INFORME
AA2
Con el
propósito
de aplicar y
transferir
el
aprendizaje
desarrollad
o, realice
uninforme
luego de
investigar
sobre las
actividades
de diseño y
patronaje,
quedía a día
realizan las
empresas
de
Confeccione
s. Una vez
realizada
lainvestigac
ión y
utilizando
lineamiento
s
establecido
s por usted
mismo en
elCaso de
Estudio
para
documentar
el Procedimi
ento de
“ iseño
 y
p tron je”
 
.Recuerde
que éste va
dirigido a
personal
con nivel de
estudios
técnicos,
porlo tanto,
debe ser
claro,
conciso y
muy bien
organizado.
Evite incurrir
enun
paradigma de
la documenta
ción.
 
SOLUCION1.
 
OBJETIVO:
Este
procedimient
o se
establece
para
efectuar el
control,
laelaboración,
modificación
e
identificación
de los
documentos y
registros.
Laempresa
Confecciones
S.A
., dedicada
al diseño y
manufactur
a
deprendas d
e vestir con
el fin de
tener la
documentaci
ón
actualizada y
disponiblepa
ra su uso por
parte de
todos los
usuarios
.
2.
 
ALCANCE:
Aplica para
todos los
documentos
(Manuales,
procedimient
os,instructivo
s, formatos,
guías,
registros,
entre otros.)
los
documentos
de
origenextern
o que son
requeridos
para el
adecuado
desarrollo de
los procesos.
Elprocedimie
nto inicia con
l
identificación
de la
necesidad de
crear o
modificar
undocumento
y finalización
con la
divulgación
del
documento
por parte
delresponsab
le del
proceso.
 3.
 
RESPONSBILI
DAD:
El
responsable
de la
adecuada
aplicación de
este
procedimient
oes el
Coordinador
de Trabajo y
los lidere de
Procesos de
Gestión.
 3.1
 
Coordinador
Trabajo:
Asesora a los
líderes de los
procesos
para la
gestión,
control y
administració
n delSGC en
forma
coherente,
congruente y
consistente
de acuerdo
con
lanaturaleza
del servicio.
patronaje”
 
Recuerde que
éste va
dirigido a
personal con
nivel de
estudios
técnicos, por
lo tanto,
debeser claro, 
conciso y muy
bien organizad
o.
Evite incurrir en
un paradigma d
e
ladocumentació
n.
 


 
Desarrollo1.
OBJETIVO:
El control esta
enfocado para
efectuar los
documentos,
registros,modif
icaciones,
procedimiento
s y demás.
Dependiendo
la función de
la empresa,
eneste caso
siendo de
confecciones,
como objetivo,
tiene su
documentació
nactualizada
para el
correcto uso
de sus
actividades.
.
2. ALCANCE:
Este ítem, en
particular aplica
para la
diversidad de
documentos,
solicitados para
laoperación. El
procedimiento
inicia con la
identificación de
la necesidad de
crear o modificar
undocumento y
finalización con
la divulgación
del documento
por parte del
responsable del
proceso.
 3.
RESPONSBILIDA
D:
El responsable
de la adecuada
aplicación de
este
procedimiento
es
elCoordinador
de Trabajo y los
lidere de
Procesos de
Gestión.
 


 
Coordinador
Trabajo: Persona
a cargo,
congruente y
consistente de
acuerdo con la
naturalezadel
servicio,
asesorando a
los líderes de los
procesos de la
gestión.


 
Asistente
 –
 Practicante
Profesional:
El Asistente del
Área
 –
 Practicante
Profesional,esp
ecíficamente
interviene en la
adecuación de
la presentación
de documentos
antes de la
revisiónpara su
aprobación.
 Apoya a los
líderes de los
procesos para
garantizar que:

 Se revisen
y actualicen los
documentos
cuando
sea necesario y
se apruebennu
evamente.

 Se
identifiquen los
cambios y
el estado
de revisión
actual de
los documentos
.

 Las
versiones pertin
entes de
los documentos
aplicables
se encuentren 
disponiblesen la
intranet.

