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Segunda Parte Informe de Consultoria Sobre Control

Casos Empresariales (Corporación Universitaria Minuto de Dios)

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 ACTIVIDAD 8

Segunda Parte Informe de Consultoria Sobre Control

ESTUDIANTE
Kelly Yojhana Castro Ruiz
ID 762169
Glipsa Brigitte Estefan Castaño
Arias ID 750694
Milton Andres Gomez
Ruiz ID 758071
Javier Edilber Ochoa Frasser
ID 758298

TUTOR

Javier Enrique Torres Rivera

ASIGNATURA:
Procesos Administrativos

FACULTAD:
ADMNISTRACION FINANCIERA

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTON DE DIOS – UNIMINUTO

VILLAVICENCIO – META
2020
 Los Indicadores de Gestión

Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un

proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar
señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según
el caso. Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya
desde la correcta comprensión del hecho o de las características hasta la de toma de
decisiones acertadas para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual dan cuenta.

Lo importante es asegurarnos que los indicadores que elijamos estén alineados con la
estrategia de la empresa, como se mencionó anteriormente. Además, los indicadores
deberían estar balanceados. Es decir que no estén sesgados hacia unas perspectivas
descuidando otras. Y sumamente importante es que la implementación del sistema de
indicadores se haga bien. Esto implica que:

● La forma de cálculo esté claramente definida.

● Identificados los responsables de su medición y su periodicidad.
● Determinar las metas de control para cada indicador.
● Implementar un sistema de reportes de resultados que sea accesible a las personas
que necesiten dicha retroalimentación.
GESTION COMERCIAL POR TIENDA DE STF GROUP S.A (STUDIO F INTERNATIONAL)

Índice ó Agenda

1. Presupuesto de Ventas: Como se construye y cual es su importancia

1.1 Ppto por zona

1.2 Ppto por tienda
1.3: Presupuesto por Asesor: Concepto de Cuota Justa

2. Herramientas para medir el cumplimiento del presupuesto de ventas:

2.1 PMS
2.2 RTMT

3. Crecimiento en Ventas: ¿Qué significa y cual es su importancia?

3.1 Formula del Crecimiento de Ventas

3.2 Interpretación y Análisis del crecimiento/ decrecimiento en ventas

4. Indicadores Comerciales: ¿Cuáles son y cual es su importancia

4.1 Indicadores
4.2 Herramientas para medir indicadores de desempeño.
PRESUPUESTOS DE VENTAS

Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada en ventas,

en términos cuantitativos, realizado por una organización. El presupuesto en ventas
suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de
ventas y de gastos administrativos.

PARAMETROS PARA ESTABLECER PRESUPUESTOS

Lo establece la junta directiva teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

 Resultado de ventas del año anterior

 Niveles de inventario
 Promociones proyectadas
 Inflación o incremento en precios
 Apertura de nuevas tiendas
 Remodelaciones

PRESUPUESTO MAESTRO
PRESUPUESTO PAÍS
PRESUPUESTO ZONA
PRESUPUESTO TIENDA
PRESUPUESTO ASESOR CUOTA JUSTA

PRESUPUESTO ASESOR

El Presupuesto del asesor se asigna teniendo en cuenta el concepto de cuota justa.

CUOTA JUSTA

Cada asesor debe tener un presupuesto asignado de acuerdo al trafico de clientes del día y
el horario en el cual trabaja.
Tráfico de clientes y ventas

CUOTA JUSTA

Cada asesor debe tener un presupuesto asignado de acuerdo al trafico de clientes del día y
el horario en el cual trabaja.

escribir los valores por turno de la semana típica y sumar cada día y luego sumar los
valores de toda la semana.

Al valor de cada turno del día de la semana típica dividirlo por el total del día. Ejemplo:
$309500/$3.800.730
De acuerdo a la programación de horarios de la semana, establecer la cantidad de asesoras
de venta en cada turno.

Se divide el porcentaje de la venta diario basado en la semana típica por turno (cuadro 2)
por la cantidad de asesora de cada turno.

El presupuesto diario de la tienda, se multiplica por el % de participación de la venta diaria

por asesora en cada turno. Ejemplo: $4.370.839 * 6,87%
Programación de los horarios de las asesoras debe ser acorde a la cantidad de asesoras de
turno que se definieron en el cuadro 3.

Es la sumatoria del presupuesto por asesor (cuadro 5) de acuerdo a los turnos en que cada
asesora trabaja en el día.

NOTA: EN LA PLANILLA DIARIA QUE SE MANEJA ACTUALMENTE POR ASESOR, SE

DEBERA ESCRIBIR DEL 1 AL 30 DE CADA MES EL PRESUPUESTO POR DIA DEL
ASESOR QUE SALE DE LA TABLA NUMERO 7; SOBRE ESO SE DEBEN DE PASAR
LAS COMISIONES DE CADA ASESOR.
COMUNICADO : De manera diaria y semanal, en la reunión de tienda.

DOCUMENTADO: ¡Todo por escrito! En las planillas (PMS–RDS :Publicados en la Pizarra

de productividad) (RDD –RTMI : Entregados al asesor para archivar en su carpeta)

SEGUIMIENTO: El Seguimiento al cumplimiento de presupuesto se realiza por medio de los

Status de punto.

MINÍMOS DE DESEMPEÑO EN VENTAS

¿Cuánto dinero se está perdiendo en su tienda a causa del pobre desempeño?

¿Cuantas veces se ha dejado de cumplir el presupuesto semanal de la tienda a causa del

mal desempeño de un solo asesor?

El mínimo de 81% NO ES lo mínimo que se debe vender.

