Administración del Tiempo

Naturaleza del Tiempo

Davidson, (2000) menciona que para los efectos prácticos el tiempo relativo
sólo se es capaz de centrarse en una determinada cantidad de cuestiones para
mantener el control del tiempo, resulta imprudente no tener demasiadas cosas que
compitan por el tiempo y atención. Una de las claves para el uso eficaz del tiempo
implica reconocer un principio fundamental expuesto por Robert fritz, autor de the
path of least resistance. El autor menciona que el momento más importante de la
vida es ahora mismo, esto quiere decir que en cualquier momento de la vida
especialmente ahora mismo se debe admitir que solo se puede actuar en el
presente, si se reconoce que el momento más importante es ahora mismo y que el
próximo es el más importante, aun así sucesivamente se estará más propenso a
utilizar el tiempo de manera juiciosa.

Turla y Hawkins (2002), mencionan que el tiempo es una cuestión

enormemente personal comprometen la creatividad y el sentido común en rutinas
diarias, luchan contra la interrupciones, el papeleo y las demoras, mientras
suspiran por mayor libertad, mayor flexibilidad y más tiempo.

Tiempo invertido o de transición: Es aquel que da un resultado de forma directa

o a corto plazo es una fracción de tiempo que se convierte en un paso para
realizar otras acciones

Tiempo ocio: Es un tiempo ocioso aquel que se dedica a hacer nada en concreto,
el uso de tiempo ocioso cuando es consiente, deja de ser perjudicial. Libre se
destina a realizar actividades que resultan interesantes gratificantes o placenteras,
las actividades son infinitas siempre y cuando al hacerlas no se dejen pendientes
cosas más importantes.

Tiempo libre: Son aquellas fracciones de tiempo en las que no tiene obligación y
ocupación alguna de tiempo, en principio no tiene una utilidad determinada, es
evidente durante sus fracciones de programación, de esta forma cuando la
persona toma conciencia de que dispone de tiempo libre debe determinar en que
ha de ocuparlo, esa sería una forma de aprovechar de tiempo.

Tiempo perdido: Hay una pérdida involucrada de tiempo cuando alguien provoca
a otra persona perder el mismo ya sea con una llamada telefónica inoportuna o en
conversaciones estériles. El tiempo que la persona pierde porque quiere, es aquel
que no ha sabido ocupar, por tanto se desaprovecha de forma involuntaria. Entre
muchas sensaciones una mala administración de tiempo o pérdida del mismo
puede provocar alternaciones como: Estrés y efectos de alteraciones físicas,
Tensión e irascibilidad, Desmotivación y apatía, Incomprensión y sentimiento de
fracaso.

Los Hábitos y el Tiempo Turla y Hawkins (2002), mencionan que no se

puede administrar adecuadamente el tiempo hasta que cada persona haya
aprendido a administrarse a sí misma, en parte a mala administración del tiempo
es el resultado de hábitos nocivos que se han ido adquiriendo a través de los
años, los hábitos nos distinguen lo que es bueno de lo que es malo.
Cualquier acción que se repita se puede convertir en un hábito, una rutina
diaria en la oficina puede convertirse en algo mecánico, sencillamente porque
siempre se ha hecho así, normalmente se necesitan unas tres semanas para
deshacerse de un hábito, se puede conceder como mínimo ese tiempo para
desarraigar su anterior comportamiento, sustituyéndose por una actuación más
eficaz.
 La zona de confort que manejan algunas personas también es un hábito el
cual sienten incomodas, unas de las principales dificultades por una buena
administración del tiempo es el deseo de permanecer dentro de dicha zona de
confort. Las zonas de confort resultan tan incomodas como los zapatos viejos,
acostumbrase a formas de hacer nuevas y más productivas exigirá cierta
incomodidad inicial, ciertos cambios en la rutina, ampliar esa zona de confort
significa crecer como persona, incluso alcanzar un potencial mayor evitando
quedarse estancado en rutinas establecidas por la misma persona, pues se puede
llevar una vida más interesante y más satisfactoria.

