Lineamiento Específico Jornadas de Actualización de

Datos de Contacto
Componente Bienestar Comunitario
GIT Territorios y Poblaciones

JORNADAS DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE CONTACTO EN SIFA

PARA LA POBLACIÓN BENEFICIARIA DEL PROGRAMA FAMILIAS EN
ACCIÓN

El presente documento tiene como objetivo ofrecer los insumos necesarios

para dar cumplimiento a la actividad 18, obligación especifica No. 4 del Plan
Operativo Anual (POA), referente a la ejecución de jornadas municipales de
actualización de datos de contacto para las familias inscritas en el programa
Familias en Acción. A continuación, se definen las jornadas, su objetivo y tipos,
se describe el procedimiento a seguir para llevarlas a cabo, y finalmente se
presentan las fuentes de verificación que deben presentarse como evidencia.

1. ¿Qué son las jornadas de actualización de datos de contacto?

Son espacios organizados, convocados, e implementados por las alcaldías

municipales para que la población del programa pueda actualizar sus datos de
contacto, es decir, sus números telefónicos, correo electrónico, y dirección de
residencia (para el caso de las familias que residen en el mismo municipio en el
cual se encuentran inscritas). En estas jornadas la autoridad local debe
disponer de los recursos humanos, físicos, y tecnológicos necesarios para que
la actualización se realice directamente en el aplicativo SIFA, de forma que la
novedad se vea reflejada automáticamente y se pueda verificar la calidad del
dato.

En este punto se debe aclarar que, si el municipio no cuenta con la capacidad

operativa para atender a los asistentes a las jornadas de forma ágil, se debe
evitar tramitar otros tipos de novedades. También, se debe mencionar que la
actualización de datos se puede realizar de forma simultánea a las asambleas
municipales y a las jornadas de entrega de incentivos, siempre y cuando el
municipio garantice que no afectará el normal desarrollo de estas actividades.

2. ¿Cuál es el propósito de las Jornadas de Actualización de Datos?

Estas jornadas fueron establecidas por el programa Familias en Acción como

mecanismo para actualizar masivamente la información de contacto registrada
actualmente en el Sistema de Información – SIFA. Contar con esta información
actualizada permitirá mayor efectividad en las campañas que periódicamente
se ejecutan por parte de Prosperidad Social a través de llamadas telefónicas y
mensajes de texto para promover el cumplimiento de corresponsabilidades,
socializar jornadas de pagos y bancarización, y convocar a los espacios del
componente de Bienestar Comunitario, entre otras. Considerando que la Fase
III del programa lleva en implementación desde 2013, se ha detectado que el

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porcentaje de desactualización de datos de contacto es alto y por ende, se

requiere de jornadas de actualización masiva para mejorar los indicadores de
efectividad en la comunicación con los titulares del programa.

3. Tipos de Jornadas de Actualización de Datos de Contacto.

a. Jornadas regulares de actualización de datos: Son aquellas que se realizan

en las fechas definidas por el programa Familias en Acción con el objetivo de
minimizar el impacto sobre las otras actividades propias del ciclo operativo a
cargo de los Enlaces Municipales y sus equipos de apoyo. Será responsabilidad
de los equipos municipales definir la cantidad de jornadas que realizarán bajo
esta modalidad, teniendo en cuenta el número de familias inscritas en el
municipio y su capacidad operativa. Finalmente, se debe aclarar que estás
jornadas se pueden realizar en las instalaciones en las cuales opera el
programa.

Días recomendados para realizar las jornadas:

- 10 de octubre al 25 de octubre.
- 7 y 8 de noviembre.

Días en los cuales se debe revisar la capacidad operativa para no afectar las
jornadas de pagos y la última semana de creación de novedades tipo 1:

- 18 y 19 de septiembre.
- 22 de septiembre al 1 de octubre.
- 11 al 16 de noviembre.

b. Jornadas simultáneas a la entrega de incentivos o asambleas municipales:

Son aquellas que se efectúan al interior de estos dos espacios masivos
definidos por el programa Familias en Acción, para optimizar recursos y
aprovechar la asistencia de los(as) beneficiarios. En estas jornadas los
municipios deben disponer de puestos de atención con acceso a SIFA
destinados solo para la actualización los datos de contacto. Además, deben
garantizar que no se afectará el normal desarrollo de estos eventos.

c. Jornadas excepcionales para la actualización en físico de datos de contacto:

