DOCUMENTACIÓN Y PLANEACION

Documentación del proyecto: Los documentos que hacen parte de la

formulación y evaluación de un proyecto, deben corresponder a una
organización secuencial y coherente donde se pueda observar cada uno de los
componentes que integran el proyecto, por ello es importante que todas aquellas
informaciones que se consideren importantes y necesarias para sustentar la
formulación y la evaluación deben estar disponibles para quienes aceptan
invertir (aportes de socios), conceder un crédito para la financiación (organismos
de crédito), los responsables de realizar la ejecución del proyecto, como también
quienes estarán encargados de ejecutar la labor de seguimiento y control.

En esta etapa se debe conocer en especial los documentos de la formulación,

pues con éstos es que se va a realizar el control y seguimiento, y donde se
puede confrontar lo establecido en la planificación como lo que se está
ejecutando y los recursos que fueron destinados para cada tarea o proceso.

Los documentos que deben ser revisados y confrontados básicamente

corresponde a:

• Documento de formulación o informe del procesos de formulación que

debe contener los siguientes componentes: nombre claro del proyecto
(portada); responsables de la formulación y área o persona responsable
de la gestión del proyecto; la introducción u orientación de lo que
corresponde el proyecto; los objetivos del proyecto (generales y
específicos), la justificación del proyecto; el estudio de mercado; el
estudio técnico; el estudio organizacional y legal cuando el proyecto no
hace parte de una empresa ya operando, el estudio económico
(componente financiero); las conclusiones de la formulación.
• Documento de la evaluación económica o informe de evaluación
• Resumen ejecutivo del proyecto
• Los anexos ( cartas de intención o acuerdos)

¿Qué documentos deben ser revisados y analizados?

Como proceso previo al inicio de la fase de seguimiento y control, se debe

conocer de forma amplia y profunda los siguientes documentos que son la base
para comparar los avances o resultados del seguimiento:
Estudio técnico, donde se requiere conocer: características físicas del bien o
servicio, procesos de producción o de prestación del servicio, requerimientos de
insumos, materias primas, mano de obra directa y mano de obra indirecta,
cantidad y especificaciones técnicas de equipos, maquinaria, herramientas, e
instalaciones, costos de producción unitarios, programa de producción, tamaño
y localización del proyecto.
El estudio financiero, debe conocer los presupuestos de inversiones, ingresos,
egresos, estados financieros como balance general, estado de perdidas y
ganancias o de resultados, cronograma de inversiones, financiamiento como
fuentes, montos y proceso de tramite de crédito si lo hubiera.
Cronograma de actividades.

Así pues, la revisión de la documentación y soportes del proyecto, es la primera

actividad que debe realizarse para detectar posibles desfases, asegurar que la
empresa mantiene y dispone de los recursos necesarios para realizar los
trabajos en las condiciones que fueron planeados.

El plan de acción

La planeación para el seguimiento y control, es un componente fundamental en

el desarrollo de cualquier actividad humana, y de ella depende gran parte del
éxito de un proyecto o negocio empresarial. Por lo tanto ésta debe estar
presente en todas las fases, especialmente en la formulación. Esto no impide
que en cada fase deba realizarse un proceso de planeación centrado en el
objeto básico de la misma, por consiguiente la planeación en la fase de
seguimiento y control, debe apuntar a mantener una relación directa con el
cronograma de actividades formulado para la ejecución del proyecto.

El plan de acción debe responder en forma concreta a los siguientes

interrogantes:

• ¿Qué se logrará con el proyecto?

• ¿Qué metas se determinan y con que indicadores se medirán?
• ¿Para qué fechas están programadas?
• ¿Cuáles son las fuentes de verificación?
• ¿Qué actividades están programadas, para que fechas y quienes son los
 responsables?
• ¿Qué recursos de persona, insumos y equipos se requieren?
• ¿A cuánto asciende el costo de cada actividad y de su totalidad?
• ¿Quiénes son los responsables por el logro, seguimiento y evaluación de
las metas?

La realización del seguimiento y control requiere de establecer un

programa de actividades y tareas que faciliten la observación, la
verificación y la evaluación de los resultados o avances logrados en la
ejecución. El responsable debe realizar básicamente tres actividades
distintas: organizar y planificar, supervisar y controlar y corregir.

Estas actividades deben ser aplicadas a los recursos humanos, físicos,

tecnológicos y financieros disponibles, al tiempo disponible y al costo
estimado.

Es importante recordar en la planificación lo que ella significa y como se

elabora. La planeación define los objetivos y determina los medios para
alcanzarlos, orienta el curso de la actuación más objetiva, procurando la
disminución del riesgo.

Los instrumentos de planeación para el seguimiento son: manual de

interventorías, planillas, programas de visitas, actas de reuniones e
informes.

Referente para el seguimiento

Plan operativo: llamado también plan de proyecto, sirve de guía para las
actividades concretas que deben ejecutarse para la obtención de los objetivos,
teniendo en cuenta las condiciones del entorno del proyecto y las modificaciones
que se han podido experimentar.

Cronograma de realización: es un instrumento que facilita ordenar las

actividades en el tiempo, una vez terminada la realización de todos los estudios
técnicos. El cronograma es por tanto, el modo de concretar la programación
utilizando un flujo grama
El programa debe contemplar la gestión día a día, la cual implica la realización
de actividades de supervisión, control y de corrección de desviaciones, en las
cuales se debe identificar las variaciones de los usos de los recursos, las causas
y establecer los mecanismos de corrección, que determinan las siguientes
acciones:
• Medir y evaluar el progreso de los trabajos
• Identificar las desviaciones sobre el cronograma o plan operativo
• Evaluar el impacto de las desviaciones sobre los objetivos del proyecto.
• Proponer acciones correctivas que soluciones las desviaciones
• Corregir o ajustar la planificación del resto del proyecto.