MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE GESTIÓN DE SERVICIO

TÉCNICO

www.thefactoryhka.com/ve
Ver. 1.0.0 Venezuela
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3
VENTAJAS DEL USO DEL SISTEMA .................................................................................................... 3
LOGIN ................................................................................................................................................ 3
ACCESO AL SISTEMA ........................................................................................................................... 3
MENU INICIAL DISTRIBUIDORES ........................................................................................................ 4
MENU SUPERIOR ............................................................................................................................... 4
REGISTRO DE ORDEN .......................................................................................................................... 6
SEGUIMIENTO DE EQUIPOS / EQUIPOS ENVIADOS ............................................................................ 9
ESTADOS DE SEGUIMIENTO DE LOS EQUIPOS ENVIADOS ............................................................. 10
COMO REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE EQUIPOS ENVIADOS ............................................................... 11

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INTRODUCCIÓN

A continuación se presenta una explicación del uso y manejo del sistema integral para los distribuidores en
el cual podrán tener acceso a reportes, consultas, descargas de: software, driver, aplicaciones, manuales,
etc. Además podrá realizar la enajenación de las máquinas vendidas, así como el ingreso de los equipos a
enviar a servicio técnico.

VENTAJAS DEL USO DEL SISTEMA

 Automatización de los procesos ya que se generan ordenes de servicio de forma automática.

 Seguimiento en línea de los estatus del equipo.

 Base de datos en línea de los servicios realizados.

LOGIN

Para acceder al sistema diríjase a la sección de utilitarios donde debe ingresar usuario y la contraseña de
distribuidor, esta va ser la misma utilizada para las enajenaciones (De no poseerla debe ponerse en contacto
con el equipo de HelpDesk vía correo para suministrarle la clave administrador).

ACCESOALSISTEMA

Diríjase a la página principal de: www.thefactoryhka.com/ve

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MENU INICIAL DISTRIBUIDORES

Se presentan doce botones, los cuales darán acceso a secciones diferentes, en este caso seleccione la
opción Soporte Técnico.

MENU SUPERIOR

En la parte superior se observa el menú de opciones que ofrece el sistema, las mismas se presentan de la
siguiente forma:

1. LOCALES: Permite realizar el cambio de idioma (Inglés Estados Unidos, Inglés, Español España,
Español México, Español, Italiano Italia, Portugués Brasil).
2. ADMINISTRACIÓN: Permite ingresar al menú de usuarios (Distribuidor y Técnicos).
3. SOPORTE: Se Despliegan dos opciones.
a. Registrar: donde podemos realizar la opción de registrar los equipos que van a ser
enviados al Centro de Servicio Técnico.
b. Equipos Enviados: donde podemos realizar el seguimiento a los equipos enviados al
Centro de Servicio Técnico.
4. ENAJENACIONES: Se Despliegan dos opciones:
a. Clientes: Donde podemos realizar la búsqueda de la razón social de los clientes finales.
b. Centros: Opción donde se pueden consultar los centros de apuestas, enajenar los
equipos instalados de los centro de apuestas y permite declarar las operaciones
realizadas en equipos instalados de centro de apuestas.
5. HERRAMIENTAS: Se despliegan cinco opciones:
a. Descargas: Permite realizar la descarga de las versiones de firmware, manuales de
usuario, guías de configuración, aplicaciones, driver de toda la gama de productos de
The Factory hka, C.A.

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 b. Consultas Técnicas: Permite realizar consultas de casos abiertos y cerrados.
c. Boletines: Se puede visualizar información importante para los distribuidores por
disposiciones del SENIAT y salida del mercado de los equipos fiscales.
d. Programadores: Donde puede descargar y visualizar las herramientas para el Desarrollo
de Software y manuales de Integración.
e. Videos Tutoriales: Se puede visualizar videos tutoriales, por ejemplo como realizar una
factura personalizada y nota de crédito en equipo Aclas-CR21OO.
6. AYUDA: Se Despliegan dos opciones:
a. Faq: Donde podemos visualizar preguntas frecuentes y su posible solución.
b. Preguntas: Donde podemos visualizar los casos abiertos y casos cerrados de las órdenes
de servicio.
7. SALIR: Al hacer click se procede al cierre de sección del sistema.

En el menú inferior podrá registrar una nueva orden de servicio, guardarla, regresara a la ventana anterior,
borrarla e imprimirla, adicional a ello se ofrece la ventaja de poder realizar el seguimiento de manera remota
del equipo enviado.

Los campos a registrar incluyen el número de registro el cual al ser introducido y si el equipo esta enajenado
llenara automáticamente el resto de los campos como los son:

Se debe ingresar el número de registro o serial del equipo (solo si esta enajenado), automáticamente
extraerá de nuestra base el RIF del cliente final, la marca y el modelo del equipo. Deberá ingresar los datos
de contacto, dirección de envió y accesorios que enviará con el equipo.

El llenado de todos los campos es obligatorio, en la descripción de falla y la opción revisión preliminar debe
colocarse una breve explicación de la evaluación efectuada por el técnico antes de enviar el equipo a TFHKA,
esto servirá como guía a la hora de efectuar la reparación.

