Unidad 3

1 //Escenario
Escenario26
Lectura fundamental
Fundamental

Desarrollo
Etapas de uny control
plan dedel
comunicación
cronograma
estratégica
del proyecto

Contenido

1 6.6 Desarrollar el cronograma del proyecto

2 6.7 Controlar el cronograma

Palabras clave: nombre de la actividad, trabajo, duración, costo, comienzo.

1. Desarrollar el cronograma del proyecto
Este proceso consolida todas las salidas de los procesos anteriores, las analiza y nos permite crear un
modelo de la programación inicial, que se va a ir afinando a medida que desarrollamos los procesos
posteriores de planeación.

Entradas

Teniendo en cuenta lo anterior, lo que debemos tener en consideración para poder desarrollar la
programación del proyecto es:

• Lista de actividades con sus atributos

• Diagramas de red (secuencias de actividades)

• Duraciones asociadas

• Recursos humanos y materiales asociados a las actividades

• Calendario o disponibilidad de cada uno de los recursos asignados a las actividades, ya sea un
recurso humano o un recurso material

• Registro de riesgos (recuerde que en la lectura anterior hablamos de las actividades para
mitigación o gestión de riesgos que deben estar asociadas a las actividades e involucradas dentro
del cronograma)

• Lista de recursos humanos asignados al proyecto (estructura de desglose de recursos)

• Activos y factores ambientales (normas, procedimientos, herramientas que se encuentren

establecidas en la organización para el desarrollo de un cronograma)

Debemos tener en cuenta que la idea al realizar la programación del proyecto es siempre contar con
la mayor cantidad de información, para que la programación definida sea muy cercana a la realidad y
no solamente “pintemos” el cronograma para no volverlo a usar.

Esta programación será nuestro mapa de ruta a seguir y al insumo que acudiremos la mayor parte del
tiempo de nuestra gestión para programar, informar, analizar, hacer seguimiento a los costos, analizar
la cargabilidad de trabajo de nuestros recursos, gestionar los riesgos, hacer aseguramiento de calidad,
informarnos sobre las fechas importantes (hitos), seguir de cerca las actividades que hacen parte de
la ruta crítica, conocer desvíos en tiempo y costos, tendencias en los mismo aspectos, crear informes,
tomar decisiones, etc.

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Independientemente de la herramienta que seleccionemos para crear la programación del
proyecto, es importante tener en cuenta, al momento de seleccionarla , que tenga la posibilidad
de poder formular los campos como Microsoft Excel o, en su defecto, que la herramienta traiga
esta formulación (Microsoft Project), ya que esto nos permite optimizar mucho el tiempo al
tener formulados los campos necesarios; de todas formas, también existen muchas herramientas
disponibles en el mercado y gratuitas que no requieren la compra de una licencia, que nos pueden
apoyar la elaboración de la programación, como ganttproject, open Project, etc.

En esta lectura vamos a explicar cómo realizamos la programación del proyecto, basándonos en la
herramienta Microsoft Project; para el proceso de “Desarrollar el cronograma”, existen diferentes
técnicas que, combinadas, nos pueden ayudar en la obtención de una programación adecuada a las
restricciones del proyecto; en su lectura complementaria las puede consultar más en detalle; en esta
lectura hablaremos de las más importantes y luego desarrollaremos un ejercicio.

Método de la ruta crítica

Hablaremos primero del método de la ruta crítica, que es utilizado para poder definir la duración
mínima del proyecto, los “caminos” que podemos tomar teniendo en cuenta las redes que podamos
construir a partir de las actividades y sus dependencias; de igual forma, nos permite poder determinar
qué tan flexible sería la modificación de tiempos en las rutas o caminos encontrados; esta técnica,
también permite hallar las fechas tempranas de inicio y fin del proyecto y también las tardías.

Para comprenderlo mejor, lo veremos con un ejemplo.

