CAPÍTULO 6.

REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Generación de Hallazgos de la Auditoría

Fundamento: Num. 6.4.8 ISO 19011:2018

Los hallazgos de auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad respecto a los criterios
de auditoría
A.18.1. Determinación de los hallazgos de la auditoría
Cuando se determinen los hallazgos de la auditoría, se debe considerar lo siguiente:

a) El seguimiento a los registros y conclusiones de auditorías previas;

b) Requisitos del cliente de la auditoría;
c) Precisión, suficiencia e idoneidad de la evidencia objetiva que soporta los hallazgos de auditoría;
d) La extensión en la cual las actividades planificadas de auditoría son realizadas y los resultados
previstos son logrados;
e) Hallazgos que exceden las prácticas normales o oportunidades de mejora;
f) Tamaño de la muestra;
g) Categorización (si la hay) de los hallazgos de la auditoría.
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 CAPÍTULO 6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Generación de Hallazgos de la Auditoría

A.18.2. Registro de Conformidades

Para el registro de conformidades, se debería considerarse:

a) Descripción de o la referencia a los criterios de auditoría respecto a los cuales se presenta la

conformidad;
b) Evidencia de la auditoría que respalda la conformidad;
c) Declaración de conformidad;

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Generación de Hallazgos de la Auditoría

A.18.3. Registro de No Conformidades
Para el registro de las no conformidades, se deberían considerar los siguientes elementos:

a) Descripción o referencia a los criterios de auditoría;

b) Evidencia de la auditoría;
c) Declaración de no conformidad;

Durante una auditoría, es posible el identificar hallazgos relacionados con múltiples criterios. Cuando un
auditor identifique un hallazgo vinculado a un criterio en una auditoría combinada, el auditor debería
considerar el posible impacto en los criterios correspondientes o similar de los otros sistemas de gestión.

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Redacción de Hallazgos de la Auditoría Clara, completa, concisa y coherente

Para la redacción adecuada de hallazgos de la auditoría se utilizan 5 elementos estructurales, que

permiten evidenciar ecuanimidad en su presentación, a saber:

1. Descripción o referencia al proceso, área, actividad o tarea donde se realizó la auditoría.

2. Descripción de la evidencia encontrada durante la auditoría
3. Descripción del criterio (organizacional u operacional) de auditoría establecido por la
organización.
4. Direccionamiento al requisito de norma que cumple o incumple.
5. Justificación del requisito de la norma.

Adicionalmente se puede reforzar y generar más valor con:

• Direccionamiento a requisitos legales.
• Direccionamiento a hallazgos de otra auditoría (repetición de la falla)
• Criterios corporativos cuando el hallazgo es de carácter estratégico.

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Redacción de Hallazgos de la Auditoría Clara, completa, concisa y coherente

No conformidad incorrecta
“El equipo “regla” no se calibra cada año”
• No se hace referencia al numeral de la norma que está afectando.
• No se identifica cual es el equipo al que se refiere.
• No se utiliza vocabulario técnico.
• No se relaciona evidencia que ampare la no conformidad.
No conformidad correcta
De acuerdo con el programa de calibración determinado por la Organización, el
equipo EQ-007 no está siendo calibrado en las fechas establecidas, por lo cual se
incumple con el numeral xxx de la norma ISO XXXX:XXXX que indica ….

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 Generación de Hallazgos de la Auditoría

Redacción de No Conformidades
Ejemplo:
Durante la auditoría al proceso de Gestión de Talento humano, se evidenció que en la organización no
se han documentado los requisitos de competencia para el personal con responsabilidades en el área de
operaciones, el perfil de cargo RRHH 036 no define la educación, formación o experiencia apropiada . Lo
anterior incumple el numeral 7.2 lits. a) y b) de la norma ISO 9001:2015 que indican: La organización
debe: a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo
que afecta el desempeño… b) asegurarse que estas personas sean competentes, basándose en la
educación, formación o experiencia apropiadas.

