el contenido de la idea, pensamientos, sentimientos, etc., que el

emisor desea transmitir.

c) Código Es la forma convencional de la cual se vale el emisor para expresar

su mensaje, puede ser por medio de sonidos, llamados también fonemas y
por medio de signos de puntuación y letras llamados también grafemas.
Existen otros como el Morse (alfabeto convencional de rayas y puntos), por
medio de señales corporales, por medio de banderolas, etc.

d) Canal.- Es el medio por el cual son transportadas las señales códigos, el

soporte físico, tal el caso del aire que conduce las ondas sonoras, las líneas
telefónicas, las cartas la radio, la televisión la prensa escrita, etc.

e) Receptor o preceptor.- Es la persona que recibe el mensaje y reacciona en

forma positiva o negativa.

Podemos mencionar un sexto elemento que puede ser la fuente de ruido o

factores de ora índole que impiden el mensaje llegue al receptor en forma
clara y completa tal como fue emitido.
 RECEPTOR
EMISOR MENSAJE CÓDIGO CANAL O
PRECEPTOR

FUENTE
DE EMISOR CANAL RECEPTOR DESTINO
INFORMACIÓN

HABLANTE Oyente
Cerebro a (Aparato Vocal) Cerebro B
articularorio (Aparato Auditivo)

También se puede mencionar la redundancia que es la repetición del mensaje

aparentemente innecesario, que se efectúa con el fin de mejorar la
comunicación y el contexto, que es la situación que rodea a la comunicación.

3. La comunicación en las empresas.- En las empresas podemos diferenciar

la comunicación de la siguiente forma:

a) Comunicación formal.- Canal oficial o formal que puede ser:

- Comunicación descendente.- La comunicación descendente es la que

fluye desde los mandos superiores hasta los niveles inferiores. Esta
comunicación una los niveles de jerarquía y coordina las actividades que se
desarrollan en el nivel operativo.

Su objetivo es ordenar, disponer, regular dar información general o incluso

consultar. Puede ser oral directa o escritura mediante circulares, instructivas,
memorandos, notas de o cartas, tableros informativos y boletines.

- Comunicación ascendente.- De los niveles inferiores hacia los mandos

intermedios, a través de informes escritos u orales, partes de trabajo,
buzones de sugerencia, etc.

Tienen en resumen carácter informativo y explicativo.

- Comunicación horizontal.- Se produce en niveles de igual jerarquía. El

objeto es facilitar la coordinación de labores puede ser por vía oral directa o
telefónica o por medio de carta, notas internas, oficios, esquelas, etc.,
 muchas veces en copias a los niveles superiores.

- Comunicación diagonal.- Es la que establece entre niveles de decisión que

no se encuentra horizontalmente en le escritura organizativa, ni existe entre
ellos nivel de mando.

El objetivo es recabar información para tomar decisiones o sugerirlas a

niveles superiores.

b) Comunicación informal.- La “Grepe Vine” (vid o parra) en forma figurada

equivale a canal informal, por medio del cual se transmiten rumores e
información generalmente distorsionada o totalmente falsa.

Es una red casual de contactos personales que se da a lo largo de toda la

jornada de trabajo. Responde a la tendencia humana de especular, lanzar
conjeturas o de aparentar estar informado.

Generalmente se transmite oralmente los mandos formales no pueden

suprimirla, pero pueden aprovecharla para difundir información verás
favorable para establecer un clima adecuado de trabajo.

c) Comunicación Interna o Externa.- Esta comunicación puede darse

internamente dentro de la empresa o institución externa cuando la
comunicación se transmite a otras empresas, instituciones o personas
particulares.
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UNIDAD 2

ELEMENTOS DE LA CARTA

Una carta tienen como artes principales a las siguientes,

encabezamientos, cuerpo o texto y despedida.

1. Encabezamiento.- Esta constituido por los siguientes elementos:

a) Membrete.- Es la parte que identifica la empresa y varía según los sectores.

En la mayoría de los casos este elemento viene impreso en el papel y

sirve para identificar a la empresa o institución de cual proviene la
correspondencia.

Los membretes del sector público deben ser sobrios y sencillos, tan solo
debe contener el logo o escudo, el nombre de la institución la localidad y país.

Logo

Nombre de la institución Ministerio de Educación

Localidad y país La Paz - Bolivia

En el sector privado los membretes están formados por: El logotipo, la

razón social, dirección, teléfono, fax, E-mail y otros como propaganda en
algunos casos, impresos con llamativos colores.