Lo primero que debemos conocer para poder interpretar un diagrama de red, es que existen:

• Momentos de inicio de las actividades que se pueden emprender de forma temprana, a estos
momentos les llamamos “Inicio temprano”

• Momentos de finalización de las actividades que pueden terminar de forma temprana, a estos
momentos les llamamos “final temprano”

• Momentos en que las actividades inician tarde, sin necesidad de incurrir en impacto negativo al
tiempo (no afectación de la duración del proyecto), a estos momentos le llamamos “Inicio tardío”

• Momentos en que, debido al inicio de las actividades tarde, obviamente, su finalización se da

tarde también, a estos momentos le llamamos “final tardío”

• Diferencia entre las finalizaciones tempranas y tardías, es decir, lo que se puede retrasar en
finalizar una actividad lo llamamos “Holgura”

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Para cada actividad tendremos cada una de las anteriores características y cuyo objetivo es que
al graficarlas podamos calcular la ruta crítica del proyecto; cuando hablamos de ruta crítica, nos
referimos al camino o ruta trazado con las actividades que no tienen diferencia entre el final temprano
y tardío, es decir, que deben comenzar y finalizar en la fecha definida y no tienen forma de añadir
tiempos adicionales para su inicio y final tardío; estas actividades, deben estar en la mira del gerente
de proyecto y deben ser tratadas con especial cuidado al realizar la programación, debido a restricción
de tiempo con la que cuentan.

Tomaremos un ejemplo sencillo para poder calcular la ruta crítica; primero debemos tener la lista de
actividades, así:
Tabla 1: Lista de actividades con algunos atributos

Duración
ID ACTIVIDAD Predecesora
(dias)
INICIO
A Crear ambiente de pruebas de integración 5 INICIO
Crear ambiente cliente/servidor para pruebas de integración desde
B 4 A
las otras sedes

C Crear ambiente WEB para pruebas de integración 6 INICIO

D Subir copia de la base de datos de Bogotá y Medellín 2 C

E Subir copia de la base de datos de Palmira 2 C

F Subir copia de la base de datos de Manizales 2 C

Realizar posibles resultados (métrica) para las pruebas de
G 8 D,E,E
integración a nivel BD
Actualizar base de datos de Bogotá y Medellín a la versión
H 4 D,E,E
7.00.029
I Migrar los datos a la base de datos principal (Medellín a Bogotá) 5 D,E,E

J Ajuste del proceso de migración, optimización 7 I

K Verificar inconsistencias a nivel del registro y ajustar 10 J

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 L Personalizar los script y ajuste de datos 8 K

M Aplicar pruebas de integración, a nivel base de datos 3 L

FIN B,G,H,M

Fuente: elaboración propia

Procedemos a graficar cada una de las actividades, simbolizándolas con un cuadro, en donde en el
centro tenemos el ID de la actividad, en la parte superior inicio temprano, duración y fin temprano,
en la parte inferior, adecuaremos unos espacios para poder consignar los datos que hallemos, que son
en su orden: inicio tardío, fin tardío y holgura; gráficamente, los espacios para cada actividad serian de
esta forma:

Inicio temprano Duración de la act. Fin temprano

"Nombre de la actividad"

Inicio tardío Holgura Fin tardío

Figura 1. Cuadro representativo para elaboración de ruta crítica
Fuente: elaboración propia

La figura geométrica es la de su preferencia, para nuestro ejemplo utilizamos un rectángulo,

pero usted puede usar círculos, cuadrados, rombos, etc.; aunque en los textos guía encontrará la
representación como un rectángulo, como lo está en la figura 1.

Empiece dibujando los cuadros requeridos, tantos como el número de actividades, asócielos de
acuerdo con su relación, es decir, teniendo en cuenta su predecesora, sucesora y las duraciones; si
tenemos en cuenta el ejemplo de la tabla 1, estarían representadas así:

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Figura 2. Diagrama de red tabla 1

Fuente. elaboración propia

Hacemos un barrido hacia la derecha por los valores superiores, teniendo en cuenta lo siguiente:
para las actividades que tiene como predecesora el inicio, suponemos que el día que son iniciadas
tempranamente son el día 0, es decir, al sumar la duración a su día de inicio, estas finalizarían,
obviamente, el último día de su duración; para las demás actividades se debe tener en cuenta la
finalización de su predecesora para iniciarla el día siguiente y así sucesivamente vamos sumando hacia
adelante las duraciones.