Descripción o referencia al proceso Descripción de la evidencia Descripción del criterio (organizacional u operacional) Requisito Incumplido Justificación del requisito de la norma

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 CAPÍTULO 6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

6.4 Realización de las actividades de Auditoría

6.4.8 Generación de Hallazgos de la Auditoría
Siempre se inicia con un verbo en infinitivo ejemplo:

Redacción de *Asegurar..... (Escriba la situación de mejora)

Observaciones
*Garantizar....(Escriba la situación de mejora)

*Fortalecer.... (Escriba la situación de mejora)

EJEMPLO:
Evaluar la conveniencia del indicador de gestión del proceso de direccionamiento gerencial, ya
que su cálculo se realiza por promedio, lo cual puede cubrir los reales resultados y sólo se
centra en el resultado final.

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 CAPÍTULO 6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

6.4 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

6.4.10 REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE

• Se lleva a cabo por parte del auditor líder • El auditor debe estar preparado para explicar todos
los hallazgos y evidencias en forma cuidadosa y
• Se distribuye la lista de asistencia a la reunión
precisa
• Asegurarse que el auditado comprende todos los
• Estar preparado para sustentar y justificar los
hallazgos, las no conformidades e inquietudes
hallazgos
• Debe llevarse a cabo inmediatamente después de la
• Evitar envolverse en discusiones
conclusión de la evaluación del sistema
• Disculparse ante un error y modificar o retirar la
• Nombrar fortalezas y debilidades
solicitud de acción correctiva si es necesario
• Completar los formatos de acciones correctivas
• Evitar recomendaciones de consultorías, consejos
solicitadas y acuerdo a las fechas para cierre de la
acciones correctivas • Los comentarios deben limitarse a hacer
aclaraciones sobre los criterios/requisitos de
• Agradecer a los auditados por su colaboración
aceptación.
• Felicitar

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 CAPÍTULO 6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

2. PREPARACIÓN DE 4. PREPARACIÓN DE
ACTIVIDADES 6.5 INFORME
6.6

1. INICIO DE 3. REALIZACIÓN DE 5. ACTIVIDADES DE

AUDITORÍA ACTIVIDADES SEGUIMIENTO

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 CAPÍTULO 6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

6.5 PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

6.5.1 PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

NO INCLUYE
• Nombre de la organización
§ Información confidencial proporcionada en
• Fecha y lugar de la auditoría la entrevista
• Objetivos , Alcance y criterios de la auditoría § Asuntos no planeados o discutidos en la
reunión de cierre
• Personal clave contactado
§ Opiniones subjetivas – solo hechos
• Miembros del equipo auditor verificables
• Solicitudes de acciones correctivas emitidas § Declaraciones ambiguas
• Asistentes a las reuniones de apertura y cierre § Palabras o frases antagónicas
• Conclusión
• Resumen de los principales puntos de la auditoría (análisis
de las fortalezas del sistema y capacidad del sistema para
lograr los objetivos de calidad definidos)
• Lista de distribución

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 CAPÍTULO 6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

2. PREPARACIÓN DE 4. PREPARACIÓN DE
ACTIVIDADES INFORME

1. INICIO DE 3. REALIZACIÓN DE 6.7 5. ACTIVIDADES DE

AUDITORÍA ACTIVIDADES SEGUIMIENTO

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 CAPÍTULO 6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

VERIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN EFICAZ DE ACCIONES CORRECTIVAS

NO SI

Establezca una
Nueva fecha

Evidencia (hechos)
Verifique de SI
cierre en el reportes
Nuevo
de no conformidad
NO
Nueva
ESCALE
SAC

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 Generación de Hallazgos de la Auditoría
Estudio de casos
§ Objetivo: Fortalecer las habilidades en la identificación y redacción de hallazgos, en diversas situaciones
referenciadas.

§ Metodología:

En los siguientes casos de estudio se presentan diferentes escenarios de auditoría, cada participante realizará
las siguientes actividades:

1. Realizar la lectura y análisis de cada caso.

2. Identificar la materia que aplica, por ejemplo: gestión de la calidad, gestión ambiental.
3. Identificar la evidencia de acuerdo a los hechos que narra el caso.
4. De acuerdo a la evidencia definida, determinar el numeral de la norma que aplica al caso.
5. Redactar el hallazgo, de acuerdo a la metodología orientada en la sesión de formación.

§ Recursos: Norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018

(Traducción propia con fines académicos SGS Academy) o documento equivalente.

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 Gracias
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