OSO PEREZOSO
Av. Franco Valle
Telf. 2813068 FAX............
E-Mail....................

ORURO.........................
POTOSÍ.........................
SANTACRUZ.....................
SUCRE.........................
b) Fecha.- Referencialmente se escribe de 14 a 16 espacios sencillos, a partir
del borde superior del papel

Este elemento nos proporcional 4 datos importantes que son: nombre del
lugar, día, mes y año en que se elaboró la carta.

En correspondencia local o al interior de la república lleva solamente el

nombre de lo localidad.

Interior o la misma ciudad

El Alto, Junio 15, 2004

Para exterior debe ir además el nombre del país.

La Paz – Bolivia, Junio 15, 2004.

Si los nombres de la y el país figuran en el membrete se puede omitir

estilo en la línea de localidad y fecha.

EXTERIOR INTERIOR

Productos la Estrella Caja Nacional de Salud

La Paz – Bolivia

15 espacios 15 espacios

, 15 de Junio, 2004 , 15 de Junio, 2004

c) Número Correctivo o de orden (Cite).- Para el ordenamiento de la

correspondencia, facilita su archivo y se usa también para identificar la
correspondencia en la respuesta.

Se puede escribir o imprimir en el lado derecho entre el membrete y la

fecha.

Puede ser numérico o alfabético.

Numérico Alfabético
Cite Nº0001/04 Stria./Nº0001/04

Nº de carta Año Procedencia Nº de carta

d) Líneas de nombre y dirección de destinatario .- Es la Correspondencia
Oficial suele llevar el tratamiento en la siguiente línea el nombre y apellido
del destinatario precedida de su título, en la siguiente línea se consigna el
cargo y en la última línea el nombre de la ciudad, presente o Ciudad.

Honorable Tratamiento
1 espacio
Dr.: José Luis Paredes Título y Nombre completo
1 ½ espacio
ALCALDE MUNICIPAL Cargo
1 ½ espacio
Presente o Dirección

En correspondencia comercial.- Se puede añadir el nombre de la empresa y

su dirección. Esta dirección se puede escribir tal como aparece en los daños del
remitente o el membrete.

Los tratamientos pueden ir abreviados en las partes comerciales

precediendo en nombre y en una misma línea.

El lugar de destino en la correspondencia internacional se acostumbra a

ciudad y país, en la nacional con nombre de la localidad.

Señor Tratamiento
1 espacio
Lic. Marco Quispe Cori Título académico y nombre completo
1 ½ espacio
SUPERVISOR DE ECOBOL Cargo e institución
1 ½ espacio
Presente

INTERIOR EXTERIOR

Señorita Señor
Ing.: María Olivares Perez Lic.: Mario Ortega Paz
SUPERVISORA DE PIL ADMINISTRADOR DE COCA COLA
Casilla Nº 123 Casilla Nº 2023
Cochabamba Av. Olivos Nº 2023
Buenos Aires – Argentina

e) Línea de referencia.- suele ir dos espacios por debajo de la dirección

interior. Es el resumen de la carta que facilita la compresión al lector, este
elemento sirve también para el archivo y va precedida de las palabras
regencia, asunto.
 Por estrategia algunas cartas no llevan referencia, obligando al receptor
a leer completamente la línea de referencia, se puede escribir de la siguiente
forma:

a) Con mayúscula sostenida

REF: Pedido Nº 678
b) Iniciales con mayúscula y el resto minúscula
Ref.: Pedido Nº 678
c) Iniciales mayúsculas, el resto minúsculas y totalmente subrayado.
Ref: Pedido Nº 678
d) En computación con letras más grandes y negrita.

f) Saludo inicial de cortesía o vocativo.- Se escribe dos espacios por debajo

de la dirección interna o referencia el mismo punto donde se ha figurado el
margen izquierdo.

Es una forma cortés, respetuosa, para dirigirse a las personas, puede ser
simple y moderno, formal, amistoso y protocolar.