Para las actividades que tienen muchas predecesoras siempre se selecciona el valor más alto, ya que esta
tarea no podrá iniciar hasta que finalicen todas las predecesoras; ahora bien, tendremos en cuenta el
fin temprano para las actividades que desembocan en el fin y, de estos, seleccionaremos el mayor valor,
este valor pasaría a ser el final tardío de estas actividades para iniciar el barrido hacia atrás por los valores
inferiores; para entenderlo mejor lo veremos con el ejemplo:

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Figura 3. Definiendo la ruta más larga
Fuente. elaboración propia

Una vez tenemos los finales tardíos de las actividades que desembocan en el fin, procedemos a
realizar un barrido hacia atrás, pero restando, como lo muestra la figura 3 en la actividad M; es decir,
empezamos a restar el final tardío con las duraciones de cada tarea y el resultado será ubicado en el
inicio tardío, siempre haciendo el barrido hacia atrás.

Para las actividades que tienen varias predecesoras, en nuestro ejemplo G, H e I, se debe seleccionar
de todos los inicios tardíos el menor valor y restándole 1, el resultado pasaría a ser el final tardío de sus
sucesoras (D,E y F), como lo muestra la figura 4:

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Figura 4. Barrido hacia atrás
Fuente. elaboración propia

Una vez finalizado el barrido hacia atrás, procederemos a restar el final tardío del final temprano para
calcular las holguras de todas las actividades, aquí es cuando concluimos que aquellas actividades que
tienen holgura 0 se catalogan como críticas porque deben empezar y finalizar en el momento definido
sin chance de comenzar antes o después o finalizar antes o después. En la figura 5 vemos que las
actividades con holgura 0, están sombreadas, esta es la famosa ruta crítica.

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Figura 5. Ruta crítica del proyecto
Fuente. elaboración propia

De este ejercicio, podemos concluir que nuestra ruta crítica tiene una duración de 47 días y se
compone de las actividades: C, D, E, F, I, J, K, L, M; así las cosas, basta con calcular la mayor duración
del diagrama de red para saber la duración de la ruta crítica, pero para saber las actividades que hacen
parte de ella, debemos realizar el barrido hacia atrás.

Elaborar la programación en Microsoft

Project 2013
Pues bien, hasta aquí hemos identificado las actividades dentro de nuestro cronograma, primero
qué representa un riesgo por su restricción de tiempo y las cuales vamos a prestar mayor atención
al desarrollar nuestra programación, en cuanto a asignación de los recursos idóneos, presupuestos,
dedicaciones, etc.

Es importante que tenga en cuenta, querido lector, que el cronograma es un documento para uso del
proyecto y por el gerente de proyecto, no es una buena práctica entregar al cliente el cronograma,
primero, porque muchas veces no tienen la capacidad de interpretarlo y segundo, porque para el
cliente lo importante son las fechas planeadas para eventos relevantes y esto es conocido como una
lista de hitos, que también es válido como un cronograma de hitos.

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Debe estructurar el cronograma, si lo desea, por las fases del proyecto y aquí hacemos un alto para
recordar que las fases del proyecto NO son Inicio, planeación, monitoreo.

Las fases del proyecto son las definidas por usted, dependiendo del tipo de proyecto, por ejemplo,
análisis, diseño, documentación, implementación, capacitación, etc.

Otra forma de estructurar el cronograma es por entregables, en donde la tarea resumen será el
entregable y sus subtareas serán las actividades requeridas para construirlo.

