Norma Fundamental

REPÚBLICA DE COLOMBIA CÓDIGO
DEPART AMENTO DE SUCRE

NORMA
ESGD0101N
FUNDAMENTAL
VERSIÓN
(DECRETO 0401 DE 1
FECHA DE APROBACIÓN
2010)
GOBERNACIÓN 31 de diciembre de 2009
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL GOBERNADOR
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Tabla de Contenido
CAPÍTULO I
1. ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD………………………………………………….4
1.1. Objetivo……………………………………………………………………4
1.2. Alcance……………………………………………………………………4
1.3. Definiciones………………………………………………………………4
1.4. Estructura General de la documentación……………………………..7
1.5. Presentación de un documento………………………………………...8
1.6. Control de revisión y aprobación……………………………………… 11
1.7. Versión de los documentos…………………………………………….12
1.8. Cuerpo del documento – contenido mínimo………………………….12
1.9. Diagrama de flujos……………………………………………………… 14
1.10. Codificación de los documentos……………………………………….15
CAPÍTULO II
2. GESTIÓN DOCUMENTAL, IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA……..18
2.1. Objetivo……………………………………………………………………18
2.2. Alcance……………………………………………………………………18
2.2.1. Elaboración de Oficios…………………………………………………..18
2.2.2. Elaboración de circulares……………………………………………….23
2.2.3. Elaboración de circular externa (carta circular)……………………… 25
2.2.4. Elaboración de circular interna o general……………………………. 25
2.2.5. Elaboración de certificados y constancias…………………………… 25
2.2.6. Elaboración de actas…………………………………………………….28
2.2.7. Elaboración de resoluciones y decretos……………………………….33
2.2.8. Certificado de disponibilidad presupuestal………………………….. 35
2.2.9. Formato control asistencia a eventos………………………………… 36
2.2.10. Otros documentos……………………………………………………….36
2.2.11. Elaboración de las presentaciones con diapositivas…………………37
2.2.12. Fondo de pantalla o escritorio…………………………………………..39
2.2.13. Imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires…………….40

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CAPÍTULO III
3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL……... 41
3.1. Objetivo…………………………………………………………………..41
3.2. Alcance…………………………………………………………………..41
3.3. Instructivo de aplicación…………………………………………….….41
3.3.1. Organización de los archivos de gestión…………………………......41
3.3.2. Ordenamiento de expedientes (series y subseries
documentales)…………………………………………………………..41
3.3.3. Identificación de carpetas………………………………………………42
3.3.4. Foliación………………………………………………….………………42
3.3.5. Rotulación de carpetas o legajos internos……………………………44
3.3.6. Unidades de almacenamiento que pueden usarse en los archivos
de gestión de la Gobernación de Sucre………………………………47
3.3.7. Transferencia de los archivos de gestión al archivo
central…………………………………………………………………….48
3.3.8. Controles de préstamo de documentos………………………………51
3.3.9. Pautas de preservación y conservación de documentos en archivos
de gestión………………………………………………………………...51
3.3.10. Especificaciones de restauración……………………………………...53
3.3.11. Instrucciones de diligenciamiento del Formato único de
Inventario Documental……………………………………………….....54
CAPÍTULO IV
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA………………… ………………………..58

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CAPITULO I
ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD
1.1 Objetivo
Unificar y estandarizar los criterios básicos para la elaboración y codificación de

los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la GOBERNACION
DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.
1.2. Alcance
Esta norma describe desde los aspectos de forma y redacción de los documentos
hasta el contenido de los mismos. Las directrices dadas aplican para toda la
documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la GOBERNACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE SUCRE.
1.3. Definiciones
• Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple

con los requisitos.
• Documento: Según norma NTCGP-1000: 2004: Información y su medio de

soporte.
Ejemplo: Formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo,

informe, norma.
Nota: El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico,

muestra patrón o una combinación de estos.
• Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica de las actividades del (os)

procedimiento (s) que debe seguirse para la ejecución de un proceso o

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subproceso. Se simbolizan con las convenciones establecidas en el

presente documento, que son compatibles con las universales.
• Especificación: Documento que establece unos requisitos, que pueden

estar relacionados con actividades como por ejemplo: Procedimiento
documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba
o con productos o servicios; tales como una especificación de un producto,
de un desempeño, un plano o de un servicio derivado de una
reglamentación.
• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Formato: Documento diseñado para consignar datos sobre una actividad,

procedimiento o proceso.
• Instructivo: Documento breve que describe el CÓMO se deben realizar

las diferentes actividades en un puesto de trabajo especifico o para una
actividad específica.
• Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de

la Calidad de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.
• Modelo Operativo por Procesos: Metodología mediante la cual se

desarrolla el Modelo Gerencial fundamentado en el Sistema de Gestión de
la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno. A través de él, se
identifican entre otros aspectos: los beneficiarios – usuarios de los bienes y
servicios; los resultados y productos de cada proceso orientándolos a la
satisfacción de sus clientes y/o grupos de interés; los procedimientos con
los respectivos responsables para la ejecución de los mismos; la definición
de los insumos requeridos para satisfacer los requisitos de calidad y la
determinación de los proveedores que deben suministrarlos.
• Política de la Calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s)

a la calidad definidas y expresadas formalmente por la Alta Dirección de la
Gobernación del departamento de Sucre.

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• Nota al Pie: Aclaración que se hace en la parte inferior de la página para

ampliar una idea expresada en el texto.
• Plan de Calidad: Según la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que

especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse, a un proyecto, proceso,
producto o contrato especifico.
• Procedimiento: Indican los aspectos generales a tener en cuenta dentro

de un determinado grupo de actividades. Indican QUÉ, QUIÉN y CUÁNDO
se deben realizar.
• Proceso: Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con

el propósito de agregarles valor para obtener un producto o servicio.
La Gobernación del departamento de Sucre, define para su Modelo

Operativo los siguientes procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de
Evaluación y Control.
 Procesos Estratégicos: Incluyen procesos relativos al

establecimiento de políticas, estrategias, fijación de objetivos,
provisión de comunicación, cultura organizacional y de medición,
análisis y mejora del Sistema de Control Interno y del Sistema de
Gestión de la Calidad.
 Procesos Misionales: Incluyen todos los procesos que

proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razón de ser y los relacionados
con la participación social de conformidad con lo establecido en
la Constitución Política de Colombia.
 Procesos de Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para el

aseguramiento de la provisión de los recursos que son necesarios
en el desarrollo de los procesos estratégicos y misionales, y para
la operación normal de la Gobernación del departamento de
Sucre.
 Procesos de Evaluación y Control: Incluyen aquellos necesarios

para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los
procesos estratégicos, de apoyo y misionales.
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• Registro: Según la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que presenta

resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
• Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión,
para alcanzar unos objetivos establecidos.
• Sistema de Gestión de la Calidad. Es uno de los Sistemas en los cuales

se fundamenta el Modelo Gerencial de la Gobernación del departamento de
Sucre, que se constituye en una herramienta de gestión sistemática y
transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en
términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios
que se proporcionan a la comunidad.
1.4. Estructura General de la Documentación
La estructura de la documentación del Sistema de la Calidad está definida por la

siguiente pirámide documental:

