PORTADA

La documentación mercantil y los registros contables.

Importancia, estructura y clasificación.

En torno al proceso contable van encontrándose distintas herramientas que son

utilizadas para la finalidad que tiene el mismo, más específicamente se encuentran dos
y cuyos temas se han de examinar de manera amplia puesto que su conocimiento
resulta fundamental para cualquier empresa que amerite un registro, control y avance
en su desarrollo económico. En primer lugar se tienen los documentos que reciben el
nombre de “mercantiles” y abarcan aquellos títulos, efectos, recibos, facturas, notas de
débito y crédito que cumplen con la función de legitimar el ejercicio de las
transacciones, así mismo documentar tales operaciones mercantiles en los
comprobantes de contabilidad. Es entonces que se da la clasificación de sistemas de
comprobantes corrientes o no negociables: Comprobantes de compras, ventas, y de
operaciones bancarias; y sistema de comprobantes de créditos o negociables como la
letra de cambio, el pagaré, la carta de crédito y el cheque.

“Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la

operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las
dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja
registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al
contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento
de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación
en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras
por parte de los interesado” (Ángel, 2006)

Por otro lado –y a partir de dicha constancia– es posible llevar un registro

contable que se define como “todas aquellas consecuencias de pasos e instructivos
que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza una
empresa en los libros de contabilidad” (Catacora, 2012). Es decir, refleja todo
movimiento contable del ente económico con el objeto de ofrecerle información
financiera, e influyendo dos cuentas (el egreso que cuando aumenta se ha de registrar
por el ‘debe’ y el activo que cuando disminuye se registra por el ‘haber). Cabe destacar
que en cuanto a su clasificación se encuentran los asientos de apertura, de
operaciones, de ajuste o de cierre.

La importancia de los documentos mercantiles radica en que representa un

medio de prueba de la relación jurídica establecida entre partes que intervienen en una
operación determinada, demostrando los actos de comercio que tuvieron y
contabilizándolas en operaciones concretas. Por ejemplo, en los comprobantes de
compras, el encargado de las compras realiza la solicitud por escrito, luego de ser
aprobada por una figura calificada, da paso a la orden de compra donde se documenta
en un formulario aquellas adquisiciones autorizadas por la empresa (pudiendo ser una
hoja impresa o una carta con firma del propietario de la empresa), seguidamente la
factura donde se relaciona en detalle las mercancías compradas, donde se anota
nombre, domicilios del vendedor y comprador, fecha, condiciones e instrucciones del
embarque y sumado a ello las cantidades, descripción y precios de las mercancías.
Respecto a los comprobantes de ventas pueden variar sus procedimientos de una
empresa a otra, en caso de las pequeñas de ventas al por menor se hace un registro
de ingreso a caja por el importe de ventas, mientras que en las de mayor importancia
se realizan los registros en la máquina donde se produce un ticket el cuál es entregado
al cliente. Los comprobantes de operaciones bancarias se denominan cheques o
numerario (como se consideran en contabilidad) y mediante él se da por hecho con
anterioridad un depósito de dinero para poder librar sus cheques.

Enfocándose en los comprobantes de créditos, se tiene que la letra de cambio,

según el artículo 410 a 485 del Código de Comercio: Es un documento a la orden, en
virtud del cual una persona – el Librador – emite y ordena a otra – el Librado – que
acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una
suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros términos, es una
orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en
un determinado plazo. Caracterizándose por cumplir una serie de requisitos para que la
transacción se considere válida, resaltando entre tanto la cantidad expresada en
números y letras, nombre del librado, fecha de vencimiento o pago. Por su parte, el
pagaré corresponde al documento con valor financiero, donde una persona
formalmente se compromete a pagar una deuda en determinada fecha. Pueden ser
emitidos por individuos particulares, empresas o el estado. Su contenido es en base al
artículo 486 de la ley mencionada anteriormente, que estipula: Los pagarés o vales a la
orden entre comerciantes o por actos comercio por parte del obligado, deben contener:
La fecha, la cantidad en número y letras. La época de su pago, la persona a quien o a
cuya orden deben pagarse, la expresión de si son por valor recibido y en qué especie
por valor en cuenta. El cheque hace alusión a un giro a nombre del banco donde la
persona tenga establecida su cuenta, ordenando por medio de éste el pago de una
cantidad establecida al beneficiario también especificado. Incluye la denominación de
cheque insertada en el texto mismo del título, el mandato puro y simple de pagar la
suma de dinero, el nombre del librado, el lugar de pago, la fecha y lugar de emisión de
cheque y la firma del librador. Finalmente, la carta de crédito es un contrato donde el
banco abre un crédito por cuenta de un cliente y favoreciendo a un tercero,
cancelándose según las condiciones que se establezcan en dicho convenio.

No obstante, los registros contables también juegan un papel clave, pues su

finalidad como se recalcaba es el registro detallado de los movimientos financieros
desarrollados dentro de la empresa, a partir de allí se analiza la situación financiera y
económica para tomar decisiones importantes en pro de ésta. El asiento de apertura se
compone de todas las cuentas de balance que tienen un saldo abierto, registrándose
las cuentas de activo en el debe del asiento y las cuentas de pasivo y patrimonio neto
en el Haber. Es común que el primero se realice en la fecha en que la empresa es
creada, sin embargo para los ejercicios siguientes se le asigna el registro para el primer
día del año o primer día de ejercicio contable. Del asiento de operaciones la
conceptualización más simple se entiende que es el que se utiliza para contabilizar y
recoger todas las transacciones y operaciones que se han realizado durante un año
fiscal.

En cuanto al asiento de ajuste, Magui (2015) expresa “Este tipo de registros se

realizan cuando se requiere que los saldos de las cuentas para elaborar los estados
financieros de una empresa presenten su saldo verdadero, es decir, durante el periodo
en el cual se realizaron los registros pudieron haber surgido algunos inconvenientes o
incluso aunque se tenga la completa seguridad de haberlos realizado correctamente,
siempre al final de cada periodo antes de realizar los asientos de cierre se deben
realizar asientos de ajuste para que los estados financieros que se presenten muestren
la información financiera real”. Y el asiento de cierre, que es el que figura en último
lugar en el libro diario del ejercicio de que se trate y con él se cancela los saldos de
todas las cuentas patrimoniales de la empresa.
 Referencias Bibliográficas:

 A. (2021, 19 febrero). Asiento contable. Recuperado 10 de junio de 2021, de

https://enciclopediaeconomica.com/asiento-contable/
 EcuRed. (s. f.). Documento mercantil - EcuRed. Recuperado 10 de junio de
2021, de https://www.ecured.cu/Documento_mercantil
 Páez, G. (2021). Carta de crédito. Recuperado 10 de junio de 2021, de
https://economipedia.com/definiciones/carta-de-credito.html
 Monografias.com. (2006). Documentos Mercantiles: Monografias.com.
Recuperado 10 de junio de 2021, de
https://www.monografias.com/trabajos13/documerc/documerc.shtml