Recuerde, al finalizar cada fase o cuando lo considere pertinente, involucrar los hitos; recordemos la
definición de hito, es un evento significativo en el proyecto cuya duración es 0 y me sirve como guía
para que visualmente pueda identificar las fechas o los momentos en que estos eventos relevantes
deban estar listos o finalizados.

La descripción de las actividades e hitos en el cronograma debe ser una labor de cuidado, ya que
muchas veces incurrimos en redactar las actividades como nosotros las entendemos y no orientadas a
que puedan ser mostradas y discutidas con el equipo; tratemos de ser muy puntuales y no olvidemos
involucrar los verbos en infinitivo.

Ejemplo de entregable: “documento de diseño del cableado de la red de la entidad XXX”

Ejemplo de hito: documento de diseño elaborado, entregado y aprobado

Ejemplo de fase: fase de levantamiento de información de activos de la información

Si la herramienta que va a usar es Microsoft Project profesional, es importante que sepa que en éste
se pueden manejar proyectos, subproyectos y programas, no se usa para el manejo de portafolios,
para esto se usa Project Server.

Microsoft Project se compone de:

• Datos: tareas, actividades, asignaciones

• Vistas y tablas: las tablas contienen la información, las vistas muestran formas de presentar la
información; algunas vistas claves pueden ser diagrama de gantt, calendario, diagrama de red, uso
de tareas, uso de recursos, líneas base, gantt de distribución, gráfico de recursos, entre otras.

Cuando empezamos a usar Microsoft Project 2013 para elaborar la programación, debemos realizar
unos ajustes previos, como son:

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Ajuste de calendario, que trae por defecto estándar, turno de noche y 24 horas; en el momento en
que Project debe darle prelación a un calendario, es orden de: calendario de recurso, luego calendario
de la actividad y por último calendario del proyecto.

Se deben configurar los días no laborables, festivos oficiales, días especiales en la compañía, horario
de trabajo, horas de trabajo por día, navidad y año nuevo, etc.

Otra configuración fundamental son los separadores de mil, para ello nos dirigimos en nuestro equipo a
“panel de configuración” y en “configuración regional”, en configuración adicional, están las opciones:

• Símbolo decimal: cambiar “,” por “.”

• Separación de miles: configurar con “,”

• Separador de listas: configurar con “,”

En la configuración del calendario en “opciones” se debe ajustar el mismo horario.

Una configuración importante también es ir a la opción “proyecto”, luego en “información del proyecto”
en el campo “fecha de estado” puedo configurar la fecha en la que quiera realizar un corte y ver el estado
de mi proyecto, aquí también debo configurar la fecha de comienzo y fecha fin de mi proyecto.

En el plan de comunicaciones se determinan las necesidades de información y comunicación de los

interesados, de acuerdo con esto, ya puedo saber durante este proceso qué informes debo generar de
la programación, a quién dirigirlo y con qué información.

Paso seguido, procedemos a:

• Listar las actividades (recordemos que nacen a partir de los paquetes de trabajo)

• Relacionar sus dependencias (predecesoras y sucesoras)

• Asignar las duraciones

• Listar los recursos en la hoja de recursos y asignarlos a las actividades con su “capacidad” o lo que
conocemos como dedicación

• Asignar a los recursos su valor por hora de trabajo

• Establecer fechas de inicio y fin para cada actividad

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Al listar las actividades es importante que estas cumplan con las siguientes características:

Las actividades deben ser controlables: significa que en un momento determinado se pueda conocer
y medir cuánto llevo ejecutado y cuánto me falta, existen actividades controlables medibles, pero
también existen controlables subjetivas. Para poder cumplir con esta característica, es importante
descomponer al máximo las actividades en actividades más pequeñas.

Las actividades deben ser verificables, esto quiere decir que deben generar alguna evidencia que
indique que la actividad fue realizada.

Las actividades deben ser asignadas a una sola persona, esto con el ánimo de no definir tareas
compartidas que puedan ser pausada por ausencia de alguno de los recursos involucrados; en lo
posible, que cada actividad sea asignada aun solo recurso.