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1.5. Presentación de un Documento
Para presentar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en la

Gobernación del departamento de Sucre, se tendrán en cuenta las siguientes
especificaciones.
1.5.1. Encabezado
A: Logotipo de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE

B: Grupo general de documentación al que pertenece el documento
C: Código del documento
D: Versión del documento
E: Fecha de aprobación del documento, que indica la vigencia del mismo
Los textos mencionados se escriben en letra Arial 10.
1.5.2. Pie de Página
Se colocará la frase: “ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA

GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU
REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA
DEL GOBERNADOR“ al pié de página de los documentos del Sistema de Gestión
de la Calidad, en Arial 8, cursiva. Seguido se colocará en Arial 10 y negrilla la
página y el número de hojas del documento. Por último si el documento lo requiere
se colocará enmarcado en un rectángulo la frase COPIA CONTROLADA, en Arial
8, tal como aparece en el ejemplo

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1.5.3. Textos
Para la redacción de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la

Gobernación del Departamento de Sucre, deben tenerse en cuenta los siguientes
aspectos:
1.5.3.1. Fuente del texto
• Tipo de letra: Arial
• Tamaño de la fuente: 12 en documentos de Word y en los Formatos podrán

variar del 12 al 6 según se ajuste
• Tamaño de la fuente para el pie de página: 6
1.5.3.2. Espacios
• Interlineado a espacio sencillo.
1.5.3.3. Títulos
• Para la numeración de los títulos se emplean números abreviados arábigos

empezando por el 1 y seguidos de punto. Los niveles de numeración
pueden continuarse hasta tercer subnivel para facilitar su identificación o
utilizar viñetas.
• Los Títulos de primer nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, en negrilla, mayúscula sostenida.
Ejemplo: 6. RESPONSABILIDADES.
• Los títulos de segundo nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, en negrilla, mayúscula inicial
Ejemplo: 6.1. Responsabilidades Gerenciales
• Los Títulos de tercer nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, en negrilla, mayúscula inicial
Ejemplo: 6.1.1. Gerencia del Complejo
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• Los Títulos de cuarto nivel se elaboran en letra tipo Arial, de doce (12)
puntos, normal, mayúscula inicial.
Ejemplo: 6.1.1.1. Gerencia de Recurso Humano
• La redacción de los textos debe hacerse de manera impersonal, los verbos

se utilizan en tiempo presente y en modo infinitivo o imperativo; no se usan
en tiempo futuro.
• Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que
su redacción debe ser de fácil comprensión a todo nivel, la redacción de
todos los documentos se hacen pensando siempre en el usuario.
• Los documentos se imprimen por una cara en papel blanco tamaño carta.
1.5.3.4. Márgenes de los documentos
Los márgenes de los documentos se presentan a continuación

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1.6. Control de Revisión y Aprobación
Los documentos y formatos del Sistema de Gestión de Calidad deben llevar al

final del texto un cuadro que indique el nombre y cargo de los responsables de
elaboración, revisión y aprobación de los mismos.
Elaborado por: Equipo MECI-SGC Fecha:
Revisado por: Representante de la Alta Dirección Fecha:
Aprobado por: Comité de Control Interno Fecha:
Los textos mencionados anteriormente se escriben en letra Arial 10

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1.7. Versión de los Documentos:
La versión de los documentos se escribirá en números.
Una vez aprobado el documento comenzará en la versión 01 e irá

incrementándose en uno a medida que sufra cambios de fondo, los cuales son
reportados mediante el formato “Solicitud de Cambios” por el responsable del
proceso al Coordinador de Calidad o quien haga sus veces.
Los cambios que se originen de una versión a otra deben ser de fondo, más no de
forma y es responsabilidad del Coordinador de Calidad o quien haga sus veces,
determinarlo.
En los casos en que solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el

sentido de la actividad descrita, no amerita la elaboración de una nueva versión,
pero se debe realizar la solicitud de cambio del documento para que quede
registrado y distribuirlo nuevamente a los interesados.
1.8. Cuerpo del Documento – Contenido Mínimo
A continuación se explican los contenidos más comunes que presenta un

documento:
1.8.1. Propósito: Se describe el objetivo por el cual el documento fue diseñado.

Su redacción se inicia con el verbo infinitivo.
1.8.2 Alcance: Campo de aplicación del documento. Indica los procesos, áreas y
actividades de la empresa que se ven afectadas o cubiertas por el documento.
1.8.3. Definiciones: Se deben nombrar, en orden alfabético, aquellos términos

poco comunes o cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien
ejecuta el proceso y pueda generar confusiones.
1.8.4. Responsabilidad y Autoridad: en este punto se relacionan los principales

documentos de consulta, así como los registros a tramitar. Debe indicarse
siempre el código y el nombre del documento.
1.8.5. Documentos y Registros: En este punto se relacionan los principales

documentos de consulta, así como los registros a tramitar. Debe indicarse
siempre el código y el nombre del documento.
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1.8.6. Contenido / Desarrollo: Se enumera la secuencia de las actividades a

realizar, respondiendo generalmente al QUÉ, CÓMO, DÓNDE, QUIÉN, CON
QUÉ y CUANDO. Se pueden emplear diagramas de flujo para facilitar esta labor.
En el caso de los formatos, el contenido corresponde al diseño del mismo y el
registro de los datos.
1.8.7. Documento de Referencia: Bibliografía que se puede consultar para

apoyar el entendimiento de la norma. En caso de que el documento sea de tipo
externo, la referencia bibliográfica se debe presentar de la siguiente manera,
cuando aplique:
AUTOR (ES) Titulo: Subtitulo. Edición. Ciudad: Editor, Año de la publicación.

Paginación + material acompañante. Serie. Número. I SBN.
En la siguiente tabla se indica el contenido típico que se maneja en los

documentos más comunes del Sistema de Gestión de la Calidad (procedimientos,
instrucciones de trabajo y formatos/ registros), de acuerdo con las siguientes
convenciones: X: Obligatorio O: Opcional N: No Aplica
CONTENIDO TIPICO PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVOS FORMATO
Propósito X O N
Alcance X N N
Definiciones O O N
Responsabilidad y
X X O
Autoridad
Documentos y
O O N
Registros
Contenido /
X X X
Desarrollo
Documentos de
O O N
Referencia

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1.9. Diagrama de Flujos
Los diagramas de flujo muestran gráficamente el procedimiento que se

documenta. Por lo que se emplean como parte del contenido de los mismos. Los
símbolos que se usan son:
SIMBOLO DESCRIPCION OBSERVACION

INICIO
Identifica la dependencia que lleva a cabo
Inicio / Fin la actividad inicial
Representa la preparación de un
documento Original
Documentos o
registro
Se utiliza cuando se manejan varios
documentos o registros. En la franja
superior se debe escribir quien es el
Multidocumento responsable por el manejo de los
documentos o registro (Por cada copia se
utiliza un icono enumerado)
Se emplea cuando existen mínimo dos
posibilidades de decisión sobre un aspecto
Decisión determinado.
Archivo Identifica el archivo definitivo de los
documentos
Definitivo
Archivo / Indica que se deben conservar