Al guardar el registro el sistema le arrojara el número de orden asignado.

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REGISTRODEORDEN

Para realizar el ingreso de una orden de servicio debe realizar los siguientes pasos:

IMPORTANTE:

- Todos los equipos enviados deben tener su orden de servicio registrada en el Sistema de Gestión.
- Todo equipo que se encuentre fuera del periodo de garantía, deberá cancelar con anterioridad una
hora de servicio. Contacte a su asesor de ventas, para consultar los costos.

Paso 1: Ingresar el menú, la pestaña Soporte y luego Registrar.

Paso 2: Se ingresar el número de registro o serial del equipo. Luego darle enter

Paso 3: Una vez se ingresa el número de registro, se realizara automáticamente el llenado de los campos
(RIF de cliente final, Marca y el modelo del equipo) los cuales serán extraídos de nuestra base de datos.

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Paso 4: Se procede a llenar los datos (Contacto, teléfono, dirección de envió y modo de envió, accesorios
enviados con el equipo, Descripción de la falla y Revisión preliminar).

IMPORTANTES PARA EL LLENADO:

- Escriba detalladamente el comportamiento de la falla.

- Detalle las pruebas de descarte realizadas.

Paso 5: luego dirigirse al botón de confirmar y guardar como que se muestra en la imagen

Importante: Se recomienda validar la información o datos del equipo ingresado antes de guardar, ya que
el sistema no permite reingresar.

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Paso 6: Sin salir del menú y una vez guardo el registro, haga clic al botón de la impresora, para descargar
un PDF con la orden en el sistema.

Paso 7: Coloque una copia impresa de la orden de servicio, junto con el equipo cuando sea enviada por el
servicio de encomienda o cuando entregue en nuestras instalaciones.

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SEGUIMIENTO DE EQUIPOS/EQUIPOS ENVIADOS

Para revisar el estatus de la orden de servicio, tenemos la opción en Soporte luego Equipos Enviados

En esta sección se muestran tres secciones.

 Buscar: En esta sección se puede efectuar una búsqueda de un equipo que ha sido enviado a servicio
técnico ya rea por el número de orden de servicio técnico, serial o número de registro, por un rango
de fecha especifico, al definir los parámetros de búsqueda hacemos clic en ir y se efectuara la
búsqueda del equipo o equipos a consultar.

 Listado Equipos Sin Enviar: Presenta la lista de los equipos que han sido registrados pero que no han
sido recibidos en el Centro de Servicio de The Factory HKA.

En este estatus la orden de servicio puede ser editada, al hacer clic en Ver automáticamente lo lleva
a la pantalla de registro de servicio técnico donde podrá editar nuevamente dicha orden.

 Listado Equipos en Soporte Técnico: En este cuadro se muestran los equipos que han sido recibidos
y en qué estado del servicio de mantenimiento se encuentra, al hacer clic en el botón en VER
desplegara otro cuadro mostrando el detalle de dicho equipo, donde se mostrara la fecha en que
paso por cada una de las fases así como el nombre técnico encardo de realizar la reparación.

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ESTADOS DE SEGUIMIENTO DE LOS EQUIPOS ENVIADOS

Los estados de seguimiento son:

 Por recibir: El equipo se encuentra en transitó a nuestras instalaciones.

 Recibido: El equipo ya se encuentra en nuestras instalaciones y próximamente comenzará la
revisión y diagnóstico.
 Revisión: El equipo se encuentra en proceso de diagnóstico.
 Pendiente de aprobación: Contacte a su asesor de ventas para obtener presupuesto la cotización,
recordamos que todos los presupuestos tienen una vigencia de 2 días hábiles.
 Reparando: El equipo se encuentra en el proceso de reparación.
 Facturando: Proceso administrativo, contacte a si asesor en ventas para retenciones y datos de
facturación. En este momento todavía el equipo no está listo para retirar.

 Por entregar: Se encuentra en tránsito con el servicio de encomienda o en espera para ser retirada
por el cliente.
 Entregada: El equipo ya entregado al cliente.
 Anulada: Existen varios motivos para que unas orden sea anulada (duplicidad, error en los datos
cargados, etc.) Para mayor información puede contactarnos a través del Master Help Desk.

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COMOREALIZARELSEGUIMIENTODEEQUIPOSENVIADOS

Paso 1: La revisión o seguimiento de los equipos enviados, se puede realizar por número de orden o serial
del equipo. Luego clic en ir.

Paso 2: Esta esta opción se observa los ingreso y en qué estatus se encuentra el equipo fiscal.

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Paso 3: En esta opción también se puede realizar la reimpresión de la orden de servicio, dando clic en la
opción [ver]. Donde se carga la orden del servicio.

Paso 4: luego que el sistema muestra la orden de servicio, se da clic en el icono Impresora, para descarga de
nuevo la orden el PDF con la orden de servicio.

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 The Factory HKA, C.A.
La California Norte, Callejón Gutiérrez
Edif. Riva, PB Oficina. 2-1, Caracas - Venezuela
Teléfono (212) 237.4112 • 202.0811
Departamento de Soporte e Integración
www.thefactoryhka.com

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