En correspondencia comercial se dirige al cargo que ocupa el jefe o

ejecutivo.
Señor
Arq.: Juan Pérez
SUPERVISOR
Presente
REF.:...........................
Señor Supervisor:

Cuando no tiene cargo el saludo esta dirigido al título académico

Señor
Arq.: Juan Pérez
Presente
REF.:..............................
Señor Arquitecto:

Cuando la persona no tiene cargo ni título académico el saludo se dirige

al apellido o apellidos
Señor
Juan Pérez
Presente
REF.:..............................
Señor Pérez:

Los saludos oficiales deben dirigirse siempre al cargo que ocupa la

autoridad.
 Excmo. Señor
Lic.: Carlos D. Mesa Gisberth
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE BOLIVIA
Ciudad
REF.:.......................
Excmo. Señor Presidente Señor:

Señor.: Excmo. Señor

Arq.: José Mendoza Ibáñez Lic.: Sebastián Lucero Pérez
GERENTE DE FAMAC MINISTRO DE ESTADO
Ciudad Ciudad
REF.:..................... REF.:.......................
Señor Gerente: Excmo. Señor Ministro de Estado:

2. Cuerpo texto de la carta.- Es la siguiente parte de la carta y se escribe a

dos espacios por debajo de la línea de saludo.

El texto esta formado por párrafos que se escriben a espacio sencillo, el

número de palabra del texto determina el tamaño de la carta y sirve para el
centrado de la misma.

99 palabras Carta corta

- 199 palabras Carta mediana.
+ 200 palabras Carta larga.

3. Despedida.- Es la tercera parte de la carta donde se incluyen los siguientes

datos:

a) Palabras de despedida.- Llamamos palabras de despedida a la frase que va

después del texto, o a dos espacios sencillos.

En comunicación de rutina o comerciales se recomienda usar términos

simples como: Atentamente, cordialmente, sinceramente.

En comunicaciones oficiales las despedidas suelen ser mas extensas y

conservadoras.

Sin un acto particular aprovecho la oportunidad para saludarle con mi

mejor consideración.

b) Antefirma.- Se escribe a dos espacios por debajo de la despedida y contiene

el nombre de la institución como se omite si el papel esta membretado.

c) Líneas de firma.- Se escribe de cuatro a seis espacios sencillos por debajo

de la despedida o antefirma.
 La primera línea contiene el título nombre y apellido del firmante, la
siguiente línea el cargo de firmante sin sangría, puede ser con mayúscula
sostenida o con minúscula con letras iniciales mayúsculas.

d) Iniciales de identificación.- Se escribe a dos espacios por debajo de las

líneas de firma y contra el margen izquierdo.

Tradicionalmente se anota las iniciales del responsable y de la

mecanógrafa, separados por una barra.

Modernamente se acostumbra escribir el nombre seguida de la inicial del

apellido de la transcriptora o la inicial del nombre y el primer apellido del
transcriptor

e) Anexo, adjuntos, inclusos.- Se escribe dos espacios por debajo de las

iniciales y contra el margen izquierdo.

Indica que la carta va acompañada de algún otro papel y va precedida de

alguna de estas palabras.

f) Copia al carbón de rutina.- Se escribe las abreviaturas C.c. contra el

margen izquierdo, a dos espacios después de las iniciales o anexos, seguido de
las abreviaturas de las personas o dependencia de las que deben recibir las
cosas.

C.c.: Arch.persona.
 14 a 16 espacios

Membrete

Fecha
Cite 2 espacios

5 a 6 espacios
Líneas de nombre y dirección
del destinatario

2 espacios
Ref.:

2 espacios
Saludo inicial de cortesía
2 espacios

Cuerpo o texto de la carta

2 espacios
Palabras de despedida
2 espacios

Ante firma

4 a 6 espacios

2 espacios
Iniciales de identificación
2 espacios
Anexos
2 espacios
C.c.
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UNIDAD 3

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

El secreto de una escritura efectiva reside en conocer a las personas

con quienes se trata. La mayoría de las personas responden favorablemente al
sentido común, a los principios básicos de las buenas relaciones humanas,
tales como la apariencia agradable como la naturalidad, la cortesía, trato
amistoso y sinceridad.

De ahí la necesidad de establecer modelos de cartas.

Modelos de carta.- Existen modelos de carta del idioma español y los ya

universalizados del idioma inglés.

- Carta espacio sencillo

Modelo o estilo del idioma español - Carta Espacio doble

- Modelo bloque
- Modelo semibloque
Modelo o estilo del idioma inglés - Modelo bloque extremo
- Modelo sangrado

Modelos Españoles.-

a) Carta espacio sencillo.- La línea del lugar y fecha se escribe alineada

contra el margen derecho, las líneas de nombre y dirección del destinatario se
escribe contra el margen izquierdo, y las líneas de despedida comienzan cinco
golpes a la izquierda del punto céntrico del papel. La primera línea de todos los
párrafos tiene sangría y entre uno y otro párrafo se deja una línea en blanco, es
un poco conservador pero muy elegante para la correspondencia comercial.

b) Carta espacio doble.- Llamada también escalonada por que las líneas de la
dirección del destinatario y las líneas de despedida tienen la apariencia de
escalones.