Almacenamiento documentos, registros, materiales, entre
otros.
Operación Representa una operación
Conector Conector de Paginas. El total de páginas se

registra en la parte inferior derecha y el
número correspondiente a la página.
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Se utiliza para conectar diferentes

actividades cuando, por el diseño del
Conector diagrama, se dificulta unir la secuencia de
las mismas directamente.
Indica el sentido de la información. Las
flechas se utilizan para conectar los
Fecha de diferentes símbolos y con ello se
conexión representa el recorrido de la información
entre las diferentes actividades o
Fin Representa el final del proceso.
dependencias.
1.10. Codificación de los Documentos.
Para codificar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la

Gobernación del departamento de Sucre, se debe tener en cuenta las siguientes
indicaciones:
Dos primeros caracteres que identifican el macroproceso al que pertenece el

documento así:
MACROPROCESO SIGLA
Estratégico ES
Misionales MI
Apoyo AP
Evaluación y Control EV
Dos caracteres más que identifican el proceso al que pertenece el documento
PROCESO CÓDIGO
Planeación Institucional PI
Mejoramiento Continuo MC
Comunicación CN
Proyección Social PS
Servicios de Salud SS
Apoyo a la Gestión Municipal AG

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Obras de Infraestructura y Servicios Básicos OI

Productividad, Competitividad y Ambiente PC
Talento Humano TH
Gestión Financiera GF
Apoyo Jurídico AJ
Gestión Logística GL
Gestión Documental GD
Atención al Ciudadano AC
Control de Gestión CG
Control Disciplinario CD
Dos caracteres más que identifican el número de documento
01 Norma Fundamental
02 Manual de Procesos y Procedimiento
03 Manual de Calidad
04 Auditoria Interna
05 Control de Producto y/o Servicio No Conforme
06 Control de Documentos
07 Manual de Administración del Riesgo
Dos caracteres más que identifican el consecutivo del documento en cada área a
la que pertenece el documento (01, 02, 03).
Y un carácter más que identifican el tipo de documento
M Manual de Calidad
N Norma
P Procedimiento
I Instructivo
F Formato
G Guía

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A P G D 0 1 0 1 N
G R 3
CÓDIGO DE
MACROPROCESO
CÓDIGO DEL
PROCESO
NUMERO DE
DOCUMENTO
CONSECUTIVO
TIPO DE
DOCUMENTO
Para los formatos, que generalmente son documentos asociados a un

procedimiento o instructivo, se le agrega lo siguiente a la codificación:
A P G D 0 1 0 1 N
A
F 0 1
P A
G A
Formato Consecutivo del

Documento
Relacionado
Los primeros seis caracteres conservan la misma estructura de codificación que

se ha presentado previamente, cuyo propósito es indicar el documento al que
pertenece el formato, y seguido se colocan tres (3) caracteres más, para indicar
su consecutivo de identificación. Así, un mismo procedimiento puede tener
varios formatos asociados que se diferencian entre si por el consecutivo
asignado.

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CAPITULO II
GESTIÓN DOCUMENTAL, IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA
2.1. Objetivo
Establecer criterios que faciliten la gestión documental, imagen e identidad

corporativa en sus distintas aplicaciones y el uso adecuado en lo que se refiere a
la comunicación visual de nuestra entidad.
El diseño, los colores y la ubicación que se muestran en este documento permiten

una comunicación ágil y directa al interior de la Gobernación, con otras entidades
y con nuestro público en general.
2.2. Alcance
Esta norma aplica para toda la documentación de la Gobernación de Sucre

(oficios, circulares, constancias, certificaciones, resoluciones, decretos, actas,
informes, boletines de prensa, contratos, convenios, acuerdos y otros) e
implementos como camisetas, gorras, pendones, entre otros.
2.2.1. Elaboración de Oficios
2.2.1.1 Objeto
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de oficios en la

Gobernación del departamento de Sucre.
2.2.1.2. Requisitos
Los Oficios estarán estandarizados de la siguiente manera: El membrete inicia con

un encabezado a una altura de un centímetro con la frase centrada: REPÚBLICA
DE COLOMBIA (en mayúscula sostenida, Arial tamaño 10 en negrita y con
sombra); debajo, la frase centrada: DEPARTAMENTO DE SUCRE (en mayúscula
sostenida, Arial tamaño 10 en negrita y con sombra) a continuación sigue el
escudo de nuestro departamento y debajo de éste: G O B E R N A C I Ó N (en
mayúscula sostenida, Arial tamaño 10 en negrita, cada letra separada por un
espacio y con sombra) debajo la Secretaría también en mayúscula sostenida, Arial
tamaño 10 en negrita y con sombra y por último la oficina en tipo titulo (mayúscula
inicial), Arial tamaño 10 en negrita y con sombra.

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En el pie de página encontraremos una línea a una distancia de dos centímetros

del final de la hoja, sobre la cual y alineado a la derecha encontraremos el eslogan
de la actual administración en tipo titulo (mayúscula inicial), Arial tamaño 10 en
negrita cursiva y con sombra, debajo de la línea encontraremos la dirección Web,
la dirección física y el NIT, debajo encontramos la línea con los números de
Teléfonos y Fax. Todo lo anterior en tipo titulo (mayúscula inicial), Arial tamaño 10
en negrita y con sombra separados por viñetas tipo punto.
En la gráfica se puede apreciar también las medidas en centímetros de los

márgenes derecho e izquierdo, así como también el superior e inferior.

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2.2.1.3. Partes del oficio
2.2.1.3.1. Número (referencia)
La numeración es consecutiva, se escribe en el margen superior, precedida de la

abreviatura (No.) y de los códigos asignados a cada Secretaría mediante la Tabla
de Retención Documental y la Resolución No. 2564 de 2008, separadas por un
slash (/), tal como aparece en el ejemplo:
900.11.03 / SPL No. 026
CÓDIGOS TRD – RESOLUCIÓN 2564

Código
OFICINA Código TRD
Resolución 2564
Despacho del Señor Gobernador 100 01
Secretaría Privada 200 SP
Secretaría de Gobierno 300 SG
Secretaría Administrativa 400 SA
Secretaría de Hacienda 500 SH
Secretaría de Desarrollo Económico y M.A. 600 SD
Secretaría de Educación 700 SE
Secretaría de Infraestructura 800 SI
Secretaría de Planeación 900 SPL
Departamento Administrativo de Seguridad 1000 SS
Social en Salud de Sucre DASSSALUD
Oficina Jurídica 101 01
Oficina de Control Interno 102 01
Oficina de Control Interno Disciplinario 103 01
Nota: Los códigos TRD referenciados en la Tabla anterior van acompañados de la

nomenclatura específica para cada dependencia tal como aparece en el
documento: “TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DE
SUCRE”
2.2.1.3.2. Fecha
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de

dos a tres interlineas del número (referencia) y en forma completa, en orden de
día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Ejemplo:
Sincelejo, 3 de diciembre de 2008

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2.2.1.3.3. Datos del destinatario
Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un

funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura
responsable.
A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlineas según la

extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar
la mitad del escrito y la interlineación sencilla de la siguiente forma:
 Tratamiento o título académico: Con mayúscula inicial.
 Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula

sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos.
 Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
 Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con la

denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o
sigla o acrónimo.
 Dirección: En la carta se escribe la misma dirección que se registra

en el sobre. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc.
 Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aún

tratándose de correspondencia local.
 País: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en

la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de
la extensión de los datos.
2.2.1.3.4. Asunto:
Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras,

con mayúscula inicial y sin subrayar.
2.2.1.3.5. Saludo o Vocativo:
Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido.