Ladrones del tiempo

Hay muchas personas y cosas que nos hacen perder el tiempo, pero la
mayoría de veces lo hacen con nuestro consentimiento. Bueno, como mínimo, no
ponems demasiado empeño en evitarlos. La razón básica es que no valoramos
nuestro tiempo como es debido. El tiempo es oro.

Si dejamos que los ladrones de tiempo campen a sus anchas por nuestra

vida, entraremos en una dinámica muy negativa. Necesitaremos más tiempo para
hacer nuestras obligaciones y tendremos que sacarlo de algún sitio, así que no
tendremos más remedio que dedicar menos tiempo a lo que nos gusta, a nuestra
familia, amigos y aficiones. Y eso no nos ayuda en nada.

Algunos de estos ladrones vienen del exterior y otros los generamos nosotros

mismos. Algunos son evidentes y otros pasan inadvertidos, nos quitan unos
minutos cada vez, que al final de la semana se convierten en horas. En cualquier
caso, aquí tienes una lista de los más importantes. Conocerlos y detectarlos es el
primer paso para erradicarlos:

1. Desorganización personal. Si no te organizas, perderás infinidad de

tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo. Organízate
 con eficacia. Dedica todos los días un pequeño rato a organizar tus cosas y
ganarás mucho tiempo después. Planifica, agrupa tareas parecidas dentro
de un mismo contexto y prepara un plan diario de acción.

2. Objetivos confusos. Si no tienes claros tus objetivos, no podrás definir el

trabajo a realizar ni planificarlo adecuadamente. Además, las prioridades
cambiarán constantemente y generarán conflictos. Define claramente tus
objetivos a corto, medio y largo plazo, y hazlo periódicamente. Separa
lo importante de lo urgente.

3. No tomar decisiones. Esperar a tener toda la información necesaria para

tomar una decisión puede provocar una crisis o que desperdicies una
oportunidad. Toma las decisiones cuanto antes; en ocasiones será más
eficiente decidir sin suficiente información. Las indefiniciones sólo generan
más confusión.

4. No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará

perder muchísimo tiempo. No se trata de decir a todo que no, pero no
deberías hacer aquello que no te aporta nada. Eso te hace daño,
literalmente. ¿Cómo puedes tratar con estas situaciones? Piensa en estas
cosas cuando alguien te pida algo:

Razones y Consejos para Decir NO.

 Debes tener bien claros tus compromisos, conocerte a ti mismo y actuar
con integridad. Antepón tus prioridades, proyectos e intereses personales.
Si lo que te proponen no tiene nada que ver con ello, simplemente
recházalo.
 Valora tu tiempo. Decir que no a algo te permite decir que sí a otras cosas
que de verdad te interesan. Si demuestras a los demás que valoras tu
trabajo, tu tiempo y tus prioridades, al contrario de lo que piensas, te
respetarán por ello.
  Si aceptas todo lo que te piden, no eres tú mismo, no evolucionas como
persona, no mejoras.
 Si después de una negativa, tu relación con una persona se deteriora, no
era una relación sincera, sino interesada. No dejes que te chantajeen.
Además, piensa que alguien que te aprecie nunca te pediría hacer algo que
te perjudique.
 Puedes ser generoso, pero evita los abusos. Si lo que te piden es
abusivo, trata de negociar unas condiciones equilibradas para aceptar, o
recházalo.
 Si no lo tienes claro, retrasa la decisión, y dile que lo tienes que pensar.
Entonces busca argumentos sólidos para poder aceptar la petición. Si no
los encuentras, recházalo.
 Cuando digas no, hazlo de forma educada pero firme. Demuestra que
respetas sus sentimientos y opiniones. Estableciendo los límites desde el
principio y expresando lo que no te gusta, te ganarás su respeto.
 No inventes excusas, sino la situación se repetirá constantemente. Ni
siquiera tienes por qué dar explicaciones. Tú eres el dueño de tu tiempo.
 Antes de aceptar algo, piensa en sus implicaciones. ¿Cuánto tiempo
necesitarás? ¿Cómo afectará a tu vida profesional, personal o familiar?
¿Qué coste acarreará? ¿Qué otros proyectos vas a tener que sacrificar?