La línea del lugar termina alineada con el margen derecho. La primera

línea de la dirección comienza contra el margen izquierdo en las siguientes
líneas se hace sangría de 5, 10, 15 golpes respectivamente, los párrafos se
escriben a espacio doble. La despedida se inicia dentro del papel y en las
siguientes líneas se hacen sangría de 5, 10 y 15 golpes respectivamente.

Modelo del idioma ingles.-

a) Modelo bloque.- La fecha, la referencia, la despedida y la firma comienzan

en el centro de la línea escritura. La línea de dirección y las líneas del cuerpo
comienzan contra el margen izquierdo como los párrafos se escriben a espacios
sencillos.

b) Modelo semibloque.- Es parecido al modelo bloque pero la primera línea de

cada párrafo se hace una sangría de cinco golpes como se escribe a espacios
sencillo.

c) Modelo bloque extremo.- Todas las líneas incluyendo la de la fecha

comienza contra el margen izquierdo, es muy usada actualmente en mensajes
informales por ser más rápido de escribir.

d) Modelo sangrado.- Es idéntico al llamado en español carta escalonada s

utiliza para cartas personales sociales o muy cortas.

Estilos de puntuación.-

a) Puntuación abierta.- En este estilo no se usa signos de puntuación en la

fecha, en la dirección interna, despedida ni firma.

b) Puntuación estándart.- Se usa: después del saludo, después de la

despedida. Este tipo es más común en el comercio y se prefiere por su
sencillez.

c) Puntuación completa.- Se usa punto después de la línea de localidad y

fecha, coma en cada una de las líneas de dirección interior excepto en la última
que se coloca punto, dos puntos después del saludo, coma en cada una de las
líneas de despedida excepto en la última que lleva punto.
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UNIDAD 4
ROTULACIÓN DE SOBRES

En el sobre las líneas de nombre y dirección se escriben en la misma

forma como se escribe en la carta. Si la carta se a escrito a espacio sencillo, la
dirección se escribe en forma compacta. Si la carta se a escrito a espacio doble,
la dirección se escribe en forma escalonada.

Rotulación en forma compacta.

Señor
Lic. Omar Vidal
ASESOR DE AFP
Presente.-

Rotulación en forma escalonada.

Señor
Lic. Omar Vidal
ASESOR DE AFP
Presente.-

- Carta modelo bloque

- Carta modelo semibloque
- Carta modelo bloque extremo
- Carta modelo sangrado
- Carta a espacio doble

Elemento del sobre.- Un sobre rotulado tiene los siguientes elementos.

1) Nombre y dirección del destinatario.

2) Nombre y dirección del remitente.
3) Sellos postales.
4) Anotaciones especiales.
1) Nombre y dirección del destinatario.- Esta compuesto por los siguientes
datos.
a) Tratamiento
b) Titulo académico y nombre
c) Cargo e institución
d) Dirección
e) Destino

2) Dirección del remitente.- Esta generalmente impresa en el membrete, si es

necesario mecanografiarla, se escribe en la primera línea a dos espacios del
borde superior y a dos golpes hacia la derecha del borde izquierdo.

2 Datos del remitente 3

4 “CONFIDENCIAL”

Carta personal
Remitente

Clases de rótulo.- En la rotulación podemos diferenciar el estilo bloque

extremo, bloque. Semibloque, sangrado y la forma tradicional.

Forma tradicional.- Se caracteriza por escribir los datos del destinatario en la

siguiente forma.

a) Sobre corto.- Comienza a escribir la primera línea de la dirección en la línea

12 comenzando del borde superior del sobre y 5 espacios hacia la izquierda del
centro horizontal del sobre.

12 espacios
b) Sobres medianos.- Comience a escribir en la línea 14 a partir del borde
superior del sobre y 5 golpes hacia la izquierda del centro horizontal del sobre.

c) Sobre largo.- Comience a escribir en la línea 14 a partir del borde superior

del sobre y 5 golpes hacia la izquierda del centro horizontal del sobre.