 Los document
os permanezca
n legibles y fácil
mente identifica
bles.
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NTE: LAURA
MARCELA
ESCOBAR
PAEZCC.
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Con el
propósito de
aplicar y
transferir el
aprendizaje
desarrollado,
realice un
informe
luegode
investigar sobre
las actividades
de diseño y
patronaje, que
día a día
realizan
lasempresas de
Confecciones.
Una vez
realizada la
investigación y
utilizando
lineamientosest
ablecidos por
usted mismo en
el Caso de
Estudio para
documentar el
Procedimiento
de
“Diseño
y
patronaje”
Recuerde que
éste va dirigido
a personal con
nivel de
estudios
técnicos, por lo
tanto, debeser
claro, conciso y
muy bien
organizado.
Evite incurrir
en un
paradigma de
ladocumentació
n.

Desarrollo1.
OBJETIVO:
El control esta
enfocado para
efectuar los
documentos,
registros,modifi
caciones,
procedimientos
y demás.
Dependiendo la
función de la
empresa, eneste
caso siendo de
confecciones,
como objetivo,
tiene su
documentación
actualizada
para el correcto
uso de sus
actividades.
.
2. ALCANCE:
Este ítem, en
particular
aplica para la
diversidad de
documentos,
solicitados para
laoperación. El
procedimiento
inicia con la
identificación
de la necesidad
de crear o
modificar
undocumento y
finalización con
la divulgación
del documento
por parte del
responsable del
proceso.
3.
RESPONSBILI
DAD:
El responsable
de la adecuada
aplicación de
este
procedimiento
es
elCoordinador
de Trabajo y
los lidere de
Procesos de
Gestión.

Coordinador
Trabajo:
Persona a
cargo,
congruente y
consistente de
acuerdo con la
naturalezadel
servicio,
asesorando a
los líderes de
los procesos de
la gestión.

Asistente
–
Practicante
Profesional:
El Asistente del
Área
–
Practicante
Profesional,esp
ecíficamente
interviene en la
adecuación de
la presentación
de documentos
antes de la
revisiónpara su
aprobación.
Apoya a los
líderes de los
procesos para
garantizar que:

 Se revisen y
actualicen los
documentos
cuando sea
necesario y se
apruebennueva
mente.

Se identifiquen
los cambios y
el estado de
revisión actual
de los
documentos.

Las versiones
pertinentes de
los documentos
aplicables se
encuentren
disponiblesen
la intranet.

Los
documentos
permanezcan
legibles y
fácilmente
identificables.

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
 Se socialicen
los
documentos.

Prevenir el uso
no intencionado
de documentos
obsoletos.

El control de
los documentos
en medio
magnético, con
el fin de
preservar y
protegerla
información.

Mantener una
codificación
única, según las
directrices que
se dan en este
documento.

Se mantenga
Actualizados
los listados
maestros.

Líderes de
Procesos:
Todos los
líderes de
procesos son
los
responsables de
cumplir
elprocedimient
o establecido
sobre la
creación,
actualización o
anulación de
los
documentos.
4.
PRECISIONES

ESTRUCTUR
A
DOCUMENTA
L
La estructura
documental del
SGC de la
empresa
CONFECCION
ES S.A.,
dedicada al
diseñoy
manufactura de
prendas de
vestir se
presenta en la
siguiente
figura, en
donde
losdocumentos
de nivel
superior tienen
mayor
cobertura y
alcance, pero
menor
profundidad
ydetalle.

DISPOSICION
ES SOBRE
REPRODUCCI
ON DE
FORMATOS
En todo caso se
privilegia la
presentación y
diligenciamient
o digital de
formatossalvo
casos que
requieran
estrictamente
su aplicación
impresa. Para
estoscasos, una
vez aprobados
el líder del
proceso envía
una copia en
medio digitalal
proceso de
gestión de
publicaciones,
para su
correspondiente
reproducción.
Aunque la
emisión de los
documentos se
realiza luego de
su aprobación
laempresa
empleara los
inventarios de
formatos
impresos hasta
agotarexistenci
as.
Documento
PoliticaMapa
deproceso
Procedimientos
-instructivos
Manuales-
MatricesProtoc
olos-
ProgramasForm
atos -Fichas
yGuías

REGISTROS
Los registros
son
documentos
que
proporcionan
evidencias
objetivas de
actividades
realizadas o
resultadosobten
idos se
caracterizan
por:

Son
consecuencia
inmediata de
ejecutar un
procedimiento
y documentar
sus resultados.