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2.2.1.3.6. Texto:
Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos.
2.2.1.3.7. Páginas Subsiguientes:
Se tiene en cuenta lo siguiente:
 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tenga impreso el membrete.
 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en

todas las hojas.
 La plantilla a utilizar es la descrita en los requisitos del oficio (arriba

mencionada).
 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a

cuatro interlineas del encabezado.
 En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo

completo se dejan mínimo dos interlineas en ésta y dos en la
siguiente.
 La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre

antes de la despedida.
2.2.1.3.8. Despedida:
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, seguido de una
coma.
2.2.1.3.9. Remitente:
El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia

con el nombre del destinatario, se escribe con mayúscula sostenida. El cargo se
anota en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
En caso de dos o más firmantes, se pueden distribuir uno debajo del otro o en
pareja. Si el número es impar, el último se centra.

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2.2.1.3.10. Líneas Especiales:
 Anexo o anexos: Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de

la carta a dos interlineas del firmante, se anota la palabra Anexo o
Anexos, seguida de dos puntos ( : ). A dos espacios se anuncia la
cantidad; de preferencia se clarifica el número de hojas o el tipo de
anexos.
 Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la

hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se
requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos ( : ). A dos espacios,
se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y
empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad se
omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.
 Identificación del transcriptor, del que proyecta y el que aprueba (en

caso de requerirse): A dos interlineas del firmante o del último
renglón escrito se anota con mayúscula inicial, en Arial 8. Ejemplo:
Elaboró: Sonia C.
Revisó: Pedro P.
Aprobó: Juan J.
2.2.2. Elaboración de Circulares
2.2.2.1. Objeto
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares en

la Gobernación del Departamento de Sucre.
2.2.2.2. Definiciones y Clasificación
2.2.2.2.1. Definiciones
Para efectos de norma se establecen las siguientes:
 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo

con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.

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 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.
 Asunto: síntesis del contenido de la circular.
 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a

quien se dirige la comunicación.
 Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del

documento.
 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
 Despedida: palabra o frase final de cortesía.
 Logotipo: Se utilizará la plantilla con el emblema del Departamento de

Sucre.
 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
 interlínea: distancia vertical entre dos renglones.
2.2.2.2.2. Clasificación
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
 Circular externa o carta circular: Comunicación con el mismo texto, utilizada

para dar a conocer, informaciones de la entidad territorial de carácter
general.
 Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido para dar a

conocer internamente actividades de la entidad: normas generales,
políticas, disposiciones, cambios, órdenes y asuntos de interés común.

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2.2.2.3. Requisitos
2.2.2.3.1. Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
2.2.2.3.2. Zonas
2.2.2.3.2.1. Zona 1: Espacio destinado para ubicación del membrete. Las

medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la
hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
2.2.2.3.2.2. Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, teléfono,

fax (según plantilla)
2.2.3. Elaboración de Circular Externa (Carta Circular)
La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el

mismo para diferentes destinatarios.
2.2.4. Elaboración de Circular Interna o General
Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres

interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y
destacada con negrilla.
2.2.5. Elaboración de Certificados y Constancias
2.2.5.1. Objeto
Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos para la elaboración de
certificados y constancias expedidas por las diferentes dependencias de la
Gobernación de Sucre.

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2.2.5.2. Definiciones
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
2.2.5.2.1. Certificado
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y

la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento
o norma).
2.2.5.2.2. Constancia
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias

que no requieren solemnidad.
2.2.5.2.3. Cargo
Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
2.2.5.2.4. Datos
El remitente (según plantilla institucional).
2.2.5.3. Clasificación
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias

pueden ser:
2.2.5.3.1. Constancia para:
• Tiempo de servicio laboral

• Salarios u honorarios
• Cumplimiento de comisiones
• Comportamiento del trabajador
• Cumplimiento de contrato
2.2.5.3.2. Certificado para:
• Asistencia a congresos, cursos, seminarios, talleres, capacitaciones

• Paz y Salvos
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• Relación de retenciones de impuestos
2.2.5.4. Requisitos
2.2.5.4.2. Partes de los Certificados y Constancias
Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus

elementos se distribuyen de la siguiente manera.
2.2.5.4.2.1. Fecha
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a

tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior,
cuando no hay número y en forma completa en orden de día, mes (en minúscula)
y año sin separarlo con punto. Ej: Sincelejo, 26 de noviembre de 2008
2.2.5.4.2.2. Cargo
El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado,

precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.
Ejemplo:
LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS
2.2.5.4.2.3. Identificación:
Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguida de dos puntos (: ) se

escriben de tres a cuatro interlineas del cargo, centrada y en mayúscula sostenida.
(puede utilizarse negrilla para resaltar). Ejemplo:
LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS
HACE CONSTAR:
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2.2.5.4.2.4. Texto:
De tres a cuatro interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo se

inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que
pueden ser:
• Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el

número del documento de identidad.
• Razón social de una empresa en mayúscula sostenida y NIT.
• Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera

persona del singular.
• Es importante que no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales

ni de puntuación.
• La presentación debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. En el

último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o
constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Ejemplo:
Esta constancia se expide a solicitud del interesado
• Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula

sostenida, de cuatro a seis interlineas del último renglón del texto.
• Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se

anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona
responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más
pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de
los dos.
2.2.6. Elaboración de Actas
2.2.6.1. Objeto
Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración
de actas administrativas en las diferentes dependencias de la Gobernación de
Sucre.

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2.2.6.2. Definiciones y Clasificación
2.2.6.2.1. Definiciones
• Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una

reunión. Se tendrán en cuenta también las actas de recibo de obras, las
actas de inicio y las actas de constitución de veeduría ciudadana.
• Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
• Denominación del documento: nombre que identifica el acta.
• Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión o convenios

acordados.
• Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un

documento.
• Espacio: distancia horizontal de escritura.
• Hora: registro de tiempo en que se inicia y termina la reunión.
• Número: identificación consecutiva del documento, que dependerá del

consecutivo que lleve cada dependencia de la Gobernación.
• Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.
• Título: denominación específica del nombre de la reunión.
2.2.6.3. Requisitos
2.2.6.3.1. Requisitos Generales
2.2.6.3.1.1. Márgenes
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
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Presentación: Las actas se pueden presentar en hojas sueltas.
2.2.6.3.1.2. Redacción
• Se redactan en tiempo pasado
• Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio
• El acta no se debe redactar con errores técnicos, ortográficos o

gramaticales ni de puntuación.
2.2.6.3.1.3. Páginas subsiguientes:
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los

siguientes requisitos:
• Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera

hoja y que no tenga impresión alguna (sin membrete).
• El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el

margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el
nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión.
En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la
página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).
2.2.6.4. Requisitos Específicos
El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera se escriben

centrados, en mayúscula sostenida a tres interlineas del membrete de la
Gobernación de Sucre (puede utilizarse negrilla para resaltar).
2.2.6.4.1. Denominación del documento y número:
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula

sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

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2.2.6.4.2. Fecha:
Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la denominación del documento se

escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa
(día, mes, año), separados por coma (,)
2.2.6.4.3. Hora:
Contra el margen izquierdo de 1, 5 a 2 interlineas de la fecha se coloca la palabra