Estilo bloque extremo Estilo bloque

Estilo semibloque Estilo sangrado

Extremo bloque extremo.- Su característica radica en que el rótulo se

encuentra al lado izquierdo del sobre.

Estilo bloque .- La característica del estilo bloque consiste en que el rótulo se

encuentre al lado derecho del sobre.

Estilo semibloque.- El rótulo se halla en el centro del sobre.

Estilo sangrado.- Su característica radica en que el rótulo se encuentra en

forma escalonada y es a doble espacio.
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UNIDAD 5
EL DOBLADO DEL PAPEL Y SU INSERCIÓN EN EL SOBRE

PAPEL TAMAÑO ESQUELA (21.5 X 16.5 cms.)

Con el sobre rectangular (9 x 16.5 cms.): Dóblese dejando unos 6 cms.

Libres en el borde superior (1). Esto se hace así y no doblando por mitades,
para que al abrir la carta se vea en seguida cual es el principio, evitando el
inconveniente muy posible de tener que voltearla para poder leerla. Dóblese de
acabo, en sentido inverso, a la mitad (2)

Con sobre cuadrado (12 x 15.3 cms.): Dóblese el borde derecho a unos 2
cms. (1). Dóblese después a la mitad en sentido inverso (2).

Con sobre oficio (10.5 x 24 cms.): Doblese por la mitad, en sentido

vertical.

PAPEL TAMAÑO CARTA (28 x 21.5 cms.)

 Con sobre rectangular: Doblese la hoja dejando unos 3 cms. libres en el
borde superior (1) (Ver razones indicadas para ese sobre con papel tamaño
esquela). Dóblese después a la inversa, en tres partes que no deben ser
necesariamente del mismo tamaño 2).

Con sobre cuadrado: Dóblese dejando 1 cm. Libre en el borde superior,

por las mismas razones antes anotadas (1). Dóblese después a la mitad, en
sentido inverso (2).

Con sobre oficio: Dóblese en tres partes dejando la parte superior un

poco más corta, lo que permite localizar, al abrirla, el principio de la carta.

PAPEL TAMAÑO OFICIO (23 x 21.5 cms.)

Con sobre rectangular: Hágase al pie de la hoja un pliegue de unos 5

cms. (1). Doblese después a la mitad, en el mismo sentido (2) y finalmente en
tres partes, en sentido inverso (3).
 Con sobre cuadrado: Hágase al pie de la hoja un pliegue de unos 5 cms.
(1). Dóblese después a la mitad, en el mismo sentido (2) y finalmente a la mitad
otras vez, en sentido inverso (3).

Con sobre oficio: Hágase al pie de la hoja un pliegue de unos 5 cms. (1).
Dóblese después en tres partes, en el mismo sentido (2), dejando en lado
superior más corto, para facilitar la apertura de la carta en su posición correcta
(3).
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UNIDAD 6

EL INFORME

1. Generalidades.- Existe una gran variedad de informes que se pueden

clasificar en tres grupos.

a) Informe Científico, Técnico y de Especialidades.

b) Informe de Investigación.
c) Informe de rutina.

Los informes de los grupos a y b deben ser redactados por expertos, las
secretarias solo copian o transcriben.

Los informes de grupo c pueden ser redactadas por cualquier

funcionarios ya que se refiere a rutina de trabajo en la oficina.

El informe de rutina es una correspondencia interna vertical ascendentes,

usada por los funcionarios de cualquier nivel, para informar a sus superiores
sobre un trabajo cumplido o una misión realizada. Generalmente los niveles
superiores o demanda, se valen de los informes recibidos para tomas
decisiones.

2. Redacción.- El informe se redacta en primera persona singular o plural y se

aplica el enfoque persuasivo, el informa está formado por dos partes:
encabezamiento y texto.

El encabezamiento está constituido por los siguientes elementos:

 Título y número de orden.

 Destinatario.
 Remitente.
 Asunto.
 Localidad y fecha.
GRAFICO DEL INFORME

Membrete 14 a 16 espacios

INFORME N° 1
4 espacios

A: Pedro Mendoza Luma DIRECTOR GENERAL

Destinatario Encabezamiento
2 espacios
DE Mario Perez
Remitente 2 espacios

Asunto ASUNTO: COMPRA DE ARTEFACTOS

2 es pacios

Localidad y fecha FECHA: El Alto, Julio 27, 2004

2 espacios
Saludo Señor Director:
2 espacios

Texto
2 espacios

2 espacios

Atentamente