Resumiendo, aprende a ser asertivo, a valorar tu vida, y busca siempre

relaciones con buenos fundamentos. Aprender a decir no es un gran favor que
puedes hacerte a ti mismo. Reducirás tu sobrecarga de trabajo y tu nivel de estrés,
y dispondrás de tiempo para hacer lo que realmente te importa. Y la mejor forma
de aprender a decir no es practicando

5. Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás

haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y con
menor coste. Y ese es un grave error.
6. Falta de concentración. Evidentemente, el trabajo excesivo, la fatiga, el
estrés y otros factores pueden pasar factura. Aquí tienes 15 Consejos para
Mantener la Motivación y la concentración.

- Divide el trabajo en tareas lo más pequeñas y concretas posibles.

Una tarea muy pequeña con una descripción muy clara te permite
visualizar fácilmente el final y es el mejor antídoto. Al dividirlo en
tareas minúsculas consigues ver claro el camino y la resistencia a
enfrentarte a él disminuye.
- Si dispones de poca energía o pocas ganas, concéntrate en tareas
sencillas y rápidas. Cerrar cosas pendientes, aunque sean poco
importantes, te dará energía y fuerza para atacar otros objetivos
mayores.
- Si te encuentras agobiado por el gran número de tareas a realizar,
simplemente elige algo y empieza. Verás que la resistencia al trabajo
desaparece a los pocos minutos de empezar, una vez dado el primer
paso. El miedo desaparece cuando nos enfrentamos a él.
- Tómate tu tiempo. A veces confiamos en que podemos hacer una
tarea en mucho menos tiempo del realmente necesario. Cuando
transcurre ese tiempo y no hemos terminado, aparece la frustración y
el desánimo. Pueden aparecer imprevistos, o simplemente puede
que no estés al cien por cien y tengas que ir más despacio. No pasa
nada. Sé realista en tu planificación y adáptate si la situación cambia.
- Regálate premios a menudo. Cuando termines cualquier tarea o
logres un buen avance en un gran proyecto, haz algo que te
apetezca, que te relaje y que no te suponga ningún esfuerzo.
- Relájate en una cafetería o en la playa, date un paseo, una buena
lectura… busca tus propios incentivos.
- Si tus opciones no son demasiado atractivas, observa la situación
desde mayor altura. Hay tareas que no nos apetece hacer
demasiado, pero obedecen a objetivos mayores. Piensa en ello,
 piensa a dónde te diriges y encontrarás la motivación necesaria para
hacer esas acciones menos agradables.
- Lleva un registro de lo que haces. Registrar tus horas de trabajo o la
actividad que realizas puede motivarte a hacer cosas. La tecnología
puede facilitarte la labor, pero utilizar herramientas que realmente tu
gusten, te puede incluso motivar a trabajar.
- Comprueba tu progreso en cada uno de tus proyectos. Trata de
realizar algún tipo de gráfica que te permita evaluar cómo vas
haciendo las cosas. Además de obtener una información muy
valiosa, las gráficas te motivarán para continuar avanzando en tus
objetivos.
- Visualiza el objetivo cumplido. Piensa que has terminado esa tarea
que tanto se te resiste y los beneficios que te reporta. Ten siempre
presente el final en tu mente.
- O, al contrario que lo anterior, piensa en lo que pierdes si no
completas ese trabajo. Hay estudios que demuestran que mucha
gente trabaja más duro para no perder 10Bs que para ganar 10Bs.
¿Qué te motiva más a ti?
- Para grandes objetivos, busca apoyo en comunidades on-line. Únete
a grupos en la web que compartan tus mismos intereses. Entra en
sus foros, lee artículos y comentarios, aporta tu opinión. Conseguirás
motivación constante.
- Busca un cómplice. Es difícil motivarse a uno mismo. Si encuentras
un compañero/a de aventuras con quien puedas compartir alguno de
tus objetivos (tu pareja, un amigo, un colega del trabajo…) se
pueden apoyar mutuamente.
- Ante un gran reto, hazlo público. Habla de ello con tu familia, con tus
amigos, publícalo en tus redes sociales, en tu blog… Elige una fecha
para lograr ese objetivo y hazla pública también. Generarás un
compromiso total y una motivación extraordinaria.
 - Hazlo divertido. A veces, una tarea rutinaria se puede convertir en
algo interesante si eres capaz de hacerla de una forma diferente.
Escucha música mientras trabajas. A lo mejor cambiar un lugar de
trabajo por otro puede lograr ese empuje que necesitas. Dale rienda
suelta a tu creatividad.
- Haz ejercicio. El ejercicio físico hace que el cuerpo libere endorfinas,
sustancias químicas que tienen la cualidad de producir una gran
sensación de bienestar.
- Come bien y mantente hidratado. En muchas ocasiones, la falta de
ganas para hacer cosas se debe simplemente a que tu organismo
echa en falta determinados tipos de alimentos. En los días de calor,
es muy importante beber agua a menudo para mantener la actividad
sin decaer.
- Si todo lo anterior falla, entonces es posible que estés en un
momento delicado.
- Tómate un descanso mayor, unos días libres, y desconecta de todo.
Necesitas relajarte y recargar las pilas. No pienses en lo que dejas
de hacer en ese tiempo. Cuando vuelvas, recuperarás con creces el
tiempo perdido.