HORA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la
hora de inicio y finalización de la reunión.
2.2.6.4.4. Lugar:
Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra

LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el
sitio de la reunión.
2.2.6.4.5. Asistentes:
Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlineas del lugar se escribe la palabra

ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El
cargo del funcionario se separa del nombre con coma (,), siguiendo el orden
jerárquico. En caso de igual jerarquía en orden alfabético por apellidos.
2.2.6.4.6. Invitados:
A continuación de la lista de asistentes, de 1.5 a 2 interlineas del último nombre

se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de
dos puntos (:) y contra el margen izquierdo los nombres se escriben en mayúscula
inicial, a interlineación sencilla.
2.2.6.4.7. Orden del día:
Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último nombre y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos (: ). De
1.5 a 2 interlineas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de
la reunión, con mayúscula inicial identificándolos con números arábigos.

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2.2.6.4.8. Desarrollo:
Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último tema y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos
interlineas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema
identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A
dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente,
escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
2.2.6.4.9. El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión
y aprobación del acta anterior.
2.2.6.4.10 En el tema de “lectura de discusión y aprobación del acta anterior “,

se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.
2.2.6.4.11 Convocatoria:
Si se programa una nueva reunión se escribe la palabra CONVOCATORIA contra

el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres
interlineas del último renglón del texto. A continuación se anota la fecha y hora de
la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar.
2.2.6.4.12 Firmas responsables:
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínima dos aparecen
en la página donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar varias hojas
para firmantes, se escribe la expresión “pasan firmas”, seguida de dos puntos,
sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
2.2.6.4.13. Anexos:
Cuando en una reunión se presenten documentos que sustentan una información,

éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlineas de los
firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra anexo o anexos,
seguida de dos puntos y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de
preferencia anotar el número de hojas.

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2.2.6.4.14 Transcriptor:
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se

escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciado
de anexos si los hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.
2.2.7. Elaboración de Resoluciones y Decretos
2.2.7.1. Objeto
Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de actos

administrativos como Resoluciones y Decretos, en la Gobernación de Sucre.
2.2.7.2. Definiciones
2.2.7.2.1. Membrete
Inscripción del conjunto de datos que identifica a nuestra entidad y a diferencia del
resto de documentos éste va con el Escudo de la REPUBLICA DE COLOMBIA. En
la segunda página aparecerá en la parte superior derecha la palabra DECRETO o
RESOLUCIÓN con su respectivo numero de radicación, en la misma línea,
ajustado al margen derecho la numeración de la hoja, a dos espacios y centrado
aparecerá el nombre del acto administrativo, seguido de una línea divisoria que lo
separa del resto del contenido. Las páginas van enmarcadas cubriendo la totalidad
del documento, tal como aparece en la figura.
2.2.7.2.2. Anexo
Documento o elemento que acompaña la Resolución o Decreto.
2.2.7.2.3. Transcriptor
Persona responsable de digitar el documento.
2.2.7.2.4. Proyectó
Persona responsable de la elaboración del documento.

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2.2.7.2.5. Revisó
Persona responsable de revisar el documento
2.2.7.3. Requisitos
2.2.7.3.1. Tamaño de Papel
Siempre se utilizará papel tamaño oficio o legal
2.2.7.3.2. Tipo de Letra
Arial – tamaño 12

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2.2.7.3.4. Firmas
Las firmas o firma deben ir en mayúscula sostenida y negrilla, centrada cuando se

trate de una y alineadas en orden jerárquico cuando se traten de dos o más.
2.2.8. Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Esta norma aplica para la solicitud de los Certificados de Disponibilidad

Presupuestal ante la Oficina de Presupuesto del Departamento. Se deberá utilizar
el siguiente formato:

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2.2.9. Formato Control Asistencia a Eventos
Esta norma aplica para el control de asistencia a eventos: Seminarios, talleres,

etc. Será unificado para todas las dependencias de la Gobernación, con las
siguientes características:
2.2.10. Otros documentos
Para los demás documentos como CONTRATOS, ACUERDOS, CONVENIOS,

BOLETINES DE PRENSA, INFORMES y otros, debe tenerse en cuenta los
siguientes aspectos:
• Se utilizará la Plantilla de los documentos del MECI- SGC
• Fuente de texto: Arial tamaño 12 de Word. Las notas al pie de página se

escriben en tamaño 9.
• Interlineado a espacio sencillo.

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2.2.11. Elaboración de las presentaciones con diapositivas
El tipo de letra es Arial el tamaño de letras tanto para títulos como para el
contenido de las diapositivas no se encuentra delimitado, se deja a consideración
del creador del documento teniendo siempre en cuenta que sea legible para el
auditorio o grupo de personas al cual va dirigida la presentación. La plantilla está
prediseñada con dichos estándares y permite las modificaciones de tamaño de
texto o inclusión de tablas e imágenes, conservando siempre las recomendaciones
para un mejor manejo de nuestra imagen institucional.
Primera diapositiva

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Demás diapositivas

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2.2.12. Fondo de pantalla o escritorio
Se diseñó el siguiente fondo de escritorio que además del Escudo de nuestro

Departamento contiene la Misión y Visión de la Gobernación de Sucre. Este
deberá ser utilizado en los computadores de la Gobernación de Sucre en aras de
lograr nuestra identidad corporativa.

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2.2.13. Imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires
Se manejará nuestra imagen corporativa en pendones, chalecos y suvenires tal

como se muestra en los ejemplos.

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CAPITULO III
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.1. Objetivo
La Gobernación del departamento de Sucre adoptó mediante Decreto 0889 de

2009, el Instructivo de la Aplicación de las Tablas de Retención Documental en
concordancia con la ley 594 de 2000 que dictó la Ley General de Archivos que
tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado.
3.2. Alcance
Esta norma aplica para toda la documentación de la Gobernación de Sucre de

conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los
manuales de procedimientos y funciones de la entidad.
3.3. Instructivo de Aplicación
La Gobernación de Sucre deberá organizar sus archivos de gestión de

conformidad con sus Tablas de Retención Documental, de la siguiente manera:
3.3.1. Organización de los archivos de gestión:
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental debidamente aprobada por el Consejo Departamental de Archivos y el
Archivo General de la Nación, aplicando los lineamientos del Acuerdo 042 de
2002.
3.3.2. Ordenamiento de expedientes (Series y subseries documentales):
Cada Oficina debe tener en su mueble archivador, todas las carpetas con las
series que aparecen en las Tablas de Retención, ordenadas en secuencias
alfabéticas, numéricas, cronológicas o mixtas.