Proporciona la
evidencia
necesaria para
establecer si la
actividad o la
tarea se adecuó
al
procesocorresp
ondiente.

 No están
sujetos a
actualizaciones
porque no
deben ser
modificado
(salvo en casos
especiales)
ydejada
constancia de
todas las
circunstancias
de cambio,
siguiendo el
procedimiento
al respecto.Los
registros
pueden
realizarse en
medios
impresos o
electrónicos, y
estar en forma
digital. Son
registrosimpres
os todo lo
plasmado en un
papel, como un
material
fotográfico o
similar. Son
registros
electrónicoslos
obtenidos y
guardados en
estos medios.La
Empresa debe
garantizar que
los registros no
pueden ser
modificados o
que, si lo son,
que
constanciade
ello y de quién
y cuándo lo
hizo,
especialmente
cuando sea más
susceptible a
las
modificaciones,
comoes el caso
de los registros
guardados de
forma digital.
Los registros
deben estar
firmados y
fechados porel
personal
encargado, en
el caso delos
registros
impresos y en
los registros
digitales deben
quedarconstanc
ia de quien y
cuando lo
hizo.Todos los
registros deben
estar
supervisados
por la persona
encargada de
esto,
garantizando
que serespeten
los
procedimientos
y queden
archivados de
forma segura y
de fácil
identificación.
Por otra parte
launiversidad
debe garantizar
la confiabilidad
de los registros
que así lo
requieran
(historias
clínicas,Exáme
nes
ocupacionales,
etc.

Veraces: debe
describir lo que
realmente
sucedió, pasó u
ocurrió.

 Exactos: debe
ser verificado.

Permanentes:
se debe
diligenciar con
elementos de
difícil borrado,
no usar lápiz o
tinta lavable.

Oportunos: se
realiza en
tiempo real,
para evitar
perdida de
información
por el paso del
tiempo.

 Claros: debe
ser entendible
para todos.

Coherentes: en
lo que respecta
fechas,
temperaturas,
tiempo, etc.

Legible.

No alterable:
no debe tener
tachones,
enmendaduras,
uso de
correctores, etc.

Completo: no
deben tener
espacios en
blanco, debe
cruzar con una
raya lo que no
se llena.
5.
DESCRIPCIO
N DEL
PROCESO