7. Mala comunicación. Cuando aceptes un trabajo o delegues una tarea,

debe haber una comunicación clara. Transmite las necesidades con
claridad y asegúrate de que el mensaje ha llegado correctamente. Escucha
con atención. Si se hace mal el trabajo, habrá que modificarlo o rehacerlo, y
eso supondrá romper tu actual planificación y entrar en estado de
emergencia.

8. Aplazar tareas. Si de forma habitual, dejas para otro momento las tareas
que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo
sobre tu organización personal (provocando el ya mencionado estado de
 emergencia). Hazlas cuanto antes y evitarás el estrés y la culpabilidad que
se genera al aplazarlas.

9. Interrupciones. Además del tiempo que te quita una interrupción en sí

misma, se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la
concentración perdida. Si tienes visitas inesperadas, pide disculpas e
intenta posponerlas a un momento más adecuado. Corta de forma educada
y firme a los pesados habituales de tu empresa (siempre los hay).
Igualmente, con cortesía, corta las conversaciones telefónicas innecesarias.
Desconecta el móvil en los momentos que necesites máxima
concentración.

10. Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser otra clase
de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a
verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica de 2 a 4 momentos al
día en los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden.
Elimina los correos que no necesites.

11. Reuniones. Suelen hacer perder mucho tiempo, con el agravante de que
afectan a mucha gente. Si 8 personas pierden 30 minutos en una reunión,
son 4 horas de trabajo perdidas. En primer lugar, siempre hay que evaluar
la necesidad de la reunión y convocar sólo a las personas implicadas. Se
deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y
estableciendo un tiempo máximo. Aquí tienes una serie de buenas
prácticas para realizar reuniones efectivas.

12. Crisis o estados de emergencia. Son la locura. La mayoría de ellas son

consecuencia de algo que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en
la medida de lo posible. ¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas,
organizando, planificando, tomando decisiones, comunicando con claridad,
 diciendo NO a lo innecesario, delegando correctamente, eliminando
interrupciones… no permitiendo que te roben tu tiempo.

El Estrés y manejo del estrés

El estrés es lo que usted siente cuando tiene más obligaciones de las que
está acostumbrado. Cuando usted está estresado, el cuerpo responde como si
estuviera en peligro. Produce hormonas que le aceleran el corazón, le hacen
respirar más rápidamente y le dan una descarga de energía. Esto se llama
reacción al estrés de lucha o huida.

Un poco de estrés es normal e incluso útil. El estrés puede ayudarle si

necesita trabajar intensamente o reaccionar con rapidez. Por ejemplo, puede
ayudarle a ganar una carrera o a terminar a tiempo un trabajo importante.

Sin embargo, si el estrés aparece con demasiada frecuencia o dura

demasiado tiempo, puede tener efectos graves. Puede estar relacionado con
dolores de cabeza, malestar estomacal, dolor de espalda y problemas para dormir.

Puede debilitarle el sistema inmunitario, lo que hace más difícil combatir las
enfermedades. Si usted ya tiene un problema de salud, el estrés podría
empeorarlo. Puede hacer que se sienta de mal humor, tenso o deprimido. Sus
relaciones podrían verse afectadas y es posible que a usted no le vaya bien en el
trabajo o en la escuela.