ES EL MINIMO DE DESEMPEÑO PERMITIDO PARA PERMANECER EN LA COMPAÑÍA

SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIETNO DE PRESUPUESTO DE VENTAS
TIENDA/ASESORAS

 Carpeta de Tienda
 Pizarra de Productividad
 PMS – Plan de Mínimos Semanal.
 RTMT –Resumen trimestral de Mínimos de tienda.

CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTOS:
Indicador que mide el desempeño de una tienda/asesor/Zona respecto a la meta
establecida, este puede ser en dinero, en unidades, incluso por línea de producto y la
medición se puede hacer de forma diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral,
anual etc. Siempre que se tenga el presupuesto y la venta del periodo a medir.

($ VENTA REAL / $ PRESUPUESTO) *100

Formula para obtener cumplimiento en el presupuesto de Unidades :

(Unidades Vendidas/ Presupuesto Unidades ) *100 = %Cumplimiento

Ejemplo:

Venta: $ 381.000.000
Presupuesto : $ 354.000.000
% Cumplimiento : 107%

CRECIMIENTO:
El crecimiento o decrecimiento en ventas es la comparación de un periodo actual Vs un
periodo anterior. Siempre se mide en % y el resultado puede ser tanto positivo (crecimiento)
como negativo (decrecimiento) y se puede hallar información de ventas y unidades. Formula
para obtener % de Crecimiento:

Ejemplo:

Venta Junio 2016: $ 341.000.000

Venta Junio 2017 : $ 353.000.000
% Crecimiento Junio : 3,51%

Si una tienda o una zona está logrando sus metas, ¿esto significa necesariamente que está
haciendo un gran trabajo para maximizar sus recursos y su potencial? ¿Cómo puede usted
saberlo?

Indicadores de desempeño
 PRINCIPALES INDICADORES DE DESEMPEÑO DE TIENDAS STF

INDICADORES PRIMARIOS

Son los que afectan directamente la venta, si crecen o decrecen. Arrastran a los indicadores
secundarios.

INDICADORES SECUNDARIOS
SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO EN VENTAS (COMO SE VENDE) TIENDA/ASESORAS

• RDST – Resumen de Desempeño Semanal

• RDD - Resumen de Desempeño Diario
• Hoja de Reconocimiento
• Coaching
• Carpeta de Asesores

¿CON QUE OBJETIVO SE MIDEN INDICADORES DE DESEMPEÑO?

Permiten identificar dónde es necesario realizar una acción para mejorar la productividad
y la eficacia en ventas.
El análisis de desempeño requiere objetividad. No se basan las retroalimentaciones en
opiniones. Los indicadores de desempeño, no mienten.

Estos, miden los comportamientos de venta. USTED ANALIZA INDICADORES Y

ENTRENA COMPORTAMIENTOS.

POSIBLES CAUSAS PARA INDICADORES DEFICIENTES

FACTURA PROMEDIO

1. COSTO
• No dar Valor al la prenda CBR – Demostración
• No conocer el producto - Demostración
• No satisfacer las necesidades de los clientes – Investigación
• No mostrar las referencias costosas .

2. ADICIÓN
• No ofrece adicional coherentes a las necesidades – Investigación
• No pasa suficiente tiempo con el cliente : no maximiza la venta.
• Directamente no ofrece adicionales – se dedica a despachar.

COACHING
El coaching efectivo es un proceso continuo durante el cual se debe elogiar, corregir y
reforzar comportamientos, para que cada Asesor se mantenga en el camino correcto y se
desempeñe al mejor nivel posible.

EFECTIVO:

• Es objetivo, deja las opiniones de lado.

• Se basa en los HECHOS (Indicadores /Comportamientos).
• Es DIRECTO y ESPECIFICO.

PROPUESTA DE INDICADORES

De acuerdo con el reporte presentado mensualmente reflejan las acciones tendientes a la

consecución de los objetivos de la empresa, por lo que se hace necesario ubicar a los
esfuerzos de la entidad, de acuerdo con lo programado, clasificando la gestión del Proyecto,
estos indicadores reflejarán las necesidades de cada una de las instancias encargadas de
apoyar la gestión.

La siguiente es una propuesta para condensar esta información de tal manera que soporte
la gestión mes a mes y que se sienta una bitácora de lo que fue la gestión a partir de la
ejecución de las estrategias del proyecto, planteadas inicialmente para este caso.
Como la estrategia en sí no constituye el logro de los objetivos, pero estos a su vez si tienen
indicadores medibles, las estrategias serán ponderadas respecto al objetivo para el cual
fueron trazadas y de esta manera se puede saber el avance de las metas a nivel macro,
justificando cualquier enmienda y respaldando el trabajo de la Unidad de apoyo al Proyecto.
Esto también supone que cualquier cambio de estrategia u objetivo debe ser reflejado en el
cuadro anterior.

PLAN DE MEJORAMIENTO

● Incrementar los niveles de eficiencia y eficacia en los procesos.

● Implementar estrategias de ventas en zonas vulnerables.
● Capacitar al personal con herramientas de alta tecnología.
● Alcanzar las metas fijadas para los indicadores de gestión
● Corregir errores cuando los indicadores nos arrojan niveles críticos.
 CONCLUSIONES

En esta segunda parte de la consultoría sobre el control nos podemos dar cuenta que
cualquier metodología que permita implementar un sistema de indicadores de gestión debe
tener en cuenta los elementos asociados con un indicador, para permitir una adecuada
retroalimentación, y además presentar información clara de la organización, garantizando
que los objetivos, se definan de forma clara para poder evaluar sus logros en un periodo a
Corto, mediano y largo plazo.
 BIBLIOGRAFÍA

(Indicadores de Gestión)

(Importancia de los Indicadores,)