FLUJOGRAM
A PARA EL
CONTROL DE
DOCUMENTO
S
NO
ACTIVIDAD
RESPONSABL
EOBSERVACI
ONES1 Líder
delprocesoElab
orar borrador
del documento
yenviar por
correo a la
Directora
delDepartament
o de biblioteca
concopia al
Profesional de
Apoyo
decorrección de
estilo par
surespectiva
revisión.2
Corrector
deestiloLas
correcciones de
ortografía
ysintaxis se
hacen de
manera
directaen la
documentación
en los
casosproblemát
icos para la
interpretaciónd
el sentido el
corrector
enviarasugeren
cias y
comentarios al
líderdel proceso
para que
intervenga enel
texto antes de
su envió
comoversión
final l Sistema
de Gestión dela
Calidad.De
cualquier
manera el
correctorhará
llegar al líder
del proceso
ladocumentació
n revisada.3
SINO
Líder
delprocesoEn
caso de requerir
ajustes enpartes
problemáticas
para
lainterpretación
el líder del
procesohara las
modificaciones
en laspartes
indicadas por el
corrector y
leenviara
nuevamente el
documentomod
ificado al
corrector de
estilo.4 Líder
delprocesoEnvi
ar por correo al
Coordinador
deSalud,
Seguridad e
Higiene en
elTrabajo con
copia a la
profesional de
Apoyo del SG-
QHSE el
formatosolicitu
d de creación,
mejora
oanulación de
documento
F-SO-OH-12
junto con el
documento
sometidoa
consideración
(Resultado de
larevisión del
corrector de
estilo)
INICIOIdentifi
ca necesidad
decreación o
mejora
dedocumento.R
evisa la
adecuación dela
documentación
Ladocumentaci
ón
requiereaustes?
Modifica y
envíanuevamen
te alcorrector
Solicita y
justificacreació
n, mejora
oanulación de
F-SO-OH-
12SOLICITUD
DECREACION
YMEJORA O
ANULACION
DEDOCUMEN
TO
1
5 Profesionalde
ApoyoSG-
QHSE Auxiliar
delSG-
QHSERevisar
la solicitud y
evaluar
lanecesidad de
crear, modificar
oanular el
documento.6
NOSI
Coordinadordel
Área
deSalud,Seguri
dad eHigiene
en elTrabajoSi
es una solicitud
de anulación,
seregistra y el
proceso
termina.Cuando
se considere
necesariodefine
la intervención
de un expertoa
fin de
retroalimentar
el
documentoante
s de su
aprobación
final.Según
corresponda se
presenta
alConsejo
Directivo para
que autoricela
creación,
mejora o
anulación.7
Auxiliar delSG-
QGHSESe
diligencia la
parte 2 del
registroSolicitu
d de Creación,
Mejora o
Anulación del
Documento F-
SO-OH-12,
marcando la
casilla de
aprobado,Dilig
enciando la
fecha
deimplementaci
ón del cambio.8
Profesionalde
ApoyoSG-
QHSE Auxiliar
delSG-
QHSEPara el
caso de
creación
dedocumentos
se realiza la
respectivacodifi
cación y para
mejora
seactualiza la
versión.9
Coordinadordel
Área
deSalud,Seguri
dad eHigiene
en
elTrabajo.Profe
sionalde
ApoyoSG-
QHSE. Auxiliar
delSG-QHSE
Al editar los
documentos se
debenregistrar
las firmas de
elaboro,reviso y
aprobó, si
aplica.
ElCoordinador
del Área de
SaludOcupacio
nal informa al
líder sobre
laaprobación
del
documento.Una
vez firmados
los documentos
seidentifican
con Copia No
Controlada,se
graban en PDF
(No Aplica
paraformatos) y
se adaptan en
elaplicativo
disponible.
1Revisa
solicitud
yverifica
necesidadApro
bada
Informa allíder
delproceso
3Registra
Aprobación En
La Solitud
DeCreación,
Mejora O
Anulación
DeDocumentos
Codifica y/o
actualiza la
versiónEmite y
Aprueba
documento

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10
Profesionalde
ApoyoSG-
QHSESe
publican los
nuevos
documentosen
la Intranet. Al
documento
físico se le
coloca elsello
de original, se
archiva en
lacarpeta del
proceso
quecorresponda
y se destruye la
versiónanterior.
11
Profesionalde
ApoyoSG-
QHSE. Auxiliar
delSG-QHSE
Actualizar
Listado
Maestro
ControlDe
Documentos F-
SO-OH-1312
Coordinadordel
Área
deSalud,Seguri
dad eHigiene
en elTrabajo.Se
comunica al
líder que
eldocumento se
encuentra
liberado yse
autoriza su
uso.13 Líder
delProcesoInfor
mar los
cambios de
ladocumentació
n a los
participantesdel
proceso.Sociali
za el contenido
de
losdocumentos
a fin de
garantizar
sudebida
aplicación.

