PRC-TCH-PDC-028

  PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Revisión: 0

  Fecha: 24/01/2020

Elaborado: José Luis Vargas Rodríguez Revisado: César Córdova Guzmán Aprobado por: Mark Alex Muedas Salazar

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Fecha: 24/01/ 2020 Fecha: 24/01/ 2020 Fecha: 24/01/ 2020

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

CODIGO DEL DOCUMENTO:

PRC-TCH-PDC-028

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  Fecha: 24/01/2020

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 3

3
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5. REGISTROS 4

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1. OBJETIVO

Establecer la metodología apropiada para la formalización de las solicitudes de

necesidades de materiales, equipos o servicios, así tener un óptimo control de las
actividades que se deben desarrollar para adquirir los materiales, equipos o
servicios que cumplan con las especificaciones requeridas por Tech Energy S.A.C.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos de compra directa e indirectamente

de bienes o servicios, desde la solicitud hasta la recepción de la mercancía o el
servicio.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Bienes. – Son de carácter tangible, ya sea un objeto o una mercancía.

Servicios. – Son de carácter intangible y se definen como una actividad
proporcionada por un prestador de servicios.
Solicitud de adquisición y suministros. – Formato para solicitar compra de bienes
en el que se detallan todas las especificaciones necesarias de los artículos a
comprar, además se deben detallar las fechas en las que se requiere el suministro,
el uso que se les dará y los costos. Con esta información se generará la orden de
compra.
Órdenes de compra. – Documento mediante el cual solicita al proveedor el
suministro de los artículos requeridos por la empresa y este se compromete con la
entrega de los suministros en el tiempo establecido y a presentar una factura por su
venta.
Órdenes de servicios: Documento mediante el cual se contrata al proveedor para
la prestación de un servicio requerido por la empresa y este se compromete con la
prestación de servicios en el tiempo establecido y a presentar una factura por su
venta.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Compra de adquisiciones y suministros:

N° Actividad Descripción Responsable Evidencia

Se realiza la solicitud de
compra detallando las
Elaboración
especificaciones de los
de solicitud de Usuario Solicitud de
1 artículos a comprar,
compra solicitante compra
cantidades, fechas en que se
necesita el producto, costos,
etc.
2 Solicitud Se realiza la aprobación por Gerente Solicitud de
firmada por parte del usuario autorizador General compra
autorizador del gasto, de la solicitud de firmada

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del gasto compra.

Se procede a verificar toda la
Verificación de información detallada en la Coordinador de
3 solicitud de compra para Solicitud
la solicitud compras
iniciar el proceso.
Se procede a invitar a cotizar
Invitación a uno o varios proveedores, Coordinador de
4 Cotizaciones
cotizar dependiendo de los montos compras
de la compra.
Se reciben las cotizaciones
Recepción de Coordinador de
5 vía correo electrónico y se Cotizaciones
cotización compras
procede a elegir al proveedor
Se procesa la información en
el sistema después de tener
los precios de los artículos
cotizados y se realiza un
cuadro comparativo donde se
Elaboración
detalla el precio, la forma de Coordinador de
6 de la Cotizaciones
pago, el tiempo de entrega y compras
requisición
otras observaciones, el
cuadro es enviado a la
administración para la
aprobación y sugerir la mejor
cotización.
Se revisan las requisiciones y
se asigna el presupuesto,
Asignación de
puede cambiar según el Gerente
7 cuenta Requisición
criterio del Gerente General General
presupuestal
los costos detallado en las
solicitudes.
Se genera la orden de compra
en el sistema, ingresando los
Generación de
datos ya acordados con el Coordinador de Orden
8 orden de
proveedor en la cotización, compras generada
compras
fecha de entrega, forma de
pago, pólizas, etc.
Una vez se recibe la
notificación de la firma de la
Orden de
Envío de la orden, se procede a enviar
Coordinador de compra
9 orden de por correo electrónico la orden
compras enviada por
compra al proveedor para poder
correo
despachar los artículos
solicitados
10 Recibo de Se revisa la mercancía y/o Coordinador de Recibo de
mercancía artículos enviado por el compras mercancía
proveedor, que cumplan con
lo acordado en la orden de
compra y se realiza el recibo

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de mercancía.
Se realizan las evaluaciones
Evaluación
Evaluación de de los proveedores en el Coordinador de
11 de
proveedores formato establecido para esta compras
proveedores
actividad.

4.2. Servicios y trabajo

N° Actividad Descripción Responsable Evidencia

El área solicitante define el
proveedor de servicios de
acuerdo a las necesidades del
Elaboración área, deben especificar
de solicitud de nombre del proveedor, valor a Usuario Solicitud de
1
servicio pagar, fecha que se prestaran solicitante compra
los servicios. Estos
proveedores deben estar
previamente registrados en el
sistema de Tech Energy.
Solicitud Se realiza la aprobación por
Solicitud de
firmada por parte del usuario autorizador Gerente
2 servicio
autorizador del gasto, de la solicitud de General
firmada
del gasto servicio.
Se procede a verificar toda la
Verificación de información detallada en la
Coordinador de
3 la solicitud solicitud de servicio para Solicitud
compras
firmada iniciar el proceso.

Elaboración
Se genera la requisición para Coordinador de
4 de la Requisición
firma del Gerente General compras
requisición

Se revisan las requisiciones y

se asigna el presupuesto,
Asignación de
puede cambiar según el Gerente
5 cuenta Requisición
criterio del Gerente General General
presupuestal
los costos detallado en las
solicitudes.

Aprobación de Se aprueban las requisiciones Coordinador de Requisición

6
requisición de los proveedores. compras aprobada

7 Generación de Se genera la orden de servicio Coordinador de Orden

orden de en el sistema, ingresando los compras generada
servicios datos ya acordados con el
proveedor en la cotización,
fecha que se prestaran los

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servicios, forma de pago,

pólizas, etc.
Una vez se recibe la
notificación de la firma de la Coordinador de
Envío de la
orden, se procede a enviar compras y/o Orden de
8 orden de
por correo electrónico la orden Usuario servicios
servicio
al proveedor para la solicitante
prestación de servicios.
Se verifica que los servicios
Recibo por el se hayan llevado a cabo y se Usuario Recibo por
9
servicio realiza el recibo por el solicitante el servicio
servicio.

Se realizan las evaluaciones

Evaluación
Evaluación de de los proveedores en el Usuario
10 de
proveedores formato establecido para esta solicitante
proveedores
actividad.

5. REGISTROS

 Formato Evaluación de proveedores