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3.3.3. Identificación de carpetas:
La identificación de las carpetas no se seguirá haciendo con marcador ni en

cualquier parte de la carpeta. En adelante el nombre de la carpeta se escribirá en
computador, se cortará la tira, se pegará en la parte superior de la carpeta y
encima se le colocará cinta pegante transparente o papel contac. Así el espacio
central de la carpeta quedará libre para pegar el rótulo cuando la carpeta se
transfiera.
Comprobantes de Ingreso
enero/2006
3.3.4. Foliación:
Todas las hojas que integran una carpeta o expediente deben foliarse una vez
ésta haya llegado a la máxima cantidad de folios establecida en la institución
(150). La foliatura debe ejecutarse con lápiz Mongol 2, Mirado u otro de las
mismas especificaciones. Las carpetas de historia laborales podrán tener hasta
200 folios.
4
3
2
1

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3.3.4.1. Instrucciones de foliación (AGN)
• Orden original: Los documentos que contiene la carpeta que va a

foliarse deben estar ordenados en orden original, el cual se puede
dar en dos sentidos dependiendo del tipo de documento. Orden
original estricto: Primer documento al abrir la carpeta es el más
antiguo). Orden original invertido (el primer documento al abrir la
carpeta es el más reciente).
• Cada carpeta para foliar debe estar depurada; es decir, se eliminan

los duplicados, las hojas en blanco y los documentos establecidos
como NO ESENCIALES.
• La operación de foliar consiste en colocar un número consecutivo en

la esquina superior derecha de la cara anterior de cada folio en el
mismo sentido del texto del documento (no se folia por detrás).
• Se debe foliar sin enmendaduras o tachones, en forma legible y

cuidando de no hacerlo sobre el texto del documento. Esto es
alteración.
• Si hay planos en la carpeta también se foliarán consecutivamente y

con un solo folio cada uno.
• Los expedientes complejos (procesos jurídicos o disciplinarios,

historias laborales/clínicas, contratos et.c,) se foliarán
consecutivamente independiente de la cantidad de carpetas que
éste tenga.
• Los expedientes simples (decretos, resoluciones, actas, ordenanzas,

etc), se foliarán independientemente cada carpeta.

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• Si hay un empastado o argollado, paginado o no, se foliará como un

solo folio y no se tendrá en cuenta su número de páginas. Igual se
procederá si hay papelitos pequeños de registradora o bauchers de
tarjetas debito o crédito o consignaciones.
• Las fotografías sueltas se foliarán por detrás con lápiz y a cada

fotografía le corresponderá un número. Si están pegadas en una
hoja, sólo se folia la hoja.
• Los errores en la foliación se tacharán con línea oblicua. Ej. 15
• Si hay alguna nota que se deba dejar o algo importante dentro de la

carpeta que se está foliando debe pegarse en la tapa de debajo de
la misma, un papel que diga NOTAS DE FOLIACIÓN. Allí se
consignará cualquier información sobre la foliación. Por ejemplo, si
contiene fotografías sueltas se dirá cuántas fotografías en total tiene
la carpeta. Si hubo un error que no se pueda corregir, igual se
anotará allí.
• Si contiene CD, disquetes o cualquier otro medio magnético, estos

no se folian directamente en el soporte sino que les puede pegar un
sticker con el número y el nombre sobre la parte no legible del CD.
Se introducen en un sobre de manila y se grapan en la portada
anterior de la carpeta.
3.3.4.2. Foliación de Proyectos BPID:
La foliación de los proyectos BPID se ejecutará con lapicero de color negro y

rúbrica del funcionario que folia por seguridad especial que requieren estos
documentos. El ordenamiento interno de la carpeta y la foliación se harán en
orden original invertido (de abajo hacia arriba).
3.3.5. Rotulación de carpetas o legajos internos:
3.3.5.1. Definición Rotular:

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Consiste en pegar el rótulo de estado a todas las carpetas que se van a transferir
al archivo central. El rótulo debe contener los datos básicos de ley y los demás
que sean necesarios para permitir la ubicación de la carpeta.
3.3.5.2. Rótulo Institucional:
Se utilizará el siguiente rótulo, con las siguientes instrucciones:
REPÚBLICA DE COLOMBIA
GOBERNACIÓN
SECCION: _________________________________________
SUBSECCION: _________________________________________
SERIE: _________________________________________
SUBSERIE: _________________________________________
CONTENIDO: _________________________________________
FECHAS: INICIAL: ________________ FINAL: __________________
No. FOLIOS: ________________ CAJA No. _______________
Carpeta No. ___________
Obs.: _________________________________________
_________________________________________
SECCIÓN: Escribir el nombre de la Secretaría o área productora
SUBSECCIÓN: Escribir el nombre de la oficina productora
SERIE: El nombre general de la serie
SUBSERIE: El nombre específico del expediente o carpeta
CONTENIDO: El contenido específico del expediente
FECHA INICIAL: La fecha en que inicia el expediente

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FECHA FINAL: La fecha en que se cierra el expediente
No. FOLIOS El número total de folios que contiene el expediente
CAJA No. Este número lo asignan y llenan el Archivo Central
CARPETA No. Este número lo asignan y llenan el Archivo Central
OBS: Observaciones especiales sobre el expediente
3.3.5.3. Forma de pegarlo:
Al transferir la documentación de las oficinas al archivo central, el rótulo se pegará

en el centro de la carpeta, poniendo pegante sólo en las cuatro esquinas y cuando
haya sido diligenciado en su totalidad deber colocársele encima papel contac
transparente. Esto se hará hasta que los rótulos sean autoadhesivos.
3.3.5.4. Rótulos de historias laborales:
Los rótulos de las historias laborales deben contener, además de los datos
básicos del rótulo estándar, los siguientes adicionales:
• Nombre del empleado (se escribe en vez de la palabra contenido)

• Cédula de ciudadanía
• Dependencia donde labora
• Cargo
• Fecha ingreso
• Fecha retiro
• Cualquier otro que la oficina productora considere para efectos de facilitar
la organización.
3.3.5.5. Rotulación de Proyectos BPID de la Secretaría de Planeación:
Los Proyectos BPID para la rotulación de sus carpetas, cambiarán la fecha inicial y
la fecha final por el Código de Registro.