Son jornadas que se realizarán en zonas rurales con dificultades de
conectividad a internet que impiden realizar la actualización directamente en
SIFA. En este caso, el Enlace Municipal y su equipo de apoyo, deben recolectar
la información de los(as) participantes en el formato suministrado (Anexo 2)
por el equipo regional de Familias en Acción, y posteriormente deben registrar
la información en una base de datos en Excel diseñada para este fin (Anexo 3).
Los formatos físicos deben ser escaneados y enviados al nivel nacional junto

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con la base de datos en Excel. En este tipo de jornadas, el Enlace Municipal y

su equipo son los responsables de la calidad del dato, por lo cual asumen la
responsabilidad sobre las posibles inconsistencias que se puedan presentar.

4. Procedimiento.

Actividades Responsables Periodo y plazo máximo

de Ejecución
1. Elaborar y entregar los - Nivel Nacional: 1 mes (Hasta el 18 de
insumos necesarios para la GIT Familias en septiembre de 2018)
realización de las jornadas a Acción y TYP.
los equipos regionales.
2. Socializar los lineamientos e - Profesional 1 semana (Posterior a la
insumos para la actividad a los Familias en Acción entrega de Insumos por
equipos municipales. a cargo del parte del Nivel Nacional)
Componente de
Bienestar
Comunitario.
3. Programar las Jornadas de - Enlace Municipal. Plazo máximo: 5 de
Actualización de datos y octubre.
diligenciar el formato de
programación. Este debe ser
remitido al profesional
Familias en Acción de la
regional a cargo de BC.
4. Consolidar la programación - Profesional a Plazo Máximo: 19 de
regional de las jornadas y cargo del octubre.
remitir al nivel nacional Componente de
(Profesional de T y P asignado Bienestar
a la regional) Comunitario.
5. Alistar y ejecutar las - Enlace Municipal. Segundo Semestre
jornadas. (Hasta el 16 de
noviembre de 2018 de
forma que se pueda
registrar el
cumplimiento POA hasta
el 30 de noviembre.
Para las jornadas
excepcionales el plazo
va hasta el 15 de
octubre de 2018)
6. Registrar la información - Enlace Municipal. Segundo Semestre
recolectada en físico en el (Para esta actividad el

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formato de base de datos y plazo máximo es hasta

entregar al equipo regional de el 30 de octubre de
Familias en Acción (Aplica solo 2018)
para las jornadas
excepcionales)
7. Consolidar la base de datos - Profesional a Segundo Semestre
de jornadas excepcionales de cargo del (Para esta actividad el
actualización de datos en físico Componente de plazo máximo es hasta
y enviar al nivel nacional. Bienestar el 10 de noviembre de
Comunitario. 2018)
8. Consolidar base de datos - GIT de TYP Segundo Semestre
nacional de las jornadas (Para esta actividad el
excepcionales de actualización plazo máximo es hasta
de datos y entregar a la el 15 de noviembre de
coordinación del programa 2018)
Familias en Acción.
9. Actualización masiva de - GIT Familias en Segundo Semestre
datos de contacto a partir de Acción y Sistemas (Para esta actividad el
la base de datos nacional de de Información. plazo máximo es hasta
jornadas excepcionales. el 25 de noviembre de
2018)
10. Actualización del formato - Enlace Municipal. Plazo máximo hasta el
de Programación de Jornadas 15 de noviembre de
registrando la fecha en la cual 2018.
se realizó la jornada.
11. Consolidación regional del - Profesional a Plazo máximo hasta el
formato actualizado de cargo del 30 de noviembre de
programación de jornadas y Componente de 2018.
remisión al profesional de T y Bienestar
P asignado a la regional. Comunitario.
12. Registro de evidencias de - Enlace Municipal. Segundo Semestre
la actividad en el aplicativo (Plazo máximo hasta el
POA. 30 de noviembre de
2018)

5. Fuente de Verificación de Cumplimento POA: Para dar cuenta de la

realización de esta actividad se definió la siguiente fuente de verificación:

1) Actualización en SIFA (Reporte de Novedades de actualización de datos

descargado de SIFA).

Los formatos y herramientas desarrollados para apoyar la ejecución y

seguimiento de la actividad son los siguientes:

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- Anexo 1. Formato de Programación de Jornadas de Actualización de Datos.

- Anexo 2. Listado de Asistencia Jornada de Actualización de Datos.
- Anexo 3. Base de Datos Jornada de Actualización de Datos.