Código: SG-GU-001

CONTROL DE
DOCUMENTOS
La Abejita Maya

FECHA DE ULTIMA ACTUALIZACION:

3 DE MARZO DE 2021
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
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Contenido.

1. Objetivo..........................................................................................................2
2. Alcance..........................................................................................................2
3. Términos y definiciones.................................................................................2
4. Descripción general.......................................................................................3
4.1. Estructura de los documentos.................................................................3
4.1.1. Encabezado......................................................................................4
4.1.2. Pie de página....................................................................................4
4.2. Forma y estilo de los documentos del SIG.............................................4
4.2.1. Margen..............................................................................................4
4.2.2. Fuente y tamaño de letra..................................................................4
4.3. Codificación.............................................................................................5
4.3.1. Estructura de codificación.................................................................5
4.3.2. Identificación de los procesos..........................................................5
4.3.3. Identificación por tipo de documento................................................6
5. Anexos...........................................................................................................7

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1. Objetivo

Establecer las directrices generales para la creación, actualización y control de

los documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Abejita Maya

2. Alcance

Las disposiciones propuestas en esta guía, aplican para todos los documentos
relacionados al sistema de gestión integrado de la organización “La Abejita
Maya”, y debe ser acogida por todos los responsables de elaborar o actualizar
cualquier documento que se relacione con el sistema.

3. Términos y definiciones

Las siguientes definiciones se presentan con el fin de mejorar el entendimiento

de la guía, al lector:
Documento: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
en lengua natural o convencional.
Aprobación: verificación que se hace al documento elaborado para confirmar
si su contenido cumple con los requerimientos de la norma ISO 9001, si
corresponde a la política y a los objetivos de calidad de la organización.
También se confirma si lo expresado en el contenido es realizable con los
recursos actuales o con recursos que se pueden suministrar a corto plazo para
su aplicación.
Documento Obsoleto: documento que no está vigente ya que existe una
nueva versión.
Instructivo: es un documento opcional de la organización, en él se describen
de forma detallada las actividades a realizar, que por su complejidad no son
explicadas en los procedimientos o para facilitar su compresión deben ser
aclaradas específicamente.

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Distribución: entrega del documento a una persona que lo requiera para

cualquier actividad relacionada con sus funciones.
Elaboración: es la composición escrita que junto con la digitación permite
diseñar un documento.
Listado Maestro: registro que indica el código, título, versión, fecha vigencia y
poseedores de las copias controladas de un documento.
Manual: es el documento que contiene una descripción precisa de la
organización, en él se especifica de forma clara y coherente la estructura de la
organización, sus directrices y se determinan los elementos principales de la
organización como son: el organigrama, el mapa y la caracterización de los
procesos entre otros.
Procedimiento: es un documento que describe la secuencia de pasos
necesarios para asegurar la correcta ejecución de las actividades. En general,
un procedimiento define "qué se debe hacer", "quién lo debe hacer", "cómo" y
"con qué registros" se debe realizar.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
Revisión: etapa que comprende la verificación que lo escrito corresponde con
lo establecido.
Versión: término utilizado para indicar el estado de evolución de los
documentos con base en el número de actualizaciones que ha tenido
anteriormente.

4. Descripción general.

A continuación, se encuentra la información necesaria para la elaboración,

revisión, actualización, control y almacenamiento de la documentación del
sistema integrado de gestión:

4.1. Estructura de los documentos.

La siguiente es la estructura que debe tener un documento que pertenece al

sistema integrado de gestión:

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4.1.1. Encabezado
Los documentos del sistema integrado de gestión, deben llevar el siguiente
encabezado

4.1.2. Pie de página

Este es el pie de página que debe llevar el documento.

4.2. Forma y estilo de los documentos del SIG

4.2.1. Margen

Para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión:

 Superior:1,5 cm
 Izquierda:2cm
 Derecha:1,5 cm
 Inferior:1,5 cm

4.2.2. Fuente y tamaño de letra.

 Tipo: Arial

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 Tamaño: De 11 a 12 puntos

 Excepciones: Mayores a 12 solamente en presentaciones o tablas,

gráficas u otro material de apoyo.

4.2.3. Tamaño

 Los documentos se presentarán en papel tamaño carta, en lo posible

con orientación vertical, salvo las caracterizaciones que van en
presentación horizontal.
 En los formatos se permite el uso de márgenes y recuadros siempre y
cuando no afecte la claridad, coherencia y características de los
espacios y su contenido será libre, de acuerdo con la necesidad de la
actividad que se desarrolla.

4.3. Codificación.

Para la elaboración de los códigos se deben utilizar los siguientes parámetros:

4.3.1. Estructura de codificación

Esta es la estructura para la elaboración de códigos dentro del SIG:

4.3.2. Identificación de los procesos

Corresponde al tipo de procesos que se trabajando.

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CÓDIGO NOMBRE DEL PROCESO

PE Planeacion estratégica
SG Sistema de gestión
RM Recolección de la miel
PA Preparación y almacenamiento
Control, creación y mantenimiento de
CCM panales
ENV Envasado
ET Etiquetado
DB Distribución
MT Mantenimiento
MC Mercadeo
FNZ Finanzas
TH Talento humano

4.3.3. Identificación por tipo de documento

Corresponde al tipo de documento que se está trabajando

CODIGO TIPO DE DOCUMENTO

MN Manual
CR Caracterización
GU Guía
DC Documento
IN Instructivo
FR Formato

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5. Anexos.

A continuación, encontraran los formatos o herramientas pertinentes para la

creación de los distintos documentos:

 Logo de la organización.

 Encabezado.

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 MAPA DE PROCESO
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 Pie de página.
Recomendado usar el pie de página determinado de Microsoft Word llamada
“Perspectiva” o utilizar el siguiente:

CODIGO NUM DE PAG

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