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3.3.6. Unidades de almacenamiento que pueden usarse en los archivos de

gestión de la Gobernación de Sucre:
• Cartulina legajadora (carpeta interior) : Se mandarán a timbrar con el rótulo

estándar institucional. El funcionario sólo la llenará con lapicero negro.
• Carpetas de cartón yute convencionales: Tamaño oficio ya sea colgante o

vertical, eso depende del archivador.
• Gancho legajador: En la Gobernación de Sucre se usará el gancho

legajador plástico en todas las etapas del ciclo vital de los documentos.
• Carpetas AZ (sólo se usarán en los archivos de gestión, no pasarán al

archivo central ni al histórico). Se les pegará en el lomo el rótulo
institucional el cual contiene los datos básicos de contenido de la carpeta.
Las Az no se pasarán al archivo central. Cuando llegue el momento de
transferir deberán legajarse en la cartulina legajadora institucional timbrada.
REPÚBLICA DE COLOMBIA
GOBERNACIÓN
SECCIÓN: __________________________
________________________________
OFICINA PRODUC : ____________________
DOCUMENTO: _______________________
FECHA INICIAL: ______________________
FECHA FINAL: _______________________
No. FOLIOS: ________________________
Obs.: _____________________________
_________________________________
_________________________________

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• Multicarpeta para los contratos: Por facilidad de manejo y capacidad, la

multicarpeta se usará para almacenar los contratos. La foliatura debe ser
consecutiva de abajo hacia arriba quedando el último folio al abrir la cara
anterior de la carpeta (orden original invertido).
3.3.7. Transferencia de los archivos de gestión al archivo central

(primarias):
3.3.7.1. Definición transferencia documental:
Es el paso de la documentación del archivo de gestión al central y del central al

histórico, por instrucción de las Tablas de Retención.
3.3.7.2. Qué y cuándo transferir:
Las oficinas deberán transferir al archivo central aquellos expedientes que hayan
cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión señalado en la TRD.
3.3.7.3. Preparación de expedientes para transferir:
Los expedientes que se van a transferir deberán estar legajados y ordenados

respetando el principio de orden original.
3.3.7.4. Gancho legajador:
El gancho legajador que se utilizará en la institución será el gancho legajador

plástico, desde los archivos de gestión. Para recibir la transferencia el archivo
central exigirá este tipo de gancho.
3.3.7.5. Retiro de material metálico:
Las grapas y clips pueden usarse mientras los documentos estén en las oficinas.
Al pasar al archivo central, se les retirarán todos los clips y las grapas se dejarán
si tiene papel intermedio de protección para unir documentos con soporte, de lo
contrario deben retirarse.

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3.3.7.6. Depuración del expediente:
El oficinista deberá extraer duplicados de documentos, tarjetas sociales, circulares

y memorandos netamente informativos, que no impliquen valores de ningún tipo y
que sólo llenan el expediente. Esto debe hacerlo antes de foliar.
3.3.7.7. Foliación:
Después de depurados los expedientes deberán ser foliados por el encargado del
archivo central una vez reciba la transferencia, pero el auxiliar de la oficina deberá
totalizar el número de folios que contiene cada expediente en el inventario único
documental. (ver instrucciones de foliación).
3.3.7.8. Inventario único documental:
Toda transferencia deberá ir acompañada del inventario único nacional-

institucional en el que el auxiliar de oficina relaciona los expedientes por entregar,
consignando las fechas extremas y el número de folios. Esta obligatoriedad que
tienen las empresas del Estado está contemplada en el artículo 26 de la Ley 594
de 2000.
3.3.7.9. Adelanto de transferencias por limitaciones de espacio:
En el caso de que una oficina carezca de espacio para albergar sus documentos,
puede concertarse con el archivo central adelantar el tiempo de transferencia. Es
decir, si la Tabla de Retención establece un tiempo de dos años en la etapa de
gestión pero no hay espacio, el archivo central puede recibir la transferencia antes
de haber cumplido el tiempo.
3.3.7.10 Flujograma de transferencias documentales:

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ASISTENTE DE OFICINA JEFE DE ARCHIVO
INICIO
Verifica en la Tabla de Retención de la

secretaría respectiva, que los documentos
que se desean transferir hayan cumplido su
etapa de gestión.
Verifica que los expedientes
Solicita al encargado del archivo central, el que contiene la caja, estén
número de cajas técnicas institucionales que debidamente preparados.
vaya a necesitar para la transferencia,
verbalmente o por escrito, según
procedimiento interno del archivo central. Verifica que todo lo relacionado
en el inventario esté completo.
Ejecuta la preparación de los

expedientes con todos sus pasos: NO
Devuelve la transferencia al
-Retirado de grapas innecesarias y clips
oficinista para corrección.
-Rotulación técnica
-Depuración SI
- Orden original y Foliación. Firma el inventario como

SI
recibido y devuelve una
Toda transferencia deberá ir acompañada copia al oficinista para su
del Inventario Único Documental- archivo.
institucional en el que el auxiliar de oficina
relaciona los expedientes por entregar,
Archiva la copia del inventario
consignando todos los datos que le pide el
recibido a conformidad.
inventario. (ver formato anexo)
FIN

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3.3.8. Controles de préstamo de documentos:
3.3.8.1. Salida de documentos:
Toda salida de documentos de una secretaría u oficina debe registrarse en el

control de préstamo.
3.3.8.2. Formato de control de préstamo:
El formato de control de préstamo puede ser libro o planilla a criterio del oficinista
de acuerdo con su función.
3.3.8.3. Tiempo de préstamo:
En la Gobernación de Sucre el tiempo máximo en el que un documento estará en

préstamo son ocho (8) días calendario.
3.3.9. Pautas de preservación y conservación de documentos en archivos

de gestión:
3.3.9.1. Elementos metálicos:
Las personas que manejen correspondencia y las Secretarias deben poner el

menor número de elementos metálicos posibles a los documentos. Esto es
grapas, clips, etc.,. Al hacer transferencias se deben dejar sólo las grapas
necesarias para sujetar documentos y soportes. Los clips deben retirarse todos.
3.3.9.2. Perforación de Hojas:
Al perforar documentos para legajarlos se debe tener mucho cuidado de no cortar

una fecha o una cifra que deje mutilado el documento. Por eso los documentos
deber perforarse del lado donde haya margen.
3.3.9.3. Grapado de documentos:
Al grapar un grupo de folios, debe hacerse en forma diagonal para evitar que se
rompa el documento durante su consulta. No se debe grapar sobre fechas o
números.

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3.3.9.4. Desgrapado:
Al desgrapar se debe usar la uña sacagrapas, primero por detrás de la grapa y

luego por la parte anterior, porque si no se hace de este modo, por lo general se
rompe el documento.
3.3.9.5. Saliva para pasar documentos:
Los auxiliares de archivo y correspondencia no deben usar saliva para facilitar el

paso de las hojas. Esto desencadena contaminación biológica.
3.3.9.6. Alteración de documentos públicos:
Escribir con lapicero sobre el texto de un documento público, es alteración de

documento público. Las anotaciones y sellos deben ponerse en lugares donde no
haya texto.
3.3.9.7. Perforación de carpetas:
No perfore las carpetas de yute colgantes, legaje sobre legajos de cartulina o

cartón y colóquelos dentro de la carpeta. Al hacer la transferencia se trasladará la
carpeta o legajo interior. La carpeta externa continuará en gestión hasta su
deterioro total.
3.3.9.8. Faxes de papel químico:
Los documentos recibidos por fax de papel químico, deben fotocopiarse para
evitar que se borren.
3.3.9.9. Conservación de soportes tecnológicos:
A los soportes tecnológicos no les eche líquidos de ningún tipo ni mucho menos
les pase hielo u otras sustancias.