Mientras exista mayor granularidad de actividades en el cronograma, es mucho más fácil recuperar los
atrasos; para esto, una recomendación es programar las tareas en horas.

Si la herramienta usada es Microsoft Project, las actividades deben ser programadas como
automáticas en la opción “autoprogramar” de la pestaña tarea, si se programa de forma manual me
permite escribir cualquier dato sobre los campos de duración y fechas y no calcularía como lo hace
cuando se programan de forma automática.

Project tiene 3 tipos de tareas:

• Unidades fijas no condicionadas por el esfuerzo: hace que la duración se mantenga mientras que
aumenta del tiempo de “trabajo”.

• Unidades fijas condicionadas por el esfuerzo: permite que entre más asigno recursos disminuye
la duración, porque la divide entre el número de personas asignadas a la tarea

• Trabajo fijo condicionado por esfuerzo: está condicionada por el esfuerzo (horas de trabajo”, para
esta modalidad es mejor siempre ingresar el “trabajo”

• Duración fija: se deja fija la duración y a medida que se asignan los recursos aumenta el trabajo.

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 ¿Sabía que...?
Al asignar los recursos de la programación
en Microsoft Project debo revisar que las
sobreasignaciones no sean por causa de los
periodos que el recurso asignado no está
disponible, es decir, en el calendario tiene un
“periodo no laborable”. Para esto se debe revisar
la productividad en la hoja de recursos, si es 0 el
recurso no está disponible.

La sobreasignación también se puede presentar

cuando el recurso tiene una productividad diferente
a la que debe tener.

Hasta ahora, en Project solo tenemos una programación que aún no involucra el costo, este
involucramiento lo veremos a detalle en la gestión del costo. De acuerdo con lo anterior, no podría
guardar una línea base hasta no involucrar el costo de los recursos humanos, materiales y defina la
reserva de contingencia (gestión de riesgos).

En el encuentro virtual para este escenario, se verá la creación de un cronograma básico con todos
los puntos vistos en esta lectura, es difícil realizar una explicación verbal sobre una herramienta; la
mayoría de veces lo entendemos mejor con la práctica.

Salidas del proceso

Hasta ahora nuestra programación, por ejemplo, se vería así:

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Figura 5. Ruta crítica del proyecto
Fuente. elaboración propia

2. Controlar el cronograma
Este proceso está orientado a revisar concienzudamente el desempeño de la programación definida,
comparar valores como duraciones reales en relación con la línea base y conocer las desviaciones
existentes. Hacer seguimiento al cronograma, no significa sentarse cada semana con el equipo a
preguntar “¿cómo van?” y se entrega un % de avance que muchas veces miente, ya que fue calculado
de forma subjetiva, esta medida no me dice nada, es por eso que se utiliza con más frecuencia el % de
trabajo completado.

Al final del proceso y aplicando ciertas técnicas, puedo obtener información sobre el desempeño,
índices, variaciones, pronósticos y, si es el caso, solicitudes de cambio y actualizaciones a la línea base
del cronograma.

Para mayor detalle sobre estos dos procesos, puede reforzar los conceptos aquí vistos con su lectura
complementaria.

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Referencias
Project Management Institute. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(guía del PMBOK®). Recuperado de https://www.pmi.org/Fundamentos%20para%20la%20
Direcci%C3%B3n%20de%20proyectos%20%E2%80%93%20PMBOK%202013%20PMI

Lledó, P. (2013). Director de proyectos: Cómo aprobar el examen PMP® sin morir en el intento. 2da Ed.
Victoria, Canadá: Pablo Lledó

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gerencia de proyectos I

Unidad 3: Gerencia del tiempo
Escenario 6: Desarrollo y control del cronograma
del proyecto

Autor: Lina María Velandia Vega

Asesor Pedagógico: Heidy Liliana Moncada Bernal

Diseñador Gráfico: César Felipe Puentes Rojas
Asistente: Ginna Paola Quiroga Espinosa

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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