Manejo del estrés

La buena noticia es que puede aprender nuevas maneras de manejar el
estrés. Para controlar el estrés:

 Averigüe qué es lo que está causando estrés en su vida.

 Busque maneras de reducir la cantidad de estrés en su vida.
  Aprenda maneras saludables de aliviar el estrés y de reducir sus efectos
perjudiciales.

¿Cómo puede medir su nivel de estrés?

A veces, es claro de dónde proviene el estrés. Usted puede tener estrés

durante un cambio importante en la vida, como la muerte de un ser querido,
casarse o tener un bebé. Pero otras veces, la causa de su sensación de estrés
podría no ser clara.

Es importante averiguar cuál es la causa de su estrés. Todas las personas

sienten el estrés y responden a él de maneras distintas. Estar atento a su estrés
puede ayudar. Consiga un cuaderno y anote cuando algo le hace sentir estresado.
Luego, escriba cómo reaccionó y qué hizo para manejar el estrés. Anotar cuándo
siente estrés puede ayudarle a averiguar cuál es la causa de su estrés y cuánto
estrés siente. Luego, puede tomar medidas para reducir el estrés o para manejarlo
mejor.

¿Cómo puede evitar el estrés?

El estrés forma parte de la vida para la mayoría de las personas. Es posible

que no pueda eliminar el estrés, pero puede buscar maneras de reducirlo.

Podría probar algunas de estas ideas:

 Aprenda mejores maneras de manejar su tiempo. Es posible que haga más
con menos estrés si tiene un cronograma.
 Piense acerca de cuáles son las cosas más importantes y hágalas primero.
 Encuentre mejores maneras de sobrellevar las situaciones.
 Observe cómo ha estado sobrellevando el estrés. Sea honesto con
respecto a qué funciona y qué no.
 Piense en otras cosas que podrían funcionarle mejor.
  Cuídese bien.
 Descanse lo suficiente.
 Coma bien.
 No fume.
 Limite la cantidad de alcohol que bebe.
 Pruebe nuevas maneras de pensar.
 Cuando note que está comenzando a preocuparse, intente detener los
pensamientos.
 O anote sus preocupaciones e intente dejar de pensar en las cosas que no
puede cambiar.
 Aprenda a decir "no".
 Exprésese. No poder hablar sobre sus necesidades e inquietudes genera
estrés y puede empeorar los sentimientos negativos. La comunicación
asertiva puede ayudarle a expresar cómo se siente de una manera atenta y
considerada.
 Pida ayuda. Las personas que tienen una red sólida de familiares y amigos
manejan mejor el estrés. A veces, el estrés es demasiado para manejarlo
sin ayuda. Hablar con un amigo o con un familiar podría ayudar, pero
también puede convenirle consultar a un consejero.

¿Cómo puede aliviar el estrés?

Se sentirá mejor si puede encontrar maneras de eliminar el estrés de su
sistema. Las mejores maneras de aliviar el estrés varían de una persona a otra.
Pruebe algunas de estas ideas para ver cuáles le dan resultado:

 Haga ejercicio. Hacer ejercicio regularmente es una de las mejores

maneras de manejar el estrés. Caminar es una excelente manera de
comenzar.
 Escriba. Escribir acerca de las cosas que le están molestando puede ser de
ayuda. Deje que se vean sus sentimientos.
 Hable, ría, llore y exprese enojo cuando lo necesite con alguna persona en
la que confíe.
 Haga algo que disfrute. Un pasatiempo puede ayudarle a relajarse. El
trabajo voluntario o el trabajo que ayuda a otras personas pueden ser un
poderoso liberador del estrés.
 Aprenda maneras de relajar el cuerpo. Esto puede incluir ejercicios de
respiración, ejercicios de relajación muscular, masajes, aromaterapia, yoga
o ejercicios de relajación.
 Concéntrese en el presente. Pruebe la meditación y los ejercicios de
imágenes.
 Escuche música relajante.
 Intente buscarle el humor a la vida. La risa puede ser realmente el mejor
medicamento.