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Los soportes tecnológicos no deben dejarse dentro de carros en climas como el de

la costa norte colombiana. Su deterioro ocurrirá de inmediato.
3.3.10. Especificaciones de restauración:
Está prohibido por ley restaurar los documentos públicos, especialmente los de
carácter histórico.
• Cuando un documento público se rompe debe unirse donde no haya texto

con un poco de cinta mágica, digitalizarlo o fotocopiarlo para manipular la
copia digital o física y el original se debe meter en un sobre blanco rotulado
con los metadatos del documento y se debe colocar en el mismo lugar
donde iba en la unidad de conservación correspondiente. El único ente
autorizado para restaurar documentos públicos es el Archivo General de la
Nación.
• Cuando se rasga un documento de vital importancia, este no se debe pegar

ni con colbón ni con cinta pegante comercial pues sufriría una mancha que
lo volvería ilegible.
• Al utilizar la cinta mágica en documentos rasgados se debe pegar donde no

haya texto.
• Si los documentos son de baja retención y sin valor histórico se puede usar
la cinta mágica. (En documentos hasta de 10 años de retención).
• Para devolver un poco la blancura a los documentos y quitar la suciedad, se

usa polvo de borrador de nata con un pincel de cerda el cual se frota sobre
el documento con la goma hasta retirar el sucio.
• La única forma segura de restauración de documentos públicos es con el

papel japonés y el carboximetil celulosa y eso debe hacerlo un profesional.

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• Los documentos que se mojan jamás se ponen al sol, se secan entre

toallas desechables y seguidamente se someten a aireamiento ya sea
natural o artificial.
• Los archivos históricos por lo general prestan los servicios de restauración

de documentos públicos.
• Los tomos cuando han sido objeto de inundación hay que separar las
páginas, abrirlos con ayuda de objetos separadores y someterlos a fuerte
aireamiento. Si están muy mojados con agua sucia, se deberán someter
posteriormente a desinfectación por parte de un profesional.
3.3.11. Instrucciones de diligenciamiento del Formato Único de Inventario

Documental.

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3.3.11.1. Entidad remitente:
Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se

va a transferir.
3.3.11.2. Entidad productora:
Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o

produce los documentos.
3.3.11.3. Unidad administrativa:
Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor

jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
3.3.11.4. Oficina productora:
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la

documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
3.3.11.5. Objeto:
Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias

primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y
supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación,
traslado, desvinculación.
3.3.11.6. Hoja Número:
Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de

hojas del inventario.

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3.3.11.7. Registro de entrada:
Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias.

Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la
fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el
número de la transferencia.
3.3.11.8. Número de orden:
Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los

asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
3.3.11.9. Código:
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas

productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
3.3.11.10. Nombre de las series, subseries o asuntos:
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o
supresión de entidades o dependencias el asiento corresponderá a cada una de
las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto

aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.
Cuando se realiza el Inventario de Fondos Acumulados, las series o asunto deben

registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

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3.3.11.11. Fechas extremas:
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben
colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el
caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha
se anotará s.f.
3.3.11.12. Unidad de conservación:
Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la

columna “otro”, se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo
el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
3.3.11.13. Número de folios:
Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación

descrita.
3.3.11.14. Soporte:
Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes
(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
3.3.11.15. Frecuencia de consulta:
Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio,

bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de
préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta
columna se diligenciará especialmente para el Inventario de Fondos Acumulados.
3.3.11.16. Notas:
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las

columnas anteriores.

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2010)
CAPITULO IV
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
LEY 594 DE 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se
dictan otras disposiciones”.
DECRETO 0889 DE 2009 DE LA GOBERNACIÓN DE SUCRE, “Por medio del

cual se adopta el instructivo de la aplicación de las Tablas de Retención
Documental de la Gobernación de Sucre”.
RESOLUCION No. 2564 de 2008 “Por la cual se estandarizan los Códigos en la

Gobernación de Sucre”.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION.

Normas Técnicas Colombianas Sobre Documentación. Bogotá: ICONTEC, 2000.
NORMAS TECNICAS DE CALIDAD EN LA GESTION PÚBLICA. NTCGP

1000:2004: Sistemas de Gestión de Calidad para la rama ejecutiva del poder
público y otras entidades prestadoras de servicios. Requisitos.
Elaborado por: Equipo MECI-SGC Fecha: 7 de diciembre de 2009
Revisado por: Representante de la Alta Dirección Fecha: 17 de diciembre de 2009
Aprobado por: Comité de Control Interno Fecha: 31 de diciembre de 2009

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REPÚBLICA DE COLOMBIA CÓDIGO

DEPART AMENTO DE SUCRE

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

1. ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

Unificar y estandarizar los criterios básicos para la elaboración y codificación de

• Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple

• Documento: Según norma NTCGP-1000: 2004: Información y su medio de

Ejemplo: Formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo,

Nota: El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico,

• Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica de las actividades del (os)

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

subproceso. Se simbolizan con las convenciones establecidas en el

• Especificación: Documento que establece unos requisitos, que pueden

• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

• Formato: Documento diseñado para consignar datos sobre una actividad,

• Instructivo: Documento breve que describe el CÓMO se deben realizar

• Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de

• Modelo Operativo por Procesos: Metodología mediante la cual se

• Política de la Calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s)

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

• Nota al Pie: Aclaración que se hace en la parte inferior de la página para

• Plan de Calidad: Según la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que

• Procedimiento: Indican los aspectos generales a tener en cuenta dentro

• Proceso: Conjunto de actividades que se realizan sobre unos insumos con

La Gobernación del departamento de Sucre, define para su Modelo

 Procesos Estratégicos: Incluyen procesos relativos al

 Procesos Misionales: Incluyen todos los procesos que

 Procesos de Apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para el

 Procesos de Evaluación y Control: Incluyen aquellos necesarios

• Registro: Según la norma NTCGP-1000: 2004: Documento que presenta

• Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

• Sistema de Gestión de la Calidad. Es uno de los Sistemas en los cuales

1.4. Estructura General de la Documentación

La estructura de la documentación del Sistema de la Calidad está definida por la

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

1.5. Presentación de un Documento

Para presentar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en la

A: Logotipo de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE

Los textos mencionados se escriben en letra Arial 10.

1.5.2. Pie de Página

Se colocará la frase: “ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

Para la redacción de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la

1.5.3.1. Fuente del texto

• Tipo de letra: Arial

• Tamaño de la fuente: 12 en documentos de Word y en los Formatos podrán

• Tamaño de la fuente para el pie de página: 6

• Interlineado a espacio sencillo.

• Para la numeración de los títulos se emplean números abreviados arábigos

• La redacción de los textos debe hacerse de manera impersonal, los verbos

1.5.3.4. Márgenes de los documentos

Los márgenes de los documentos se presentan a continuación

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU

1.6. Control de Revisión y Aprobación

Los documentos y formatos del Sistema de Gestión de Calidad deben llevar al

Elaborado por: Equipo MECI-SGC Fecha:

Revisado por: Representante de la Alta Dirección Fecha:

Aprobado por: Comité de Control Interno Fecha:

Los textos mencionados anteriormente se escriben en letra Arial 10