FLUJOGRAM
A PARA EL
CONTROL DE
REGISTROS
NO
ACTIVIDAD
RESPONSABL
EOBSERVACI
ONES12
Coordinador
deGestión
enSalud,Seguri
dad eHigiene
en
elTrabajo.Los
lidere de
proceso
conapoyo del
Coordinador
del Área de
Salud,
Seguridad
eHigiene en el
Trabajoidentific
an los
registrosincorp
orados en el
Sistema
Retira de
Intranet
losdocumentos
obsoletosActual
iza
ListadoMaestro
Controlde
DocumentosLis
tado Maestrode
Control
deDocumentos
2
2Socializa con
el líder
delproceso y/o
funcionario
querealizo
solicitud.Aplica
documento en
elproceso
correspondiente
FIN3INICIOId
entificar los
registros
acontrolar

Líderes
deprocesosde
gestión en
Salud,Segurida
d e Higiene en
elTrabajo.3
NOSI
Líderes
deprocesosEnvi
ar por correo
alCoordinador
de Gestión
enSalud,
Seguridad e
Higieneen el
Trabajo con
copia a
laProfesional
de Apoyo del
SG-QHSE el
formato
solicitud
deCreación,
Mejora o
Anulaciónde
documento F-
SO-OH-12
junto con el
documentosom
etido a
consideración.4
Coordinador
deGestión
enSalud,Seguri
dad eHigiene
en
elTrabajo.Revis
ar la solicitud y
evaluarla
necesidad de
crear,modificar
o anular
eldocumento.5
Coordinador
deGestión
enSalud,Seguri
dad eHigiene
en elTrabajo.
Si es una
solicitud
deanulación, se
registra y
elproceso
termina.Cuando
se
considereneces
ario define
laintervención
de un experto
afin de
retroalimentar
eldocumento
antes de
suaprobación
final.Según
corresponda
sepresenta al
Consejo
Directivopara
que autorice la
creación,Mejor
a o anulación.6
Coordinador
deGestión
enSalud,Seguri
dad eHigiene
en elTrabajo.
El
Coordinador de
Gestión
enSalud,
Seguridad e
Higieneen el
Trabajo
actualiza
losregistros que
se
generaroncambi
os o
nuevosdocume
ntos
relacionadosco
n la estructura
de
losdocumentos
del SG-QHSE.

HaySolicitud1R
evisar
solicitudes
onecesidades
de reistros
Aprobaciónde
solicitudo
necesidadde
registros
Informa allíder
delprocesoSe
autoriza y
controla
losregistros

7 Coordinador
deGestión
enSalud,Seguri
dad eHigiene
en elTrabajo.
Coordinador de
Gestión
enSalud,
Seguridad e
Higieneen el
Trabajo
establececriteri
os sobre los
registrosdel
SG.QHSE.
8 Coordinador
deGestión
enSalud,Seguri
dad eHigiene
en elTrabajo.
Actualizar
Listado
MaestroControl
de Documentos
F-SO-OH-139
Coordinador
deGestión
enSalud,Seguri
dad eHigiene
en elTrabajo.Se
comunica al
líder que
eldocumento se
encuentralibera
do y se autoriza
su uso.10 Líder
delprocesoInfor
mar los
cambios de
ladocumentació
na
losparticipantes
del
proceso.Sociali
za el contenido
de
losdocumentos
a fin
degarantizar su
debidaaplicació
n.
1
Establecer
criterios
decontrol de
registro
Actualización
delListado
MaestroListado
Maestro
deControl
deDocumentos
Socializa con el
líder delproceso
y/o funcionario
querealizo
solicitud.
11
Aplica
documento en
elprocesocorres
pondiente
FIN

6.
DOCUMENTO
S DE
REFERNCIAC
ODIGO
NOMBRE
RESPONSABL
EDILIGENCIA
RLODISPONI
BLEF-SO-OH-
012
SOLICITUD
DECREACION
,MEJORA O
ANULACION
NDEDOCUME
NTOSCoordina
dor deGestión
en
Salud,Segurida
d e Higiene
enel Trabajo/
Líder
delProceso.Intr
anet/Proceso
Gestión
enSalud,
Seguridad e
Higieneen el
Trabajo y/o
Aplicativodel
Sistema.
F-SO-OH-013
LISTADOMA
ESTROCONT
ROL
DEDOCUMEN
TOSCoordinad
or deGestión en
Salud,Segurida
d e Higiene
enel Trabajo/
Profesionalde
Apoyo.Intranet/
Proceso
Gestión
enSalud,
Seguridad e
Higieneen el
Trabajo y/o
Aplicativodel
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